Organisatie | Delft |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening Voorzieningen fracties, raads- en commissieleden 2019 |
Citeertitel | Verordening Voorzieningen fracties, raads- en commissieleden 2019 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening Voorzieningen fracties, raads- en commissieleden 2015.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-11-2023 | artikel 6.1, 6.3, 13, toelichting | 02-11-2023 | 2343681 | ||
29-09-2023 | 22-11-2023 | artikel 5.1, 5.2, 6.1, 6.2, toelichting | 12-09-2023 | ||
27-07-2019 | 29-09-2023 | nieuwe regeling | 11-07-2019 | 1925487 |
De raad van de gemeente Delft;
gelet op de artikelen 95 tot en met 99 van de Gemeentewet;
gelet op hoofdstuk 3 van het Besluit Rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers (Stb. 2018, 386) en de Regeling Rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers (Stcrt. 2018, 66006),
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 11 juli 2019.
J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart
Verordening Voorzieningen, fractie, raads- en commissieleden 2019
Hoofdstuk II Voorzieningen voor raadsleden
De in redelijkheid noodzakelijk gemaakte verblijfskosten ter zake van reizen buiten het grondgebied van de gemeente worden aan het raadslid vergoed, tot ten hoogste de bedragen zoals die gehanteerd worden voor ambtenaren in dienst van de gemeente Delft.
Artikel 4 Toelage raadslid vertrouwenscommissie, onderzoekscommissie en bijzondere commissies
Een raadslid dat lid is van een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a, derde lid, van de Gemeentewet wordt voor de duur van de activiteiten van die commissie ten laste van de gemeente een toelage toegekend van € 120,00 per maand. (De toelage is per jaar maximaal driemaal de maandelijkse vergoeding voor de werkzaamheden, bedoeld in artikel 3.1.1, eerste lid, Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.)
Een raadslid dat lid is van de vertrouwenscommissie die belast is met het doen van een voordracht voor een burgemeester of een (overige) bijzondere commissie als bedoeld in artikelen 3.1.2 en 3.1.4 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers wordt voor de duur van de activiteiten van de commissie een toelage toegekend van € 120,00 per maand. De raad kan bij instelling van een nieuwe (tijdelijke) bijzondere commissies per raadsbesluit bepalen dat de toelage daarop eveneens van toepassing is.
Artikel 5.1 Loopbaanoriëntatie
De kosten voor (een groep van) raadsleden om zich tijdens het ambt te oriënteren op de verdere loopbaan c.q. ontplooiing van mobiliteit bevorderende activiteiten, als bedoeld in artikel 3.1.8 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, kunnen ten laste van de gemeente worden vergoed en verantwoord.
Artikel 5.2 Kosten individuele niet-partijpolitieke scholing
Op grond van artikel 3.3.3 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers kunnen kosten voor individuele niet-partijpolitieke scholing worden vergoed voor raadsleden. Waarbij elk raadslid maximaal 1.000 euro per raadsperiode vergoed kan krijgen, zolang het beschikbaar gestelde budget hiervoor toereikend is (basisjaar 2023). De griffier en de burgemeester toetsen een aanvraag op basis van een voorstel van een raadslid.
Hoofdstuk III Voorzieningen voor commissieleden/niet-raadsleden en overige commissieleden
Artikel 6.2 Kosten individuele niet-partijpolitieke scholing
Op grond van artikel 3.3.3 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers kunnen kosten voor individuele niet-partijpolitieke scholing worden vergoed voor commissieleden. Waarbij elk commissielid maximaal 1.000 euro per raadsperiode vergoed kan krijgen, zolang het beschikbaar gestelde budget hiervoor toereikend is (basisjaar 2023). De griffier en de burgemeester toetsen een aanvraag op basis van een voorstel van een commissielid.
Artikel 6.3 Vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen van de adviescommissies van gemeenschappelijke regelingen
De vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van een gemeenschappelijke adviescommissie als bedoeld in artikel 24 en 24a van de Wet gemeenschappelijke Regelingen wordt toegekend voor vergaderingen van de adviescommissies van gemeenschappelijke regelingen, overeenkomstig de geldende gemeenteklasse, voor zover de gemeenschappelijke regeling zelf geen vergoeding uitkeert.
