Organisatie | Zutphen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van de raad van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over het verloop van de vergaderingen en andere werkzaamheden van het Forum en de raad van de gemeente Zutphen (Reglement van Orde gemeenteraad gemeente Zutphen 2019) |
Citeertitel | Reglement van Orde gemeenteraad gemeente Zutphen 2019 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Dit reglement vervangt het Reglement van Orde van de gemeenteraad Zutphen 2013.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-10-2019 | 01-09-2019 | Nieuwe regeling | 23-09-2019 | 2019-0083 |
De raad van de gemeente Zutphen,
gelezen het voorstel van het Presidium van 9 september 2019;
gelet op artikel 16 van de Gemeentewet;
Reglement van de raad van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over het verloop van de vergaderingen en andere werkzaamheden van het Forum en de raad van de gemeente Zutphen (Reglement van Orde gemeenteraad gemeente Zutphen 2019).
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Afdeling 2 De raad en zijn organen
Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie uiterlijk in de eerste vergadering van de raad in zijn nieuwe samenstelling aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad wil voeren.
Indien en voor zover in een verordening gesproken wordt over commissieleden, zijn de betreffende bepalingen zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op Forumleden, waarbij een uitzondering geldt voor de hoogte van de vaste vergoeding voor Forumleden. Naast deze vaste vergoeding voor Forumleden, kunnen ze alleen aanspraak maken op vergoedingen voor zware commissies als bedoeld in de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Zutphen 2019.
Artikel 1:8 De Agendacommissie
De Agendacommissie streeft naar consensus bij het uitoefenen van zijn taak. In voorkomende gevallen waarin geen consensus wordt bereikt, stuurt de Agendacommissie een bericht aan alle fractievoorzitters met de bij meerderheid gekozen oplossing. Wanneer fractievoorzitters deze oplossing willen corrigeren kunnen ze tot 12.00 uur op de dag na de bijeenkomst van de Agendacommissie schriftelijk reageren. Wanneer daarbij een meerderheid in de raad voor aanpassing blijkt, wordt deze doorgevoerd.
Artikel 1:9 Ondersteuning bij vorming nieuw college
Na verkiezingen voor een nieuwe gemeenteraad krijgt de grootste partij desgewenst door de gemeentesecretaris hiertoe beschikbaar gestelde ambtelijke ondersteuning bij de vorming van een nieuw college. Deze ondersteuning eindigt wanneer het nieuwe college is gevormd, wanneer de grootste partij kenbaar heeft gemaakt dat zijn pogingen tot het vormen van een nieuw college worden gestaakt, of wanneer het Presidium heeft besloten dat een ander proces tot collegevorming moet worden ondersteund.
Artikel 1:10 Benoeming wethouders
Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt of de benoeming van de kandidaat-wethouder voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid van de Gemeentewet en kan van de kandidaat-wethouder een verklaring omtrent het gedrag vragen als bedoeld in artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens.
De burgemeester kan al dan niet op verzoek van de raad voor de aanvang van iedere ambtstermijn opdracht geven om de kandidaat-wethouders aan een risicoanalyse integriteit te onderwerpen. De burgemeester brengt over het eindresultaat daarvan verslag uit aan de raad. Het rapport van de risicoanalyse en de eindconclusie zijn niet openbaar.
Afdeling 1 Aard, samenstelling en taken van Forumvergaderingen
Artikel 2:5 Nadere regels voor beeldvormende Forumvergaderingen
Burgers, belanghebbenden die niet zijn uitgenodigd, kunnen zich tot 16.00 uur op de vergaderdag aanmelden met het verzoek om aan een beeldvormende vergadering deel mogen te nemen. De voorzitter spant zich in om personen die zich zelf hebben aangemeld als deelnemer zo goed mogelijk tot hun recht te laten komen in de vergadering. Zij houden zich daarbij aan de vergaderorde die de Forumvoorzitter hanteert.
Artikel 2:10 Aanwezigheid van het college
De leden van het college en de burgemeester kunnen aan de beraadslagingen deelnemen als het voorstel of onderwerp van het college afkomstig is. Op uitnodiging van het Presidium, de Agendacommissie of de Forumvoorzitter kan een lid van het college of de burgemeester ook aan andere beraadslagingen deelnemen.
Afdeling 2 Voorbereiding en orde van de Forumvergaderingen
De griffie stuurt namens de Agendacommissie ten minste vijf dagen voor een Forum een oproep aan alle raadsleden en Forumleden, onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de Forumvergaderingen.
Tegelijkertijd met de schriftelijke oproep voor het betreffende Forum worden de agenda en daarbij behorende stukken op de website ontsloten.
Artikel 2:13 Openbare kennisgeving
De vergaderingen worden door plaatsing op de website ter openbare kennis gebracht. De agenda’s worden op het gemeentehuis fysiek beschikbaar gesteld. Op de website wordt ook de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht toegelicht.
Artikel 2:15 Spreekregels in vergaderingen
Een deelnemer, de burgemeester en leden van het college of ambtelijke ondersteuners die namens hen het woord voeren spreken vanaf hun zitplaats of van de spreekplaats en richten zich tot de Forumvoorzitter.
Artikel 2:16 Vergaderprocedure
Voorafgaand aan de bespreking vormt de Forumvoorzitter zich een beeld van de door de deelnemers te leveren inbreng en geeft hij aan hoe hij de bespreking wil laten verlopen.
