Organisatie | Beekdaelen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beekdaelen houdende regels omtrent mobiele ICT-apparatuur (Rechtspositieregeling Mobile Devices gemeente Beekdaelen 2019) |
Citeertitel | Rechtspositieregeling Mobile Devices gemeente Beekdaelen 2019 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlagen | Bijlage 1 Bruikleenovereenkomst Bijlage 2 Acceptatieverklaring ICT-faciliteiten |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-07-2019 | nieuwe regeling | 16-07-2019 | Z/19/124440 INT 202009 |
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
De persoonlijke vrijheid, het ongehinderd, alleen of in eigen kring ergens kunnen vertoeven; gelegenheid om zich af te zonderen, om storende invloeden van de buitenwereld te ontgaan, een toestand waarin een mens er zeker van is dat zonder zijn toestemming zo weinig mogelijk andere mensen zich op zijn terrein zullen begeven; de mogelijkheid om zelf te bepalen wie welke informatie over jezelf krijgt; en de wens onbespied en onbewaakt te leven.
Het nadelige materiële gevolg van een gebeurtenis voor de ICT-apparatuur. De omvang van de schade, het nadeel, kan uitgedrukt worden als het verschil tussen de materiële waarde in de situatie waarin de gebeurtenis zich niet heeft voorgedaan en de materiële waarde in de werkelijke situatie waarin de gebeurtenis zich wel heeft voorgedaan.
Artikel 2 Omschrijving van de regeling
De Regeling Mobile Devices gemeente Beekdaelen 2019 is een rechtspositieregeling van de gemeente Beekdaelen die in 2019 is vastgesteld voor uitgifte en gebruik van mobiele ICT-apparatuur (mobile devices), zijnde laptops, iPads, tablets en smartphones.
Gemeente Beekdaelen is bereid om aan de gebruiker de apparatuur zoals vermeld in de acceptatieverklaring (zie bijlage 1 “Acceptatieverklaring ICT-faciliteiten Gemeente Beekdaelen bij de bruikleenovereenkomst ) ten behoeve van zijn/haar functie bij Gemeente Beekdaelen in bruikleen te geven, onder de bepalingen zoals vastgelegd in onderhavig reglement en de bruikleenovereenkomst.
Artikel 3 Gebruiksdoel en functionaliteiten
Het doel van deze overeenkomst is om de gebruiker in staat te stellen om de ICT-faciliteiten ten behoeve van zijn/haar functie te gebruiken, teneinde hiermee de bereikbaarheid en mobiliteit zo goed mogelijk af te stemmen op zijn/haar functie, welke expliciet is beschreven in de bruikleenovereenkomst.
De ICT-faciliteiten waarmee de bereikbaarheid en mobiliteit van de gebruiker kan worden ondersteund, betreffen de:
Artikel 4 Ter beschikking stelling van de apparatuur
Voor smartphone toestellen geldt: De gebruiker ontvangt na ondertekening van de bruikleenovereenkomst een voucher ter waarde van het door gemeente Beekdaelen vastgesteld bedrag ad € 350,- t.b.v. verplichte selectie van een smartphone naar keuze uit het portaal van de ICT-leverancier van gemeente Beekdaelen, waarin een gelimiteerd aantal toestelvarianten wordt aangeboden. Eventuele meerkosten voor een duurder toestel zijn voor eigen rekening van de gebruiker.1.
Nb. In uitzondering op het vorengenoemde krijgen de medewerkers van de buitendienst en de buitengewoon opsporingsambtenaren een standaard toestel van de gemeente, dat extra beschermd is tegen vuil, water en vallen.
De afschrijvingstermijn (looptijd van de afgesloten bruikleenovereenkomst per smartphone toestel bedraagt drie (3) jaar.
De Gebruiker ondertekent bij ontvangst de bruikleenovereenkomst en een acceptatieverklaring waarin hij/zij verklaart dat hij/zij de apparatuur met bijbehorende software in goede staat en zonder zichtbare beschadigingen in ontvangst heeft genomen en deze gebruikt conform de bepalingen in de bruikleenovereenkomst. Deze apparatuur en programmatuur is eigendom van gemeente Beekdaelen.