Aan het lid van een commissie dat geen raadslid of wethouder is en niet in zijn hoedanigheid van ambtenaar tot lid van de commissie is benoemd worden de reiskosten in verband met reizen buiten het grondgebied van de gemeente voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie vergoed. De vergoeding betreft:
Aan het in het artikel bedoelde lid van de commissie worden vergoed de noodzakelijk gemaakte verblijfkosten voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie tot ten hoogste de bedragen zoals die gehanteerd worden voor ambtenaren in dienst van de gemeente Delft.
Hoofdstuk IV Procedure van declaratie individuele voorzieningen en besluitvorming over centrale secundaire voorzieningen
Artikel 10 Betaling van kosten
Betaling van kosten op grond van deze verordening vindt plaats door:
Hoofdstuk V Voorzieningen fractie
Artikel 13 (Niet) toegestane bestedingen
Indien een fractie in strijd handelt met het tweede lid, kan de raad besluiten dat de in het geding zijnde uitgaven binnen een door de raad te bepalen termijn dienen te worden teruggestort. Indien een fractie in gebreke blijft, worden de volgende voorschotbetalingen opgeschort tot de betreffende fractie aan haar verplichtingen heeft voldaan.
Fracties kunnen in het kader van papierloos vergaderen de fractiebijdrage gebruiken voor de aanschaf van tablets of soortgelijke apparatuur (inclusief toebehoren; zoals bijvoorbeeld een kantoorsoftwarepakket, toetsenbord, muis en beschermingsmateriaal) voor raadsleden en commissieleden/niet-raadsleden. Indien een fractielid binnen een jaar na de aanschaf het lidmaatschap beëindigt en de apparatuur wenst te behouden, stort hij of zij daartoe de boekhoudkundige waarde ten gunste van de fractierekening; voor leden van een fractie die niet in de raad is teruggekeerd, geldt bij deze termijn dat de boekhoudkundige waarde op de bankrekening van de gemeente wordt gestort.
Artikel 14 Betaling voorschotten
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt, in afwijking van het eerste lid, het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
De fractie die de bijdrage voor fractieondersteuning niet of slechts gedeeltelijk heeft besteed, mag dit reserveren. De omvang van de reserve mag niet groter zijn dan de bijdrage die de fractie in het betreffende jaar, ingevolge artikel 12 lid 1 en 2 en artikel 15, toekwam. Het meerdere niet bestede geld wordt door de fractie teruggestort in de gemeentekas.
Elke fractie legt binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage onder overlegging van het verantwoordingsmodel (inclusief onderbouwing bestaande uit de facturen danwel deugdelijke verantwoording en de bankafschriften) zoals opgenomen in bijlage 1 bij deze verordening. Een fractie die niet terugkeert in de raad overlegt binnen één maand na de datum van ontbinding van de oude raad de afrondende fractieverantwoording.
Hoofdstuk VI Ambtelijke informatieverstrekking en ambtelijke bijstand raads- en commissieleden/niet-raadsleden
Artikel 19 Ambtelijke bijstand
Een raadslid kan zich tot de griffier wenden met een verzoek om ambtelijke bijstand bij het formuleren van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Indien het verzoek om ambtelijke bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Hoofdstuk VII Overgangsbepalingen
Onderstaande bepaling (=voormalig artikel 8 uit de Verordening Voorzieningen fracties, raads- en commissieleden 2015) blijft onverminderd van kracht, voor commissieleden/niet-raadsleden aan wie in 2018 krachtens voornoemde verordening deze vergoeding al is verstrekt, tot de installatie van een nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen van 16 maart 2022:
“Commissieleden/niet-raadsleden ontvangen voor de uitoefening van het lidmaatschap van de commissie een tegemoetkoming voor een internetverbinding, bijbehorende software en printfaciliteiten.
Het commissielid/niet-raadslid ontvangt per maand een bedrag van € 61,26 voor hard- en software, onderhoud en een internetverbinding. Een commissielid/niet-raadslid kan afzien van het ontvangen van deze vergoeding door dit schriftelijk te melden aan de griffier.”
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 11 juli 2019. Gepubliceerd in het Gemeenteblad d.d. 22 juli 2019.