Artikel 2:18 Handhaving orde; schorsing
Als een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de Forumvoorzitter tot de orde geroepen. Als de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de Forumvoorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
Artikel 2:20 Verslaglegging van Forumvergaderingen
De verslaglegging van Forumvergaderingen kan, onder verantwoordelijkheid en zorg van de Forumgriffier, aan een notulist worden opgedragen en bevat ten minste de namen van de Forumvoorzitter, de deelnemers aan de Forumvergadering, de Forumgriffier, de notulist, de griffier, de burgemeester en leden van het college, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben en het advies over het gewenste vervolg.
De deelnemers aan het Forum, de Forumvoorzitter, de burgemeester, de leden van het college en de personen die verder het woord hebben gevoerd, hebben het recht om per e-mail een concreet en inpasbaar tekstvoorstel tot wijziging van het verslag ten aanzien van hun eigen inbreng te doen, als dit onjuistheden of onduidelijkheden bevat. Dit geschiedt per e-mail, uiterlijk de donderdag vóór het volgende Forum.
Op de vrijdag vóór het volgende Forum wordt het verslag, nadat dit is aangepast naar aanleiding van de ontvangen wijzigingsvoorstellen, gepubliceerd op de gemeentelijke website.
Afdeling 3 Besloten Forumvergaderingen en geheimhouding
Artikel 2:21 Besloten Forumvergadering
Bij een besloten Forumvergadering kunnen slechts aanwezig zijn de Forumvoorzitter, de Forumgriffier, de notulist, raadsleden, Forumleden die de geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend, de burgemeester, de leden van het college, de griffier alsmede ambtelijke adviseurs voor zover de Forumvoorzitter hun daartoe toestemming geeft.
Artikel 2:22 Verslaglegging besloten Forumvergadering
De verslaglegging van een besloten (deel van een) Forumvergadering vindt plaats in een apart (deel-) verslag en wordt bij de griffie ter inzage gelegd voor raadsleden, Forumleden die de geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend en voor de overige personen die in de besloten vergadering aanwezig waren of mochten zijn.
Hoofdstuk 3 De raadsvergaderingen
Afdeling 1 Tijdstip van vergaderen; voorbereidingen
Artikel 3:2 Vergaderfrequentie en plaats
De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of plaats aanwijzen om te vergaderen. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg in het Presidium.
Artikel 3:5 Publicatie van stukken
Vergaderstukken behorend bij de agenda worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder via de website ontsloten. Als na het verzenden van de oproep aanvullende stukken via de website worden ontsloten, wordt hiervan mededeling gedaan aan de raadsleden en wordt dit zo mogelijk ter openbare kennis gebracht.
Afdeling 2 Orde van de vergadering
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder raadslid onmiddellijk de presentielijst, waarop de raadsleden in genummerde volgorde zijn vermeld. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de griffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel 3:11 Primus bij hoofdelijke stemming
Voorafgaand aan de vergadering wordt door de voorzitter via loting een volgnummer getrokken. Bij het raadslid met het corresponderende nummer op de presentielijst begint een eventuele hoofdelijke stemming. De voorzitter deelt bij de opening van de vergadering mee welk volgnummer is geloot en met welk raadslid dit nummer correspondeert.
Artikel 3:15 Ingekomen stukken
Bij de raad ingekomen stukken worden door het Presidium voorzien van een afdoeningsadvies en op een lijst geplaatst die ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd.
Artikel 3:19 Handhaving orde; schorsing
Als een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Als de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
Op verzoek van een raadslid of op voorstel van de voorzitter kan de raad besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen, teneinde leden van het college of de raadsleden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.
Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag toelichten.
Artikel 3:24 Algemene bepalingen over stemming
Als door een of meer raadsleden hoofdelijke stemming wordt gevraagd vindt deze plaats. De voorzitter (of de griffier) noemt de namen van de raadsleden achtereenvolgens op om ze hun stem te laten uit te brengen. De stemming begint bij het raadslid dat hiertoe bij loting is aangewezen, waarna de presentielijst verder wordt gevolgd.
Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.
Artikel 3:26 Stemming over personen
Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal raadsleden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn, worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.
Afdeling 4 Rechten van de raadsleden
Artikel 3:31 Voorstellen van orde
Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde over de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over.
Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, tenminste 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd, alsmede de te stellen vragen.
De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de leden van het college. Bij de vaststelling van de agenda van de eerstvolgende vergadering na indiening van het verzoek wordt het verzoek in stemming gebracht. De raad bepaalt op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie wordt gehouden.
Artikel 3:35 Schriftelijke vragen aan het college en de burgemeester
Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, maar in ieder geval binnen dertig dagen, nadat de vragen zijn binnengekomen. Mondelinge beantwoording vindt zo mogelijk plaats in de eerstvolgende raadsvergadering. Als beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt het college de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden.
Afdeling 5 Voorjaarsnota, begroting en rekening
Artikel 3:39 Procedure voorjaarsnota en begroting
Met inachtneming van het bepaalde in de Gemeentewet stelt het Presidium de procedure van voorbereiding, onderzoek, behandeling en vaststelling van de Voorjaarsnota en de Begroting vast.
Afdeling 6 Lidmaatschap van andere organisaties
Artikel 3:42 Verslag; verantwoording
Een raadslid, een lid van het college, de burgemeester of de secretaris, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht (om in aansluiting op de behandeling van de lijst van ingekomen stukken òf voor het sluiten van de vergadering) verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn. Door de raad gewenste bespreking van dit verslag kan de voorzitter verwijzen naar het Forum.
