Organisatie | Brunssum |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Brunssum houdende regels omtrent de Gedragscode voor publicatie van persoonsgegevens in het raadsinformatiesysteem gemeenteraad Brunssum |
Citeertitel | Gedragscode voor publicatie van persoonsgegevens in het raadsinformatiesysteem gemeenteraad Brunssum |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-10-2019 | nieuwe regeling | 17-09-2019 | 921181 |
De Raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2019/38;
Gezien de afstemming met de functionaris gegevensbescherming;
Gezien de instemming van de ondernemingsraad;
De gedragscode voor publicatie van persoonsgegevens in het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad Brunssum 2019 vast te stellen waarvoor de gemeenteraad het belang van de persoonlijke levenssfeer versus het belang van openbaarheid heeft afwogen. Per categorie betrokken personen is in de gedragscode opgenomen welke persoonsgegevens de gemeenteraad noodzakelijk acht om te verwerken om het doel van toegankelijke, laagdrempelige en transparante lokale politiek te bereiken.
Gedragscode voor publicatie van persoonsgegevens in het raadsinformatiesysteem gemeenteraad Brunssum
Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’
Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van de website van de gemeenteraad van Brunssum, het raadsinformatiesysteem (RIS). Dit is bereikbaar via www.brunssum.nl. Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent op internet vindbaar.
Onder het “besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem” wordt verstaan het niet openbare gedeelte van het RIS. Dit is alleen toegankelijk voor raads- en commissieleden, college van B&W, specifiek functioneel geautoriseerde ambtenaren zoals griffiemedewerkers.
Artikel 2 Gedragscode ten aanzien van categorieën personen
Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de daarbij aangegeven gedragslijnen.
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig gekozen en/of benoemd en bij het publiek bekend. Zodoende geldt het uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hun bijdragen aan vergaderingen.
Ambtenaren worden vanwege de uitoefening van hun functie veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, zijn aanwezig als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd en in beeld gebracht worden in relatie tot de uitoefening van hun functie, is publicatie op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, portret, de afdeling waar zij werkzaam zijn, zakelijk telefoonnummer en zakelijk mailadres.
Publicatie op de website van uitsluitend naam, portret, de afdeling/organisatie, zakelijk telefoonnummer en zakelijk mailadres van ambtenaren die vanuit hun functie een rol spelen in de werkzaamheden van de raad, ongeacht of zij voor de gemeente Brunssum of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, is toelaatbaar.
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten vaak de adresgegevens en het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad of aan een commissie wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.
Publicatie op de website zou betekenen dat via het RIS alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking.
Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers.
Personen die tijdens vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Hun aanwezigheid wordt vastgelegd in de besluitenlijst en hun inbreng wordt opgenomen. Personen die op de publieke tribune plaatsnemen doen dit ook welbewust, immers ze kunnen de vergadering ook volgen via tv en/of internet. Insprekers of mensen op de tribune worden duidelijk gewezen op de aanwezigheid van camera’s en het doel daarvan.
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.
In de agenda van het RIS kunnen persoonsgegevens staan van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mailadressen zijn vermeld.
Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.
Bij publicatie van activiteiten op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een zakelijk telefoonnummer en/of e-mailadres. In de meeste gevallen zijn het besloten bijeenkomsten en worden alleen op het besloten gedeelte gepubliceerd.
Artikel 3 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die het aangaat kunnen te allen tijde aangeven dat hun naam van de website van de gemeenteraad van Brunssum moeten worden verwijderd. Daartoe dienen zij bij de griffie aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd tenzij wettelijke vereisten dit voorkomen.