Verordening van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant houdende regels omtrent archivering (Archiefverordening Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2018)

Artikel 1: Begrippenkader

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de omgevingsdienst;

• b.

  archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 van de wet;

• c.

  archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995;

• d.

  archiefbewaarplaats: gelet op de artikelen 27, eerste lid, en 28 van de wet volgt de omgevingsdienst de provinciale archiefbewaarplaats;

• e.

  archiefregeling: de Archiefregeling;

• f.

  archivaris: de functionaris die hiertoe benoemd is op grond van artikel 40 van de Archiefwet 1995;

• g.

  beheerder: de directeur van de omgevingsdienst;

• h.

  beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening;

• i.

  dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst;

• j.

  deelnemer: deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling;

• k.

  Gemeenschappelijke Regeling: Gemeenschappelijke Regeling van de omgevingsdienst geldend op de dag van vaststelling van deze Archiefverordening;

• l.

  informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

• m.

  omgevingsdienst: Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant;

• n.

  wet: de Archiefwet 1995.

Artikel 2: Archiefbewaarplaats

Als archiefbewaarplaats van de omgevingsdienst wordt de keuze van de archiefbewaarplaats van de provincie Noord-Brabant gevolgd. Derhalve is de provinciale archiefbewaarplaats de archiefbewaarplaats voor de omgevingsdienst. Deze archiefbewaarplaats bevindt zich in het Brabants Historisch Informatie Centrum te ’s-Hertogenbosch.

Artikel 3: Archiefruimten

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4: Aanwijzen beheerder(s)

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 5: Aanwijzen personeel

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 6: Beheer en bewaring archiefbescheiden

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2.

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7: Middelen

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8: Voorschriften

Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 9: Verslaglegging

Het dagelijks bestuur doet ten minste éénmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet.

Artikel 10: Toezicht door archivaris

De archivaris van de provincie Noord-Brabant is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 11: Bevoegdheden archivaris

De archivaris is bevoegd ter uitoefening van het hem opgedragen toezicht zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 12: Verstrekken inlichtingen

• 1.

  De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen, al dan niet met inbegrip van persoonsgegevens, die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

• 2.

  De archivaris past passende technische en organisatorische maatregelen toe voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens die aangetroffen worden tijdens de toezichttaak.

• 3.

  De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 13: Treffen maatregelen

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 14: Informeren archivaris

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e.

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 15: Verslag door archivaris

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht. Het dagelijks bestuur legt dit verslag voor aan het algemeen bestuur.

Artikel 16: Intrekking vorige Archiefverordening

Met het vaststellen van deze Archiefverordening wordt de Archiefverordening Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant, zoals vastgesteld bij besluit van het algemeen bestuur op 20 januari 2016, ingetrokken.

Artikel 17: Bekendmaking en inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag volgend na de dag van de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2019.

Artikel 18: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: Archiefverordening Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2018.