Organisatie | Zeeland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland houdende het Mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland 2019 |
Citeertitel | Mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland 2019 |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Bestuur |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
17-07-2020 | 27-09-2019 | Bijlage I | 14-07-2020 | 20022259 | |
27-09-2019 | 24-09-2019 | 17-07-2020 | Nieuwe regeling | 24-09-2019 | 18423005 |
De directeur Programma's en projecten kan ter uitoefening van een op grond van lid 1, onder b, aan hem verleende bevoegdheid schriftelijk ondermandaat verlenen aan een ambtelijk opdrachtnemer van een strategisch opgave, uitvoeringsprogramma of een project, en in bijzondere gevallen aan een andere functionaris binnen een strategisch opgave, uitvoeringsprogramma of project, in het kader van een door hem verstrekte opdracht op grond van artikel 5, vierde lid van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019.
De uitoefening van de op basis van dit besluit gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de bij of krachtens de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2019 vastgestelde taken en met inachtneming van het ter zake geldende recht en de provinciale beleids- en uitvoeringsregels.
De gemandateerde verschaft gedeputeerde staten tijdig die informatie die redelijkerwijs voor gedeputeerde staten van belang geacht moet worden.
Het mandaat, bedoeld in artikel 1, omvat mede de bevoegdheid tot ondertekening van de besluiten namens gedeputeerde staten.
Een besluit 'in mandaat' wordt als volgt ondertekend:
Een besluit 'in mandaat' wordt als volgt plaatsvervangend ondertekend:
gedeputeerde staten van Zeeland,
Het besluit van gedeputeerde staten van Zeeland d.d. 12 februari 2019, nummer 19003625, nummer 12 februari 2019 nummer 19003625, houdende vaststelling van het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2018 (Provinciaal Blad 2019, nummer 1106), laatstelijk gewijzigd op 13 juli 2019 (Provinciaalblad 2019 nr 4965), wordt ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van gedeputeerde staten van 24 september 2019.
Drs. J.M.M. Polman, voorzitter
A.W. Smit, secretaris
Uitgegeven 26 september 2019
De secretaris, A.W. Smit
A.2 Algemene wet bestuursrecht
A.3 Wet openbaarheid van bestuur
A.5 Algemene verordening gegevensbescherming
A.6 Kaderrichtlijn afvalstoffen
Aanbesteding werken, leveringen en diensten:
uitsluitend voor zover deze geschiedt op basis van de door GS vastgestelde beleidsregels inkoop en aanbestedingen (zoals voldoende budget, passend binnen de doeleinden, conform aanbestedingswet- en regelgeving en aanbestedingsbeginselen proportionaliteit, transparantie en gelijke behandeling).
B.1 Aanbesteden werken, leveringen en diensten; Inkoopproces
C. Bedrijfsvoering en dienstverlening
C.3 Informatie en automatisering
D. Bestuurlijke organisatie en toezicht
D.1 Notificatie Formele stukken
D.2 Financieel Bestuurlijk Toezicht
D.3 Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur
E.1. Algemene Subsidieverordening/ Algemeen subsidiebesluit
E.2 Subsidieverordening natuur en landschapsbeheer (SVNL 2010)
E.3 Subsidieverordening natuur en landschapsbeheer 2016 (SVNL2016)
E.4 Subsidieregeling kwaliteitsimpuls Natuur en Landschap (SKNL)
Besluiten tot kavelruil cf. een positief advies van de commissie kavelruilbureau Zeeland op een kavelruilvoorstel, genomen bij gewone meerderheid van stemmen | ||||
Het indienen van een bezwaar- en/of beroepschrift tegen een belastingaanslag / WOZ-beschikking | ||||
Het indienen van een bezwaar- en/of beroepschrift tegen de uitslag van een kadastrale meting |
G.2 Vaarwegen (omgevingsverordening Zeeland 2018)
G.5 Verkeersregels & verkeerstekens
G.6 Onderhoud wegen (Omgevingsverordening Zeeland 2018)
G.7 Uitvoeringsbesluit vrijheid van meningsuiting (Omgevingsverordening Zeeland 2018)
Het in ontvangst nemen van een melding Uitvoeringsbesluit vrijheid van meningsuiting | ||||
Het geven van instructies Uitvoeringsbesluit vrijheid van meningsuiting |
G.8 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht ( Wabo ): De omgevingsvergunning
