| Organisatie | Westerwolde |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Handboek digitale vervanging archiefbescheiden |
| Citeertitel | Handboek digitale vervanging archiefbescheiden |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 05-10-2019 | 01-01-2018 | Nieuwe regeling | 24-09-2019 | Z/17/066354/D-240506 |
Dit document vormt een bijlage bij het besluit van College van Burgemeesters en Wethouders van de gemeente Westerwolde overeenkomstig het Archiefbesluit 1995, artikel 6 eerste lid tot vervanging van:
de voor blijvende bewaring en voor vernietiging in aanmerking komende door de gemeente Westerwolde ontvangen documenten en de door de gemeente gecreëerde analoge (papieren) documenten1, vanaf 1 januari 2018.
Beschreven wordt de technische inrichting en de procedure van het vervangingsproces, waarbij invulling wordt gegeven aan de in het voornoemde artikel geformuleerde eis dat vervanging alleen mag plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Tevens geeft deze bijlage invulling aan de verplichting2 in het vervangingsbesluit en bij de bekendmaking daarvan melding te maken van de wijze waarop rekening is gehouden met de waarde van de te vervangen archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek3.
Omdat het hier zowel de vervanging betreft van de voor vernietiging als voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden, wordt in de hoofdstukken 3 tot en met 6 invulling gegeven aan de daartoe in artikel 26b van de Archiefregeling nader gestelde eisen:
Het volledig digitaliseren van de voornoemde papieren archiefbescheiden gebeurt in eigen beheer door de gemeente Westerwolde.
De handreiking ‘Vervanging Archiefbescheiden’ is bij het opstellen van het besluit geraadpleegd.4
De gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde zijn op 1 januari 2018 samengevoegd tot de nieuwe gemeente Westerwolde. Naar aanleiding hiervan is een visie op de dienstverlening 2018-2025 gerealiseerd, waarin de nieuwe gemeente aangeeft wat voor organisatie zij wil zijn. Hiervoor zijn 10 uitgangspunten opgesteld, die als basis dienen om de werkwijze van de gemeente Westerwolde in te vullen en vorm te geven.
Binnen de nieuw te vormen gemeente Westerwolde is de visie op de dienstverlening en de organisatievisie leidend geweest in het maken van de afwegingen tot vervanging. Op 1 januari 2018 is de gemeente Westerwolde volledig digitaal en zaakgericht gaan werken, waarbij de informatievoorziening modern, kwalitatief goed, compleet en op basis van de nieuwste technieken en eisen voor informatiebeveiliging is opgepakt. De informatievoorziening is zodanig ingericht dat klanten eenvoudig toegang kunnen krijgen tot gegevens, ongeacht welk kanaal daarvoor wordt ingezet. Digitaal en zaakgericht werken vormt daarbij de basis om dit mogelijk te maken.
Het organiseren van het vervangingsproces is een uitwerking die de uitgangspunten van de visie op dienstverlening ondersteunt en een bijdrage levert aan de doelstellingen zoals die in de organisatievisie genoemd zijn.
Dit hoofdstuk beschrijft de aspecten van het te vervangen archiefbestand en de keuzes die gemaakt zijn.
In dit hoofdstuk is een antwoord geformuleerd op de vraag of, en zo ja, onder welke voorwaarden de voorgenomen vervanging verantwoord, doelmatig en doeltreffend is. De volgende interne deskundigen zijn betrokken geweest bij het maken van de keuzes en het formuleren van standpunten.
2.1 Decos JOIN Document Management Systeem (DMS)
Ten behoeve van het digitaal en zaakgericht werken wordt er in de gemeente Westerwolde gewerkt met het document management systeem Decos JOIN. Dit DMS vormt het hart van het zaakgericht werken en het digitaal archiefbeheer. De inrichting hiervan is gebaseerd op de GEMMA architectuur en is gecertificeerd volgens de NEN 2082 voor digitaal archiefbeheer. Deze certificering is getoetst door een onafhankelijke auditor van de norm NEN 20182 en dient actueel gehouden te worden. In Decos JOIN vindt de zaakafhandeling, opslag en beheer van documenten plaats. Na afsluiting van de zaak is de zaak niet meer muteerbaar voor de behandelaar.
2.2 Zaakgericht werken in Decos JOIN
De gemeente Westerwolde werkt zaakgericht en digitaal voor alle zaaktypen die voorkomen in Decos JOIN. De volgende onderdelen komen voor in Decos JOIN:
Zaakdossiers: zaken worden direct aan een zaaktype gekoppeld en nemen relevante metadata van het zaaktype over. Alle zaken worden toegewezen aan een behandelaar, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de zaak en de volledigheid van het zaakdossier. Alle documenten die een rol spelen in de zaak moet in Decos JOIN worden opgenomen.
2.4 Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden
Wat wordt er voorgedragen voor vervanging?
Het gaat om de routinematige vervanging van alle analoge archiefbescheiden door digitale exemplaren (scans), die door de gemeente Westerwolde ontvangen of opgemaakt zijn om opgenomen te worden in het secretarie-archief. Dit gebeurt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2018.
Organisatie en/of organisatieonderdelen:
Het gaat alle organisatieonderdelen aan waar documenten ontvangen of opgemaakt worden, dus ook documenten die opgeslagen worden in backoffice applicaties en waarvoor een zaaktype aanwezig is.
Het betreft alle werkprocessen waarvan de informatieobjecten digitaal worden opgeslagen in het zaaksysteem Decos Join.
Het gaat om analoge archiefbescheiden die ná 1 januari 2018 ontvangen of aangemaakt zijn door de gemeente Westerwolde.
2.5.3 Samenhang met andere ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden
Archiefbescheiden ontlenen hun belang en betekenis deels aan de context waarin zij zijn ontstaan. Deze context moet voor zover relevant reconstrueerbaar blijven, ook na vervanging.
