Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam houdende regels omtrent financiën (Budgethoudersregeling Amsterdam 2019)

Artikel 1. Definities

• a.

  Budgethouder: de functionaris die bij of krachtens deze regeling namens de gemeente Amsterdam bevoegd is tot het aangaan van een financiële verplichting of het verzekeren van een geraamde inkomst.

   

• b.

  Prestatieverklaarder: Verantwoordelijke voor het constateren dat een door de gemeente ingeschakelde leverancier de in rekening gebrachte zaken, diensten of werken naar behoren heeft geleverd.

   

• c.

  Budget: een door de gemeentesecretaris aan een budgethouder ter beschikking gesteld bedrag in de vorm van een raming van lasten en/of baten ter uitvoering van de hem toebedeelde activiteiten.

   

• d.

  Reikwijdte van de budgethoudersregeling; De budgethoudersregeling Amsterdam is vastgesteld door het college. In het kader van dualisering is er voor de budgetten van de raadsgriffie een aparte Budgethoudersregeling raadsgriffie door de gemeenteraad vastgesteld. Deze is in te zien via de volgende link (wordt toegevoegd na vaststelling).

   

• e.

  College: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam.

   

• f.

  Clusterstaf: alle afdelingen die zijn ingericht om het betreffende cluster en zijn stedelijk directeur te ondersteunen.

   

• g.

  Organisatieonderdeel: een organisatie die deel uitmaakt van het concern gemeente Amsterdam. Een stadsdeel is ook een organisatieonderdeel.

   

• h.

  Gemeentesecretaris: gemeentesecretaris, tevens in zijn hoedanigheid van Algemeen Directeur en directeur Bestuur en organisatie.

• i.

  Stedelijk directeur: directeur van een cluster.

   

• j.

  Directeur: hoogste hiërarchisch manager van een organisatieonderdeel.

   

• k.

  Afdelingsmanager: manager van een afdeling binnen een organisatieonderdeel.

   

• l.

  Teammanager: manager van een team binnen een organisatieonderdeel.

   

• m.

  Concerncontroller: functionaris ressorterend onder de gemeentesecretaris en lid van het Gemeentelijk Management Team (GMT).

   

• n.

  Financiële verplichting: een overeenkomst voor de inkoop van een dienst, levering of werk, het toekennen van een subsidie dan wel elke andere onherroepelijke handeling die een definitieve juridische binding van de gemeente Amsterdam tot het doen van een financiële uitgave inhoudt. In het financiële systeem van de gemeente Amsterdam wordt een financiële verplichting vastgelegd als een inkooporder.

   

• o.

  Transactiebedrag: het bedrag in Euro exclusief BTW als die terug vorderbaar is dat is gemoeid met een financiële verplichting.

   

• p.

  Begrotingsactiviteit: directe of indirecte werkzaamheden die door organisatieonderdelen worden verricht om een begrotingsdoel te realiseren.

   

• q.

  Kosten- of opbrengstensoort: de uitsplitsing van lasten en baten naar aard of soort conform het Amsterdams Rekening Schema (ARS).

   

• r.

  mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bewindspersoon besluiten te nemen;

   

• s.

  volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bewindspersoon de Staat te vertegenwoordigen bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen;

   

• t.

  machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bewindspersoon handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

   

• u.

  Overzichten:

  • •

    Overzicht 1 Budgethoudersregeling – hoofdbudgethouders

  • •

    Overzicht 2 Budgethoudersregeling – extra budgethouders

  • •

    Overzicht 3 Budgethoudersregeling – maximum transactiebedragen

Artikel 2. Samenstelling budget

Ter beschikking gestelde budgetten zijn zodanig gespecificeerd dat:

• a.

  het budget per begrotingsactiviteit zichtbaar is en

• b.

  het budget per begrotingsactiviteit en over alle begrotingsactiviteiten heen op kosten- en opbrengstensoort zichtbaar is.

Artikel 3. Clusterbudgethouders, hoofdbudgethouders en deelbudgethouders

• 1.

  Budgethouders kunnen worden aangewezen als clusterbudgethouder, hoofdbudgethouder of deelbudgethouder.

• 2.

  A

  • a)

    De aanwijzing als clusterbudgethouder van een cluster houdt in dat deze functionaris verantwoordelijk is voor het beheer van alle aan het cluster toegekende budgetten.

  • b)

    De clusterbudgethouder verleent ondermandaat voor de budgetverantwoordelijkheid aan de hoofdbudgethouders van de organisatieonderdelen in het cluster.

• 3.

  De aanwijzing als hoofbudgethouder van een organisatieonderdeel houdt in dat deze functionaris verantwoordelijk is voor het beheer van alle aan de organisatieonderdeel toegekende budgetten.

• 4.

  De aanwijzing als deelbudgethouder van een organisatieonderdeel houdt in dat deze functionaris onder de eindverantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder verantwoordelijk is voor een deel van de aan de organisatieonderdeel toegekende budgetten.

