Beleidsregel ‘De stem van Utrechters’ door cliëntraden, adviescommissies en belangenorganisaties.

Artikel 1. Begripsbepalingen (reikwijdte en definities.

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

• •

  participatie: belanghebbenden spelen al dan niet in een vroeg stadium en op interactieve wijze een rol in de voorbereiding, ontwikkeling of evaluatie van beleid en kaders van de gemeente of van andere partijen in de stad;

• •

  ingezetene: ieder die met een adres in de gemeente Utrecht is ingeschreven in de gemeentelijke basisregistratie personen; uitzondering hierop zijn daklozen; zij kunnen wel verblijven of verbonden zijn aan de regio Utrecht ook al zijn ze niet ingeschreven in de BRP en vallen daarmee toch onder deze beleidsregel.

• •

  belanghebbende: degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit betrokken is;

• •

  belangenorganisatie: organisatie die een algemeen of specifiek belang voor een groep bewoners behartigt:

• •

  adviseren: belanghebbende(n), adviesraden, belangenorganisatie of ingezetene(n) geven antwoord op een vraag die een bestuursorgaan heeft geformuleerd, of uit eigener beweging over bijvoorbeeld een maatschappelijk of bestuurlijke ontwikkeling.

• •

  coproduceren: gemeente of een andere partij in de stad en uitgenodigde deelnemers ontwikkelen gezamenlijk een plan of activiteit of uitvoering met inachtneming van vooraf meegegeven kaders

• •

  inspraak: de mogelijkheid voor ingezetenen en belanghebbenden om - door het indienen van een zienswijze op een beleidsvoornemen - betrokken te zijn bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid;

• •

  beleidsvoornemen: het voornemen van het bestuursorgaan tot het vaststellen of wijzigen van beleid.

Artikel 2. Beleidsdoelstelling.

Met deze beleidsregel versterkt de gemeente advisering, belangbehartiging en samenwerking in de stad, door het mogelijk te maken dat Utrechters goed in de gelegenheid zijn om hun stem te laten horen. De Utrechtse bevolking is zeer gemêleerd. Sommige bewoners willen graag in een ‘lichte’ vorm participeren, anderen waarderen persoonlijk contact op de plekken waar ze toch al komen. Cliëntraden, adviescommissies en belangenorganisaties spelen bij het kennen van de mening van bewoners van alle leeftijden een belangrijke rol. In het kader van deze beleidsregel en indachtig de paragraaf “de kracht van iedereen” en “Utrecht Kinderrechten Stad” uit het coalitie akkoord, stellen we alle bewoners in de gelegenheid mee te doen en mee te denken. Daarnaast geven we bewoners de gelegenheid om hun stem te ontwikkelen en te laten horen richting andere instellingen in de stad dan de gemeente. Daarom ondersteunen we cliëntraden, adviescommissies en organisaties die specifieke belangen behartigen in hun werk. Zo worden bewoners betrokken en gestimuleerd mee te doen aan beleidsontwikkeling en –uitvoering en mee te denken. Specifiek wil de gemeente het volgende bereiken:

• •

  Dat van bewoners hun stem in de stad hoorbaar is, ook van kinderen en bewoners in kwetsbare positie of met een beperking;

• •

  Dat er een bijdrage wordt geleverd aan de vernieuwing van participatie en aansluiting is bij het actieplan “Samen stad maken op de Utrechtse manier”,

• •

  Dat met het horen van de stem van onze bewoners, het kennen van de mening van bewoners en belangenbehartiging de gemeente en ook de andere partijen in de stad betere dienstverlening/ producten kunnen bieden.

Artikel 3. Vaststelling subsidieplafond.

Het subsidieplafond voor de beleidsregel “cliëntraden, adviescommissies en belangenorganisaties,” wordt jaarlijks door het college vastgesteld en gepubliceerd middels de subsidiestaat. Voor de eerste periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2021 staan de bedragen vermeld op www.utrecht.nl/subsidie.

Artikel 4. Eisen aan de aanvrager.

De subsidie kan uitsluitend worden aangevraagd door rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid. Namens een samenwerkingsverband kan één partij een aanvraag en de verantwoording doen en het subsidie bedrag ontvangen en beheren.

Een aanvrager dient in ieder geval waar mogelijk zijn activiteiten af te stemmen op die van soortgelijke organisaties en met dergelijke organisaties samen te werken. Het college kan hiervoor verplichtingen stellen in een beschikking tot subsidieverlening.

Organisaties die belangen van bewoners behartigen werken mét die bewoners en brengen hun representativiteit in beeld.

Artikel 5. Subsidiabele activiteiten.

Activiteiten die gericht zijn op ondersteuning van bewoners en/of hun belangen te behartigen, zodat hun stem gehoord wordt. Deze ondersteuning draagt bij aan het behouden of vergroten van de zelfredzaamheid of participatiemogelijkheden van de bewoners. De activiteiten moeten zich duidelijk onderscheiden of aanvullend zijn op andere activiteiten die gesubsidieerd worden. Hierbij geven we prioriteit aan ondersteuning die gericht is op één of meerdere van de volgende gebieden:

• 1.

  Stimuleren en organiseren van activiteiten voor bewoners/professionals op basis van gesignaleerde behoeften van informatie, advies, raadplegingen of andere vormen van participatie;

• 2.