Documenten worden na het scannen opgenomen in een digitaal informatiesysteem5. In dit informatiesysteem is geregeld dat de juiste metadata worden meegegeven aan de gescande documenten om de context te waarborgen. Elk document krijgt een uniek identificatienummer en wordt toegevoegd aan een unieke zaak met een uniek zaaknummer.
De samenhang van de vervangen archiefbescheiden en digitaal opgemaakte archiefbescheiden is gewaarborgd door het gebruik van metadata. In het informatiesysteem is ook geregeld dat er relaties gelegd kunnen worden tussen de verschillende zaken. Dit zorgt er voor dat ook deze context gewaarborgd is. Bijvoorbeeld in het geval van een bezwaarschrift na het verlenen van een vergunning.
2.5.4 Waarde voor het cultureel erfgoed
Analoge archiefbescheiden met een meerwaarde die voortkomt uit hun originele verschijningsvorm kunnen uitgezonderd worden van vervanging.
Redenen om bepaalde bescheiden wel te digitaliseren, maar niet te vervangen zijn:
Originele archiefbescheiden hebben altijd een specifieke historische context. Het behoud van de historische context weegt mee bij de beslissing tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden.
Redenen om bepaalde bescheiden niet te vervangen kunnen zijn:
het betreft bijzondere bescheiden met betrekking tot historisch belangrijke personen gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen en hoge ouderdom en/of zeldzaamheidswaarde van het origineel (denk aan de goedkeuring van het gemeentewapen door de hoge raad van adel of het toekennen van stadsrechten).
Bovenstaande archiefbescheiden komen incidenteel voor, selectie vindt plaats door de ontvanger tijdens de procedure selecteren, zie paragraaf 4.1.1.
2.5.5 Belang van de opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekende en historisch onderzoek
Het doel van de digitale vervanging is voor de gemeente Westerwolde om volledig digitaal te kunnen werken. Vervanging is wenselijk voor het bewerkstelligen van een efficiënte- en doelmatige bedrijfsvoering. Hiervoor is het beschikbaar stellen en het beheer van de archiefbescheiden in een digitaal systeem noodzakelijk.
De kosten van digitaal beheer moeten in ogenschouw worden genomen. Digitale archieven vergen een proactief beheer en beheervoorzieningen die continu investeringen in kennis, tijd en geld vragen. Daartegenover staat dat het in stand houden van een hybride situatie met zowel analoge als digitale archiefbescheiden die betrekking hebben op een zaak complex en risicovol is. Het in stand houden van een hybride situatie brengt daarnaast hogere kosten met zich mee, omdat naast een digitaal archief ook een analoog archief beheerd moet worden.
Scankwaliteit van de in de documenten voorkomende essentiële gegevens:
De archiefregeling stelt specifiek voor te bewaren bescheiden dat inhoud, structuur en vorm moeten kunnen worden vastgesteld voor zover dat nodig was voor het werkproces. Een voorbeeld is het gebruik van kleur in een origineel.
Gebruiksgemak voor de burger en de behandelaar!
Het gebruiksgemak voor de burger en de behandelaar neemt enorm toe doordat zij 24/24 -waar dan ook- inzage kunnen hebben in de documenten.
2.6.3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden en uitvoerende medewerkers
De verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het proces van vervanging zijn als volgt belegd:
Binnen de afdeling Dienstverlening zijn de rollen rond het zaakgericht werken als volgt belegd:
De medewerkers DIV zorgen voor de uitgaande post, doen de kwaliteitscontroles in het zaaksysteem en bieden ondersteuning aan collega’s bij het registreren van hun stukken. DIV beantwoordt vragen en geeft indien nodig wensen door aan het Functioneel Beheer over functionele aanpassingen in het zaaksysteem.
3 Technische infrastructuur en beeldkwaliteit
Voor de scanning van fysieke documenten worden de volgende scanners op de locatie Sellingen en Wedde gebruikt:
DIV repro: e-studio 7506AC, serienr. C1JH10297
Pantry 1e etage bij koffie automaat: e-studio 7506AC, serienr. C1JH10473
Afdeling Publiekszaken: e-studio 3515AC, serienr. CNJH46570
Gang afdeling Ruimte: e-studio 3515AC, serienr. CNJH46600
Afdeling Programma’s en Projecten: e-studio 3515AC, serienr. CNJH46592
Hal beneden: e-studio 3515AC, serienr. CNJH46564
Nabij kantine: e-studio 3515AC, serienr. CNJH46568
Hal boven: e-studio 3515AC, serienr. CNJH46563
Afdeling Burgerzaken: e-studio 3515AC, serienr. CNJH46569
Werkplaats: e-studio 3515AC, serienr. CNHH46569
Voor de scanning van fysieke documenten worden de volgende scanners gebruikt:
Scanner voor formaat A3 en kleiner
Merk/type: Toshiba e-Studio7516A
Indien de scanner voor het scannen van fysieke documenten kleiner dan A3 defect is wordt uitgeweken naar: Eén van de andere multifunctionals van hetzelfde merk en type
Merk/type: Toshiba e-Studio7516A
Scanner voor formaat groter dan A3
Uitwijkvoorziening: Plotter in Sellingen
Scanner voor formaat groter dan A3
Uitwijkvoorziening: Plotter in Wedde
3.2 Techniek en infrastructuur
De specificaties die gelden voor de IT infrastructuur van de gemeente Westerwolde staan beschreven in bijlage 11.