Artikel 4. Aanwijzing clusterbudgethouders

• 1.

  Clusterbudgethouders zijn:

  • a.

    Een stedelijk directeur voor de budgetten van een cluster.

Artikel 5. hoofdbudgethouders

• 1.

  Hoofdbudgethouder zijn:

  • a.

    Een directeur voor de budgetten van zijn organisatieonderdeel;

  • b.

    De directeur van Auditdienst ACAM.

Artikel 6. Aanvullende aanwijzing hoofdbudgethouders

• 1.

  De gemeentesecretaris, of een stedelijk directeur voor zover het gaat om organisatieonderdeel in zijn cluster, kan bij besluit aanvullend hoofdbudgethouders aanwijzen voor het beheer van budgetten waar dat voor een efficiënte uitvoering van deze regeling wenselijk is.

• 2.

  In het besluit als bedoeld in lid 1 worden de volgende gegevens opgenomen:

  • a.

    de functie;

  • b.

    het specifieke budget waar het hoofdbudgethouderschap voor wordt verleend;

  • c.

    welk maximaal transactiebedrag van toepassing is bij welke organisatieonderdeel de administratie van de budgetten zal worden uitgevoerd.

• 3.

  Het besluit van een stedelijk directeur als bedoeld in lid 1 kan alleen worden genomen na toestemming van de concerncontroller.

Artikel 7. Aanwijzing deelbudgethouders

Deelbudgethouders zijn afdelingsmanagers en teammanagers. Projectmanagers en programmamanagers kunnen ook worden aangewezen als deelbudgethouders.

Artikel 8. Aanvullende aanwijzing deelbudgethouders

• 1.

  De gemeentesecretaris of een stedelijk directeur voor zover het gaat om organisatie onderdelen in zijn cluster, kan bij besluit aanvullend deelbudgethouders aanwijzen als een hoofdbudgethouder daarom verzoekt. Dit onder de voorwaarde dat er sprake is van een aanwijzing op een vergelijkbaar hiërarchisch niveau van een afdelingsmanager of een teamleider.

• 2.

  In het besluit als bedoeld in lid 1 worden de volgende gegevens opgenomen:

  • a.

    de functie;

  • b.

    het specifieke budget waar het hoofdbudgethouderschap voor wordt verleend;

  • c.

    welk maximaal transactiebedrag van toepassing is en

  • d.

    bij welke organisatieonderdeel de administratie van de budgetten zal worden uitgevoerd.

• 3.

  Het besluit van een stedelijk directeur als bedoeld in lid 1 kan alleen worden genomen na toestemming van de concerncontroller Artikel 8. Verantwoordelijkheid budgethouders.

Artikel 9. Verantwoordelijkheid budgethouders

• 1.

  Iedere clusterbudgethouder, hoofdbudgethouder en deelbudgethouder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    Het realiseren van prestaties en resultaten die behoren bij de toegekende budgetten;

  • b.

    De beheersing van de begrotingsuitvoering met betrekking tot deze budgetten (budgetbeheer);

  • c.

    De rechtmatig, doeltreffend en doelmatige besteding van het budget;

  • d.

    Het verzekeren van geraamde inkomsten;

  • e.

    Het afleggen van verantwoording aan de gemeentesecretaris en het college over het beheer van de hem toegewezen budgetten, zowel tussentijds als na afloop van het begrotingsjaar.

  • f.

    Op de beheersing van de begrotingsuitvoering genoemd in lid 1 onder b is de door het college vastgestelde Regeling budgetbeheer Amsterdam 2019 van toepassing.

Artikel 10. Aanwijzing prestatieverklaarders

• 1.

  Budgethouders wijzen prestatieverklaarders die hen ondersteunen aan.

• 2.

  Aangewezen prestatieverklaarders regelen onder verantwoordelijkheid van de budgethouder en met in achtneming van de Toepassingsregels inzake de omgang met prestatieverklaringen en vereiste functiescheidingen de

  • a.

    controle van een factuur of;

  • b.

    de akkoordverklaring voor de geleverde prestatie.

• 3.

  Een budgethouder kan alleen optreden als prestatieverklaarder voor een andere budgethouder alleen deze budgethouder mag niet al door hem zijn aangewezen als prestatieverklaarder voor zijn budgetten.

• 4.

  Prestatieverklaarder zijn niet bevoegd tot het aangaan van een financiële verplichting.

Artikel 11. Algemene bepalingen aangaan financiële verplichtingen

Budgethouders zijn bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen mits vaststaat dat aan de algemene vereisten en beperkingen van het Bevoegdhedenbesluit ambtelijke organisatie Amsterdam en de uitwerking in deze regeling is voldaan.

Artikel 12. Budgethouders bij stadsdelen

Budgethouders bij stadsdelen zijn bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen voor zover die budgethouders tevens een mandaat dan wel een volmacht van de stedelijk directeur van het cluster hebben gekregen voor het aangaan van financiële verplichtingen.

