Hoofdstuk 2 Organisatiestructuur in hoofdlijnen
Artikel 2 Sturingsconcept
- 1.
De directie legt zijn sturingsfilosofie vast in een sturingsconcept dat door gedeputeerde staten wordt vastgesteld. Het sturingsconcept vormt het referentiekader voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.
- 2.
Het sturingsconcept hanteert onder meer de volgende uitgangspunten:
- a.
een provinciale opgave wordt vertaald in een zo concreet mogelijke doelstelling;
- b.
de inhoudelijke uitwerking van een doelstelling als bedoeld onder a vindt plaats op basis van een strategisch opgaveplan, programmaplan, projectplan of afdelingsplan;
- c.
het uitvoeren van een plan als bedoeld onder b vindt plaats door een bijbehorende organisatievorm zijnde een strategische opgave (opgaveteam), uitvoeringsprogramma (programmateam), project (projectteam) of afdeling;
- d.
voor de aansturing van de organisatievorm en uitvoering van het plan als bedoeld onder b en c wordt een ambtelijk opdrachtgever en een ambtelijk opdrachtnemer aangewezen;
- e.
een ambtelijk opdrachtnemer kan voor de uitvoering van zijn plan één of meer onderliggende opdrachten (laten) uitwerken waarop medewerkers worden ingezet.
- 3.
Het sturingsconcept als bedoeld in het eerste lid wordt nader uitgewerkt in een regeling waarin de inrichting van de ambtelijke organisatie wordt vastgelegd. Deze organisatieregeling wordt door gedeputeerde staten vastgesteld.
- 4.
De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie wordt weergegeven in een organigram en wordt tevens door gedeputeerde staten vastgesteld, waarna het onlosmakelijk deel uitmaakt van de organisatieregeling als bedoeld in het derde lid.
Artikel 3 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie is ingedeeld volgens de organisatiestructuur zoals vastgelegd in het organigram als opgenomen in bijlage 1 van deze regeling, en bestaat uit:
- a.
de secretaris/algemeen directeur;
- b.
de directeur Programma’s en projecten;
- c.
de directeur Organisatie;
- d.
- e.
- f.
Hoofdstuk 6 De poulemanager, de opgavemanager, de programmamanager, de projectmanager, de afdelingsmanager, de unitmanager en de teamcoördinator
Artikel 8 De poulemanager
- 1.
De poulemanager stuurt hiërarchisch aan de medewerkers van zijn poule.
- 2.
De poulemanager wordt door de ambtelijk opdrachtgever aangewezen als ambtelijk opdrachtnemer van een poule.
- 3.
De poulemanager levert een bijdrage aan organisatie brede vraagstukken zoals het strategisch personeelsbeleid, personeelsplanning en opleidingsbeleid in het bedrijfsvoeringsoverleg.
Artikel 9 De opgavemanager
- 1.
De opgavemanager stuurt functioneel aan de medewerkers binnen zijn opgaventeam.
- 2.
De opgavemanager wordt door de ambtelijk opdrachtgever aangewezen als ambtelijk opdrachtnemer van een strategische opgave.
- 3.
De opgavemanager maakt afspraken met de ambtelijk opdrachtgever over te leveren resultaten en legt deze vast in een opgavenplan.
Artikel 10 De programmamanager
- 1.
De programmamanager stuurt functioneel aan de medewerkers binnen zijn uitvoeringsprogramma.
- 2.
De programmamanager wordt door de ambtelijk opdrachtgever aangewezen als ambtelijk opdrachtnemer van een uitvoeringsprogramma.
- 3.
De programmamanager maakt afspraken met de ambtelijk opdrachtgever over te leveren resultaten en legt deze vast in een programmaplan.
Artikel 11 De projectmanager
- 1.
De projectmanager stuurt functioneel aan de medewerkers binnen zijn project.
- 2.
De projectmanager wordt door de ambtelijk opdrachtgever aangewezen als ambtelijk opdrachtnemer van een project.
- 3.
De projectmanager maakt afspraken met de ambtelijk opdrachtgever over te leveren resultaten en legt deze vast in een projectplan.
Artikel 12 De afdelingsmanager
- 1.
De afdelingsmanager stuurt hiërarchisch en functioneel aan een afdeling, waarbij hij tevens hiërarchisch aanstuurt de medewerkers uit zijn afdeling die worden ingezet bij opdrachten buiten de eigen afdeling.
- 2.
De afdelingsmanager wordt door de ambtelijk opdrachtgever aangewezen als ambtelijk opdrachtnemer van het jaarplan van zijn afdeling.
- 3.
De afdelingsmanager maakt afspraken met de directeur Organisatie over te leveren diensten en doelmatige uitvoering van taken vastgelegd in het afdelingsplan van zijn afdeling.
- 4.
De afdelingsmanager kan een teamcoördinator aanwijzen als bedoeld in artikel 14 als zijn afdeling meer dan 30 medewerkers telt.