Decos JOIN vormt een kennissysteem, waarbinnen informatie locatie- en tijdsonafhankelijk is te benaderen of proactief wordt aangereikt. Het vergaart en bewaart informatie en maakt deze toegankelijk voor de organisatie. Het systeem bestaat uit de eerder genoemde componenten. De producten van deze componenten leveren functionaliteit voor de volgende vijf behoeften:
Voor het scannen van de archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van Toshiba apparatuur (<=A3) en Canon apparatuur (>A3). ( Zie voor de specificaties van de scanners bijlage 1). Het scannen t/m formaat A3 bij het KCC en DIV gebeurt via twee Toshiba scanners, merk en type is Toshiba e-Studio 7516A. Voor formaat >A3 wordt gebruik gemaakt van twee plotters. De plotter in Sellingen is een Canon IPF 785AIO en in Wedde een Canon IPF 840AIO. De gescande images worden opgeslagen in de server JOINZD-VWES 11. Deze server verzorgt de overdracht naar Decos JOIN. Op diverse plaatsen in de organisatie staan Toshiba multifunctionals. Deze machines staan ingesteld op PDF/A en kunnen ook OCR scannen. De scan wordt vervolgens via e-mail verzonden aan de gebruiker.
3.3 Bewaartermijn vervangen fysieke archiefbescheiden
Alle fysieke archiefbescheiden die door de gemeente vanaf 1 januari 2018 zijn ontvangen of opgemaakt en als scan zijn opgenomen in het zaaksysteem, zijn op scandatum in dagdozen opgeborgen met uitzondering van de fysieke archiefbescheiden die niet vervangen worden vanuit cultuurhistorisch oogpunt. Deze dagdozen bevatten verwijzingen naar de digitale zaken in het zaaksysteem en worden na een termijn van drie maanden vernietigd.
3.4.1 Uitgangspunten opnameproces
De scans moeten even goed leesbaar zijn als het brondocument en inhoudelijke elementen (afbeeldingen, illustraties, tabellen, schema’s etc.) moeten even goed zichtbaar zijn als in het brondocument. De kwaliteit van de scans wordt direct na het scannen beoordeeld door de uitvoerend medewerker en wordt op een later moment nogmaals gecontroleerd door een medewerker DIV.
Alles wordt in kleur gescand, tenzij een document in zwart/wit wordt aangeboden en d.m.v. kleuren scannen niet goed wordt weergegeven. In dit geval kan van de standaard kleureninstelling worden afgeweken en kan men kiezen voor een voor ingerichte zwart/wit scanjob 300 dpi. Hiermee wordt het risico vermeden dat documenten waarvan kleur essentieel is voor een juiste interpretatie, abusievelijk niet in kleur gescand worden.
Bij de verwerking van A4 documenten wordt gebruik gemaakt van automatisch dubbelzijdig scannen, dit om te voorkomen dat abusievelijk informatie op een achterkant van een vel niet wordt gescand.
Dit is de standaardinstelling. Alleen wanneer hiermee onvoldoende kwaliteit wordt behaald, kan in incidentele gevallen de ingerichte scanjob met 600 dpi worden gebruikt.
Het bestandsformaat waarin de gescande documenten worden opgeslagen is PDF/A. Hiermee wordt voldaan aan de eis in de Archiefregeling art. 26 eerste lid, dat digitale archiefbescheiden uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen worden in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard.
Automatische selectie blanco pagina’s
Van de imagebestanden wordt automatisch de bestandsgrootte vastgesteld. Bestanden kleiner dan 2 Kb worden automatisch als blanco pagina geselecteerd. Na controle of de pagina daadwerkelijk volledig blanco is, wordt deze verwijderd.
De scanner maakt of zwart wit of kleur, (bij kleur JPEG compressie, bij zwart wit CITT G4 = lossless compressie). Standaard wordt in kleur gescand.
Met voldoende reproductie wordt bedoeld dat met het blote oog een aantal zaken zijn vast te stellen. Zie bijlage 6 voor de criteria en uitvoeren werkzaamheden.
Na het scannen moet de kleinste letter voorkomend in de documenten door de scanoperator worden gecontroleerd. Als geconstateerd wordt dat aan één of meer van bovenstaande kwaliteitsaspecten niet wordt voldaan, dient de scanner gecontroleerd te worden o.a. reinigen van de scanner. Indien ook dan niet de gewenste kwaliteit gehaald wordt mag niet verder gescand worden, maar dient de apparatuur (of programmatuur) te worden gecontroleerd door systeembeheer of de leverancier en indien nodig gerepareerd of aangepast.
Als dit bij één individueel document voorkomt dan kan geprobeerd worden wel de juiste kwaliteit te halen door het gebruik van een alternatieve vooringestelde scanjob.
De volledigheid kan tot zekere hoogte worden afgedwongen. Daarvoor zijn verschillende methodes beschikbaar, met verschillende mate van nauwkeurigheid. Zie hiervoor hoofdstuk 5 over kwaliteitsprocedures.
Steekproef: Aantal gescande documenten van 1 dag van de afgelopen week aan de hand van het onregelmatigheidsformulier van desbetreffende dag. Willekeurig wordt er een werkdag van de week ervoor gekozen als basis voor de steekproef.
Deze controles worden uitgevoerd door de kwaliteitscontroleur (Specialist DIV), die iedere controle vastlegt in het proces-verbaal in Join.
Foutmarge: 1 document per 1000.
De volgorde van de digitale kopie moet gelijk zijn aan het brondocument. Dit kan tot op zekere hoogte worden afgedwongen door controle van eventueel aanwezige nummering of 1:1 vergelijking met het origineel.
Steekproef: Aantal gescande documenten van 1 dag van de afgelopen week aan de hand van het onregelmatigheidsformulier van desbetreffende dag. Willekeurig wordt er een werkdag van de week ervoor gekozen als basis voor de steekproef
Foutmarge: 2 documenten per 1000.
Deze controles worden uitgevoerd door de kwaliteitscontroleur (Specialist DIV), die iedere controle vastlegt in het proces-verbaal in Join. Elke eerste werkdag van de week worden bovenstaande steekproeven uitgevoerd en resultaten vastgelegd in Join onder controle CO.19-24. Van de voorgaande werkweek wordt willekeurig 1 werkdag gekozen waarvan het onregelmatigheidsformulier gecheckt wordt op volledigheid en juiste volgorde van de scans.
