Instructie voor de secretaris Reimerswaal 2019

Artikel 1. Algemene ondersteuning

1. De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

2. De secretaris is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet. Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke

Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders

1. De secretaris draagt zorg voor:

a. een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

b. de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van burgemeester en wethouders;

c. een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders;

d. een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;

e. het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

2. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

Artikel 3. Ondersteuning burgemeester

1. De secretaris staat de burgemeester terzijde.

2. De secretaris bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3. Voorts is de secretaris de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Artikel 4. Algemeen directeur

1. De secretaris is tevens algemeen directeur.

2. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, voert de secretaris regelmatig overleg met de adjunct-secretaris alsmede met de overige leidinggevenden van de ambtelijke organisatie.

3. De secretaris is voorzitter van het overleg met leidinggevenden.

4. De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. De secretaris doet, in overleg met de adjunct-secretaris en de overige leidinggevenden, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

5. De secretaris kan in overleg met de adjunct-secretaris en de overige leidinggevenden procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Artikel 5. Leiding ambtelijk organisatie

1. Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de leidinggevenden, heeft de secretaris in de hoedanigheid van algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid voor:

a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

b. het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

c. de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de verschillende organisatieonderdelen;

d. de kwaliteit van de leidinggevenden en de organisatie van het ambtelijk apparaat.

2. De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de afdelingshoofden, een goede samenwerking en samenhang tussen de afdelingen.

3. De voorzitter van het college en/of de portefeuillehouder Personeel & Organisatie houdt namens het college functionerings- en beoordelingsgesprekken met de secretaris.

Artikel 6. Samenwerking en samenhang

1. De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

2. De secretaris doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan leidinggevenden om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 7. Secretaris als bestuurder

De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

Artikel 8. Overleg met de griffier

De gemeentesecretaris voert periodiek overleg met de griffier, onder andere in het reguliere driehoeksoverleg met de burgemeester.

Artikel 9. Verhindering en vervanging

1. Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders en de burgemeester.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen door de adjunct-secretaris..

Artikel 10. Slotbepalingen

1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover nodig in overleg met burgemeester en wethouders of de burgemeester.

2. Deze instructie treedt in werking op 1 oktober 2019.

3. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris gemeente Reimerswaal 2019.