| Organisatie | Hardenberg |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | VERORDENING OP DE AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING GEMEENTE HARDENBERG |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Hardenberg |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 33
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-10-2019 | nieuwe regeling | 24-09-2019 | 13400 |
Paragraaf 2. Verzoeken om informatie of bijstand
Artikel 2. Verzoek om informatie
De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.
Artikel 3. Verzoek om bijstand
Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand
Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
Paragraaf 3. Fractieondersteuning
Artikel 7. Besteding financiële bijdrage
De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:
betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;
Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt aan de fracties, die de bijdrage wensen te ontvangen op de wijze als bedoeld in het eerste lid, onder a, een voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Dit voorschot wordt berekend als volgt: het quotiënt van dit aantal maanden en twaalf maanden, vermenigvuldigd met het op basis van artikel 6, derde lid, als bijdrage voor de fractie voor het hele jaar berekende bedrag. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwgekozen raad plaatsvindt wordt een voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar, indien de fractie, waaraan dat voorschot is verstrekt, na de verkiezingen nog in de raad vertegenwoordigd is. Dit voorschot wordt berekend als volgt: het quotiënt van dit aantal overige maanden en twaalf maanden, vermenigvuldigd met het op basis van artikel 6, derde lid, als bijdrage voor de fractie voor het hele jaar berekende bedrag.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt aan de fracties, die de bijdrage wensen te ontvangen op de wijze als bedoeld in het eerste lid, onder b, voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden maximaal de volgende bijdrage toegekend: het quotiënt van dit aantal maanden en twaalf maanden, vermenigvuldigd met het op basis van artikel 6, derde lid, als bijdrage voor de fractie voor het hele jaar berekende bedrag.
Indien de fractie, waaraan een bijdrage is verstrekt als in het eerste deel van dit lid bedoeld, na de verkiezingen nog in de raad vertegenwoordigd is, wordt in de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt aan die fractie voor de overige maanden van dat jaar nog maximaal de volgende bijdrage toegekend: het quotiënt van dit aantal overige maanden en twaalf maanden, vermenigvuldigd met het op basis van artikel 6, derde lid, als bijdrage voor de fractie voor het hele jaar berekende bedrag, - voorzover van toepassing -vermeerderd met het bedrag dat resteert van het bedrag, dat op basis van het eerste deel van dit lid maximaal aan die fractie had kunnen worden toegekend.
Indien na de verkiezingen een fractie in de raad komt, die daarvoor niet in de raad vertegenwoordigd was, wordt die fractie, indien die een bijdrage wenst te ontvangen op de wijze als bedoeld in het eerste lid, onder a, een bijdrage voor fractieondersteuning verstrekt als voorschot, naar evenredigheid van het aantal nog resterende maanden van dat kalenderjaar, ingaande de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwgekozen raad plaatsvindt. Dit voorschot wordt berekend als volgt: het quotiënt van dit aantal resterende maanden en twaalf maanden, vermenigvuldigd met het bedrag dat de betreffende fractie op basis van artikel 6, derde lid, als bijdrage zou kunnen worden toegekend, wanneer die het hele kalenderjaar in de raad vertegenwoordigd zou zijn.
Indien na de verkiezingen een fractie in de raad komt, die daarvoor niet in de raad vertegenwoordigd was, wordt die fractie, indien die een bijdrage wenst te ontvangen op de wijze als bedoeld in het eerste lid, onder b, maximaal een bijdrage voor fractieondersteuning verstrekt naar evenredigheid van het aantal nog resterende maanden van dat kalenderjaar, ingaande de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwgekozen raad plaatsvindt. Deze maximale bijdrage wordt berekend als volgt: het quotiënt van dit aantal resterende maanden en twaalf maanden, vermenigvuldigd met het bedrag dat de betreffende fractie op basis van artikel 6, derde lid, als bijdrage maximaal zou kunnen worden toegekend, wanneer die het hele kalenderjaar in de raad vertegenwoordigd zou zijn.
Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hardenberg van 24 september 2019.
De griffier, De voorzitter,
F.G.S. Droste drs. J.W. Wiggers
Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.
De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behoren tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 13) vatbaar is voor bezwaar en beroep.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsadviseur of commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier.
De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.
Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.
Artikel 2. Verzoek om informatie
Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.
De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.
Artikel 3. Verzoek om bijstand
Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).
Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand
Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.
Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 6. Recht op financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. Gekozen zou kunnen worden voor het principe van een gelijk bedrag per fractie, ongeacht de omvang van die fractie. Iedere fractie heeft dan dezelfde mogelijkheden om zich naar burgers toe te profileren. Het budget zou echter ook voor facilitaire zaken gebruikt kunnen worden, waarbij grotere fracties wellicht tegen hogere kosten aanlopen dan kleine. Vandaar dat is gekozen voor een combinatie: de helft van het beschikbare budget wordt gelijkelijk verdeeld over het aantal fracties, de andere helft wordt verdeeld naar fractiegrootte. Bijvoorbeeld: als het budget € 25.000,-- bedraagt en er zeven fracties zijn, ontvangt iedere fractie maximaal 1/7 deel van € 12.500,-- (€ 1.785,71), vermeerderd met een deel van € 12.500,-- naar rato van het aantal in de fractie zitting hebbende raadsleden (bij een aantal in de fractie zitting hebbende raadsleden van 11 – op een totaal van 31 raadsleden - is dit het volgende bedrag: 11/31 x € 12.500,-- = € 4.435,48).
De bijdrage wordt verstrekt voor de duur van de zittingsperiode van de raad (eerste lid). Ook na een gemeentelijke herindeling waarbij de nieuwe raad vanaf 1 januari aantreedt, zal de bijdrage voor de duur van de zittingsperiode van die raad verstrekt worden (op basis van een door de nieuwe raad vastgestelde verordening). De herindelingsverkiezingen zijn dan in november van het jaar daarvóór geweest.
Artikel 7. Besteding financiële bijdrage
De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffier dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en daarom niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en/of eigen bijdrage van fractieleden.
Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.
Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage
De bijdrage kan op twee verschillende manieren, naar keuze van de betreffende fractie, worden verstrekt: hetzij als voorschot (het maximale voor het betreffende kalenderjaar voor de fractie beschikbare bedrag ineens), hetzij op declaratiebasis (het maximale voor het betreffende kalenderjaar voor de fractie beschikbare bedrag ineens, of in gedeelten). In een verkiezingsjaar worden de bijdragen in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.
De regeling heeft tot gevolg dat fracties die geheel verdwijnen nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor nieuwe fracties gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is bijna niet te vermijden.
Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
Bij splitsing van een fractie zal de voor de oorspronkelijke fractie berekende maximale bijdrage verdeeld moeten worden over de betrokken fracties. Verder zullen een al eerder verstrekte voorschot en al eerder verstrekte bijdragen direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou na het kalenderjaar alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
Artikel 10. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage
De verantwoording van de fracties c.q. van de griffier vindt plaats aan de raad, waardoor er desgewenst in alle openheid kan worden gesproken over de besteding. Uit de verantwoording kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.