Afdeling 7 Besloten vergadering
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Voor de afloop van een besloten vergadering beslist de raad overeenkomstig artikel 25, eerste lid van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
Artikel 3:46 Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid van de Gemeentewet van plan is de geheimhouding op te heffen wordt, als daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.
Artikel 4:2 Intrekking oude regeling
Het Reglement van Orde van de gemeenteraad Zutphen 2013, zoals vastgesteld bij besluit van 17 december 2012, wordt ingetrokken.
Aldus besloten in de openbare vergadering van
de raad van de gemeente Zutphen,
gehouden op: 23 september 2019
De voorzitter, de griffier,
Toelichting op Reglement van Orde 2019
Het Reglement van Orde is opgesteld naar aanleiding van de per 1 augustus 2006 ingevoerde werkwijze van de raad van de gemeente Zutphen. Zoals bij iedere gemeente kent ook deze werkwijze een aanpak met een voorbereidende en een besluitvormende fase. Daarnaast biedt de werkwijze ruimte voor overleg en het uitwisselen van informatie met het college alsmede het geven van advies aan het college.
Het Reglement van Orde bestaat uit vier hoofdstukken, namelijk
Nadat in 2006 ervaringen met de ingevoerde werkwijze waren opgedaan heeft in 2007 een eerste actualisatie van het Reglement plaatsgevonden. In 2013 heeft een tweede actualisatie van het Reglement van Orde plaatsgevonden.
In de afgelopen periode is op verschillende gebieden geëxperimenteerd, waarna een evaluatie heeft plaatsgevonden. In de actualisatie van 2019 worden de nu gewenste aanpassingen doorgevoerd en daarbij zijn ook andere benodigde aanpassingen en verduidelijkingen meegenomen. Deels wordt ook al geanticipeerd op komende ontwikkelingen zoals de overstap van schriftelijke verslaglegging op videobeelden.
HOOFDSTUK 1 - ALGEMENE BEPALINGEN
Afdeling 1 - Begripsomschrijvingen
Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen
Een aantal termen en begrippen dat in de verordening voorkomt wordt hier gedefinieerd.
Afdeling 2 - De raad en zijn organen
Het begrip ‘organen’ moet hier in ruime zin worden opgevat, namelijk de te onderscheiden personen en groepen. Het betreft niet noodzakelijk bestuursorganen in de zin van de Awb.
Artikel 1:2 Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging en 1:3 Fracties
Wanneer zich een situatie als omschreven in artikel 1:3 lid 3 onder a. voordoet blijft de indeling van de raadzaal ongewijzigd totdat de voorzitter ex artikel 3:8 de indeling wijzigt.
Deze artikelen zijn verder gebaseerd op de Kieswet en de Gemeentewet. Ze zijn ontleend aan de modelverordening van de VNG.
Forumleden zijn door de raad benoemde personen. In Zutphen draaien de Forumleden zoveel mogelijk mee in het raadswerk, mits zij een verklaring van geheimhouding ondertekenen. Zij worden dan ook op veel plaatsen in het Reglement van Orde genoemd. Zij zijn echter geen raadslid, en kunnen dus ook niet deelnemen aan de raadsvergaderingen.
Lid 7 van dit artikel is opgenomen voor situaties dat in een verordening gesproken wordt over commissieleden en waar in de Zutphense situatie Forumleden wordt bedoeld. Commissieleden en Forumleden worden zo veel mogelijk gelijkgesteld, met uitzondering van de financiële vergoedingen, omdat daarvoor een aparte regeling is getroffen. In het in 2019 in werking getreden nieuwe Besluit rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers is onder andere geregeld dat raadsleden die deelnemen aan bijzondere commissies een (verplichte) extra vergoeding ontvangen. In het oude Reglement van Orde werden Forumleden uitgesloten van bepalingen in het rechtspositiebesluit, wanneer het aanvullende financiële vergoedingen betrof. In het nu gewijzigde Reglement is deze uitsluiting niet langer het geval. Nu is het mogelijk geworden, als de gemeenteraad dat wenst, om te regelen dat naast raadsleden ook Forumleden een financiële vergoeding ontvangen voor hun deelname aan zware commissies.
Artikel 1:5 De voorzitter van de raad
De burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 9 van de Gemeentewet schrijft dit dwingend voor. In het gewijzigde artikel 77 eerste lid, Gemeentewet, is bepaald dat het oudste raadslid in anciënniteit het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemend voorzitter.
De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.
De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen.
In verband met artikel 22 Gemeentewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.
Artikel 1:7 Het Presidium en 1:8 De Agendacommissie
Deze artikelen geven de samenstelling, de aard en de taak van het Presidium en van de Agendacommissie aan. De taken van het Presidium zijn limitatief opgesomd. De in de voorgaande versie van dit regelement opgenomen passage dat gewerkt werd met een gewogen stem is vervallen, omdat dit volgens de Gemeentewet niet is toegestaan. Extra ruimte is nu wel gecreëerd om anderen uit te nodigen in deze vergadering. Eerder was dit beperkt tot de gemeentesecretaris, maar de praktijk heeft geleerd dat het handig kan zijn om ook anderen uit te kunnen nodigen.