4.1.6 Procedure opslag en vernietiging analoge documenten
Rol: Archiefbeheerder functie medewerker DIV
Opleiding/kwalificatie: SODI en/of SODII of training van 6 maanden onder supervisie.
De voor vervanging in aanmerking komende fysieke documenten komen na scanning terecht bij de Archiefbeheerder die de documenten plaatst in een dagdoos. Deze dagdoos is voorzien van een sticker met datumaanduiding, zijnde de datum waarop de fysieke documenten zijn gescand. Bij personeelszaken en financiën zijn de behandelaren verantwoordelijk voor de uitvoering van bovenstaande. Na scanning blijven de fysieke documenten hier nog minimaal drie maanden bewaard om daarna te worden vernietigd.
Tot het moment van vernietiging verblijven de fysieke documenten in een afgesloten ruimte waarbij toegang enkel weggelegd is voor de hiertoe geautoriseerde medewerkers. Er vindt geen uitlening plaats van de fysieke documenten.
Nadat het besluit tot vervanging conform art. 6 van het Archiefbesluit 1995 is vastgesteld en gepubliceerd, zal tot vernietiging van de fysieke documenten worden overgegaan, rekening houdend met de van toepassing zijnde termijnen zoals boven beschreven. Conform art. 8 van het Archiefbesluit 1995 zal elke drie maanden een verklaring van vernietiging worden opgesteld.
4.1.7 Procedure voor fysieke kopieën met aantekeningen
Uitgaande en interne berichten worden digitaal opgemaakt en gearchiveerd. Deze berichten zijn al digitaal van oorsprong zodat er geen sprake is van vervanging. Echter, zolang nog met een natte handtekening wordt gewerkt, dient uitgaande post te worden uitgeprint en ondertekend te worden nagescand.
De digitale reproductie wordt vervolgens opgenomen in het digitale systeem. In alle gevallen is dit een nieuwe versie van een eerder opgeslagen document. Het fysieke document wordt na vervanging vernietigd, rekening houdend met de hiervoor afgesproken termijnen.
4.1.8 Procedure fysieke exemplaren die niet worden vernietigd
Als er sprake is van waarde voor het cultureel erfgoed voor wat betreft de fysieke documenten, dan wordt er wel gescand, maar wordt het fysieke exemplaar bewaard volgens de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Tijdens het scanproces zullen deze documenten worden gesepareerd van de overige documenten en aangeboden aan een archiefmedewerker die het document opneemt in het fysieke archief waarbij een relatie wordt gelegd met de digitale zaak, zodat de context waarin het document is ontstaan herleidbaar is. Er dient een vermelding gemaakt te worden bij het digitale document in de zaak, zodat altijd duidelijk is dat het fysieke document van vernietiging is uitgezonderd.
4.1.9 Eisen aan de ruimte waar het scanproces plaatsvindt
De scanwerkplek voor de inkomende post is efficiënt en compact ingericht. De werkplek is zo vormgegeven dat het scanproces ongestoord uitgevoerd kan worden. Het verplaatsen van papier is tot een minimum beperkt, dat betekent dat intake van fysieke documenten, scannen, controleren en opslag in dag dozen centraal op een fysieke plek georganiseerd is.
Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheden tot het in goede en geordende en toegankelijke staat houden van archiefbescheiden. Deze verplichting is onverkort van toepassing op reproducties die op grond van een formeel vervangingsbesluit originele archiefbescheiden vervangen. Een vervangen reproductie wordt geacht een juiste en volledige weergave te geven van de gegevens uit het origineel, zodat het origineel vernietigd kan worden. Het is dan ook essentieel dat het vervangingsproces voorziet in een kwaliteitsbewaking om te voorkomen dat er onbedoeld onomkeerbaar informatie verloren gaat door fouten. Artikel 26b. sub f. en h. van de Archiefregeling schrijven voor dat de zorgdrager in het vervangingsproces inzicht geeft in: de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten en in de kwaliteitsprocedures.
Vervanging vergt niet alleen technische, maar ook procedurele kwaliteitseisen. Artikel 16 van de Archiefregeling schrijft voor dat (de zorgdrager zorgt voor) het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.
Hoewel op grond van de Archiefregeling de vastlegging van de kwaliteitsprocedure in het vervangingsbesluit alleen verplicht is als het over te bewaren archiefbescheiden gaat, is het evenzo in het belang van de zorgdrager om kwaliteitszorg ook voor vernietigbare bescheiden goed in te richten en vast te leggen met het oog op verantwoording en leereffecten.
Tijdens het vervangingsproces, zoals beschreven in hoofdstuk 4, vindt elke werkdag direct na iedere scanhandeling en op alle gedigitaliseerde documenten (dus niet steekproefsgewijs), de kwaliteitscontrole plaats door de scanoperator (1e controle) en de documentintake (2e controle) op de volgende onderdelen:
6 Procedure wijziging vervangingsbesluit
Er moet een nieuw vervangingsbesluit worden genomen als zich wijzigingen voordoen in relevante wet- en regelgeving. Ook bij organisatorische veranderingen binnen de gemeente of veranderingen in de hard-, software of bestandsformaten -die leiden tot het niet meer kunnen naleven van de in het handboek vermelde minimumvereisten- moet het handboek worden aangepast en een nieuw besluit worden genomen.
In overige gevallen moeten de wijzigingen toegevoegd worden aan het handboek en worden vermeld als nieuwe versie. Zodat ook daarna gereconstrueerd kan worden op welke wijze de gemeente Westerwolde invulling geeft aan de gestelde kwaliteitseisen met betrekking tot vervanging. Het vervangingsbesluit verwijst altijd naar de op dat moment geldende versie van het handboek.
Deze wijzigingen worden door de specialist DIV doorgevoerd en gedocumenteerd. De wijzigingen worden vermeld (versiebeheer).
6.1 Procedure bij veranderingen in de digitale vervanging van fysieke documenten
Deze procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische- en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden.