  Het (laten) doen van onderzoek waarvan de uitkomsten kunnen bijdragen aan goede belangenbehartiging van bewoners;

• 3.

  Ondersteuning en advisering bij participatieprocessen en besluitvorming;

• 4.

  Stimuleren van andere instellingen dan de gemeente om aandacht te hebben voor specifieke belangen van bewoners.

Artikel 6. Eisen aan de subsidieaanvraag.

De subsidieaanvraag bestaat in elk geval uit:

• 1.

  Een activiteitenplan met een omschrijving waarvoor subsidie wordt gevraagd en hoe vorm wordt gegeven aan de uitvoering van de activiteiten.

• 2.

  Een sluitende en helder onderbouwde begroting aansluitend bij het plan van aanpak. Uit de begroting wordt inzichtelijk hoe elk van de activiteiten/onderdelen is opgebouwd. Dat geeft in elk geval, indien van toepassing, inzicht in:

• •

  Huisvestingskosten

• •

  Algemene kosten/organisatiekosten en activiteitenkosten

• •

  Kosten en inzet van uitvoerend personeel en overige personele kosten (overhead)

• •

  Opbrengsten: gesplitst in subsidie gemeente en overige opbrengsten.

Uit de subsidieaanvraag moet blijken:

• •

  Hoe de activiteiten bijdragen aan de doelstellingen (zie art. 2);

• •

  Op welke bewoners/doelgroepen wordt gericht en op welke organisaties (gemeente/en andere partijen);

• •

  Hoe de activiteiten zijn afgestemd op de behoefte van bewoners/doelgroep

• •

  Hoe er word samengewerkt met andere organisaties op gebied van participatie, advisering en (zo mogelijk) onderzoek, bijvoorbeeld op het gebied van bereiken van specifieke doelgroepen, deskundigheidsbevordering, etc.;

• •

  Hoe en hoeveel bewoners en instellingen er jaarlijks bereikt en vertegenwoordigd worden;

• •

  Op welke manier eenvoudig de resultaten in beeld gebracht worden, geëvalueerd wordt en hoe bewoners en instellingen uw geboden ondersteuning/activiteiten waarderen. (zie ook art. 10)

Artikel 7. Indieningstermijn subsidieaanvraag.

Subsidieaanvragen voor een bepaald kalenderjaar (jaarsubsidie) dienen uiterlijk 1 oktober van het voorafgaande jaar te zijn ingediend. Aanvragen kan uitsluitend digitaal middels een aanvraagformulier, dat u vindt op www.utrecht.nl/subsidie. Het is mogelijk voor meerdere jaren aan te vragen. Meerjarige subsidies worden wel jaarlijks vastgesteld.

Artikel 8. Beoordeling subsidieaanvraag.

De aanvragen worden beoordeeld op basis van de volgende criteria:

• •

  In hoeverre uw aanvraag bijdraagt aan de doelstellingen van de beleidsregel;

• •

  in hoeverre de aanvraag en omschreven activiteiten passen bij wat bewoners nodig hebben en hoe dit inzichtelijk wordt gemaakt in het plan van aanpak;

• •

  de prijs/kwaliteit/kwantiteit-verhouding: hoe verhouden het aantal en de aard van de activiteiten en de inzet van vrijwilligers zich tot de opgevoerde kosten;

• •

  in hoeverre de kwaliteit en de wijze van afstemming en samenwerking met andere organisaties plaats vindt.

Aanvragen waaruit onvoldoende blijkt in hoeverre aan deze criteria wordt voldaan, worden afgewezen.

Artikel 9. Besluitvorming.

• 1.

  Het besluit over subsidieverlening wordt uiterlijk 31 december van het jaar door het college van B&W bekend gemaakt.

• 2.

  Het college laat zich bij de beoordeling van de subsidieaanvragen bijstaan door een ambtelijke commissie.

• 3.

  De beoordelingsprocedure bestaat uit een drempeltoets (artikel 4 en 6) en een kwalitatieve toets (artikel 8).

  • •

    De aanvragen worden in samenhang met elkaar beoordeeld aan de hand van de criteria in artikel 8.

  • •

    In het geval er meer subsidie wordt aangevraagd dan beschikbaar is, wordt de subsidie verleend aan de aanvragen met de beste waardering.

Artikel 10. Monitoring en evaluatie.

De gemeente wil met deze beleidsregel dat de stem en de belangen van bewoners goed vertegenwoordigd zijn en bewoners worden ondersteund en gestimuleerd om mee te doen of mee te praten. Door tijdens de uitvoering hiervan steeds te blijven reflecteren op de praktijk wordt duidelijk in hoeverre de beleidsregel hieraan bijdraagt. Met het delen van deze doelen wordt het eenvoudiger om de manier van sturing en verantwoording beter aan te laten sluiten bij ‘de bedoeling’. Monitoren gaat dan niet alleen om het afvinken van behaalde resultaten, maar juist om het realiseren van gezamenlijke opgaven binnen daarvoor afgesproken kaders. Dit vraagt om lerende organisaties met veel onderlinge interactie. Zo kunnen we sturen op wat we willen bereiken en minder op wat we willen meten. Hierover worden per subsidieontvanger nadere afspraken gemaakt.

Artikel 11. Inwerkingtreding en citeertitel.

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van datum bekendmaking en wordt aangehaald als ‘De stem van Utrechters’, door cliëntraden, adviescommissies en belangenorganisaties.