Het Presidium en de Agendacommissie hebben geen rol in de inhoudelijke besluitvorming van de raad of de inhoudelijke voorbereiding daarvan. Dat verdraagt zich niet met het besloten karakter. Het Presidium vergadert in beslotenheid. De te bespreken onderwerpen bestaan voor een deel uit vaste agendapunten. Beslotenheid biedt voor de griffie de ruimte om vanuit de ambtelijke rol al dan niet gevraagde adviezen te kunnen geven op voor de raad relevante zaken. Bespreking van dergelijke adviezen in de openbaarheid kan politiek gevoelig zijn en tast de veiligheid van het functioneren van de griffie aan. Beslotenheid biedt ook de ruimte voor reflectie en de gelegenheid om over schaduwen heen te stappen.
Ook de agendacommissie vergadert in beslotenheid. Hier geldt ook dat beslotenheid de mogelijkheid biedt om op- en aanmerkingen te maken en te adviseren over zaken aangaande vergaderingen en stukken.
Artikel 1:9 Ondersteuning bij vorming nieuw college, en artikel 1:10 Benoeming wethouders
Deze twee artikelen geven de ondersteuning weer bij de vorming van een nieuw college en de procedure van het benoemen van wethouders aan.
Afdeling 4 - Forum- en raadsvergaderingen
Artikel 1:11 Forum- en Raadsvergadering
Dit artikel vormt de kern van de werkzaamheden die in het Forum en de raad worden gedaan, namelijk het ‘voorbereiden’ respectievelijk het ‘nemen’ van beslissingen. Het voorbereiden gebeurt in het Forum, het nemen van de beslissing in de raad. Maar volgens lid 2 van artikel 1:11 kan de raad altijd beslissen om ook de voorbereiding van een beslissing in de raad te laten plaatsvinden.
De voorbereiding van beslissingen door het Forum wordt in hoofdstuk 2 uitgewerkt. Het nemen van beslissingen door de raad wordt in hoofdstuk 3 uitgewerkt.
Met opzet wordt er gesproken van ‘beslissingen’. Het begrip ‘besluit’ heeft een specifiekere betekenis, die daaraan door de Algemene wet bestuursrecht (artikel 1:3, lid 1) wordt toegekend.
Artikel 1:12 Vergaderfrequentie en plaats, en artikel 1:13 Organisatie van Forum- en raadsvergaderingen
In deze artikelen wordt geregeld dat vergaderingen van Forum en raad op de maandagavond plaatsvinden en geeft de ruimte voor bespreking van omvangrijke onderwerpen op speciaal hiertoe in te roosteren donderdagen.
De griffie is belast met de praktische organisatie. Het college is in de regel belast met het verzorgen van de inhoudelijke vergaderstukken.
Afdeling 5 - Aanwezigen en pers
Artikel 1:14 Toehoorders en pers in vergaderingen, artikel 1:15 Geluid en beeldregistraties, artikel 1:16 Gebruik mobiele apparatuur
Deze artikelen betreffen vrij gebruikelijke ordemaatregelen.
Afdeling 1 - Aard, samenstelling en taken van Forumvergaderingen
Dit artikel regelt in kort bestek het bestaan van het Forum en de soorten Forumvergaderingen die mogelijk zijn. Het is de bedoeling dat iedereen precies weet waar hij qua tijdstippen en aard van de vergadering aan toe is. Forumvergaderingen zijn dan ook strak in de tijd gepland. Ze kunnen en mogen niet uitlopen. Ter bewaking daarvan klinkt een geluidssignaal. Zodra de tijd om is - overigens ongeacht of het signaal ook daadwerkelijk heeft geklonken - wordt de vergadering gesloten. Als de taak van de vergadering nog niet was afgerond, dan zal er in een volgend Forum een vervolg moeten plaatsvinden.
Artikel 2:2 Taken van de Forumvergadering
De taken van het Forum zijn limitatief opgesomd. Hierbij is aansluiting gezocht bij de taken van raadscommissies zoals bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet. De algemene taak van het Forum staat in lid 4, namelijk het voorbereiden van de besluitvorming in de raadsvergadering. Dat kan door het uitbrengen van advies over voorstellen, moties, amendementen. Ook het voeren van overleg met het college behoort tot de taak van het Forum. De taken van het zogenoemde Technisch Blok (artikel 2:6) worden geacht te vallen onder de noemer ‘voorbereiden van de raadsvergadering’.
Artikel 2:3 De planning en agendering van Forumvergaderingen
Deze artikelen regelen in praktische zin de organisatie, de frequentie en de samenstelling van Forumvergaderingen. De Agendacommissie bepaalt de planning van de vergaderingen in het Forum. Het Presidium bepaalt de onderwerpen van Forumspecials. Wijziging van onderwerp of tijdstip is niet mogelijk, maar wel kan van vergaderlocatie worden gewijzigd als bijvoorbeeld veel publiek wordt verwacht en een grotere vergaderruimte wordt ingezet.
Artikel 2:4 Diverse typen Forumvergaderingen
In dit artikel wordt bepaald, dat er verschillende typen Forumvergaderingen mogelijk zijn, namelijk beeldvormende, oordeelsvormende, adviserende, informerende en technisch blok vergaderingen, alsmede presentaties.
Artikel 2:5 Nadere regels voor beeldvormende Forumvergaderingen
Voor een beeldvormende Forumvergadering gelden enkele aparte regels. Het doel van de beeldvormende vergadering is informatieverzameling door de raadsfracties. De fracties mogen in dit stadium nog geen oordeel geven over het onderwerp dat aan de orde is.
