HET ALGEMEEN BESTUUR VAN DE OMGEVINGSDIENST MIDDEN- EN WEST BRABANT
Gelet op
artikel 24, vierde lid, van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Midden- en West Brabant;
Besluit
vast te stellen
De organisatieverordening Omgevingsdienst Midden- en West Brabant
Artikel 1 Begripsbepalingen
ambtelijke organisatie | het geheel van personen in dienst van de OMWB, ongeacht hun rechtpositie, alsmede de (tijdelijke) verbanden waarin zij werkzaam zijn; |
directeur | de algemeen directeur OMWB, tevens secretaris van het algemeen en dagelijks bestuur; |
afdelingsmanager | de manager van een afdeling; |
managementteam | het managementteam (MT) bestaat uit de directeur en de afdelingmanagers; |
teammanager | de manager van een organisatorische eenheid aangeduid als team; |
OMWB | de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant. |
Artikel 2 Inrichting van de ambtelijke organisatie.
- 1.
De hoofdstructuur en inrichting van de organisatie is tot stand gekomen vanuit de dragende gedachte dat:
- a.
de sturing van de organisatie eenvoudig en helder moet zijn;
- b.
een slanke topstructuur met zo weinig mogelijk leidinggevende lagen;
- c.
effectieve en efficiënte processen;
- d.
de organisatie wendbaar is voor toekomstige veranderingen.
- 2.
Het algemeen bestuur van de OMWB stelt, middels deze verordening, de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast.
- 3.
De ambtelijke organisatie van de OMWB is opgebouwd conform volgend managementmodel:
- 4.
Het ambtelijk apparaat van de OMWB is ingedeeld in organisatorische eenheden. Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met de algemene benaming “afdeling” en “team”.
- 5.
Er is een afdeling Uitvoering waarin de taken van het primair proces zijn ondergebracht en er is een afdeling Bedrijfsvoering waarin de bedrijfsvoeringstaken van de organisatie zijn ondergebracht.
- 6.
De algemeen directeur kan, in samenspraak met de betrokken afdelingsmanager, besluiten de structuur van een afdeling nader onder te verdelen.
- 7.
De directeur kan besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden in de vorm van “OMWB brede programma’s”. Het beheer van zo’n organisatorisch verband wordt opgedragen aan een lid van het managementteam.
Artikel 3 Taken directeur/secretaris dagelijks bestuur
De taken van de directeur omvatten:
- •
eindverantwoordelijke voor de effectiviteit van de gehele organisatie;
- •
geeft integraal leiding aan de totale organisatie;
- •
eerste adviseur van het dagelijks bestuur;
- •
secretaris van het dagelijks bestuur en algemeen bestuur;
- •
realiseren van de OMWB-brede strategische visie en de OMWB-brede beleidsontwikkelingen en uitvoering van beleid;
- •
bestuurder in het kader van de Wet op de ondernemingsraden (WOR);
- •
voorzitter van het managementteam (MT);
- •
leidinggevende van de afdelingsmanagers;
- •
verantwoordelijk voor continue doorontwikkeling van de organisatie;
- •
zorgt voor verbinding tussen de OMWB en de deelnemers, alsmede andere externe stakeholders.
Artikel 4 Taken afdelingsmanager
De taken van de afdelingsmanager omvatten:
- •
geeft integraal leiding aan de afdeling;
- •
mede verantwoordelijk voor het realiseren van de OMWB-brede strategische visie en de OMWB-brede beleidsontwikkelingen en uitvoering van beleid;
- •
verantwoordelijk voor de strategische, tactische en operationele aansturing van de afdeling;
- •
stuurt op samenwerking binnen de afdeling en tussen het primair proces en bedrijfsvoering;
- •
leidinggevende van de teammanagers en medewerkers die aan hem zijn toegewezen;
- •
continue focus op kwaliteitsverbetering;
- •
stuurt op nalevering van de concernkaders;
- •
zorgt in samenwerking met de directeur voor verbinding met de OMWB stakeholders
- •
vervanging van de directeur bij diens afwezigheid.
Artikel 5 Taken managementteam algemeen
Ter bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan de OMWB opgedragen taken voeren de directeur en de afdelingshoofden regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming managementteam.
De taak van het managementteam als geheel omvat de volgende hoofdbestanddelen:
- 1.
Behartigen van het concernbelang;
- 2.
Zorgdragen voor een goed functioneren en sturing van de organisatie;
- 3.
Strategische beleidontwikkeling en uitvoering, waaronder de concern ontwikkelagenda;
- 4.
Samenhang en verbinding binnen de organisatie en extern met de deelnemers en ketenpartners.
Artikel 6 Verhouding directeur tot de leden van het managementteam
De directeur stelt de leden van het managementteam verantwoordelijk voor de prestaties (resultaten, effecten, inzet van middelen) en het algemeen functioneren van hun aandachtsgebied (inclusief de samenwerking en tijdige afstemming met andere afdelingen). Aan het begin van ieder jaar maakt de directeur met het managementteamlid afspraken over de te leveren prestaties in de vorm van het opstellen van een managementcontract. Het lid van het managementteam vervult de rol van opdrachtgever richting teammanagers en senior medewerkers bedrijfsvoering ten aanzien van de uitvoering van het managementcontract.