, burgemeester.
J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart
, griffier.
Drs R.G.R. Jeene CMC
Toelichting bij de Verordening Voorzieningen fracties, raads- en commissieleden 2019
De regeling van de rechtspositie van raadsleden en leden van gemeentelijke commissies vindt op verschillende niveaus plaats, te weten bij wet, Algemene Maatregel van Bestuur, Koninklijk Besluit en gemeentelijke verordening. In de Gemeentewet is aangegeven dat de nadere invulling van de rechtspositie van raads- en commissieleden moet worden geregeld bij AMvB. Daartoe is het Rechtspositiebesluit voor decentrale politieke ambtsdragers vastgesteld. Een aantal voorzieningen, zoals de hoogte van de bezoldiging en de verschillende onkostenvergoedingen is in dit rechtspositiebesluit geregeld in dwingende bepalingen. Voor de secundaire voorzieningen van raadsleden geldt dat de gemeente de vrijheid heeft om deze voorzieningen bij verordening te treffen.
In deze verordening zijn bepalingen opgenomen inzake de rechtspositie van raadsleden en leden van gemeentelijke commissies, voor zover niet reeds dwingend bepaald via hogere regelgeving. Dat geldt bijvoorbeeld voor de maandelijkse toelage voor fractievoorzitters en het recht op vervanging van een raadslid bij zwangerschap via de Wet Regeling tijdelijke vervanging volksvertegenwoordigers wegens zwangerschap en bevalling of ziekte.
Artikel 99, eerste lid Gemeentewet geeft aan:
“Buiten hetgeen hun bij of krachtens de wet is toegekend genieten raads- en commissieleden als zodanig geen inkomsten, in welke vorm dan ook, ten laste van de gemeente.”
Het tweede lid voegt daaraan toe dat bij gemeentelijke verordening aan raads- en commissieleden voordelen, anders dan in de vorm van vergoedingen en tegemoetkomingen, mogen worden toegekend. De verordening behoeft de goedkeuring van Gedeputeerde Staten.
De arbeidsverhoudingen en fiscale positie
Raadsleden en commissieleden hebben geen dienstbetrekking bij de gemeente. De gemeente is dus niet de werkgever. Dat betekent bijvoorbeeld dat zij voor zover het betreft het raadslidmaatschap niet vallen onder de werknemersverzekeringen zoals de Werkloosheidswet (WW), Ziektewet (ZW) en de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA). Omdat er geen sprake is van een dienstbetrekking vallen raads- en commissieleden niet onder de Wet op de loonbelasting 1964 maar worden hun inkomsten belast in de Wet inkomstenbelasting 2001. Wel kunnen raads- en commissieleden opteren voor de loonbelasting als voorheffing door samen met de gemeente te kiezen voor het fictief werknemerschap, het zogenaamde opting-in. Het fictief werknemerschap kan worden aangevraagd met behulp van een opting-in verklaring bij de Belastingdienst.
Als de raads- en commissieleden en gemeente niet kiezen voor het fictief werknemerschap, dan geldt dat de onkostenvergoedingen en raadsvergoeding als inkomsten moeten worden verantwoord en mogen de (beroeps)kosten die worden gemaakt worden afgetrokken.
Het resultaat zal het raads- of commissielid moeten verantwoorden in de aangifte Inkomstenbelasting, onder de post inkomsten uit overige werkzaamheden. De gemeente dient jaarlijks alle betalingen en verstrekkingen voor de raads- en commissieleden die niet als fictief werknemerschap te kwalificeren zijn op grond van deze verordening aan de Belastingdienst doorgeven middels een formulier IB-47. Omdat raads- en commissieleden op persoonlijke titel worden gekozen, zijn zij niet aan te merken als (fiscaal) ondernemer. Er hoeft dan ook geen VAR-verklaring / Modelovereenkomst ZZP overgelegd te worden aan de gemeente.
De Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa) is niet van toepassing op raads- en commissieleden.
Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
Dit onderdeel van de verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning.