Gemeente Beekdaelen mag van de gebruiker van een in bruikleen gegeven smartphone verlangen dat deze voor gemeente Beekdaelen optimaal bereikbaar is, binnen én buiten kantoortijd, uiteraard voor zover dit verband houdt met en noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn/haar functie bij gemeente Beekdaelen.
Als een in bruikleen gegeven smartphone, tablet of laptop verloren is of gestolen, dient de gebruiker de gemeente hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen. Met Mobile Device Management wordt het toestel vervolgens onbruikbaar gemaakt voor derden en/of opgespoord.
Daarnaast dient de gebruiker altijd aangifte te doen bij de politie van verlies of diefstal en een kopie van het proces-verbaal aan de gemeente te overhandigen.
De Gebruiker verklaart zich te conformeren aan de verplichtingen uit de bruikleenovereenkomst mobile devices gemeente Beekdaelen. Oneigenlijk gebruik is niet toegestaan.
De gebruiker houdt zich aan de reglementen/gedragsregels die gelden bij Gemeente Beekdaelen. Het mag duidelijk zijn dat ongewenst gedrag dat in verband kan worden gebracht met het gebruik van de apparatuur, zoals criminele, intimiderende, discriminerende, seksuele, seksistische, pornografische, narcistische gedragingen of uitingen en andere gedragingen die de integriteit schenden, niet is toegestaan en dat er in voorkomende gevallen passende maatregelen en sancties worden getroffen.
De gebruiker houdt zich tevens aan geldende wet- en regelgeving, o.a. in het kader van de privacy en de wet bescherming persoonsgegevens/ Algemene Verordening Gegevensbescherming. Illegale uitingen of gedragingen die in verband kunnen worden gebracht met het gebruik van de apparatuur, zijn niet toegestaan.
Het is gebruiker niet toegestaan om zelf aanpassingen aan de apparatuur aan te brengen, zoals het inbouwen, modificeren of verwijderen van hardwarecomponenten. Uitzondering hierop vormt het periodiek uitvoeren van de benodigde software updates. Mocht de gebruiker desondanks besluiten om eigenhandig wijzigingen aan de apparatuur aan te brengen, dan kan gemeente Beekdaelen de gebruiker hiervoor aansprakelijk stellen. Zie hiervoor het bepaalde in artikel 8 “Aansprakelijkheid en verzekering”.
De gebruiker is zelf verantwoordelijk om de zakelijke contactgegevens, afspraken en e-mails in Outlook te bewaren en te onderhouden. Vanuit Outlook worden de gegevens gesynchroniseerd naar de mobiele apparatuur. Overige zakelijke gegevens, zoals foto’s en documenten dient de gebruiker eveneens in de bedrijfsomgeving van gemeente Beekdaelen op te slaan en te onderhouden en vervolgens te verwijderen van de mobiele apparatuur.
Het is gebruiker niet toegestaan, de bruikleenapparatuur in voertuigen te laten liggen of elders onbeheerd achter te laten. Verder verzoekt gemeente Beekdaelen de gebruiker nadrukkelijk om bij het verlaten van de werkplek de apparatuur veilig op te bergen, waarmee het risico op diefstal en verlies afneemt.
Artikel 6 Ondersteuning, onderhoud en reparatie
Kosten van ondersteuning, onderhoud en reparatie zijn voor rekening van gemeente Beekdaelen, tenzij gemeente Beekdaelen constateert en kan aantonen dat er sprake is van nalatigheid, onzorgvuldig gebruik, misbruik, opzet of bewuste roekeloosheid van de ter beschikking gestelde apparatuur en/of programmatuur aan de zijde van de gebruiker.
Ten behoeve van noodzakelijk onderhoud is gemeente Beekdaelen in voorkomende gevallen gemachtigd om de apparatuur en/of software aan te passen aan dan wel om te ruilen tegen nieuwere apparatuur (de opvolger of een vergelijkbaar apparaat) vanwege noodzakelijke opwaardering/vernieuwing van apparatuur en programmatuur. Dit wordt uiteraard tijdig kenbaar gemaakt. De Helpdesk van gemeente Beekdaelen zal hiertoe afspraken maken met de gebruiker.