Artikel 13 De unitmanager
- 1.
De unitmanager stuurt hiërarchisch en functioneel een unit aan binnen een afdeling waar units zijn gevormd, waarbij hij tevens hiërarchisch aanstuurt de medewerkers uit zijn unit die worden ingezet bij opdrachten buiten de eigen unit.
- 2.
De unitmanager maakt afspraken met de afdelingsmanager over te leveren diensten en doelmatige uitvoering van taken binnen zijn unit vastgelegd in het jaarplan van de afdeling.
Artikel 14 De teamcoördinator
- 1.
De teamcoördinator stuurt functioneel aan de medewerkers binnen zijn team.
- 2.
De teamcoördinator maakt afspraken met de afdelingsmanager over te leveren diensten en doelmatige uitvoering van taken binnen zijn team vastgelegd in het jaarplan van de afdeling.
Hoofdstuk 7 Organisatieberaden
Artikel 15 Directieberaad
- 1.
De secretaris/algemeen directeur, de directeur Programma’s en projecten en de directeur Organisatie vormen tezamen het directieberaad.
- 2.
De concerncontroller is onafhankelijk adviseur van de secretaris/algemeen directeur en het directieberaad en neemt in die hoedanigheid deel aan de vergaderingen van het directieberaad. De concerncontroller geeft gevraagd en ongevraagd advies over onderwerpen die in het directieberaad worden besproken.
- 3.
Op uitnodiging van een lid van het directieberaad kunnen ook anderen aan de vergadering deelnemen.
- 4.
Het directieberaad vergadert wekelijks.
- 5.
Het directieberaad draagt initiatieven aan voor strategisch beleid over de volle breedte van het werkterrein van de provincie.
- 6.
Het directieberaad heeft tot taak het bevorderen dat de ambtelijke organisatie bij de uitoefening van zijn taken als eenheid functioneert.
- 7.
Teneinde de coördinerende taakstelling als bedoeld in het vorige lid te verwezenlijken, weegt het directieberaad de belangen van de provincie integraal af.
- 8.
Het directieberaad kan worden ondersteund door een secretaris.
Artikel 16 Opgavenberaad
- 1.
Het opgavenberaad inventariseert mede op basis van de bestuurlijke ambities uit het coalitieakkoord welke opgaven de provincie wenst uit te voeren.
- 2.
De directeur Programma’s en projecten is voorzitter en eindverantwoordelijk voor het opgavenberaad.
- 3.
Aan het opgavenberaad nemen deel de afdelingsmanagers, de opgavemanagers, de programmamanagers en de projectmanagers.
- 4.
Het opgavenberaad stemt af met het opdrachtenberaad als bedoeld in artikel 17.
- 5.
Het opgavenberaad fungeert als adviesorgaan voor de directie en gedeputeerde staten voor zover het betreft de strategische agenda van gedeputeerde staten.
- 6.
Het advies als bedoeld in het vorige lid wordt tweemaal per jaar bij de voorjaarsnota en de najaarsnota zo nodig aangepast op haalbaarheid ten behoeve van de strategisch inhoudelijke agenda.
Artikel 17 Opdrachtenberaad
- 1.
Het opdrachtenberaad is een beraad gericht op het managen van medewerkerscapaciteit waarbij het ten aanzien van capaciteitsvraagstukken oplossingsscenario’s benoemt.
- 2.
Het voorzitterschap van het opdrachtenberaad berust bij de afdelingsmanager van de afdeling verantwoordelijk voor personeelszaken.
- 3.
Aan het opdrachtenberaad nemen deel de afdelingsmanagers en de poulemanagers.
Artikel 18 Bedrijfsvoeringsoverleg
- 1.
Het bedrijfsvoeringsoverleg is een overleg gericht op het continu verbeteren van de kwaliteit van de organisatie en haar medewerkers.
- 2.
Het voorzitterschap van het bedrijfsvoeringsoverleg berust bij de afdelingsmanager van de afdeling verantwoordelijk voor personeelszaken.
- 3.
Aan het bedrijfsvoeringsoverleg nemen deel de afdelingsmanagers en de poulemanagers.
Hoofdstuk 8 Vervanging
Artikel 19 Algemene vervangingsregeling
- 1.
Bij afwezigheid of ontstentenis van de secretaris/algemeen directeur geldt de directeur Programma’s en projecten als 1ste waarnemend secretaris/algemeen directeur, en geldt de directeur Organisatie als 2de waarnemend secretaris/algemeen directeur.
- 2.
Bij afwezigheid of ontstentenis van de directeur Programma’s en projecten geldt als 1ste waarnemend directeur Programma’s en projecten de secretaris/algemeen directeur en als 2de waarnemend directeur Programma’s en projecten, de directeur Organisatie.
- 3.