De griffie is in principe het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Raadsleden zijn ook bevoegd voor feitelijke informatie rechtstreeks contact op te nemen met de betrokken ambtenaar. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen vanwege zijn spilfunctie tussen raad en college.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad sinds het dualisme beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
In deze artikelen is de mogelijkheid van vergoeding van reiskosten buiten het grondgebied van de gemeente geregeld. De grondslag hiervoor is te vinden in artikel 97 van de Gemeentewet. De vergoeding kan worden toegekend als het raads- of commissielid een dienstreis maakt ter uitvoering van een besluit van de raad, het college of de burgemeester. Vergoed kunnen worden de kosten van openbaar vervoer (onbelast) of bij gebruik van eigen vervoermiddelen een km-vergoeding zoals die voor het gemeentepersoneel geldt.
Voor raadsleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de verstrekte vergoedingen bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord. De reiskosten kunnen binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten worden opgevoerd.
Deze artikelen regelen de vergoeding van verblijfkosten. De grondslag hiervoor is te vinden in artikel 97 van de Gemeentewet. De vergoeding kan worden toegekend als het raads- of commissielid een dienstreis maakt ter uitvoering van een besluit van de raad, het college of de burgemeester. Daarvoor gelden dezelfde richtinggevende bedragen als voor het gemeentepersoneel.
Voor raadsleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen geldende landelijke randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.
Artikel 4Toelage raadslid onderzoekscommissie en bijzondere commissies
In lijn met artikelen 3.1.2 tot en met 3.1.4 van het rechtspositiebesluit zijn toelagen opgenomen voor de vertrouwenscommissie die belast is met het doen van een voordracht voor een burgemeester, een onderzoekscommissie die wordt ingesteld op grond van artikel 155a, derde lid, van de Gemeentewet en eventuele overige bijzondere commissies.
Navraag bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft uitgewezen dat zgn. agendacommissies van de raad (in Delft: het presidium) ook als bijzondere commissies zijn te beschouwen. Gelet op een verschil in werkbelasting tussen raadsleden die in het presidium zijn benoemd, wordt de toelage van € 120,00 per maand enkel toegekend aan de reguliere voorzitters van de raadscommissies en niet aan hun plaatsvervangers, die eveneens deel uitmaken van het presidium.
Aangezien ook nieuwe “bijzondere commissies” kunnen ontstaan waarvan de gemeenteraad vaststelt dat deze een zodanig belang dienen dat de belasting en tijdsbeslag redelijkerwijs niet geacht kunnen worden te behoren tot het reguliere werk van een raadslid is het artikel toekomstbestendig beschreven. De raad kan bij eventuele instelling van een nieuwe (tijdelijke) bijzondere commissie per raadsbesluit bepalen dat de toelage daarop eveneens van toepassing is.
In het rechtspositiebesluit is opgenomen dat als de bezoldiging van het personeel in de sector Rijk wijziging ondergaat, de toelage bij ministeriële regeling overeenkomstig wordt gewijzigd. Hiervoor is in de gemeente geen nadere besluitvorming nodig.
Via dit artikel wordt een lokale invulling gegeven aan artikel 3.1.8 van het Rechtspositiebesluit. In het fractievoorzittersoverleg van 18 februari 2019 is vanuit doelmatigheidsoogpunt de voorkeur uitgesproken om in voorkomend geval centraal via de griffie in te koppen en een concreet voorstel vooraf ter accordering aan het fractievoorzittersoverleg voor te leggen.
Daarbij is tevens uitgesproken dat de invulling van deze faciliteit bij voorkeur zowel van nut is voor de huidige vervulling van de controlerende of kaderstellende rol alsook van waarde is voor een functie na het raadslidmaatschap.
Artikelen 5.2 & 6.2 Kosten individuele niet-partijpolitieke scholing
De kosten voor individuele niet-partijpolitieke scholing kunnen worden vergoed. De hoogte van het budget voor deze vorm van ondersteuning is in de gemeentebegroting opgenomen en wordt dus door de raad vastgesteld. Het maximale bedrag wat een raads- of commissielid vergoed kan krijgen en de hoogte van het algehele budget worden jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig de gemeentelijke nominale ontwikkeling voor subsidies, met 2023 als basisjaar.