Artikel 7 Vermissing of diefstal
Kosten van de vervangende apparatuur en programmatuur zijn voor rekening van gemeente Beekdaelen, tenzij gemeente Beekdaelen constateert en kan aantonen dat er sprake is van nalatigheid, onzorgvuldig gebruik, misbruik, opzet of bewuste roekeloosheid van de ter beschikking gestelde apparatuur en/of programmatuur aan de zijde van de gebruiker.
Artikel 8 Aansprakelijkheid en verzekering
Indien er sprake is van schade aan of verlies van de apparatuur en/of bijbehorende programmatuur door aantoonbaar verwijtbaar handelen door gebruiker, bijv. nalatigheid of onzorgvuldig gebruik (bijvoorbeeld: zichtbare beschadiging of schermbreuk als gevolg van een val op de grond of in het water), opzet, misbruik, bewuste roekeloosheid of het niet naleven van deze overeenkomst, dan zijn de herstelkosten voor rekening van gebruiker zelf. Gemeente Beekdaelen zal in een dergelijk geval de gebruiker aansprakelijk stellen.
Indien na beëindiging van de bruikleenovereenkomst mocht blijken dat de gebruiker zich niet aan deze overeenkomst heeft gehouden, kan de gemeente Beekdaelen de gebruiker alsnog aansprakelijk stellen indien er sprake is van schade of verlies aan de apparatuur en/of bijbehorende programmatuur zoals vermeld in lid 2 van dit artikel.
Artikel 9 Duur van de overeenkomst
Indien de gebruiker direct na afloop van zijn/haar huidige functie aansluitend een andere functie bij gemeente Beekdaelen aanvaardt, wordt opnieuw onderzocht of de bruikleenovereenkomst al dan niet wordt verlengd en/of de in bruikleen verstrekte apparatuur met toebehoren al dan niet wordt aangepast c.q. vervangen.
Gemeente Beekdaelen biedt de gebruiker de mogelijkheid om de smartphone aan het eind van de uitleenperiode desgewenst te kopen tegen de dan geldende residuwaarde van de verstrekte voucher. Deze residuwaarde bedraagt het eerste jaar 100% van de gemeentelijke bijdrage, in het tweede jaar 2/3 van de gemeentelijke bijdrage, in het derde jaar 1/3 van de gemeentelijke bijdrage en na het 3e jaar nul euro.
Gemeente Beekdaelen is bevoegd om tussentijds de bruikleenovereenkomst zonder enige opzegtermijn te beëindigen en van de gebruiker de onmiddellijke teruggave van de apparatuur en programmatuur te verlangen, indien de gebruiker de apparatuur en/of programmatuur misbruikt, of op enigerlei andere wijze in strijd handelt met de bepalingen van de bruikleenovereenkomst, de geldige reglementen van gemeente Beekdaelen en/of geldende wet- en regelgeving.
Aldus besloten in de vergadering van het College van Burgemeester en wethouders van Beekdaelen d.d.: 16 juli 2019.
Het College van Burgemeester en wethouders voornoemd,
De secretaris,
Mevr. Mr. N.M.A. Ramaekers
De burgemeester,
Dhr. Mr. Drs. G.A.A. Verkerk
Bijlage 1 Bruikleenovereenkomst
BRUIKLEENOVEREENKOMST ICT FACILITEITEN GEMEENTE BEEKDAELEN
A. ……………………………………………………… van de Gemeente Beekdaelen
(Hierna te noemen Gemeente Beekdaelen)
B. ondergetekende, naam: …………………………………………………………..…………
straat + huisnummer: …………………………………………………………………………………………………….……
postcode: …………………...…………. Woonplaats: …..……………………………………………………………….
telefoonnummer: ………………………………….……………….