Burgers hebben een laagdrempelige mogelijkheid om hun inbreng te hebben, want zij kunnen deelnemen aan de vergadering, mits zij zich voor 16:00 uur hebben aangemeld en mits zij zich houden aan de aanwijzingen van de voorzitter. Ook het college kan, bestuurlijk dan wel ambtelijk, aan de beeldvormende vergadering deelnemen.
Artikel 2:6 Nadere beschrijving van het Technisch Blok in het Forum
In principe vindt iedere reguliere vergadercyclus een speciale Forumvergadering plaats onder de titel ‘Technisch Blok’ plaats. Deze bijeenkomst wordt gebruikt om allerlei specifieke handelingen mogelijk te maken.
Artikel 2:7 De voorzitters van het Forumvergaderingen, artikel 2:8 Aanwezigheid van de Forumgriffier en de griffier, artikel 2:9 Deelname van de fracties aan de Forumvergadering en artikel 2:10 Aanwezigheid van het college
Deze artikelen geven voorschriften over het Forumvoorzitterschap, inclusief de taken van de Forumvoorzitter en regelen de aanwezigheid van de Forumgriffiers, de griffier, de fracties en het college.
De griffier bepaalt -en voorzover het gaat om niet griffiepersoneel, de griffier en secretaris in overleg bepalen- welke ambtenaren fungeren als Forumgriffier. Hetzelfde geldt voor de functie van notulist, tenzij dit een extern in te huren notuleerdienst betreft.
Belangrijk is dat er één lid vanuit elke fractie - dat mag dus ook een Forumlid zijn - aanwezig is in een Forumvergadering, die namens de fractie spreekt. Een uitzondering hierop is echter mogelijk. Bij het Technisch Blok mogen bijvoorbeeld standaard twee deelnemers per fractie aan tafel plaatsnemen.
Het college kan zich in de vergaderingen ambtelijk laten ondersteunen door de gemeentesecretaris of andere ambtenaren.
Afdeling 2 - Voorbereiding en orde van de Forumvergaderingen
Artikel 2:11 Oproep en agenda, artikel 2:12 Beschikbaarheid vergaderstukken, en artikel 2:13 Openbare kennisgeving
Deze artikelen geven regels voor de voorbereiding van Forumvergaderingen. Ze spreken voor zichzelf.
Artikel 2:12 lid 2 kan wellicht vragen oproepen. De inzage van geheime stukken ter griffie, kan gebeuren door personen die op grond van artikel 2:21 lid 2 bevoegd zijn om een besloten Forumvergadering bij te wonen, dus ongeacht of ze aanwezig zullen zijn. Dat zijn dus alle raadsleden en alle Forumleden, voor zover deze laatsten een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.
Artikel 2:14 Opening vergadering; quorum, artikel 2:15 Spreekregels in vergaderingen, artikel 2:16 Vergaderprocedure, artikel 2:17 Voorstellen van orde in Forumvergaderingen, artikel 2:18 Handhaving orde; schorsing, artikel 2:19 Spreekrecht burgers en belanghebbenden in Forumvergaderingen, artikel 2:20 Verslaglegging van Forumvergaderingen
Deze artikelen regelen de orde van Forumvergaderingen.
De artikelen 2:15, 2:16 en 2:17 regelen dat de voorzitter een voorstel voor de wijze van bespreking kan doen in de vergadering. Het vaste stramien van twee termijnen is losgelaten. Wanneer deelnemers zich niet in de voorgestelde procedure kunnen vinden, opent artikel 2:17 de mogelijkheid de voorgestelde wijze van bespreken aan te passen.
Een belangrijk artikel is artikel 2:19, waarin het spreekrecht voor burgers en belanghebbenden wordt geregeld. Voor alle spreekrecht geldt dat burgers en belanghebbenden - die ook van buiten Zutphen afkomstig kunnen zijn - hun zienswijze kunnen geven en hun belang kunnen behartigen. Uitzonderingen hierop staan in lid 7 en lid 10.
De verslaglegging van de verschillende Forumvergaderingen en presentaties is eveneens verschillend. Een en ander is in artikel 2:20 geregeld. Omdat steeds vaker anderen dan volksvertegenwoordigers en collegeleden en het woord voeren is ervoor gekozen het vastleggen van hun inbreng te scharen onder ‘overige personen die het woord hebben gevoerd’.
De vaststelling van het Forumverslag, dat één samengesteld verslag van alle Forumvergaderingen is, gebeurt in het Technisch Blok.
Afdeling 3 - Besloten Forumvergaderingen en geheimhouding
Artikel 2:21 Besloten Forumvergadering, artikel 2:22 Verslaglegging besloten Forumvergadering, artikel 2:23 Geheimhouding na een besloten Forumvergadering, artikel 2:24 Opheffing geheimhouding door de raad
Het onderwerp ‘besloten vergaderen’ en ‘geheimhouding’ is op zich tamelijk gecompliceerd. De algemene verplichting tot geheimhouding is vastgelegd in artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Verder geeft de Gemeentewet hiervoor regels, die echter uitgaan van de raad en van raadscommissies.
Lastig wordt het dus, omdat onze gemeente geen commissies meer kent. De voorschriften voor geheimhouding in het Forum zijn analoog aan die van raadscommissies. Artikel 2:23, lid 3 verklaart de betreffende bepalingen uit de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.
