Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Neder-Betuwe houdende regels omtrent budgethouders (Budgethoudersregeling 2019)

In deze regeling wordt verstaan onder:

• -

  Budget: een deel van de begroting uitgedrukt in een inhoudelijke doelstelling met daarbij behorende baten en lasten verbonden aan een programma, (sub)taakveld, kostenplaats(raming) of een vastgesteld krediet.

• -

  Budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budget of een investeringskrediet aan wie verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn toegekend via deze regeling.

• -

  Prestatie-akkoordverklaarder: ambtenaar van de gemeente die de budgethouder ondersteunt en aan wie verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn toegekend via deze regeling.

Voor de overige definities wordt verwezen naar het Organisatiebesluit gemeente Neder-Betuwe 2019.

Artikel 2  

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders wijst de directie aan als eerste budgethouder voor de budgetten die ter beschikking staan van het college.

• 2.

  De directie wijst de (adjunct) afdelingsmaners en de manager werkeenheid aan als budgethouder en wijst – in voorkomende gevallen – ook direct budgetten toe aan de afdelingsmanagers en de manager werkeenheid.

• 3.

  De (adjunct) afdelingsmanager of de manager werkeenheid kunnen medewerkers die verantwoording aan hen afleggen aanwijzen als budgethouder respectievelijk plaatsvervangend budgethouder en kunnen budgetten dan wel delen van een budget toewijzen aan deze (plaatsvervangende) budgethouders.

• 4.

  De budgethouder wijst prestatie-akkoordverklaarders aan;

• 5.

  Het toewijzen van budgetten aan een budgethouder wordt, met vermelding van het betreffende budget, geregeld door middel van het vaststellen van ‘de kostenplaatsraming’ door het college van burgemeester en wethouders.

• 6.

  De griffier is eerste budgethouder voor de budgetten die ter beschikking staan van de gemeenteraad.

Artikel 3  

De directie is verantwoordelijk voor het beheer van de budgetten binnen de kaders van de begroting.

Artikel 4  

De afdelingsmanager en de manager werkeenheid zijn verantwoordelijk voor het beheer van de budgetten en het realiseren van inkomsten die tot de verantwoordelijkheid van een pijler of werkeenheid behoren.

Artikel 5  

• 1.

  De budgethouder is bevoegd binnen de aangewezen en goedgekeurde budgetten of investeringskredieten opdrachten te verlenen tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten.

• 2.

  De budgethouder mag geen contractuele verplichtingen aangaan voor langere duur dan het begrotingsjaar, tenzij het betreft werken en/of leveranties waarvan de tijdsduur van uitvoering of levering langer is dan dat begrotingsjaar en waarvan de uitvoerings- of leveringstijd nadrukkelijk is overeengekomen.

• 3.

  Een budgethouder informeert zijn/haar afdelingsmanager of de manager van een werkeenheid of de directie tijdig over de door de budgethouder verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• 4.

  De budgethouder draagt er zorg voor dat facturen goedgekeurd worden - om verwerkt te worden in de financiële administratie – en voor het verstrijken van de betalings- termijn(en) aan de financiële administratie worden geleverd.

• 5.

  De budgethouder draagt er zorg voor dat de verplichtingen zodanig worden vastgelegd dat de actuele stand van de aangegane verplichtingen ten opzichte van het toegekende budget zichtbaar is.

• 6.

  De afdelingsmanager of de manager van een werkeenheid kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

Artikel 6  

• 1.

  De budgethouder is bevoegd om bij onvoorziene, onontkoombare en niet uit te stellen zaken, bij achteraf informeren van de portefeuillehouder (pas toe en leg uit!), het budget op taakveld of investeringskrediet te overschrijden tot een maximum van 10% van het budget op taakveld of investeringskrediet.

• 2.

  De budgethouder draagt, bij onvoldoende financiële dekking voor een overschrijding, er zorg voor dat er een advies aan het college van burgemeester en wethouders wordt voorgelegd om een aanvullend budget op taakveld of investeringskrediet - inclusief de financiële dekking daarvan, niet zijnde uit algemene middelen - beschikbaar te stellen. De budgethouder houdt hierbij rekening met een ondergrens van € 25.000 voor zowel lasten als baten. (Conform de artikelen en 5.3 en 6.3 van de Financiële verordening gemeente Neder-Betuwe 2017 moeten respectievelijk (artikel 5.3) afwijkingen groter dan € 25.000 door het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad gemeld, de zogenaamde actieve informatieplicht en (artikel 6.3) bij de bestuursrapportage worden toegelicht).

Artikel 7  

• 1.

  De prestatie-akkoordverklaarder ondersteunt de budgethouder bij het aangaan van verplichtingen.

• 2.

  De prestatie-akkoordverklaarder toetst facturen op juistheid, tijdigheid en volledigheid van geldbedragen en geleverde prestaties.

Artikel 8  

• 1.

  De budgethouder draagt er zorg voor dat het vier-ogen principe bij het goedkeuren van facturen wordt toegepast.

• 2.

  Het vier-ogen principe wil zeggen dat bij het goedkeuren van facturen een budgethouder en een prestatie-akkoordverklaarder apart van elkaar de factuur goedkeuren.

Artikel 9  

Opdrachtverlening voor de uitvoering van werken en levering van goederen en diensten vindt plaats in overeenstemming met de Europese en/of nationale regels omtrent aanbestedingen en het inkoop –en aanbestedingsbeleid van de gemeente.

Artikel 10  

• 1.

  de budgethouder legt verantwoording af over inhoudelijke – en financiële uitvoering van de taken genoemd in deze regeling aan de afdelingsmanager of de manager van een werkeenheid.

• 2.

  de verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning & control cyclus.

Artikel 11  

De pijler Bedrijfsvoering fungeert als organisatieonderdeel dat de budgetten en de uitputting daarvan registreert voor de gemeentelijke organisatie.

Artikel 12  

De budgethouder is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is (handelt integer). De budgethouder kan zich hierbij niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

Artikel 13  

In gevallen waarin deze budgethoudersregeling niet voorziet beslist de directie. (hardheidsclausule).

Artikel 14  

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de dag na de bekendmaking van deze Budgethoudersregeling 2019.

• 2.

  Deze regeling kan worden aangehaald als Budgethoudersregeling 2019.

• 3.

  De oude Budgethoudersregeling (2014) wordt hiermee ingetrokken.