| Organisatie | Overbetuwe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Over-Betuwe houdende regels omtrent Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 gemeente Overbetuwe |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 gemeente Overbetuwe |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Dit besluit vervangt de nota Inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Overbetuwe 2013.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-09-2019 | nieuwe regeling | 10-09-2019 |
Burgemeester en wethouders van gemeente Overbetuwe hebben in hun vergadering van 10 september 2019 vastgesteld het
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 gemeente Overbetuwe.
Deze nota vervangt de nota Inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Overbetuwe 2013.
De nota beschrijft de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te waarbinnen inkoop in de Gemeente plaatsvindt.
Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor de gemeente Overbetuwe.
Voor de gemeente Overbetuwe is het belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt de gemeente om een doelmatig inkoper te zijn. Het draagt bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten. Denk daarbij ook aan efficiënte en innovatieve oplossingen.
Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten
en regels, maar ook van aanvullend beleid. In 2010 heeft de VNG hierover een convenant gesloten met de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Het doel van het aanvullend beleid is om richting te geven aan de aanbestedingspraktijk, een verdere professionalisering te ondersteunen en meer uniformiteit tussen gemeenten te bevorderen.
De Gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van haar inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt.
Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.
De gemeente betrekt bij de inkoop en aanbesteding van Werken, Leveringen en Diensten verschillende gemeentelijke speerpunten op het gebied van economische ontwikkeling, integriteit en maatschappelijk verantwoord ondernemen.
In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleid
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken nader uitgewerkt.
De Gemeente gaat bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten:
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.
Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet[1].
Gemeente De Gemeente Overbetuwe, zetelend te Elst.
Inkopen (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet.
Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.
Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet.
[1]Aanbestedingswet 2012, laatstelijk gewijzigd op 22 juni 2016, Stb. 2016, 241
2. Gemeentelijke doelstellingen
De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het collegeakkoord concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
3.2 Algemene beginselen bij Inkoop
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Uniformiteit bevordert ook de onderlinge samenwerking tussen gemeenten bij gezamenlijke inkoop en aanbestedingen.
De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:
Inkoop vindt plaats met inachtneming van het vigerende mandaatbesluit[2] van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. De gemeente Overbetuwe heeft een regeling klachtenafhandeling bij aanbesteden[3] vastgesteld.
[2]Het vigerende mandaatbesluit regelt dat de uitoefening van de bevoegdheden wordt gemandateerd en/of opgedragen aan de daarbij vermelde functionarissen dan wel aan hen hiervoor volmacht en/of machtiging wordt verleend.
[3]http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Overbetuwe/CVDR346611.html
4. Ethische en ideële uitgangspunten
De Gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes (zie integriteitsbeleid). Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Gemeente kan bij twijfel over de integriteit van een Ondernemer ook het Bureau Bibob om advies vragen.
De gemeente Overbetuwe heeft een beleidsregel Wet Bibob gemeente Overbetuwe 2018 vastgesteld[4]
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij haar Inkopen. De Gemeente overweegt daarom sociale, ecologische en economische aspecten mee te nemen bij Inkoop en aanbesteding. Deze aspecten volgen uit gemeentelijke beleid, zoals:
De Gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen kan zij een positieve invloed hebben op duurzaam beleid van Ondernemers. De Gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie op elkaar af te stemmen.
De basis voor MVI wordt gelegd in de voorbereiding door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid vast te stellen. In het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’. Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten.
Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningschappen, belastingen en sociale regelgeving.
De gemeenten Overbetuwe en Lingewaard werken samen op het terrein van inkoop- en aanbesteding. Dit uit zich door bijvoorbeeld het bespreken van de inkoopkalenders om gezamenlijk voordeel te kunnen behalen, en ook stemmen de inkoopadviseurs regelmatig beleidsmatig met elkaar af.
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
De Gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - de inkoopprocedure bepalen.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente vraagt aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente vraagt aan (in beginsel) drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
Onder de (Europese) drempelbedragen kan de Gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente zal voorafgaand aan de opdracht een aankondiging plaatsen.
Boven de Europese drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden,
tenzij dit niet vereist is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
5.6 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke, reële en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangspunten
Inkoop is in de Gemeente als volgt georganiseerd: door middel van een centraal gecoördineerde inkoopfunctie. Centraal gecoördineerde inkoop houdt in dat de inkoopadviseur / contractmanager samen met de budgetverantwoordelijke team(s) de inkoop uitvoert.
Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid , de wethouder financiën is portefeuillehouder.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De budgethouder is verantwoordelijk voor de inhoudelijke expertise, de inkoopadviseur / contractmanager adviseert de budgethouder over de uitvoering van het inkoopproces.