Organisatie | Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant houdende regels omtrent informatiebeheer (Besluit Informatiebeheer Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2018) |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2018 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Besluit Informatiebeheer.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
09-08-2019 | 02-01-2019 | nieuwe regeling | 21-11-2018 | OMWB725599 |
Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant;
gelet op artikel 8 van de Archiefverordening van de Omgevingsdienst Midden-en West-Brabant;
Vast te stellen het ‘Besluit Informatiebeheer Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2018’,
inhoudende voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten.
HOOFDSTUK 2: DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Artikel 3. Taken en bevoegdheden archivaris
Tenzij wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats zich daartegen verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van de omgevingsdienst. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.
Tenzij wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats zich daartegen verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen van de omgevingsdienst. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.
HOOFDSTUK 3: VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE INFORMATIEVOORZIENING
HOOFDSTUK 4: ARCHIEFVORMING EN –ORDENING
§ 1 Productie en vernietiging van archiefbescheiden
Artikel 6. Vervaardiging van archiefbescheiden
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 7. Wijzigen, verwijden of vernietigen van archiefbescheiden
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Het hoofd van de beheereenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten en houdt daarbij rekening met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
§ 3 Ordening en toegankelijkheid van documenten
Artikel 13. Ordening en toegankelijkheid documenten
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
HOOFDSTUK 5: BEHEER VAN DOCUMENTEN
Artikel 15. Bewaren van documenten
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard conform de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen.
§ 2 Beveiliging en raadpleging documenten
Artikel 18. Informatiebeveiliging
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging. Dit omvat onder meer organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, duplicering, verspreiding, terbeschikkingstelling en/of vernietiging van documenten en archiefdossiers die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Artikel 19. Verbod verwijderen van documenten
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
§ 3 Vervanging, vervreemding en overdacht van documenten
Artikel 21. Vervanging van documenten
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
§ 4 Selectie en vernietiging van documenten
Artikel 25. Lijst van vernietigbare documenten
Het hoofd van de beheereenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris.
Artikel 27. Intrekking vorig Besluit Informatiebeheer
Met het vaststellen van dit besluit wordt het Besluit Informatiebeheer, zoals vastgesteld door het dagelijks bestuur op 19 november 2015, ingetrokken.