De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de specialist DIV.
De specialist DIV toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede wet- en regelgeving.
De Informatiemanager is in dit geval change manager en laat een impactanalyse opstellen door de functionarissen die, naar gelang de aard en inhoud van de voorgestelde wijziging, hierbij betrokken dienen te zijn.
Voorstellen waarvan uit de impactanalyse blijkt dat deze (mogelijk) afbreuk kunnen doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden worden niet gerealiseerd zonder advies van de gemeentesecretaris en toestemming van de specialist DIV. Hierbij gelden de in het ‘handboek digitale vervanging archiefbescheiden’ vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten als ondergrens. Een belangrijke afwegingsfactor is dat de voorgestelde wijzigingen geen negatieve invloed mogen hebben op het resultaat van het totaal van de vervangingsprocedures.
Tevens worden de voorstellen ter advisering voorgelegd aan de gemeentesecretaris.
De gemeentesecretaris adviseert binnen een streeftermijn van 2 weken, tenzij het voorstel zodanig complex is dat er nader onderzoek dient plaats te vinden.
De specialist DIV is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen ten aanzien van het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en -voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering en de omgeving waarin het digitale archief is geplaatst. De specialist DIV neemt op basis van de voorgestelde verandering, impactanalyse en advies van de gemeentesecretaris, de beslissing of de voorgestelde wijziging al dan niet wordt voorgelegd aan het dagelijks bestuur en de zorgdrager. De zorgdrager keurt een voorgelegd wijzigingsvoorstel goed of niet goed. Of goedkeuring door de zorgdrager vereist is, is afhankelijk van de aard en impact van het voorstel.
De beoordeling wordt gemaakt aan de hand van de opgestelde impactanalyse. Wanneer het wijzigingsvoorstel akkoord is bevonden door de zorgdrager, dan zorgt de specialist DIV ervoor dat de procedure wordt gewijzigd. De specialist DIV zorgt er voor dat voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen worden gedocumenteerd en dat de wijzigingen worden verwerkt in het handboek met bijlagen (versiebeheer).
Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting en software worden binnen een testomgeving vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd.
Vastgesteld tijdens de vergadering van het College van Burgemeester en wethouders, 24 september 2019
J.J.Velema
burgemeester
H.Scheper
wnd. gemeentesecretaris
Bijlage 1: specificaties scanners
Canon iPF840AIO incl. scanner/plotter
44-inch (DIN B0) grootformaat kleurenprinter met een uitstekende printkwaliteit, hoge printsnelheid en een eenvoudige bediening. Deze 5-kleuren printer beschikt over extra grote ‘hot-swap’ inkttanks (330/700 ml), 320 GB harde schijf, twee mediarollen , 2.400 x 1.200 dpi printresolutie, cloudintegratie en een gratis MS Office plugin.
De iPF840 wordt standaard uitgeleverd met 1.650 ml inkt.
Deze grootformaat oplossing is HP-Gl/2 en HP/RTL compatibel. De Canon iPF840 kan tevens worden uitgeleverd als multifunctional (Canon iPF840 M40 AIO MFP).
Canon iPF785AIO incl. scanner/plotter
Bijlage 2: Procedure ingekomen fysieke documenten
Bijlage 3: Criteria niet te openen post
pakketten afkomstig van ministeries gericht aan de burgemeester en/of het bestuurssecretariaat kunnen koninklijke onderscheidingen bevatten. Een dergelijk pakket is vaak afkomstig van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Bij het bestaan van vermoeden dat het om een koninklijke onderscheiding gaat dan moet een dergelijk pakket ongeopend doorgezonden worden naar het bestuurssecretariaat. Documenten m.b.t. procedure koninklijke onderscheidingen worden achteraf geregistreerd in Join. (Zie Bijlage 4 punt 2: “Post niet registratiewaardig en niet gescand”.)
Bijlage 4: Registratiecriteria
Uitgangspunt: Centrale postregistratie van alle fysiek ontvangen post door medewerker TED.
Onderscheid in ontvangen post.
Het is mogelijk dat binnen de organisatie registratie plaatsvindt in overige applicaties met digitale procesafhandeling. Fysiek ontvangen documenten worden -in dat geval- digitaal gemaakt en de PDF-bestanden worden via e-mail of vanuit een systeemmap beschikbaar gesteld aan de verschillende applicaties. Denk hier bij bijvoorbeeld aan registraties die door een andere organisatie worden behandeld, maar waar wij verantwoordelijk bevoegd gezag zijn voor het archief.
Post niet registratiewaardig en niet gescand
Deze stukken blijven buiten de registratie. Deze stukken worden eventueel voorzien van een datumstempel en vervolgens rechtstreeks naar belanghebbenden gezonden. Voorbeelden zijn: adres- en telefoonwijzigingen, folders en andere reclame uitingen, boekwerken, uitnodigingen niet gericht aan de gemeenteraad, antwoordkaartjes, rouwkaarten, geboortekaartjes, vakantiekaarten, nieuwsbrieven, tijdschriften (op persoonlijke titel). Nota’s/facturen, betalingsherinneringen, financiële post voor financiën (dagafschriften, BNG, Interpay e.d.) gaan via interne post naar de afdeling Financiën.
Wanneer blijkt dat ogenschijnlijke stukken van gerings belang toch dienstpost blijkt te zijn, is hij of zij er zelf verantwoordelijk voor dat het betreffende poststuk in JOIN wordt opgenomen. Ook bestuurders dienen, indien zij stukken op hun naam of functie ontvangen en die voldoen aan de registratiecriteria, deze alsnog ter registratie aan te bieden.
Het streven is dat op termijn alle post die voldoet aan de registratiecriteria wordt geregistreerd in JOIN om daarmee de burger/organisatie/bedrijf het gevraagde antwoord of product te kunnen leveren. Het uitgangspunt is dat zoveel mogelijk wordt gewerkt met JOIN, dus daar waar dat kan zullen backoffice applicaties uit gefaseerd worden. Daar waar dat niet kan zal gekeken worden hoe deze gekoppeld kunnen worden aan JOIN.