Bij afwezigheid of ontstentenis van de directeur Organisatie geldt als 1ste waarnemend directeur Organisatie, de secretaris/algemeen directeur, en als 2de waarnemend directeur Organisatie, de directeur Programma’s en projecten.
- 4.
Een poulemanager wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door een andere poulemanager.
- 5.
Een programmamanager wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door een andere programmamanager.
- 6.
Een projectmanager wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door de programmamanager van het uitvoeringsprogramma, of een projectmanager binnen het uitvoeringsprogramma. Indien het project geen onderdeel is van een uitvoeringsprogramma wordt de projectmanager vervangen door een programmamanager of een andere projectmanager.
- 7.
Een opgavemanager wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door een andere opgavemanager van de lopende strategische opgaven.
- 8.
Een afdelingsmanager wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis, na afstemming met de directeur Organisatie, vervangen door een andere afdelingsmanager.
- 9.
Een unitmanager wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door een afdelingsmanager.
- 10.
Een teamcoördinator wordt bij diens afwezigheid of ontstentenis vervangen door een afdelingsmanager.
Artikel 20 Vervangingsregeling budgethouder
Bij afwezigheid of ontstentenis van de budgethouder die deze bevoegdheid uitoefent in de functie van secretaris/algemeen directeur, directeur Programma’s en projecten, directeur Organisatie, opgavemanager, programmamanager of projectmanager, afdelingsmanager of unitmanager, vindt vervanging plaats analoog aan het bepaalde in artikel 19.
Hoofdstuk 10 Instructie voor de secretaris
Artikel 22 Wettelijke basis
De secretaris handelt overeenkomstig hetgeen ten aanzien van hem is bepaald in de Provinciewet, de reglementen van orde voor de vergaderingen van gedeputeerde staten of enig ander wettelijk voorschrift van Rijk of provincie.
Artikel 23 Algemeen
- 1.
De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning en door gedeputeerde staten ingestelde commissies als bedoeld in de Provinciewet.
- 2.
De secretaris staat als eerste adviseur gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning in de uitoefening van hun taak terzijde. De secretaris verschaft hen daartoe alle nodige informatie, advies en bijstand.
Artikel 24 Agendering
- 1.
De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de commissaris van de Koning, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van gedeputeerde staten, hetgeen zich onder meer vertaalt in de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de agenda.
- 2.
De kwaliteit van de agenda heeft betrekking op de omvang daarvan in relatie tot de beschikbare bespreektijd en de tijdigheid van toezending van stukken.
- 3.
Bij het opmaken van de agenda betrekt de secretaris tevens de urgentie van de stukken die voortvloeien uit de wettelijke termijnen of andere (procedure) termijnen.
- 4.
De secretaris ondersteunt gedeputeerde staten en hun voorzitter bij het vaststellen van de agenda van de commissies uit gedeputeerde staten.
Artikel 25 Besluiten- en presentielijst
De secretaris draagt er zorg voor dat door gedeputeerde staten genomen besluiten worden vastgelegd en dat een presentielijst van de vergaderingen van gedeputeerde staten wordt bijgehouden.
Artikel 26 Advisering
- 1.
De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan gedeputeerde staten. Zo nodig adviseert de secretaris over de door gedeputeerde staten te nemen beslissingen.
- 2.
De secretaris is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de professionaliteit van de adviezen van de ambtelijke medewerkers en drukt dit uit door diens paraaf op het advies. Hij draagt er zorg voor dat de ambtelijke medewerkers als professionals vanuit hun eigen deskundigheid gedeputeerde staten adviseren, waarbij zij de politiek-bestuurlijke context in acht nemen.
- 3.
Uit het advies blijkt welke medewerkers een bijdrage aan het advies hebben gegeven alsmede welke medewerker het advies heeft opgesteld.
Artikel 27 Aanwijzings- en informatiebevoegdheid
De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van gedeputeerde staten bij de aan dit orgaan ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen en hen aanwijzingen te geven.
Artikel 28 Bewaking integriteit
De secretaris draagt een bijzondere zorg voor de bewaking van de integriteit binnen de ambtelijke organisatie van de provincie.
Artikel 29 Bijstand aan provinciale staten
Op verzoek van en zo nodig in samenwerking met de griffier, draagt de secretaris er zorg voor dat de leden van provinciale staten desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen, een en ander overeenkomstig het bepaalde in de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2013.
Artikel 30 Overleg met de griffier en de voorzitter van provinciale staten en gedeputeerde staten
De secretaris, de griffier en de voorzitter van provinciale staten en gedeputeerde staten voeren periodiek overleg.
Hoofdstuk 11 Slotbepalingen
Artikel 31 Wijziging regeling
De Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2019 wordt periodiek bezien op actualiteit.
Artikel 32 Inwerkintreding
- 1.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het is geplaatst en werkt terug tot en met 24 september 2019.
- 2.
De Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2018 wordt ingetrokken.
Artikel 33 Citeertitel
De regeling kan worden aangehaald als de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2019.