Artikel 6Vergoeding voor het bijwonen van commissievergaderingen
In dit artikel is het presentiegeld voor leden van gemeentelijke commissies geregeld. Deze bepaling geldt niet voor raadsleden die in de commissie zitten. Hun vergoeding is immers al geregeld in het rechtspositiebesluit. Uitgezonderd zijn verder onder meer ambtenaren en bestuurders die in die hoedanigheid in de commissie zitting hebben.
Uitgezonderd zijn tenslotte vertegenwoordigers van belangengroepen e.d. tenzij hun lidmaatschap tevens in belangrijke mate het gemeentelijk belang dient.
Het bedrag van het presentiegeld wordt jaarlijks per 1 januari herzien; hiervoor is in de gemeente geen nadere besluitvorming nodig omdat het bedrag van het presentiegeld is gekoppeld aan het bedrag voor de gemeenteklasse dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken jaarlijks bijstelt via een circulaire.
Artikel 6.3 Vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen van de adviescommissies van gemeenschappelijke regelingen
De vergoeding wordt enkel uitgekeerd zolang de gemeenschappelijke regeling zelf geen vergoeding uitkeert. De vergoeding wordt uitgekeerd op basis van een vastgestelde presentielijst of besluitenlijst van de betreffende vergadering.
Artikel 9Buitenlandse excursie of reis
Raadscommissies maken wel eens in het gemeentelijk belang excursies of reizen naar het buitenland. Hiervoor moet het fractievoorzittersoverleg van de gemeenteraad expliciet toestemming verlenen. De reis of excursie wordt in alle gevallen door of vanwege de gemeente georganiseerd. De voor het gemeentepersoneel geldende regeling is daarbij richtsnoer.
Voor degenen die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.
Artikel 12Hoogte van de fractievergoeding
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor deze vorm van ondersteuning is in de gemeentebegroting opgenomen en wordt dus door de raad vastgesteld. Hierbij geldt een vast basisbedrag van € 1.584,00 per fractie plus een vast bedrag per raadslid van € 1.288,00 (prijspeil 2019). Het budget voor fractieondersteuning wordt jaarlijks aangepast overeenkomstig de gemeentelijke nominale ontwikkeling voor subsidies.
Artikel 13(Niet) toegestane bestedingen
De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten voor de inhoudelijke besteding van de fractievergoeding. Omdat aanwending van het fractiebudget bij uitstek politieke ondersteuning betreft kan deze niet al te gedetailleerd geregeld worden. Minimumvoorwaarde is dat de bijdrage besteed wordt aan werkzaamheden die verband houden met het functioneren van de fractie en ten behoeve van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te versterken.
Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden.
Daarmee wordt bijvoorbeeld voorkomen dat via de vergoeding zou kunnen worden gebruikt ter financiering uitgaven voor (her)verkiezing van raadsleden of directe oproepen om op een partij te stemmen. Daarnaast speelt onder meer dat bepaalde onkosten die worden gemaakt in de hoedanigheid van individueel raadslid niet (mede) kunnen worden gefinancierd via de bijdrage voor fractieondersteuning.
Art. 13, lid 2d. is nader uitgewerkt in de toelichting op de Rechtspositie raads- en commissieleden. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken licht in de circulaire bij het rechtspositiebesluit met ingangsdatum 1 januari 2019 hierover toe:
“Deze onkostenvergoeding betreft een vast bedrag per maand. Wanneer de uitgaven uitstijgen boven de vaste onkostenvergoeding kunnen deze niet alsnog worden gedeclareerd.
De vaste onkostenvergoeding is bedoeld voor in ieder geval de volgende kosten:
Bij onderwerpen waarvoor de fractievergoeding gebruikt mag worden, kan gedacht worden aan de volgende zaken. Bij het opstellen van deze (niet-limitatieve) lijst is gebruik gemaakt van in de loop der jaren opgebouwde “jurisprudentie” naar aanleiding van beoordelingen van verantwoordingen door drie gemeentelijke accountantskantoren en formuleringen in verordeningen van andere gemeenten van vergelijkbare omvang.
