Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam houdende regels omtrent financiën (Budgethoudersregeling Amsterdam 2019)

Artikel 1. Definities

• a.

  Budgethouder: de functionaris die bij of krachtens deze regeling namens de gemeente Amsterdam bevoegd is tot het aangaan van een financiële verplichting of het verzekeren van een geraamde inkomst.

   

• b.

  Budgetbeheerder: de functionaris die in opdracht van een budgethouder de bevoegdheid heeft gekregen om administratieve taken over te nemen ter ondersteuning van die budgethouder.

   

• c.

  Budget: een door de gemeentesecretaris aan een budgethouder ter beschikking gesteld bedrag in de vorm van een raming van lasten en/of baten ter uitvoering van de hem toebedeelde activiteiten.

   

• d.

  Clusterstaf: alle afdelingen die zijn ingericht om het betreffende cluster en zijn stedelijk directeur te ondersteunen.

   

• e.

  College: college van burgemeester en wethouders.

   

• f.

  Organisatie eenheid: een organisatie die deel uitmaakt van het concern gemeente Amsterdam.

   

• g.

  Gemeentesecretaris: gemeentesecretaris, tevens in zijn hoedanigheid van Algemeen Directeur en directeur Bestuur en organisatie.

   

• h.

  Stedelijk directeur: directeur van een cluster.

• i.

  Stadsdeelsecretaris: hoogste hiërarchisch manager van een stadsdeelorganisatie.

   

• j.

  Directeur: hoogste hiërarchisch manager van een organisatie eenheid.

   

• k.

  Afdelingshoofd: manager van een afdeling binnen een organisatie eenheid.

   

• l.

  Teammanager: manager van een team binnen een organisatie eenheid.

   

• m.

  Concerncontroller: functionaris ressorterend onder de gemeentesecretaris en lid van het Gemeentelijk management team.

   

• n.

  Financiële verplichting: het aangaan van een overeenkomst voor de inkoop van een dienst, levering of werk, het toekennen van een subsidie dan wel elke andere onherroepelijke handeling die leidt tot een definitieve juridische binding van de gemeente Amsterdam tot het doen van een uitgave. In het Amsterdams Financieel Systeem wordt een financiële verplichting vastgelegd als een inkooporder.

   

• o.

  Transactiebedrag: het bedrag in Euro exclusief BTW als die terug vorderbaar is dat is gemoeid met een financiële verplichting.

   

• p.

  Begrotingsactiviteit: directe of indirecte werkzaamheden die door organisatie eenheden worden verricht om een begrotingsdoel te realiseren.

   

• q.

  Kosten- of opbrengstensoort: de uitsplitsing van lasten en baten naar aard of soort conform het Amsterdams rekening schema.

Artikel 2. Samenstelling budget

Ter beschikking gestelde budgetten zijn zodanig gespecificeerd dat:

• a.

  het budget per begrotingsactiviteit zichtbaar is en

• b.

  het budget per begrotingsactiviteit en over alle begrotingsactiviteiten heen op kosten- en opbrengstensoort zichtbaar is.

Artikel 3. Hoofdbudgethouders en deelbudgethouders

• 1.

  Budgethouders kunnen worden aangewezen als hoofdbudgethouder of deelbudgethouder.

• 2.

  De aanwijzing als hoofbudgethouder van een organisatie eenheid houdt in dat deze functionaris verantwoordelijk is voor het beheer van alle aan de organisatie eenheid toegekende budgetten.

• 3.

  De aanwijzing als deelbudgethouder van een organisatie eenheid houdt in dat deze functionaris onder de eindverantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder verantwoordelijk is voor een deel van de aan de organisatie eenheid toegekende budgetten.

Artikel 4. Aanwijzing hoofdbudgethouders

• 1.

  Hoofdbudgethouder zijn:

  • a.

    De griffier van de gemeenteraad die door de gemeenteraad is aangewezen als budgethouder voor de budgetten van de griffie;

  • b.

    Een stadsdeelsecretaris voor de budgetten van een stadsdeelcommissie;

  • c.

    Een stedelijk directeur voor de budgetten van een clusterstaf;

  • d.

    Een directeur voor de budgetten van zijn organisatie eenheid;

  • e.

    De directeur van Auditdienst ACAM.

Artikel 5. Aanvullende aanwijzing hoofdbudgethouders

• 1.

  De gemeentesecretaris of een stedelijk directeur voor zover het gaat om organisatie eenheden in zijn cluster kan bij besluit aanvullend hoofdbudgethouders aanwijzen voor het beheer van budgetten waar dat voor een efficiënte uitvoering van deze regeling wenselijk is.

