Paragraaf 1 algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
fractie: elke groepering in de gemeenteraad die ten tijde van het begin van een nieuwe zittingsperiode van de raad is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 van de Kieswet of die is gevormd naar aanleiding van een mededeling van een lid van de raad overeenkomstig het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad;
- b.
fractieondersteuning: ondersteuning ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden van de fractie;
- c.
financiële bijdrage: de bijdrage waarop een fractie jaarlijks aanspraak kan maken op grond van deze verordening;
- d.
liquide middelen: kas- en banktegoeden;
- e.
percentage voor inflatie/prijscompensatie: het geldende percentage dat wordt toegepast bij de budgetten voor goederen en diensten derden ter compensatie van gestegen prijzen, zoals dit is opgenomen in de door de gemeenteraad vastgestelde Programmabegroting.
- f.
fractievoorzittersoverleg: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 5 van het Reglement van orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond 2018.
Paragraaf 2 ambtelijke bijstand
Artikel 2
- 1.
Een raadslid kan zich wenden tot de griffier met een verzoek om:
- a.
feitelijke en beschikbare informatie van geringe omvang;
- b.
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;
- c.
advies, in de betekenis van het geven van een deskundig oordeel;
- d.
technische bijstand bij het formuleren van initiatief voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
- 2.
De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.
- 3.
Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.
- 4.
Het advies en de technische bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c en d, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien het gevraagde advies of de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die het gevraagde advies of de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 3
- 1.
Een raadslid dat informatie, advies of technische bijstand wenst kan zich wenden tot de griffier of griffie.
- 2.
De griffier wendt zich tot de betrokken ambtenaar of de leidinggevende van het betreffende organisatieonderdeel.
- 3.
Ambtelijke bijstand op verzoek van de griffier wordt verstrekt, tenzij:
- a.
niet aannemelijk is gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad als zodanig;
- b.
dit het belang van de gemeente kan schaden;
- c.
dit het werkbaar evenwicht als genoemd in artikel 6 verstoort.
- 4.
De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het derde lid geweigerd wordt.
- 5.
Indien de bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
Artikel 4
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Artikel 5
- 1.
Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.
- 2.
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.
Artikel 6
De secretaris ziet toe op een werkbaar evenwicht tussen het aantal malen dat een beroep wordt gedaan op het verlenen van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 2, eerste lid, en de beschikbare capaciteit van de reguliere ambtelijke organisatie.
Artikel 7
De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst inlichtingen omtrent verzoeken als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d.
Artikel 8
- 1.
De griffier houdt een register bij van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 2, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere organisatie wordt opgenomen:
- a.
welk raadslid om bijstand heeft verzocht;
- b.
over welk onderwerp om bijstand heeft verzocht;
- c.
de gemeentelijke dienst of afdeling die de bijstand heeft verleend;
- d.
de reden waarom een verzoek is geweigerd.
- 2.
De griffier verstrekt het presidium en de secretaris regelmatig een afschrift van het verzoek uit het register.
Paragraaf 3 fractieondersteuning
Artikel 9
- 1.
Fracties kunnen jaarlijks aanspraak maken op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor ondersteuning.
- 2.
De financiële bijdrage als bedoeld in het eerste lid bestaat uit een voor elke fractie gelijk vast bedrag ter hoogte van € 5.000,- vermeerderd met een variabel bedrag per raadszetel ter hoogte van € 600,-.
- 3.
De bedragen genoemd in het tweede lid worden per 1 januari van elk jaar geïndexeerd met het voor dat boekjaar geldende percentage voor inflatie/prijscompensatie. Dat gebeurt voor het eerst in 2024.
- 4.
Eens in de twee jaar bepaalt het fractievoorzittersoverleg of de bedragen in het tweede lid zouden moeten worden verhoogd in verband met de groei van het aantal inwoners van de stad. Dat gebeurt voor het eerst in 2025. Op de alsdan vastgestelde bedragen is het derde lid van overeenkomstige toepassing.
- 5.
Bij de bepaling van het aantal fracties en het aantal leden per fractie is de situatie op 1 januari van elk jaar bepalend.
- 6.
Bij de vorming van nieuwe fracties als gevolg van afsplitsing ontstaat voor de nieuwe fractie pas een recht op de bijdragen genoemd in het eerste en tweede lid op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin de nieuwe fractie gevormd is.
Artikel 10
- 1.
Fracties besteden de tegemoetkoming als bedoeld in artikel 9 uitsluitend ter versterking van hun politieke werkzaamheden.
- 2.
De bijdrage mag in elk geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:
- a.
- b.
uitgaven die de fractie op andere wijze dan onder a genoemd al bekostigd krijgt;
- c.
uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten;
- d.
uitgaven in verband met het uitdragen van opvattingen of standpunten, daaronder begrepen kosten in verband met een eigen website of sociale media accounts;
- e.
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van aan de fractie geleverde prestaties op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
- f.
kosten van activiteiten, gericht op de partij: partijbijeenkomsten, ledenvergaderingen, bestuursvergaderingen, vergoedingen aan personen die activiteiten voor de partij verrichten (en dus niet uitsluitend voor de fractie), activiteiten die gericht zijn op (alle) leden van een partij;
- g.
uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen, waarover raadsleden of burgercommissieleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben;
- h.
uitgaven aan raadsleden of burgercommissieleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten;
- i.