G.12 Regeling Nadeelcompensatie Verkeers- en Vervoersvoorzieningen en provinciale projecten provincie Zeeland 2010
I.2 Waterbesluit, waterregeling
I.3 Grondwater (Omgevingsverordening Zeeland 2018)
I.4 Waterbeheer en regionale waterkeringen
Correspondentie omtrent periodiek overleg en rapportage uitvoering beheerplan, inwinnen informatie waterschap | ||||
Correspondentie omtrent voorbereiding peilbesluit of herziening peilbesluit |
I.5 Waterwet – waterveiligheid
Correspondentie van procedurele aard over besluit tot uitnodigen waterschapsbestuur voor overleg op grond van artikel 3 en 4 Waterschapswet. |
J.1 Wet Milieubeheer; Algemeen
Toezenden verlengingsbesluit geldigheidsduur aan Minister en bestuursorganen en bekendmaken in Staatscourant | ||||
Toezending programma aan Minister en bekendmaken in Staatscourant |
J.3 Wet luchtvaart; Regelgeving burgerluchthavens en militaire luchthavens
J.4 Wet milieubeheer; afvalstoffen
K.2 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo)
L.1 Besluit ruimtelijke ordening
Voeren van overleg met het bestuursorgaan dat belast is met de voorbereiding van een wijzigings - of uitwerkingsplan |
L.2 Besluit ruimtelijk omgevingsrecht
Voeren van overleg met bestuursorgaan dat is belast met de voorbereiding van een omgevingsvergunning |
L.3 Besluit Ruimtelijke ordening (Planschadeverordening)
B. Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling Provincies 2018 (CAP)
B.1 Aanvang, wijziging en einde arbeid
B.3 Arbeidsduur, werktijden en verlof
B.4 Gezondheid en arbeidsomstandigheden
B.5 Overige rechten en plichten
B.7 Dienstverband op arbeidsovereenkomst
Conform de hiërarchische bevoegdheden als vastgelegd in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris. |
B.9 Wijzigingen binnen formatieomvang en formatiebudget
Aanbrengen van wijzigingen in de formatie binnen de door gedeputeerde staten vastgestelde formatieomvang en formatiebudget |
C. Rechtspositionele regelingen personeel (lokaal)
C.1 Werktijdenregeling Provincie Zeeland 2015
C.2 Regeling reis- en verblijfkosten en maaltijdvergoeding bij overwerk Provincie Zeeland 2015
C.3 Regeling bedrijfsfitness Provincie Zeeland 2015
C.4 Regeling verplaatsingskosten 2015
Toelichting behorende bij het mandaatbesluit gedeputeerde staten Zeeland 2019
Onderscheid mandaat, machtiging en volmacht
Bijna dagelijks moeten er allerlei beslissingen door gedeputeerde staten (hierna te noemen: gs) worden genomen. Het zou niet werkbaar zijn als die beslissingen steeds in de vergadering van gs moeten worden genomen. Daarom bestaat al sinds jaar en dag de mogelijkheid dat gs aan een ander de bevoegdheid toekennen om dit namens hen te doen. Er is dus sprake van vertegenwoordiging van het bestuursorgaan. Er zijn verschillende vormen van vertegenwoordiging (mandaat, machtiging en volmacht). Hieronder wordt uitleg gegeven over het onderscheid tussen de begrippen mandaat, machtiging en volmacht.
In de Algemene wet bestuursrecht is een algemene regeling opgenomen over mandaat, en wel in afdeling 10.1.1. In artikel 10.1 van deze Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt onder mandaat verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (lees in casu: gs) besluiten te nemen. Met andere woorden: degene aan wie mandaat wordt verleend (= de gemandateerde) krijgt de bevoegdheid om een besluit te nemen dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. De functionaris heeft dan 'mandaat' van gs. Het door de gemandateerde genomen besluit geldt dan ook als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde juridische gevolgen als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit.
Mandaat heeft alleen betrekking op het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. In deze wet wordt onder besluit verstaan “een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling”. Het gaat hier om typische overheidsbeslissingen, zoals het verlenen van een vergunning of het nemen van een besluit op een subsidieaanvraag.
Het bestuursorgaan dat mandaat heeft verleend (= de mandaatgever) blijft volledig verantwoordelijk voor het besluit dat in mandaat is genomen.