Voorbeelden toegestane uitgaven:
opleidingen, zoals debattrainingen, met het doel optimaal te functioneren als fractielid; nadere informatie hierover is in deze circulaire te vinden. Daarin wordt verder beschreven dat hier tevens kosten voor seminars en congressen gerelateerd aan het raadswerk onder vallen;
materiële voorzieningen van fracties. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan roerende zaken die worden aangeschaft om de fractiekamer naar eigen voorkeur een meer representatief karakter te geven. Onroerende zaken en (het op niveau houden van) standaard- voorzieningen in de fractiekamer hoeven niet uit de fractievergoeding te worden gefinancierd en komen, conform bestaand beleid, ten laste van de gemeentelijke organisatie;
representatieve uitgaven die een fractie als geheel pleegt waarbij bijvoorbeeld gedacht kan worden aan het afscheid van een lid of een ondersteuner van de fractie en andere bijzondere gebeurtenissen, zoals geboorten of bij overlijden van naasten van fractieleden of -ondersteuner. Aansluitend bij de uitvoeringspraktijk elders, geldt daarbij als maximale hoogte (ten laste van het fractiebudget) het schenkingsbedrag uit de gedragscode voor raadsleden (€ 50);
publicaties waarbij fracties in het kader van de volksvertegenwoordigende rol inwoners:
consulteren om opvattingen over een bepaald thema te peilen.
Conform bestaand gebruik voegen fracties naast de factuur de betreffende publicatie(s) bij de verantwoording. Op die manier wordt inzichtelijk gemaakt dat er geen sprake is uitgaven voor (her)verkiezing van een raadslid of directe oproepen om op de partij te stemmen;
een fractie en bestuur kunnen ook samen een (deels openbare) bijeenkomst organiseren.
In dat geval wordt door de fractie in redelijkheid onderbouwd welke kosten ten laste van de fractievergoeding worden gebracht, waarbij de maatstaf is dat de kosten verband houden met de taken van de fractie. Bij deze bijeenkomsten wordt bijvoorbeeld mede informatie verstrekt (waar staat de fractie voor, welke politieke lijn heeft de fractie) en/of wordt informatie ingewonnen (wat vinden inwoners van een bepaald onderwerp). Er moet daarbij altijd een relatie te leggen zijn met de gemeentepolitiek.
Bij de invoering van art. 13, lid 5 is door de raad tevens besloten dat fracties zelf verantwoordelijk zijn voor de aanschaf, het beheer en onderhoud van de tablets of soortgelijke apparatuur in het kader van papierloos vergaderen.
Voor de berekening van de beschreven situatie van een beëindiging van het lidmaatschap binnen een jaar na de aanschaf, wordt uitgegaan van een afschrijvingstermijn van 36 maanden voor ICT-apparatuur en een restwaarde van 10%.
Artikel 14Betaling voorschotten
De bijdrage wordt in één termijnen in januari als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar vindt de eerste bevoorschotting plaats voor een periode tot en met de maand van de verkiezingen. De voorschotten worden op een speciale rekening gestort die door de fractie voor dit doel is geopend. Dit vereenvoudigt de verantwoording en controle door de accountant (zie hierna). Betaling van een voorschot wordt afhankelijk gesteld van een correcte besteding en verantwoording aan de gemeenteraad over het laatstelijk vastgestelde jaar.
Artikel 15Wijziging zetelaantal
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Als ijkpunt is gekozen de eerste vergadering van de raad na de gewijzigde omstandigheden. Over die gehele maand ontvangen de betreffende fracties een aangepaste bijdrage.
In dit artikel is opgenomen dat fracties bestedingen over het jaar heen mogen uitstellen. Hiermee wordt de mogelijkheid gecreëerd om grotere uitgaven te kunnen doen dan het jaarlijks beschikbare budget. Dit is noodzakelijk omdat het eventueel afschrijven van investeringen over meerder jaren moet worden voorkomen. Afschrijven maakt de verantwoording ingewikkeld en brengt met zich mee dat ook een balans dient te worden overlegd. In dit artikel is tevens
geregeld dat de hoogte van de reservepositie niet hoger mag zijn dan de door de fractie ontvangen jaarrecht aan fractiebudget in het betreffende jaar. Voor de bepaling daarvan worden artikel 12 en 15 in ogenschouw genomen.