Bijlage 5: procedure documentintake
Bepalen of het stuk de trigger6 is van een nieuwe zaak of behoort bij een bestaande zaak. | ||||
Dit geldt alleen als het gaat om een document die de trigger is voor een nieuwe zaak. | ||||
Voor het invullen van de metagegevens zijn richtlijnen opgesteld, zie ook hoofdstuk 4 toelichting op JOIN. Zie ook Bijlage 7, paragraaf P-11a “Ingekomen ingeboekte post” | ||||
Vanuit de nieuwe zaak of vanuit een bestaande zaak waar het document betrekking op heeft. | ||||
Er zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop de metagegevens ingevuld moeten worden. Zie ook Bijlage 7, paragraaf P-11b “Ingekomen ingeboekte post” | ||||
Word label met barcode vanuit JOIN genereren en daarna het barcodelabel afdrukken met de labelwriter en plakken op het document op zodanige wijze dat deze geen waardevolle informatie op het document bedekt. | Is noodzakelijk voor het automatisch koppelen van de scan aan de juiste documentregistratie in JOIN | |||
Bijlage 6: procedure scannen en kwaliteitsprocedure
Werkinstructie verwerking scans in JOIN
De werkinstructie heeft betrekking op de wijze van verwerken van scans inclusief overige digitale documenten in JOIN.
De informatie die in JOIN wordt opgenomen moet op een later tijdstip weer teruggevonden kunnen worden. Daartoe moeten belangrijke (hoofd)documenten afzonderlijk geregistreerd worden, waarbij ze uiteraard aan de zaak worden gekoppeld.
Op de woorden van de omschrijving van het document kan gezocht worden. Het is belangrijk om onderwerpsomschrijvingen kernachtig uit te voeren.
Bij een zaak kunnen één of meer documenten horen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een raadsbesluit, waaraan meerdere verordeningen gekoppeld zijn. Iedere verordening hoort als een afzonderlijke document te worden geregistreerd bij de zaak. Is het hoofddocument een aanbiedingsbrief met een bijlage, dan wordt dit als 1 document gescand.
Voor diverse processtappen wordt een 4-ogen controle uitgevoerd. Collega A (Medewerker TED) controleert tijdens het scannen het aantal gescande pagina’s en corrigeert scheef getrokken documenten en zorgt ervoor dat de documenten rechtop getoond worden. Collega B controleert de kwaliteit (leesbaarheid), waarna goedkeuring c.q. afkeuring volgt.
De werkzaamheden worden door de medewerkers van informatiebeheer -zoals in voorgaande bijlage aangegeven- uitgevoerd.
Documenten en bijlagen worden zoveel mogelijk in 1 formaat gescand. Is er sprake van afwijkende formaten in een document en/of de bijbehorende bijlagen, dan wordt in dat geval het afwijkende formaat als een apart document gescand. Dit bestand wordt wel in dezelfde documentregistratie opgenomen.
De scans worden als PDF-A in JOIN aangeboden ter verwerking.
Als de scan van het fysieke document volgens de gehanteerde eisen, standaarden en instellingen onvoldoende is, wordt indien noodzakelijk de standaardscaninstellingen voor dat document aangepast. De nieuwe scan wordt gecontroleerd of nu wel wordt voldaan aan de gestelde eisen, standaarden en instelling.
Steekproefcontroleformulier op foutmarge scans op volledigheid en juistheid CO.18-24
Controle op volledigheid scans
Resultaat controle volledigheid scans: gehaald/niet gehaald
Controle op juiste volgorde scans
Resultaat controle juist volgorde scans: gehaald/niet gehaald
Bijlage 7: P-11 Controle ingekomen ingeboekte post
De controle wordt uitgevoerd door de rol kwaliteitscontroleur die valt onder de functie Medewerker gegevensbeheer. Per dag is er een kwaliteitscontroleur aangewezen. Hiervoor is wekelijks een rooster beschikbaar (voor een voorbeeld van dit rooster (zie P-11c). Dagelijks worden de ingeboekte zaken en de daaraan gekoppelde documenten gecontroleerd van de dag ervoor. Elke werkdag wordt om 17:00 uur een automatische lijst (dag lijst) gegenereerd vanuit JOIN, met daarin de documentregistraties welke die dag zijn ingevoerd. Deze lijst wordt automatisch gestuurd naar de e-mailboxen van alle controleurs. Samen met de bijbehorende fysieke documenten vormt dit de basis voor de controle die de dag erop ’s morgens plaatsvindt.
De controles die betrekking hebben op de procedure ‘controle ingekomen ingeboekte post’ Procedurenummer-11 in JOIN, worden vastgelegd in een logboek/controleboek in JOIN met nummer CO.18-22. Bevindingen worden genoteerd op het onregelmatigheidsformulier (zie P-11d) De geconstateerde fouten worden hersteld door een medewerker DIV. Behalve als het gaat om het afkeuren van een scan of scans. Dan gaat het onregelmatigheidsformulier inclusief de afgekeurde scans naar een Medewerker TED die opnieuw het scanproces volgt.
Indien geconstateerd wordt dat een zaaktype in zaaktype.nl gewijzigd moet worden, dan geeft de controleur dit door aan de specialist DIV en die past het vervolgens aan en zorgt dat de bron (I-Navigator) ook aangepast wordt.
Werkinstructie CO.18-22/WI.19-1: Uitvoerende werkzaamheden controle zaak-, document, en bestand (scan) registratie
P-11a Afspraken over de in te vullen metagegevens bij een zaakregistratie
Het zaaktype is misschien wel het belangrijkste gegeven in de registratie omdat bij de afhandeling van de zaak o.a. het resultaat moet worden gekozen en dat resultaat bepaald uiteindelijk of de zaak moet worden bewaard of moet worden vernietigd en wanneer.