de Rechtspositieregeling “Regeling Mobile Devices Beekdaelen 2019”
dat gemeente Beekdaelen bereid is om aan de gebruiker de apparatuur zoals vermeld in de acceptatieverklaring (zie bijlage 1 “Acceptatieverklaring ICT-faciliteiten Gemeente Beekdaelen bij deze overeenkomst ) ten behoeve van zijn/haar functie bij gemeente Beekdaelen in bruikleen te geven,
onder de volgende bepalingen en bedingen:
Artikel 1: Gebruiksdoel en functionaliteiten
Het doel van deze overeenkomst is om de gebruiker in staat te stellen om de ICT-faciliteiten ten behoeve van zijn/haar functie te gebruiken, teneinde hiermee de bereikbaarheid en mobiliteit zo goed mogelijk af te stemmen op zijn/haar functie, zijnde:
……………………………………………………………………………………………………………………..…………………….….
……………………………………………………………………………………………………………………..…………………….….
De ICT-faciliteiten waarmee de bereikbaarheid en mobiliteit van de functionaris kan worden ondersteund, betreffen de:
………………………………………………………………………………………………………………………….………. ….………………………………….………………………………………………………………..……………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………
……………….….……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………..
Artikel 2: Ter beschikking stelling van de apparatuur
Voor smartphone toestellen geldt: De gebruiker ontvangt na ondertekening van deze overeenkomst een voucher ter waarde van het door gemeente Beekdaelen vastgesteld bedrag ad € 350,- inclusief btw t.b.v. verplichte selectie van een smartphone naar keuze uit het portaal van de ICT-leverancier van gemeente Beekdaelen, waarin een gelimiteerd aantal toestelvarianten wordt aangeboden. Eventuele meerkosten voor een duurder toestel zijn voor eigen rekening van de gebruiker.
Nb. In uitzondering op het vorengenoemde krijgen de medewerkers van de buitendienst en de buitengewoon opsporingsambtenaren een standaard toestel van de gemeente, dat extra beschermd is tegen vuil, water en vallen.
De afschrijvingstermijn (looptijd van de afgesloten bruikleenovereenkomst per smartphone toestel bedraagt drie (3) jaar.
Het is de gebruiker niet toegestaan om een smartphone toestel aan te schaffen bij een andere ICT-Leverancier, in combinatie met het gemeente Beekdaelen abonnement. Indien de gebruiker dit desondanks wenselijk acht, dan zijn de volledige toestelkosten voor eigen rekening en vervalt de bruikleen-faciliteit.
De gebruiker ondertekent bij ontvangst een acceptatieverklaring (zie bijlage 1 “Acceptatieverklaring ICT-faciliteiten gemeente Beekdaelen) waarin hij/zij verklaart dat hij/zij de apparatuur met bijbehorende software in goede staat en zonder zichtbare beschadigingen in ontvangst heeft genomen en deze gebruikt conform de bepalingen in deze bruikleenovereenkomst. Deze apparatuur en programmatuur is eigendom van gemeente Beekdaelen.
Gemeente Beekdaelen mag van de gebruiker van een in bruikleen gegeven smartphone verlangen dat deze voor gemeente Beekdaelen optimaal bereikbaar is, binnen én buiten kantoortijd, uiteraard voor zover dit verband houdt met en noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn/haar functie bij gemeente Beekdaelen.
Als een in bruikleen gegeven smartphone, tablet of laptop verloren is of gestolen, dient de gebruiker de gemeente hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen. Met Mobile Device Management wordt het toestel vervolgens onbruikbaar gemaakt voor derden en/of opgespoord. Daarnaast dient de gebruiker altijd aangifte bij de politie van verlies of diefstal te doen en een kopie van het proces verbaal aan de gemeente te overhandigen.
De gebruiker verklaart hierbij zich te conformeren aan de verplichtingen uit de ‘Regeling uitgifte en gebruik van Mobile Devices in Beekdaelen’. Oneigenlijk gebruik is niet toegestaan. De gebruiker houdt zich aan de reglementen/gedragsregels die gelden bij gemeente Beekdaelen. Het mag duidelijk zijn dat ongewenst gedrag dat in verband kan worden gebracht met het gebruik van de apparatuur, zoals criminele, intimiderende, discriminerende, seksuele, seksistische, pornografische, narcistische gedragingen of uitingen en andere gedragingen die de integriteit schenden, niet is toegestaan en dat er in voorkomende gevallen passende maatregelen en sancties worden getroffen.