Samengevat kan er een besloten (deel van een) Forumvergadering worden gehouden, waarin geheimhouding kan worden opgelegd aan de aanwezigen. In een dergelijke besloten vergadering kunnen in ieder geval de Forumvoorzitter, de Forumgriffier, de notulist, de raadsleden aanwezig zijn. De voorzitter en griffier van de raad kunnen als toehoorder aanwezig zijn. Voorzover de Gemeentewet zich daartegen niet verzet, kunnen Forumleden, die de geheimhoudingsverklaring als bedoeld in 1:4 hebben ondertekend aanwezig zijn. Ook de leden van het college en hun ambtelijke ondersteuners kunnen aanwezig zijn voorzover de Forumvoorzitter hen daartoe toestemming geeft.
Raadsleden en Forumleden die de geheimhoudingsverklaring als bedoeld in artikel 1:4 hebben ondertekend mogen kennis nemen van het verslag van besloten Forumvergaderingen voorzover de Gemeentewet zich daartegen niet verzet. Verslag van besloten Forumvergaderingen worden vastgesteld in een besloten Technisch Blok. Ook kan het verslag worden vastgesteld in een openbare Forumvergadering, mits geen van de leden er het woord over vraagt.
Artikel 2:24 regelt dat door een Forumvergadering opgelegde geheimhouding omtrent de inhoud van aldaar als vertrouwelijk aangemerkte stukken of omtrent hetgeen in die vergadering is behandeld door een Forumvergadering of door de raad kan worden opgeheven. Dit artikel maakt het mogelijk voor de raad om iets te vinden ten aanzien van door een Forumvergadering opgelegde geheimhouding. Nu de Forum- en raadsvergaderingen niet meer op één avond plaatsvinden, biedt dit artikel toch de mogelijkheid voor de raad om iets van de opgelegde geheimhouding te vinden.
Geheimhouding kan op grond van de Gemeentewet altijd worden opgeheven door de raad. Door de raad opgelegde of bekrachtigde geheimhouding inzake vertrouwelijke stukken of het besprokene kan uiteraard niet door het Forum worden opgeheven.
Wie de geheimhouding schendt, kan vervolgd worden op basis van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.
HOOFDSTUK 3 - DE RAADSVERGADERINGEN
Zowel de artikelen van dit hoofdstuk als de toelichtingen daarop zijn voor een belangrijk deel ontleend aan de modelverordening van de VNG.
Afdeling 1 - Tijdstip van vergaderen; voorbereidingen
Raadsleden horen op tijd op de hoogte te worden gebracht van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Tegelijkertijd worden ook de voorlopige agenda en de stukken ontsloten via de gemeentelijke website.
Artikel 3:2 Vergaderfrequentie en plaats
Voor het vergadersysteem van de raad zijn de vergaderavonden in artikel 1:12 voor het Forum en de raad vastgelegd. De voorzitter is op volgens dit artikel bevoegd om hierop in bijzondere gevallen uitzonderingen te maken.
De Agendacommissie bepaalt hoe de agenda’s eruit komen te zien. Dit is echter een voorlopige vaststelling van de raadsagenda, want de raad stelt deze in zijn vergadering pas definitief vast.
In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim een week voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteit van de dag. Het tweede lid maakt het mogelijk dat In een dergelijke situatie de voorzitter na het verzenden van de oproep zo nodig een aanvullende voorlopige raadsagenda kan opstellen. Dit kan echter niet tot op het laatste moment, maar tot uiterlijk twee dagen voor de aanvang van de vergadering. Het gaat hierbij om situaties waarbij in redelijkheid het Presidium niet meer gekend kan worden en er grote belangen zijn en er stukken aan de voorlopige agenda worden toegevoegd. De raad kan bij het vaststellen van de agenda bepalen of dit wordt overgenomen.
Raadsleden kunnen bij het vaststellen van de agenda een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren of de volgorde van behandeling van de agendapunten te wijzigen.
Als de raad niet voldoende op de hoogte is van de inhoud en strekking van een onderwerp dan is het niet verantwoord dat de raad zich op hoofdlijnen over dit onderwerp uitspreekt. In een dergelijk geval heeft de raad de mogelijkheid, om het onderwerp naar een Forumvergadering te verwijzen of aan het college nadere inlichtingen of advies te vragen.
Artikel 3:4 De portefeuillehouder
Dit artikel voorziet in de mogelijkheid dat portefeuillehouders en gemeentesecretaris door de raad worden uitgenodigd om ter vergadering aanwezig te zijn en door de voorzitter worden uitgenodigd aan de beraadslagingen deel te nemen. Dit laat onverlet dat voor hen een doorlopende uitnodiging geldt.
Artikel 3:5 Publicatie van stukken
In dit artikel gaat het enerzijds om de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan vaak in de raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota's, etc.) en anderzijds om geheime stukken.
Artikel 3:6 Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij gemeente brede ontwikkelingen.
Afdeling 2 - Orde van de vergadering
De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 3:9 Opening van de vergadering; quorum
De vergadering kan beginnen, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend. Artikel 20 van de Gemeentewet voorziet in een procedure voor een tweede vergadering indien het vereiste aantal leden niet op komt dagen.
Artikel 3:10 Vaststelling van de agenda
In dit artikel wordt nog eens expliciet vastgelegd, dat de raad bij aanvang van de vergadering elke wijziging in de agenda kan aanbrengen die hij nodig oordeelt. Dit gebeurt uiteraard bij meerderheid van stemmen.