Via zaaktypen.nl kan een standaardtekst en/of volgorde van beschrijven zijn aangegeven. Afspraken die gemaakt zijn met de proceseigenaren m.b.t. de te hanteren zaakomschrijvingen zijn op die manier vastgelegd in zaaktypen.nl en zichtbaar in JOIN. Een standaard afgesproken zaaknaam of volgorde van beschrijven is te herkennen doordat het tussen < > staat. Controles op het juist hanteren van de afspraak m.b.t. de zaakomschrijving worden uitgevoerd door de DIV specialist of medewerker gegevensbeheer. Als controlemiddel vergelijkt DIV de bron waar de gemaakte afspraak is vastgelegd namelijk in zaaktypen.nl met de gehanteerde omschrijving. Bij zaaktypen waarbij nog geen vaste afspraken zijn gemaakt m.b.t. de te hanteren zaakomschrijvingen adviseert DIV over een te hanteren zaakomschrijving, waarbij terugvindbaarheid als norm voor het bepalen van de omschrijving als basis wordt genomen.
Dit veld wordt automatisch gevuld met de datum van de dag waarop de zaakregistratie wordt aangemaakt. Bij het registreren van een zaak waarbij het startdocument op de dag van registreren van de zaak is binnengekomen geldt deze automatisch gegenereerde startdatum. Bij documenten die eerder zijn binnengekomen, daarvan wordt de startdatum handmatig door een medewerker TED gewijzigd naar de datum van binnenkomst van het document.
Afdeling: werkvoorraad (organisatieonderdeel)
Is een verplicht veld. Bij de keuze van een zaaktype wordt dit veld gevuld. Mocht er een verkeerde afdeling staan, wordt dit genoteerd op het onregelmatigheidsformulier en de specialist wordt mondeling op de hoogte gebracht en gaat in overleg en pas zo nodig de afdeling aan in zaaktypen.nl en de medewerker DIV pas de afdeling aan in de registratie. Kan te maken hebben met een menselijke fout maar ook dat er iets verkeerd is ingevuld in zaaktypen.nl. -
Wij hebben op dit moment 3 adresboeken. Natuurlijke personen (BRP), Niet-natuurlijke personen (verenigingen, stichtingen e.d.) en overige natuurlijke personen (personen uit andere gemeenten). Medewerker DIV controleert of het adres dat gekoppeld is aan de zaak ook de juiste is.
P-11b Afspraken over de in te vullen metagegevens bij een documentregistratie
Het documenttype die gekozen kan worden bij een zaak is afhankelijk van het gekozen zaaktype. Per zaaktype is samen met de proceseigenaar bepaald welke documenttypen er in een zaakdossier kunnen voorkomen, al dan niet verplicht. Een documenttype kan inkomend, intern of uitgaand zijn. Bij inkomende post moet het altijd gaan om een documenttype inkomend.
Kan hetzelfde zijn als de zaakomschrijving maar is dat meestal niet. Je registreert hier het document en niet de zaak. Over het algemeen is dit specifieker dan een zaakomschrijving. Een zaakomschrijving is meer een algemene omschrijving. Op dit moment wordt er gecontroleerd of het veld gevuld is en beoordeelt de medewerker DIV of het onderwerpsveld goed is beschreven, zodat terugvinden gemakkelijk en logisch is. Dit doet de medewerker DIV op basis van ervaring en opleiding.
De datum dat vermeld wordt op het fysieke document dat is ontvangen. Dus niet de verzenddatum of een andere datum.
Is de datum van de dag waarop het document is ontvangen. Kan dezelfde zijn als datum document en datum registratie maar is het meestal niet.
Tijdens het registreren wordt automatisch het adres dat gekoppeld is aan de zaak overgenomen in de documentregistratie. Dit adres moet in vele gevallen ook hetzelfde adres zijn dat gekoppeld is aan de zaak, maar kan ook heel goed een ander adres zijn. Gecontroleerd wordt of dit juist is aangegeven tijdens het inboeken. Indien dit niet het geval is wordt dit door de controleur hersteld en wordt dit als “fout” aangemerkt op het onregelmatigheidsformulier.
Indien “Ja” is ingevuld, dan wordt er gecheckt of de ontvangstbevestiging is aangemaakt en toegevoegd aan de zaak.
Controle bijlagen bij de documentregistraties
Aan digitale bijlagen die als gescand bestand in een bestandsregistratie gekoppeld zitten aan de bijbehorende documentregistratie wordt gecontroleerd op de leesbaarheid van de scans. Verder wordt gecontroleerd of de scans recht staan en aan de juiste documentregistraties gekoppeld is. Aan de hand van een vergelijking tussen het fysieke document met het digitale exemplaar wordt beoordeeld of de scan goedgekeurd kan worden. Als voorwaarde geldt dat kwaliteit van de scan een reproductie is van het fysieke exemplaar. Kortom zijn de scans identiek aan het origineel.
Onregelmatigheidsformulier Join
Bijlage 8: procedure uitgaande fysieke post
(Medewerker Gegevensbeheer DIV)
De te verzenden poststukken worden door de vak-afdelingen zelf in JOIN toegevoegd aan een bestaande zaak. Of er ontstaat een nieuwe zaak als het een initiatiefdocument betreft. Als de steller de brief heeft ondertekend (of na machtiging door een collega) wordt deze ook door steller verzonden. Uitgaande poststukken worden altijd in 2-voud opgesteld en ondertekend. Eén exemplaar wordt voor scanning aangeboden aan informatiebeheer.
De verzending van poststukken, waarvan de uitvoering niet is gemandateerd aan een ambtenaar, worden ter ondertekening voorgelegd aan de verantwoordelijk bestuurder via het bestuurssecretariaat. Ook hiervoor geldt dat 2 exemplaren worden voorzien van een natte handtekening. De vak-afdelingen zorgen voor de verzending naar de geadresseerde en de verzending van het 2e exemplaar naar informatiebeheer. Ondertekening zal plaatsvinden door de verantwoordelijke bestuurder(s).