De methodiek voor het afleggen van financiële verantwoording is zo eenvoudig mogelijk gehouden. De betreffende fractie legt verantwoording af in een verslag. Het financiële verslag dient opgesteld te worden conform het model dat in bijlage 1 van deze verordening is bijgesloten. Verder dient van iedere betaling een kassabon of factuur met daarop vermeld de reden van uitgave overlegd te worden. Aangezien iedere fractie voor deze vergoeding een aparte bankrekening heeft behoren tevens de dagafschriften van de rekening overlegd te worden. Om te zorgen dat beoordeling door de accountant kan plaatsvinden en verantwoording in de raad kan worden afgelegd is de indieningstermijn vastgesteld op 1 maart. Indien de accountant extra kosten maakt als gevolg van een te laat ontvangen verantwoording worden deze kosten verrekend met de eerstvolgende bevoorschotting van betreffende fractie(s).
Artikelen 18 en 19 Verzoek om feitelijke informatie en ambtelijke bijstand
Dit artikel maakt helder dat een raadslid zich voor feitelijke informatie rechtstreeks tot een ambtenaar kan richten. Dan kan via de griffie maar dat hoeft niet.
Deze mogelijkheid is ook toegekend aan de commissieleden/niet-raadsleden.
Elk lid van de raad feitelijke en beschikbare informatie vragen aan ambtenaren die het college
ondersteunen. Het betreft dan snel te beantwoorden feitelijke vragen naar openbare gegevens.
Als een ambtenaar twijfelt over het verzoek, bijvoorbeeld omdat de vraag naar de mening van de ambtenaar een politiek karakter heeft, informeert de ambtenaar de gemeentesecretaris. De secretaris beslist met inachtneming van artikel 20.
Een raadslid kan bij de griffier een verzoek neerleggen om zgn. ambtelijke bijstand voor het formuleren van initiatiefvoorstellen, moties of amendementen of andere bijstand. Het verzoek geeft zo concreet mogelijk de aard en omvang aan van de gevraagde activiteiten, evenals de termijn waarbinnen deze dienen te zijn verricht.
De griffier bekijkt of de griffie de bijstand kan verlenen of dat (aanvullende) ambtelijke bijstand nodig is vanuit de gemeentelijke organisatie via een verzoek aan de gemeentesecretaris.
De door de gemeentesecretaris aangewezen ambtenaar levert de ondersteuning aan het raadslid zonder dat hij of zij hierover door de betreffende wethouder kan worden aangesproken. De ambtelijke bijstand wordt als het ware verleend “buiten” de reguliere ambtelijke organisatie om. Dit om te voorkomen dat ambtenaren in een spagaat terechtkomen.
In dat kader is een tweede lid aan dit artikel toegevoegd. Het informeren over het verloop van de ambtelijke bijstand verloopt formeel dus via de gemeentesecretaris en niet rechtstreeks tussen ambtenaar en portefeuillehouder. Dit duurt zolang de ambtelijke bijstand wordt verleend.
Artikelen 19 en 20Weigeringsgronden en weigering bijstand
Beoordeling of één van de genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Aldus wordt voorkomen dat er als het ware een ‘open eind’ regeling ontstaat. In artikel 22 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg pleegt met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor gegeven wordt, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijk bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Gekozen is voor een flexibele en vooral praktijkgerichte oplossing met een zekere minimum waarborg. Om de gemeentesecretaris enig houvast te geven is het criterium ‘werkbaar evenwicht’ in de verordening opgenomen.
In dit artikel is overgangsrecht geregeld voor de benoemde groep van commissieleden/niet-raadsleden aan wie deze maandelijkse financiële vergoeding in 2018, krachtens de Verordening Voorzieningen fracties, raads- en commissieleden 2015, al is verstrekt. Deze vergoeding is belast.
Bijlage 1 Verantwoording budget fractieondersteuning over het jaar 20..
8. Stand giro-/bankrekening op 31 december van het kalenderjaar €
N.B. een verschil tussen de stand op de giro/bankrekening kan enkel bestaan als gevolg van rechtmatige nog te betalen kosten, welke zijn onderbouwd via onderliggende stukken. Dit in het kader van het baten en lastenstelsel dat voor gemeenten geldt.
Aldus naar waarheid opgesteld te …………………
Naam en voorletters opsteller …………………
Handtekening opsteller …………………