Verder wordt vastgelegd dat de voorzitter na 23.00 uur een ordevoorstel doet over de verdere afhandeling van de agenda.
Artikel 3:11 Primus bij hoofdelijke stemming
Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van hoofdelijk stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering. Deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering, ook na een eventuele schorsing.
Artikel 3:12 Vragen betreffende de actualiteit
Dit artikel stelt de regels voor het stellen van actuele vragen.
Dit artikel regelt de verslaglegging van de raadsvergadering en het opmaken en beschikbaar stellen van een wettelijk verplichte besluitenlijst. De vrijheid wordt gelaten om woordelijke verslaglegging los te laten en de mogelijkheid wordt geopend om videoverslaglegging in te zetten.
Om raadsvergadering efficiënt te laten verlopen en de tijd zoveel mogelijk te besteden aan de politiek heikele onderwerpen wordt gewerkt met hamerstukken. Daarnaast is het de insteek dat discussies uit het Forum niet in de raad worden overgedaan.
Artikel 3:15 Ingekomen stukken
Omtrent de aan de raad gerichte ingekomen stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dan dient dit op de gebruikelijke wijze, dus via het Forum, te worden voorbereid.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 3:17 Aantal spreektermijnen
Dit artikel is alleen van toepassing als vanuit het Forum is geadviseerd dat het onderwerp aldaar voldoende besproken is, maar dat er nog debat in de raad moet plaatsvinden.
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren.
Indien de raad van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp. Een dergelijke motie is doorgaans reeds aan de orde geweest in het Forum (artikel 3:30 lid 3).
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 3:19 Handhaving orde; schorsing
De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet biedt om aan dat lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft echter onverlet. Dit artikel is slechts een aanvulling op de Gemeentewet.
Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar de artikelen 1:14 tot en met 1:16 van dit reglement.
Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 3:17).
Artikel 3:21 Deelname aan de beraadslaging door overige aanwezigen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht.
Stemverklaringen moeten kort zijn en een toelichting betreffen op het stemgedrag en niet oproepen tot nieuwe reacties. Het verwoorden van een aanvullende inhoudelijke argumentatie is dus niet gepast. Ze mogen ook niet het karakter krijgen van een derde termijn om daarmee een extra gelegenheid te hebben voor een laatste reactie op de vorige spreker. Inhoudelijke inbreng hoort thuis in de twee termijnen. Stemverklaringen worden allemaal gegeven voorafgaand aan de stemming.
Deze bepaling beoogt niet meer dan vast te leggen dat ook nog een beslissing over het voorstel (indien een amendement is aangenomen, in zijn geamendeerde vorm) moet worden genomen.
Artikel 3:24 Algemene bepalingen over stemming
Indien een lid te kennen geeft hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
De regeling in het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Bij wie de stemming begint, is geregeld in artikel 3:11.
Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Dit is overigens alleen mogelijk als er een vacature is of als een lid zich van stemming heeft moeten onthouden. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.
Artikel 3:25 Stemming over amendementen en moties
Voor meer informatie over een amendement, subamendement of een motie (betekenis, indiening e.d.) wordt verwezen naar de artikelen 1:1, 3:29 en 3:30 van dit Reglement. Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond.
Bij een motie over een niet geagendeerd onderwerp (‘vreemd aan de orde van de dag’) geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing.
Artikel 3:26 Stemming over personen
De Gemeentewet geeft aan, dat over benoemingen (niet ontslag) van personen of het opstellen van een voordracht of aanbeveling schriftelijk moet worden gestemd (artikel 31 van de Gemeentewet).
Een voordracht is voor de raad bindend; de raad heeft slechts keus tussen degenen die op de voordracht zijn vermeld. Een aanbeveling is een voorstel waarvan de raad mag afwijken. Wanneer er veel benoemingen te doen zijn (bijvoorbeeld aan het begin van een nieuwe zittingsperiode) zou een gecombineerd stembiljet kunnen worden ontworpen.
In artikel 30 lid 2 van de Gemeentewet wordt bepaald dat een behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden ingeleverd.
Artikel 3:27 Herstemming over personen
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 3:28 Beslissing door het lot
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Afdeling 4 - Rechten van de raadsleden
Artikel 3:29 Amendementen en subamendementen
Leden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op een conceptbeslissing van het college of initiatiefvoorstel voorstellen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn (artikel 3:17).
Voor wat betreft de stemming over amendementen wordt verwezen naar artikel 3:25. Voorstel tot splitsing van een voorgestelde beslissing kan, indien aangenomen, meebrengen, dat één onderdeel van een besluit wel en een ander niet wordt aanvaard.
Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak door de raad. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard) of het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen. Een motie betreft dus niet een besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken, of zelfs door de raad ontslagen worden (artikel 49 Gemeentewet).
Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt, dat over een motie een apart besluit wordt genomen.
Elke motie ‘vreemd aan de orde van de dag’ wordt als regel in een Forumvergadering voorbereid, alvorens de raad erover besluit. De raad kan besluiten om de motie te behandelen in dezelfde vergadering waarin zij is ingediend.
Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp in de raad geldt, dat deze kan worden aangekondigd in de Forumvergadering waarin het onderwerp aan de orde is. Daar kan zij ook in voorbereidende zin worden besproken. Behandeling van een motie in de raad vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp, waarop de motie betrekking heeft.