• 2.

  In het besluit als bedoeld in lid 1 worden de volgende gegevens opgenomen:

  • a.

    de functie;

  • b.

    het specifieke budget waar het hoofdbudgethouderschap voor wordt verleend;

  • c.

    welk maximaal transactiebedrag van toepassing is en

  • d.

    bij welke organisatie eenheid de administratie van de budgetten zal worden uitgevoerd.

• 3.

  Het besluit van een stedelijk directeur als bedoeld in lid 1 kan alleen worden genomen na toestemming van de concerncontroller.

Artikel 6. Aanwijzing deelbudgethouders

Deelbudgethouders zijn afdelingshoofden en teammanagers.

Artikel 7. Aanvullende aanwijzing deelbudgethouders

• 1.

  De gemeentesecretaris of een stedelijk directeur voor zover het gaat om organisatie eenheden in zijn cluster kan bij besluit aanvullend deelbudgethouders aanwijzen als een hoofdbudgethouder daarom verzoekt onder de voorwaarde dat er sprake is van een aanwijzing op een vergelijkbaar hiërarchisch niveau van een afdelingshoofd of een teamleider.

• 2.

  In het besluit als bedoeld in lid 1 worden de volgende gegevens opgenomen:

  • a.

    de functie;

  • b.

    het specifieke budget waar het hoofdbudgethouderschap voor wordt verleend;

  • c.

    welk maximaal transactiebedrag van toepassing is en

  • d.

    bij welke organisatie eenheid de administratie van de budgetten zal worden uitgevoerd.

• 3.

  Het besluit van een stedelijk directeur als bedoeld in lid 1 kan alleen worden genomen na toestemming van de concerncontroller.

Artikel 8. Verantwoordelijkheid budgethouder

• 1.

  Iedere hoofdbudgethouder en deelbudgethouder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    Het realiseren van prestaties en resultaten die behoren bij de toegekende budgetten;

  • b.

    De beheersing van de begrotingsuitvoering met betrekking tot deze budgetten (budgetbeheer);

  • c.

    De rechtmatige, doeltreffende en doelmatige besteding van het budget;

  • d.

    Het verzekeren van geraamde inkomsten;

  • e.

    Het afleggen van verantwoording aan een stedelijk directeur, de gemeentesecretaris en het college over het beheer van de hem toegewezen budgetten, zowel tussentijds als na afloop van het begrotingsjaar.

• 2.

  Op de beheersing van de begrotingsuitvoering genoemd in lid 1 onder b is de door het college vastgestelde Regeling budgetbeheer Amsterdam 2019 van toepassing.

Artikel 9. Aanwijzing budgetbeheerders

• 1.

  Budgethouders wijzen budgetbeheerders die hen ondersteunen aan.

• 2.

  Aangewezen budgetbeheerders regelen onder verantwoordelijkheid van de budgethouder en met in achtneming van vereiste functiescheidingen de

  • a.

    controle van een factuur of

  • b.

    de akkoordverklaring voor de geleverde prestatie.

• 3.

  Bij een akkoordverklaring kan een budgetbeheerder het verleende mandaat respectievelijk het maximale toegestane transactiebedrag van de budgethouder niet overschrijden.

• 4.

  Een budgethouder kan alleen optreden als budgetbeheerder voor een andere budgethouder en die andere budgethouder mag niet al door hem zijn aangewezen als budgetbeheerder voor zijn budgetten.

• 5.

  Budgetbeheerders zijn niet bevoegd tot het aangaan van een financiële verplichting.

Artikel 10. Algemene bepalingen aangaan financiële verplichtingen

Budgethouders zijn bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen mits vaststaat dat aan de algemene vereisten en beperkingen van het Bevoegdhedenbesluit ambtelijke organisatie Amsterdam en de uitwerking in deze regeling is voldaan.

Artikel 11. Budgethouders bij bestuurscommissies

Budgethouders bij bestuurscommissies zijn bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen voor zover die budgethouders tevens een mandaat dan wel een volmacht van het dagelijks bestuur hebben gekregen voor het aangaan van financiële verplichtingen.

Artikel 12. Maximaal toegestane transactiebedrag

• 1.

  Een hoofdbudgethouder kan een financiële verplichting aangaan tot een maximum transactiebedrag van € 500.000 per transactie.

• 2.

  Een deelbudgethouder op het niveau van afdelingshoofd kan een financiële verplichting aangaan tot een maximum transactiebedrag van € 250.000 per transactie.

• 3.

  Een deelbudgethouder op het niveau van teammanager kan een financiële verplichting aangaan tot een maximum transactiebedrag van € 50.000 per transactie.