Bijlage 9: Procedure van vernietiging
Bijlage 10: JPEG-compressie instellingen in Join
Standaard slaat Decos alle scans (zowel kleur als zwart-wit) op in het TIFF-formaat. Dit heeft als voordeel dat de afbeelding zonder kwaliteitsverlies wordt opgeslagen. TIFF gebruikt in tegenstelling tot JPEG een zgn. lossless compressie, maar heeft als nadeel dat de bestandsgrootte bij kleurenscans in TIFF-formaat vele malen groter is dan bij zwart-wit scans of kleurenscans in het JPEG-formaat.
Als u kleurenscans in een ander formaat dan TIFF wilt opslaan in Decos, dient u JPEG-compressie in te stellen op de Decos server en op elke PC waarop Decos – work station actief is. Het is mogelijk instellingen per pc aan te passen aan een lokale scanner. Onderstaande opties zijn mogelijk:
De meeste Decos-gebruikers scannen vooral pagina's met relatief veel zwart-witte tekst en slechts enkele gekleurde afbeeldingen. Om de tekst scherp te houden en toch veel winst in de bestandsgrootte te halen bij het gebruik van JPEG-compressie is standaard in de software gekozen voor een relatief lage helderheidscompressie (dus veel behoud van zwart-wit contrast) en een hogere kleurcompressie.
De standaardinstellingen zijn zichtbaar in de schermafbeelding in dit document. Met deze instellingen is een reductie van ca. 75% in de bestandsgrootte te bereiken voor een gemiddelde A4-scan.
Decos biedt een eigen scanoplossing. Deze oplossing is naadloos geïntegreerd in de applicatie Decos - work station en is eenvoudig in gebruik. Bij de installatie kan gekozen worden om met algemene of persoonlijke scanqueues te werken. Iedere scanner die multipage-TIFF of PDF kan genereren, als netwerkscanner of via een TWAIN-driver, kan worden gebruikt.
Met OCR (Optical Character Recognition) worden scans volledig (scheduled) herkend. Daarnaast is het bij de registratie van documenten mogelijk om een selectie op de scan aan te geven (een ‘rechthoekje trekken’). Deze selectie wordt herkend als tekst en automatisch in een gekozen veld opgenomen. Dit maakt het snel registreren van bijvoorbeeld complexe persoonsnamen of lastige onderwerpen eenvoudig.
In combinatie met de barcodemodule kan de scanengine van Decos barcodes herkennen en gebruiken als indicatie voor de te koppelen registratie. Barcodes worden gebruikt in separatorpages die Decos ondersteunt. Barcodes worden daarnaast ook gebruikt op formulieren, brieven en tekenbladen. Vanuit een documentregistratie (of een zaak) kan op basis van een sjabloon uitgaande correspondentie worden gegenereerd. In het gebruikte sjabloon is een barcode opgenomen die door Decos wordt gemaakt. Als deze correspondentie wordt teruggestuurd (bijvoorbeeld ingevulde formulieren, ondertekende brieven of tekenbladen), kunnen deze op basis van de barcode automatisch worden gekoppeld aan de oorspronkelijke registratie waaruit zij waren gegenereerd.
Op deze manier is het eenvoudig om bijvoorbeeld een mailing te versturen en vervolgens de reacties automatisch te koppelen aan de registratie van de mailing.
Papieren documenten kunnen worden gescand en aan een registratie worden gekoppeld. Werkt de eindgebruiker met Decos D5 – work station, dan kunnen de scans bekeken worden in een viewer voor deze gekoppeld worden. Gekoppelde scans worden op de fileserver in ..\DECOS\DATA\scans\ opgeslagen. Dit gebeurt in een scancontainer per documentboek. De scans worden samengepakt in een .DSC bestand (Decos Scan Container) tot maximaal 500MB. Bij openen van een scan wordt deze getoond als PDF die tijdelijk op de webserver geplaatst wordt en vervolgens getoond aan de gebruiker. Alle PDF bestanden in de scanmap kunnen te allen tijde worden verwijderd.
Om gescande tekst te kunnen doorzoeken en hergebruiken passen we OCR (Optical Character Recognition) toe. Alle scans (TIFF) die aan een registratie gekoppeld zijn, worden automatisch voorzien van tekstherkenning. Deze tekst wordt in de database geplaatst, zodat er via de zoekfunctie op gezocht kan worden. Decos D5 maakt doorgaans gebruik van het programma Charactell (iREAD). Een alternatief is de geïntegreerde software van Microsoft Office 2003 of 2007. Deze software moet op de server geïnstalleerd worden.
Wij adviseren gebruik te maken van offline OCR. Hierbij worden alle scans, die gedurende een dag zijn toegevoegd, in de avonduren (buiten werktijd) voorzien van tekstherkenning.
Voor de bestandsindexering van overige bestanden wordt gewerkt met een eigen indexing service in combinatie met IFilters. Standaard zijn IFilters geïnstalleerd voor de meest voorkomende formaten (MS Office, text, PDF). De mogelijkheden kunnen eenvoudig worden uitgebreid met andere IFilters die in de markt verkrijgbaar zijn (al dan niet gratis). Deze andere iFilters worden niet door ons geleverd maar kunnen wel door ons geïnstalleerd worden. Zo heeft Decos bijvoorbeeld op verzoek van een klant recent een filter voor bestanden uit Adobe Photoshop toegevoegd.
Voor de metadata die in de database is opgenomen wordt uiteraard de index van de database gebruikt (MySQL, SQLServer of Oracle).
Ongestructureerd zoeken: full text
Naast zoeken op basis van metadata is het mogelijk om full text te zoeken. Met deze zoekopdrachten wordt het metadatamodel doorzocht plus de tekst-gebaseerde bestanden die binnen het systeem zijn opgeslagen.