Van machtiging is sprake bij het verrichten van feitelijke handelingen. Feitelijke handelingen zijn geen privaatrechtelijke handelingen of besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb.
Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie of het voeren van het woord in een juridische procedure. De functionaris aan wie de machtiging is verleend noem je de 'gemachtigde'.
De schakelbepaling van artikel 10:12 van de Awb bepaalt dat de bepalingen in de Awb die betrekking hebben op mandaat (afdeling 10.1.1) tevens van toepassing zijn indien het bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Soms wordt het begrip machtiging ook wel gebruikt als verzamelbegrip voor de verschillende vormen van vertegenwoordiging.
Volgens het Burgerlijk wetboek wordt onder volmacht verstaan: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten (artikel 3:60 lid 1 Burgerlijk wetboek). Een door de gevolmachtigde "binnen de grenzen van zijn bevoegdheid in naam van de volmachtgever verrichte rechtshandeling treft in haar gevolgen de volmachtgever" (artikel 3:61 lid 1 Burgerlijk wetboek). Volmacht heeft altijd betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals bijvoorbeeld het ondertekenen van een overeenkomst of convenant of het verrichten van betalingen. Evenals bij machtiging geldt dat de mandaatregeling van afdeling 10.1.1 van de Awb van overeenkomstige toepassing is wanneer een bestuursorgaan volmacht verleent.
Het aangaan van een overeenkomst
Het aangaan van een overeenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling waarbij in de regel de provincie partij is. Het gaat daarbij om de provincie als privaatrechtelijke rechtspersoon en niet om gs of de commissaris van de Koning(hierna: cvdK) als bestuursorganen. Omdat de provincie als bestuursorgaan niet bestaat, zijn gs op grond van de Provinciewet bevoegd om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 158, eerste lid sub e). Gs zullen dus moeten besluiten om een bepaalde overeenkomst aan te willen gaan. Vervolgens is bepaald dat de cvdK de provincie in en buiten rechte vertegenwoordigt (artikel 176 Provinciewet). Dit houdt zowel formele procesvertegenwoordiging (in rechte) als vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (buiten rechte). De cvdK is daarom degene die de overeenkomst namens de provincie ondertekent.
Voor het aangaan van een overeenkomst is dus zowel een mandaat nodig van gs (voor het beslissen om een overeenkomst aan te gaan) als een volmacht van de cvdK om de overeenkomst te ondertekenen. De volmacht van de cvdK is geregeld in het 'mandaatbesluit cvdK 2019' met bijbehorend register.
Naast het contracteren inzake privaatrechtelijke bevoegdheden kan ook sprake zijn van het middels privaatrechtelijke overeenkomst vastleggen van afspraken inzake (het gebruik van) publiekrechtelijke bevoegdheden door het bestuursorgaan. In dat geval komt de bevoegdheid tot ondertekening van de bedoelde overeenkomst toe aan het bestuursorgaan. In de regel is dat het college van gedeputeerde staten. Als men een gedeputeerde wil aanwijzen die de ondertekening op zich neemt gebeurt dat via mandaat.
De Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019 is de algemene 'kapstok' waarin het organisatorische uitgangspunt wordt uitgewerkt dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden neergelegd. In de regeling wordt in dat verband een link gelegd naar het mandaatbesluit van gedeputeerde staten Zeeland 2019 en de regeling de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019 (de budgethoudersregeling). Er is voorzien in een algemene vervangingsregeling voor leidinggevenden. Daarnaast geldt een specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder. De grondslag voor het aanwijzen van budgethouders is de budgethoudersregeling. Toereikende mandaten voor deze functionarissen zijn vervolgens opgenomen in het mandaatbesluit gs.
Ten aanzien van opgave-, programma- en projectmanagers:
Programma- en projectmanagers maken deel uit van de ambtelijke organisatiestructuur als beschreven in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019. Aan functionarissen die de rol van opgave- programma-, project- en poulemanager vervullen komen specifieke bevoegdheden toe ter uitvoering van hun leidinggevende taken in de betreffende opgave of poule, of het betreffende programma of project . Zij kunnen, met uitzondering van de poulemanager, in dat kader tevens worden aangewezen als budgethouder als bedoeld in de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer (verder ook te noemen de budgethoudersregeling). Als budgethouder zijn zij bevoegd binnen de grenzen van het toegewezen budget, de budgtehoudersregeling en de mandaatregelingen van GS en de cvdK al datgene te doen en te besluiten ter uitvoering van de opgave, het programma of project waarvoor zij op grond van de vigerende Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris van hun ambtelijk opdrachtgever opdracht hebben verkregen.