• 4.

  Een stedelijk directeur kan uitsluitend voor organisatie eenheden in zijn cluster namens de gemeentesecretaris toestaan dat een financiële verplichting wordt aangegaan tot een maximum transactiebedrag van € 10.000.000 per transactie.

• 5.

  De gemeentesecretaris kan toestaan dat een financiële verplichting wordt aangaan tot een maximum transactiebedrag van € 20.000.000 per transactie.

• 6.

  De verleende toestemming als bedoeld in lid 4 en lid 5 houdt in dat de stedelijk directeur respectievelijk de gemeentesecretaris optreedt als ondertekenaar voor het aangaan van de financiële verplichting alsmede de daaraan ten grondslag liggende overeenkomst, maar laat de verantwoordelijkheden van de hoofdbudgethouder onverlet.

• 7.

  Een transactie mag niet worden verdeeld in meerdere gelijksoortige transacties met als uitsluitend doel het ontwijken van de maximaal toegestane transactiebedragen.

• 8.

  Een hoofdbudgethouder kan de maximaal toegestane transactiebedragen voor afdelingshoofden en teammanagers en andere aangewezen deelbudgethouders neerwaarts bijstellen.

• 9.

  Het maximum transactiebedrag dat door of uit hoofde van deze regeling is toegekend is bepalend voor de bevoegdheid die in het financieel systeem voor het goedkeuren van inkooporders wordt vastgelegd.

Artikel 13. Afwijking van het maximaal toegestane transactiebedrag

• 1.

  Op verzoek van een hoofdbudgethouder kan de gemeentesecretaris of een stedelijk directeur, voor zover het gaat om organisatie eenheden in zijn cluster, een hoger maximum transactiebedrag voor een hoofdbudgethouder of onder diens verantwoordelijkheid werkzame deelbudgethouders vaststellen, onder voorwaarde dat deze niet hoger zijn dan het toegestane maximum transactiebedrag voor een stedelijk directeur als bedoeld in artikel 12, 4e lid.

• 2.

  In het besluit als bedoeld in lid 1 worden de volgende gegevens opgenomen:

  • a.

    de functie;

  • b.

    het specifieke budget waar het budgethouderschap voor wordt verleend;

  • c.

    welk maximaal transactiebedrag van toepassing is en

  • d.

    bij welke organisatie eenheid de administratie van de budgetten zal worden uitgevoerd.

• 3.

  Het besluit van een stedelijk directeur als bedoeld in lid 1 kan alleen worden genomen na toestemming van de concerncontroller.

Artikel 14. Vervanging budgethouders

• 1.

  Bij het toepassen van een plaatsvervangingsregeling voor budgethouders dient uitgegaan te worden van de volgende voorkeursvolgorde:

  • a.

    Horizontale vervanging binnen het niveau van gelijkwaardige budgethouders als eerste keus;

  • b.

    Verticale vervanging naar een hoger hiërarchisch niveau boven de te vervangen budgethouder als tweede keus;

  • c.

    Verticale vervanging naar een lager hiërarchisch niveau van de te vervangen budgethouder als dat onvermijdelijk is.

• 2.

  Als een budgethouder een budgetbeheerder aanwijst als plaatsvervanger, dan kan die budgetbeheerder in die plaatsvervangende rol voor de budgetten van die budgethouder niet tegelijkertijd optreden als budgetbeheerder.

• 3.

  Alle bepalingen ten aanzien van het budgethouderschap in deze regeling en in het bijzonder die van artikel 9 gelden in gelijke mate voor een plaatsvervangend budgethouder.

• 4.

  Een stedelijk directeur kan in zijn rol als bedoeld in artikel 12, 4e en 6e lid alleen een andere stedelijk directeur of de gemeentesecretaris aanwijzen.

Artikel 15. Budgethouders en maximale transactiebedragen

• 1.

  In afwijking van artikel 12 en aanvulling op artikel 4 gelden voor het beheer van budgetten van de gemeente Weesp de transactiebedragen en de aanvullingen op de aanwijzing van budgethouders zoals die door het college van burgemeester en wethouders van Weesp worden besloten.

• 2.

  De in het eerste lid genoemde transactiebedragen en aanvullingen op de aanwijzing van budgethouders worden alleen aangepast als door het college van burgemeester en wethouders van Weesp daartoe wordt besloten.

Artikel 16. Intrekking Budgethoudersregeling

De Budgethoudersregeling wordt ingetrokken.

Artikel 17. Inwerkingtreding en terugwerkende kracht

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 juni 2019.

Artikel 18. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Budgethoudersregeling Amsterdam 2019.