- j.
relatiegeschenken en cadeaus met een waarde van meer dan € 50,-.
Artikel 11
- 1.
De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.
- 2.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
- 3.
De griffier draagt jaarlijks zorg voor de betaling van de bijdrage voor fractieondersteuning aan de fracties.
- 4.
Voor het beheer van de bijdrage voor fractieondersteuning heeft de fractie een afzonderlijke bankrekening, die uitsluitend voor inkomsten en uitgaven in verband met deze bijdrage is bestemd en wordt gebruikt.
Artikel 12
Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage:
- a.
bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;
- b.
bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;
- c.
bij een nieuwe fractie wordt uitgegaan van het zetelaantal dat bij de desbetreffende verkiezingen is behaald.
Artikel 13
- 1.
Het is toegestaan posten van het vorig jaar nog gedurende de eerste maand van het nieuwe kalenderjaar ten laste te brengen van het budget van voorgaand jaar.
- 2.
Binnen twee maanden na het verstrijken van een kalenderjaar sturen de fracties een verslag van de bestedingen van de bijdrage voor fractieondersteuning naar de griffier volgens een vast format, inclusief onderbouwing en bewijzen.
- 3.
Een fractie die niet tijdig haar verslag aanbiedt, krijgt een termijn van twee weken om dit alsnog te doen. Blijft de fractie in gebreke, dan volgt automatisch terugvordering van het gehele jaarbudget.
- 4.
De griffier toetst binnen twee weken de verantwoording marginaal op compleetheid. Fracties krijgen de gelegenheid eventuele ontbrekende gegevens na bericht van de griffier binnen 2 weken alsnog aan te leveren.
- 5.
De griffier stuurt vervolgens alle verslagen ter toetsing naar concerncontrol.
- 6.
Concerncontrol toetst de verslagen aan de bepalingen in artikel 10 en artikel 14, eerste lid van deze verordening en voorts op rekenkundige juistheid en op de aansluiting van het beginsaldo op het eindsaldo van het jaar ervoor. De griffier ontvangt het resultaat van deze toetsing.
- 7.
De griffier maakt naar aanleiding van de toetsing door concerncontrol voor het fractievoorzittersoverleg een onderbouwd voorstel per fractie ten aanzien van eventuele terugvorderingen.
- 8.
Het fractievoorzittersoverleg beslist over dit voorstel en daarmee over eventuele terugvorderingen.
- 9.
Na het besluit van het fractievoorzittersoverleg worden de verslagen openbaar gemaakt.
Artikel 14
- 1.
Elke fractie die de bijdrage voor fractieondersteuning die is ontvangen in een kalenderjaar niet of slechts gedeeltelijk heeft besteed, mag het niet-bestede deel sparen voor besteding in latere jaren. De aldus door de fractie gevormde reserve mag maximaal 100% bedragen van de in het tweede kalenderjaar volgend op de raadsverkiezingen ontvangen fractievergoeding. Het eventuele meerdere niet bestede geld wordt door de fractie teruggestort in de gemeentekas.
- 2.
Het terugstorten als genoemd in het eerste lid vindt plaats binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar waarvoor de bijdrage werd ontvangen op basis van de volgens artikel 13, lid 8 openbare verslagen.
- 3.
Er vindt een afrekening plaats over de achterliggende raadsperiode, met als peildatum 31 december van het laatste zittingsjaar van de raadsperiode. Alle tot dan toe niet bestede middelden volgens de openbare verslagen op grond van artikel 13, lid 8 dienen te worden teruggestort.
- 4.
De fractie, die na het verstrijken van een raadsperiode niet terugkeert in de gemeenteraad verantwoordt de bestedingen van de bijdrage voor fractieondersteuning volgens artikel 11, lid 2 op de wijze zoals bepaald in artikel 13. Eventuele terugvorderingen worden uiterlijk binnen 1 maand voldaan.
- 5.
Teruggestorte fractiebudgetten worden separaat door de griffier geadministreerd en blijven beschikbaar voor additionele raadsbrede activiteiten en doeleinden, die aansluiten bij de beschrijving in artikel 10. Het fractievoorzittersoverleg stelt voorstellen op voor besteding van deze teruggestorte budgetten. Het voor additionele raadsbrede activiteiten en doeleinden beschikbaar gehouden bedrag is gelimiteerd tot € 50.000. Dit bedrag wordt per 1 januari van elk jaar geïndexeerd met het voor dat boekjaar geldende percentage voor inflatie/prijscompensatie. Voor het eerst gebeurt dat in 2024.
Artikel 15
- 1.
Terugvorderingen op grond van artikel 13 worden namens de raad door de griffier uitgevoerd. De griffier kan besluiten een terugvordering te verrekenen met het voorschot voor het volgende kalenderjaar.
- 2.
In situaties waarin een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de gemeenteraad ontstaat in het geval als bedoeld in het eerste lid een vordering op de leden van deze voormalige fractie.
Paragraaf 4 Slotbepalingen
Artikel 16
- 1.
De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2017 wordt ingetrokken op 1 januari 2020.
- 2.
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2020.