‘Opgave-, programma- en projectmanagers van in hoedanigheid van budgethouder’ zijn uitsluitend de opgave-programma- en projectmanager die a als zodanig zijn aangewezen op grond van artikel 2, tweede lid van de van de van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019 en als budgethouder zijn aangewezen.
Het mandaatbesluit gs geeft een algemeen kader waarbinnen kan worden beoordeeld of een bevoegdheid namens gs kan worden uitgeoefend. In de bij dit besluit behorende bijlagen wordt concreet aangegeven om welke bevoegdheden het gaat. Of deze besluiten c.q. (rechts)handelingen inderdaad 'in mandaat' kunnen worden afgedaan, kan worden beoordeeld aan de hand van de in artikel 2 genoemde criteria.
Er wordt in het besluit en register geen onderscheid gemaakt tussen mandaten, volmachten en machtigingen, omdat dit voor de werkwijze geen consequenties heeft. Te meer ook omdat het merendeel van de bevoegdheden mandaten betreffen, hanteren we als verzamelnaam het begrip ‘mandaat’ maar wanneer wordt gesproken over mandaat zou het dus best kunnen zijn dat het in feite een volmacht (b.v. het doen van betalingen) of machtiging (b.v. het voeren van het woord in een juridische procedure; het verstrekken van informatie) betreft.
Op grond van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019 (de budgethoudersregeling) kan een budgethouder zijn budget aanwenden om een (beleids)doelstelling te realiseren. Hij kan dan bijvoorbeeld een overeenkomst naar privaatrecht aangaan. Deze bevoegdheid om de provincie privaatrechtelijk te binden is echter niet onbeperkt.
De budgethouder mag alleen privaatrechtelijke overeenkomsten aangaan voor een werk, een levering of een dienst, voor het realiseren van de (beleids)doelstelling waarvoor hij het budget heeft verkregen. De wijze waarop een dergelijke overeenkomst moet worden aangegaan is vastgelegd in het vigerende provinciale inkoop- en aanbestedingsbeleid (budgethoudersmandaat). De budgethouder moet zich er steeds van vergewissen dan hij volgens de regels van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid handelt, dat omvat dat hij zowel in de voorbereidingsfase het team Inkoop- en aanbesteding (POJZ) betrekt, maar ook in andere fases indien de inkoop- en aanbestedingsregels moeten worden bewaakt. Bijvoorbeeld bij het verstrekken van een opdracht tot meerwerk. Dan moet de budgethouder laten toetsen of er nog conform de aanbestedingsregels wordt gehandeld.
In artikel 3 van deze regeling, over de reikwijdte van de bevoegdheden van de budgethouder, is meer concreet geregeld wat de budgethouder moet doen als het gaat om het aangaan van een privaatrechtelijke overeenkomst, een rechtsgeldige ondertekening daarvan, de registratie en financiële afwikkeling.
Voor wat betreft andere privaatrechtelijke overeenkomsten dan die voor een werk, een levering of een dienst zoals genoemd in artikel 3, eerste lid, is de budgethouder eveneens bevoegd te beschikken over het hem toegekende budget, binnen de grenzen van het budget en binnen een op grond daarvan vooraf door gedeputeerde staten vastgesteld globaal bestedingsplan dan wel op grond daarvan vastgestelde ramingen, in het lopende begrotingsjaar en de daaraan gekoppelde (beleids)doelstelling. Hij is echter alleen bevoegd om dergelijke overeenkomsten aan te gaan indien hij mandaat heeft verkregen in het mandaatbesluit van gedeputeerde staten en of het mandaatbesluit van de commissaris van de Koning voor de uitvoering van de betreffende taak en conform dat mandaat. In sommige gevallen ligt het mandaat bij een andere eenheid binnen de organisatie. Hierbij kun je denken aan overeenkomsten op het gebied van bijvoorbeeld de aan- en verkoop van vastgoed, huur- en verhuur, aankoop van gronden of beheersovereenkomsten. Mocht de budgethouder niet over het mandaat beschikken, dan dient de budgethouder zich te wenden tot de afdeling van de provinciale organisatie waar die taak is belegd. Als het bij bijvoorbeeld over een vastgoedovereenkomst zou gaan dan is de afdeling I&V de afdeling waarbij de budgethouder zich moet voegen. In samenspraak met die afdeling moeten verdere stappen worden ondernomen. In geval er in het geheel geen geheel mandaat is verleend voor het aangaan van een privaatrechtelijke overeenkomst, dient het bevoegde bestuursorgaan in te stemmen met het aangaan
Voor het voeren van een inkoop- en aanbestedingsprocedure hebben gs bepaalde bevoegdheden gemandateerd aan diverse functionarissen, waaronder de afdelingsmanager en, unitmanager en programma- en projectmanagers. De budgethouder kan in zijn hoedanigheid van afdelingsmanager, unitmanager en/of programma- en projectmanager bepaalde besluiten namens gs nemen inzake inkoop- en aanbesteding. De budgethouder heeft uitsluitend mandaat om conform de door gs vastgestelde regels en procedures in het door GS vastgestelde Inkoop & Aanbestedingsbeleid te handelen. De vervanging van budgethouders wordt geregeld in artikel 18 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019.