Artikel 7 Managementteamoverleg
- 1.
De leden van het managementteam vergaderen periodiek volgens een vooraf vastgestelde planning.
- 2.
De directeur neemt, gehoord hebbende de leden van het MT, de besluiten die noodzakelijk zijn om leiding te geven aan de OMWB organisatie.
- 3.
De vergaderingen worden onder andere benut voor vaststelling van beleidsinhoudelijke visies, vaststelling van het strategisch middelenbeleid, de planning- en control-cyclus, het bespreken van voorstellen voor het dagelijks bestuur, het zetten van stappen ter bevordering van de doorontwikkeling van de organisatie met daarbij de gewenste cultuur en managementstijl, afstemming tussen de afdelingen voor wat betreft samenwerking en samenhang enz.
Artikel 8 Taken teammanager
De taken van de teammanager omvatten:
- •
geven leiding aan een operationele eenheid;
- •
zijn verantwoordelijk voor en sturen binnen de concernkaders op productie, planning, budget, kwaliteit, personeel en tijdigheid van de werkzaamheden van het team;
- •
sturen op samenwerking en afstemming tussen de teams;
- •
het vertalen van gemaakte (concernbrede) strategische keuzes naar een operationele aanpak voor het eigen team;
- •
het onderhouden van de noodzakelijke informerende, afstemmende en/of adviserende contacten met het managementteam in relatie tot het functioneren van hun team in brede zin;
- •
dragen zorg voor het blijven voldoen aan de kwaliteitscriteria door de samenstelling, opleiding en ervaring van de medewerkers;
- •
bemiddelen bij escalaties met opdrachtgevers;
- •
de interne en externe communicatie over de resultaten van het team;
- •
het jaarlijks opstellen van een teamwerkplan, waarin de taakopdracht (zoals onder andere neergelegd bij de ingediende werkplannen van de deelnemers en de begroting) is vertaald naar het eigen team;
- •
het periodiek houden van werkoverleg;
- •
het mede (doen) beschrijven van werkprocessen, deze analyseren en zo nodig laten bijstellen ten behoeve van het verhogen van de kwaliteit.
Artikel 9 Verantwoording teammanagers aan managementteam
Teammanagers leggen tussentijds en na afloop, aansluitend op de interne planning- en control-cyclus, verantwoording af aan de afdelingsmanager over de behaalde resultaten en effecten, de kwaliteit daarvan en de inzet van middelen daarbij.
Artikel 10 Teammanagers in relatie tot de medewerkers
In het uitoefenen van zijn taak als resultaatgericht manager zorgt de teammanager ervoor dat zijn medewerkers hun inhoudelijke taak optimaal kunnen uitvoeren. Hij zorgt er dus voor dat zijn medewerkers:
- •
vakinhoudelijk bekwaam zijn;
- •
de noodzakelijke professionele vaardigheden, gedrag en houding hebben (taakvolwassen zijn);
- •
zich bewust zijn van de politiek, bestuurlijke omgeving waarin zij opereren;
- •
bij hem terecht kunnen voor raad en advies;
- •
aangesproken worden op hun resultaten;
- •
weten hoe zij functioneren en worden beoordeeld.
Artikel 11 Mandaat
- 1.
De directeur kan, op grond van het ‘Algemeen mandaatbesluit Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant’ voor het aan hem toegekende mandaat ondermandaat verlenen aan een functionaris in dienst van de OMWB.
- 2.
De directeur kan ook een volmacht of machtiging verlenen aan een functionaris in dienst van de OMWB.
- 3.
Ondermandaat vindt niet plaats zonder instemming van de betrokken ambtenaar en voor zover van toepassing van diens afdelingshoofd.
- 4.
De directeur kan algemene instructies en instructies per geval geven die door de mandaathouder in acht moeten worden genomen.
- 5.
De mandaathouder betrekt bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden het beleid van de OMWB en de directeur. Indien hij om zwaarwegende gronden voornemens is om af te wijken van dit beleid treedt hij hierover vooraf in overleg met de directeur.
- 6.
Een ieder aan wie ondermandaat is verleend stelt de directeur tijdig in kennis van krachtens ondermandaat te nemen besluiten waarvan hij redelijkerwijs moet aannemen dat kennisneming door hem gewenst is.
- 7.
Bij de OMWB wordt een openbaar mandaatregister bijgehouden, waarin besluiten tot het verlenen van ondermandaat worden ingeschreven. Het mandaatbesluit wordt bekend gemaakt op de gebruikelijke wijze.
Artikel 12 Bestuursopdrachten
- 1.
Ten aanzien van aangelegenheden waarin dit wenselijk wordt geacht, kan het dagelijks bestuur, al dan niet op initiatief van de overige bestuursorganen, een kader aangeven voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming “bestuursopdracht”.
- 2.
Het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen waaraan de inhoud van bestuursopdrachten aan moet voldoen.
Artikel 13 Nadere regels
Het dagelijks bestuur is bevoegd nadere regels vast te stellen ten aanzien van de structuur en werkwijze van de ambtelijke organisatie.
Artikel 14 Slotbepalingen
Deze verordening wordt aangehaald als: Organisatieverordening OMWB.
Artikel 15 Bekendmaking en inwerkingtreding
Deze verordening wordt op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt en treedt in werking op 1 januari 2018.