De stemming over een motie van wantrouwen dient op grond van artikel 31 van de Gemeentewet geheim te verlopen. Bij een motie van wantrouwen moet de raad expliciet besluiten dat dit agendapunt aan de agenda wordt toegevoegd.
Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen de in artikel 3:32 geregelde initiatiefvoorstellen.
Artikel 3:31 Voorstellen van orde
De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad.
Artikel 3:32 Initiatiefvoorstellen
Het behoort tot de taak van het college om aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing doen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.
Een voorstel voor een ontwerpverordening moet de raad in behandeling nemen. Voor andere initiatiefvoorstellen is geen verplichte behandeling voorgeschreven. Dit betekent dat de raad (aanvullende) voorwaarden kan stellen aan het in behandeling nemen van een ander initiatiefvoorstel.
Een initiatief raadsvoorstel volgt dezelfde behandelwijze als voorstellen die afkomstig zijn van het college. Dit uiteraard voor zover de raad niet anders besluit. Lid 3 geeft invulling aan de wettelijke verplichting om het college de gelegenheid te geven wensen en bedenkingen kenbaar te maken alvorens de raad besluit. Deze gelegenheid geven betekent niet dat besluitvorming door de raad moet uitblijven zolang er geen reactie is ontvangen vanuit het college. Na verloop van de bepaalde redelijke termijn van drie weken kan de raad een besluit nemen.
Artikel 3:33 Voorstellen vanuit het college
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Dit artikel stelt nadere regels zoals bedoeld in artikel 155 van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet-geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.
Artikel 3:35 Schriftelijke vragen aan het college en de burgemeester
Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking.
In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan het college of de burgemeester. Indien de vragensteller van mening is, dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 3:38 In ontvangst nemen van petities
Het recht van petitie is een grondrecht, dat in artikel 5 van de Grondwet is vastgelegd. Dit artikel geeft daarop een gemeentelijke variant. Een petitie kan in de raadsvergadering in ontvangst worden genomen door de aangegeven personen.
Het recht van petitie gaat overigens niet zover, dat de gemeente ook verplicht is om iets met een aangeboden petitie te doen, tenzij deze moet worden beschouwd als een ‘klacht’ in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. Die moet wel in behandeling worden genomen.
Afdeling 5 - Voorjaarsnota, begroting en rekening
Artikelen 3:39 Procedure Voorjaarsnota en begroting, en artikel 3:41 Procedure jaarrekening
Deze artikelen behoeven geen toelichting. De desbetreffende procedure kan óf jaarlijks óf in zijn algemeenheid voor een langere periode worden bepaald.
Artikel 3:40 Planning en Controldocumenten
Om optimaal te kunnen sturen als raad, is het wenselijk dat expliciet momenten kunnen worden vastgesteld waarop p&c documenten, zoals burap’s, beschikbaar moeten zijn. Uiteraard moet dit voor de organisatie werkbaar blijven en daartoe dient afstemming te worden gezocht met het college.
Afdeling 6 - Lidmaatschap van andere organisaties
Artikel 3:42 Verslag; verantwoording
Sinds de invoering van het dualisme komt het nauwelijks meer voor dat raadsledenbestuurstaken vervullen. Dit past niet goed bij de controlerende rol van de raad. Doorgaans worden dergelijke posities vervuld door de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris.
Voor leden van de raad die in voorkomende lid zijn van een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling, is dit artikel opgenomen. Zij verrichten aldaar hun taak als leden van dat bestuur én als vertegenwoordiger van en in naam van de gemeente. Voor de wijze waarop zij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan de raad, die hen heeft aangewezen. Ook de gemeenschappelijke regeling dient over deze verantwoordingsplicht en over de informatieverstrekking aan de raad bepalingen te bevatten.
In het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging (uiteraard kan ook een ander moment worden gekozen, bijvoorbeeld in het Forum).
In het tweede lid wordt de mogelijkheid tot het stellen van schriftelijke vragen aangegeven, uit te voeren overeenkomstig de regels, daarvoor gesteld in artikel 3:35.
Het derde lid bevat de procedure voor de ter verantwoording roeping, die aansluit bij de regels voor inlichtingen (artikel 3:36).
Het is zinvol de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin de raad een of meer van zijn leden heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan privaatrechtelijke rechtspersonen en vennootschappen, zoals (een raad van commissarissen van) een NV. Hierin voorziet het vierde lid.
Afdeling 7 - Besloten vergadering
Een besloten vergadering van de raad is een officiële vergadering, waarbij de vergaderregels van het reglement van orde in acht genomen dienen te worden, voor zover de bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor ‘het sluiten van de deuren’, de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt. Het spreekt voor zich dat de voorzitter bij aanvang van een besloten vergadering mededeling doet van de reden van de beslotenheid.
In dit artikel wordt een nadere uitwerking gegeven aan artikel 23, derde lid van de Gemeentewet.
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 25 lid 1 van de Gemeentewet nodig.
Artikel 3:46 Opheffen geheimhouding
In de aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen. Dat behoeven niet noodzakelijk stukken te zijn die aan hem zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan een Forumvergadering heeft overgelegd. Het Forum kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 4:1 Uitleg reglement en artikel 4:4 Citeertitel
Deze artikelen behoeven geen toelichting.
Artikel 4:2 Intrekking oude regeling en artikel 4:3 Inwerkingtreding
Dit vernieuwde Reglement van orde treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 september 2019
Het oude Reglement, dat op 1 januari 2013 is ingegaan, wordt ingetrokken.