De wettelijke grondslag voor de budgethouder om in mandaat voor bepaalde activiteiten binnen een (beleids)doelstelling overeenkomsten naar privaatrecht aan te gaan is artikel 158, eerste lid sub e Provinciewet. De bevoegdheid tot ondertekening van privaatrechtelijke overeenkomsten waarbij de provincie Zeeland partij is, is wettelijk toegekend aan de cvdK, die op zijn beurt toestemming heeft gegeven aan één of meerdere provinciale functionaris(sen) om dit namens hem te doen. Dit laatste is mogelijk op grond van artikel 176, tweede lid Provinciewet. Juridisch gezien is dit geen mandatering maar verleent de cvdK volmacht aan een functionaris. De aanvulling van deze ondertekeningsvolmachten dient te worden geregeld in het mandaatbesluit en –register van de cvdK. Dit laat onverlet dat de bevoegdheid tot ondertekening van overeenkomsten over het gebruik van publiekrechtelijke bevoegdheden aan het bestuursorgaan toekomt. In de regel is dat het college van gedeputeerde staten. Als men een gedeputeerde wil aanwijzen die de ondertekening op zich neemt gebeurt dat via mandaat.
2. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Uitgangspunt is het toekennen van meervoudig mandaat. (=de bevoegdheid komt aan meerdere functionarissen toe). De mandaten die zijn opgenomen in Bijlage I en II (mandaatregister GS 2019 en mandaatregister personele aangelegenheden GS 2019) bij het mandaatbesluit van gedeputeerde staten worden verleend aan de secretaris/algemeen directeur en, voor zover van toepassing, aan de directeur Organisatie en aan de directeur Programma's en projecten voor de aan hen toegewezen taken. Daarnaast worden de mandaten verleend aan de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt: afdelingsmanager, unitmanager, poulemanager en in sommige gevallen opgave-, programma-en projectmanager in de hoedanigheid van budgethouder of een (senior-)beleidsmedewerker.
Een aantal mandaten is uitsluitend aan de directeur Organisatie en/of de directeur Programma’s en Projecten toegekend. In die gevallen wordt er in het mandaatregister geen gemandateerde functionaris genoemd of alleen de betreffende directeur. De betreffende bevoegdheid berust dan bij de directeur Organisatie of directeur Programma's en projecten indien het een aan hem toegewezen taak betreft.
Verder kan de directeur Programma's en projecten ter uitoefening van een aan hem verleende bevoegdheid schriftelijk ondermandaat verlenen aan een ambtelijk opdrachtnemer van een strategisch opgave, uitvoeringsprogramma of een project. Dat betreft in beginsel uitsluitend de ambtelijk opdrachtnemers van een opdracht die hij op grond van artikel 5, vierde lid de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019 heeft verstrekt. In bijzondere gevallen kan de directeur Programma's en projecten ook aan een andere functionaris binnen een strategisch opgave, uitvoeringsprogramma of project schriftelijk onder mandaat verlenen. Dan kan het geval zijn indien de taak anders niet kan worden uitgevoerd.
De secretaris/algemeen directeur heeft conform de algemene uitgangspunten ter zake van mandatering zijn bevoegdheden (vangnetfunctie).
