CVDR627807_1Verordening instructie voor de griffiernlregelingHaarlem2004-06-24Haarlemgmb-2019-236693Instructie voor de griffierartikel 107a van de Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2004-06-23De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2004-06-242025-07-22Nieuwe regeling115/2004Gewijzigd bij raadsbesluit d.d. 23 juni 2004, nr. 115/2004, gepubliceerd in de Stadskrant d.d. 9 december 2004.Verordening instructie voor de griffierArtikel1Ondersteuning en informatie1.De griffier draagt, in samenwerking met gemeentelijke organisatie, zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad en zijn leden.2.Hij (v/m) draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad de informatie wordt verstrekt die zij behoeven.3.De griffier adviseert raad en raadsleden over procedures, gebruik van instrumenten, werkwijze en effectiviteit.4.Hij draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd de nodige bijstand krijgen bij het in de juiste vorm gieten van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in het Reglement van orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.5.De griffier ondersteunt de raad bij de planning van werkzaamheden.6.De griffier ondersteunt in samenwerking met gemeentesecretaris de raad en het college van burgemeester en wethouders in het realiseren van transparante bestuurlijke besluitvorming, waarin de raad op effectieve en efficiënte wijze zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol kan spelen.Artikel2Voorbereiding vergaderingen1.De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de raad en zijn commissies. Hij draagt zorg voor tijdige aanlevering van agenda en beschikbare stukken.2.Hij ondersteunt de voorzitter en de leden t.b.v. duidelijke en ordelijke besluitvorming in raad en commissies;3.Hij zorgt voor verslaglegging.4.Hij bevordert effectieve en efficiënte werkwijze raadscommissies.Artikel3Voorbereiding vergaderingen presidiumDe griffier draagt zorg voor de voorbereiding en verslaglegging van de vergaderingen van het presidium.Artikel4Verantwoordelijkheid voor griffieDe griffier heeft de verantwoordelijkheid voor:

goed functioneren griffiemedewerkers;

kwaliteit van de advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;

planning van activiteiten en de uitvoering daarvan;

ondersteuning van de secretaris van de rekenkamercommissie.

Artikel5Coördinatie ambtelijke bijstand en ondersteuningDe griffier draagt er, in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover zijn gesteld in de Verordening op de ambtelijke bijstand.Artikel6CommunicatieDe griffier structureert en regelt de communicatie over de gemeenteraad.Artikel7FaciliteitenDe griffier regelt faciliteiten voor de gemeenteraad, fracties en raadsleden. Hij regelt en beheert de budgetten van de raad.Artikel8Capaciteit en budgetDe intensiteit van de invulling van de in deze instructie opgenomen taken wordt mede bepaald door de beschikbare formatie en budget. Prioriteitstelling gebeurt in samenspraak met het raadspresidium.Artikel9AfwezigheidDe raad wijst een plaatsvervangend griffier aan, die hem bij afwezigheid vervangt.Artikel10Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet pleegt de griffier voor zover nodig overleg met het presidium.Artikel11InwerkingtredingDeze instructie treedt in werking met ingang van de dag na de dag van vaststelling.Artikel12CiteertitelDeze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier.Vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 10 september 2003, nr. 180/2003.