Artikel 13. Maximaal toegestane transactiebedrag

• 1.

  De gemeentesecretaris kan toestaan dat een financiële verplichting wordt aangaan tot een maximum transactiebedrag van € 20.000.000 per transactie.

• 2.

  Een clusterbudgethouder kan uitsluitend voor organisatieonderdelen in zijn cluster namens de gemeentesecretaris toestaan dat een financiële verplichting wordt aangegaan tot een maximum transactiebedrag van € 10.000.000 per transactie.

• 3.

  Een hoofdbudgethouder kan een financiële verplichting aangaan tot een maximum transactiebedrag van € 500.000 per transactie.

• 4.

  Een deelbudgethouder op het niveau van afdelingsmanager en programmamanager kan een financiële verplichting aangaan tot een maximum transactiebedrag van € 250.000 per transactie.

• 5.

  Een deelbudgethouder op het niveau van teammanager en projectmanager kan een financiële verplichting aangaan tot een maximum transactiebedrag van € 50.000 per transactie.

• 6.

  De verleende toestemming als bedoeld in lid 1 en lid 2 houdt in dat de stedelijk directeur respectievelijk de gemeentesecretaris optreedt als ondertekenaar voor het aangaan van de financiële verplichting alsmede de daaraan ten grondslag liggende overeenkomst, maar laat de verantwoordelijkheden van de hoofdbudgethouder onverlet.

• 7.

  Een transactie mag niet worden verdeeld in meerdere gelijksoortige transacties met als uitsluitend doel het ontwijken van de maximaal toegestane transactiebedragen.

• 8.

  Het maximum transactiebedrag dat door of uit hoofde van deze regeling is toegekend is bepalend voor de bevoegdheid die in het financieel systeem voor het goedkeuren van inkooporders wordt vastgelegd.

Artikel 14. Afwijking van het maximaal toegestane transactiebedrag

• 1.

  Op verzoek van een hoofdbudgethouder kan de gemeentesecretaris of een stedelijk directeur, voor zover het gaat om organisatieonderdelen in zijn cluster, een hoger maximum transactiebedrag voor een hoofdbudgethouder of onder diens verantwoordelijkheid werkzame deelbudgethouders vaststellen, onder voorwaarde dat deze niet hoger zijn dan het toegestane maximum transactiebedrag voor een stedelijk directeur als bedoeld in artikel 12, 4e lid.

• 2.

  In het besluit als bedoeld in lid 1 worden de volgende gegevens opgenomen:

  • a.

    de functie;

  • b.

    het specifieke budget waar het budgethouderschap voor wordt verleend;

  • c.

    welk maximaal transactiebedrag van toepassing is en

  • d.

    bij welke organisatieonderdeel de administratie van de budgetten zal worden uitgevoerd.

• 3.

  Het besluit van een stedelijk directeur als bedoeld in lid 1 kan alleen worden genomen na toestemming van de concerncontroller.

Artikel 15. Vervanging budgethouders

• 1.

  Bij het toepassen van een plaatsvervangingsregeling voor budgethouders dient uitgegaan te worden van de volgende voorkeursvolgorde:

  • a.

    Horizontale vervanging binnen het niveau van gelijkwaardige budgethouders als eerste keus;

  • b.

    Verticale vervanging naar een hoger hiërarchisch niveau boven de te vervangen budgethouder als tweede keus;

  • c.

    Verticale vervanging naar een lager hiërarchisch niveau van de te vervangen budgethouder als dat onvermijdelijk is.

• 2.

  Als een budgethouder een prestatieverklaarder aanwijst als plaatsvervanger, dan kan die prestatieverklaarder in die plaatsvervangende rol voor de budgetten van die budgethouder niet tegelijkertijd optreden als prestatieverklaarder

• 3.

  Alle bepalingen ten aanzien van het budgethouderschap in deze regeling en in het bijzonder die van artikel 9 gelden in gelijke mate voor een plaatsvervangend budgethouder.

• 4.

  Een stedelijk directeur kan in zijn rol als bedoeld in artikel 12, 4e en 6e lid alleen een andere stedelijk directeur of de gemeentesecretaris aanwijzen.

Artikel 16. Budgethouders en maximale transactiebedragen

• 1.

  In afwijking van artikel 12 en aanvulling op artikel 4 gelden voor het beheer van budgetten van de gemeente Weesp de transactiebedragen en de aanvullingen op de aanwijzing van budgethouders zoals die door het college van burgemeester en wethouders van Weesp worden besloten.

• 2.

  De in het eerste lid genoemde transactiebedragen en aanvullingen op de aanwijzing van budgethouders worden alleen aangepast als door het college van burgemeester en wethouders van Weesp daartoe wordt besloten.

Artikel 17. Intrekking Budgethoudersregeling

De Budgethoudersregeling wordt ingetrokken.

Artikel 18. Inwerkingtreding en terugwerkende kracht

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 juni 2019.

Artikel 19. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Budgethoudersregeling 2023.