T.a.v. mandaten inzake personeelsaangelegenheden (mandaatregister personele aangelegenheden GS 2019):
Een aantal bevoegdheden is enkel aan de directeur Organisatie en of de directeur Programma’s en projecten toegekend. Dit betreffen bevoegdheden bijvoorbeeld: besluiten inzake aanstellingen en inzake bezoldiging, en die in lijn zijn met de aard van de functie van de directeur Organisatie en de directeur Programma’s en projecten voor de aan hen toegewezen taken in respectievelijk het gestructureerde en dynamische proces.
De bevoegdheden ter zake van het nemen van orde- en strafmaatregelen op grond van de CAP blijven vanwege het bijzondere karakter daarvan berusten bij de secretaris/algemeen directeur.
Voor de onderlinge vervanging van functionarissen is van toepassing de algemene vervangingsregeling uit hoofdstuk 8, en de specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder uit hoofdstuk van Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019.
Naast de wettelijke beperking die artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht aangeeft somt dit artikel criteria op waardoor het voor de gemandateerde mogelijk wordt om te beoordelen of hij een bevoegdheid c.q. beslissing in mandaat kan uitoefenen en/of nemen.
Mandaat kan enkel worden verleend indien het gevallen betreft die routinematig (waarvan onomstotelijk vaststaat dat zij passen binnen het vastgestelde beleid), administratief, procedureel of formeel van aard zijn. Bij zaken die het routinematig karakter te boven gaan valt te denken aan gevallen waarin het besluit leidt tot afwijking of aanvulling van het vastgestelde beleid, en/of er precedentwerking te verwachten is, of indien een besluit betrekking heeft op zaken die politiek of bestuurlijk gevoelig liggen. Van dit laatste is bijvoorbeeld sprake wanneer redelijkerwijs te verwachten is dat een gedeputeerde door de pers aangesproken kan worden over een genomen beslissing. Bij twijfel overlegt de gemandateerde met de portefeuillehouder(s).
In ieder geval kan een bevoegdheid niet worden verleend indien het een besluit betreft dat genomen moet worden nadat in een voorbereidingsprocedure is gebleken dat tegen het ontwerp besluit bedenkingen, zienswijzen of bezwaren zijn ingediend óf waarbij wordt afgeweken van adviezen. Bij twijfel of een te nemen besluit valt onder deze uitzondering dient de gemandateerde te overleggen met de portefeuillehouder(s).
Artikel 3. Inlichtingen en verantwoording
Omdat gs, ook al hebben zij mandaat verleend, verantwoordelijk blijven voor de 'in mandaat' genomen beslissing is het van belang dat zij op de hoogte worden gesteld van die beslissingen of handelingen waarvan kennisneming door hen van belang is.
In dit artikel wordt concreet aangeven hoe de ondertekening plaats dient te vinden. In het onderhavige mandaatbesluit en –register wordt er wanneer mandaat aan een ambtelijk functionaris wordt verleend, vanuit gegaan dat die zowel het besluit neemt als ondertekent. Het besluit en register gaan derhalve uit van zgn. 'afdoeningsmandaten'. Kenbaarheid speelt hierbij een rol, dat wil zeggen dat naar buiten toe duidelijk is wie de beslissing 'in mandaat' heeft genomen.
Kijk in het mandaatregister in de kolom “omschrijving bevoegdheid” en kijk of het besluit of de (rechts)handeling die je wilt (laten) nemen of verrichten of wordt genoemd.
Kijk in de kolom “namens gs uitgeoefend door”. Hier staan de functionaris(sen) genoemd die de bevoegdheid mogen uitoefenen. Vaak is dat het nemen van een besluit. Deze functionarissen mogen tevens ondertekenen. Naast de daarin genoemde functionaris(sen) is altijd de betreffende directeur of de secretaris/algemeen directeur bevoegd tenzij het een uitzondering betreft. (zie hiervoor onder: ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, Artikel 1. Verlenen mandaat).
Bij ontstentenis of afwezigheid van de desbetreffende functionaris: raadpleeg de vervangingsregeling uit de artikelen 17 en 18 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2019.
* Stel een conceptbesluit/brief op en maak gebruik van het model uit iWriter.
* Zorg voor een juiste ondertekening.
Toelichting gebruikte afkortingen afdelingen
F&C - Afdeling Financiën & Control
BOS - Afdeling Bestuursondersteuning
POJZ - Afdeling Personeel, Omgeving & Juridische Zaken
I&A- Afdeling Informatie & Automatisering