De gebruiker houdt zich tevens aan geldende wet- en regelgeving, o.a. in het kader van de privacy en de wet bescherming persoonsgegevens/ Algemene Verordening Gegevensbescherming. Illegale uitingen of gedragingen die in verband kunnen worden gebracht met het gebruik van de apparatuur, zijn niet toegestaan.
Het is gebruiker niet toegestaan om zelf aanpassingen aan de apparatuur aan te brengen, zoals het inbouwen, modificeren of verwijderen van hardwarecomponenten. Uitzondering hierop vormt het periodiek uitvoeren van de benodigde software updates. Mocht de gebruiker desondanks besluiten om eigenhandig wijzigingen aan de apparatuur aan te brengen, dan kan gemeente Beekdaelen de gebruiker hiervoor aansprakelijk stellen. Zie hiervoor het bepaalde in artikel 6 “Aansprakelijkheid en verzekering”.
De gebruiker is zelf verantwoordelijk om de zakelijke contactgegevens, afspraken en e-mails in Outlook te bewaren en te onderhouden. Vanuit Outlook worden de gegevens gesynchroniseerd naar de mobiele apparatuur. Overige zakelijke gegevens, zoals foto’s en documenten dient de gebruiker eveneens in de bedrijfsomgeving van gemeente Beekdaelen op te slaan en te onderhouden en vervolgens te verwijderen van de mobiele apparatuur.
Het is gebruiker niet toegestaan, de bruikleenapparatuur in voertuigen te laten liggen of elders onbeheerd achter te laten. Verder verzoekt gemeente Beekdaelen de gebruiker nadrukkelijk om bij het verlaten van de werkplek de apparatuur veilig op te bergen, waarmee het risico op diefstal en verlies afneemt.
Artikel 4: Ondersteuning, onderhoud en reparatie
Desgewenst kan de gebruiker verzoeken om ondersteuning bij de Helpdesk van gemeente Beekdaelen. De Helpdesk van gemeente Beekdaelen is bereikbaar via e-mail: servicedesk@Beekdaelen.nl Voor spoedeisende zaken is de Helpdesk bereikbaar via telefoonnummer: 088 4502 145. B.g.g. 088 4502 204. Buiten kantoortijd: 06 22577990 .
Kosten van ondersteuning, onderhoud en reparatie zijn voor rekening van gemeente Beekdaelen, tenzij gemeente Beekdaelen constateert en kan aantonen dat er sprake is van nalatigheid, onzorgvuldig gebruik, misbruik, opzet of bewuste roekeloosheid van de ter beschikking gestelde apparatuur en/of programmatuur aan de zijde van de gebruiker.
Ten behoeve van noodzakelijk onderhoud is gemeente Beekdaelen in voorkomende gevallen gemachtigd om de apparatuur en/of software aan te passen aan dan wel om te ruilen tegen nieuwere apparatuur (de opvolger of een vergelijkbaar apparaat) vanwege noodzakelijke opwaardering/vernieuwing van apparatuur en programmatuur. Dit wordt uiteraard tijdig kenbaar gemaakt. De Helpdesk van gemeente Beekdaelen zal hiertoe afspraken maken met de gebruiker.
Artikel 5: Vermissing of diefstal
Kosten van de vervangende apparatuur en programmatuur zijn voor rekening van gemeente Beekdaelen, tenzij gemeente Beekdaelen constateert en kan aantonen dat er sprake is van nalatigheid, onzorgvuldig gebruik, misbruik, opzet of bewuste roekeloosheid van de ter beschikking gestelde apparatuur en/of programmatuur aan de zijde van de gebruiker.
Artikel 6: Aansprakelijkheid en verzekering
Indien er sprake is van schade aan of verlies van de apparatuur en/of bijbehorende programmatuur door aantoonbaar verwijtbaar handelen door gebruiker, bijv. nalatigheid of onzorgvuldig gebruik (bijvoorbeeld: zichtbare beschadiging of schermbreuk als gevolg van een val op de grond of in het water), opzet, misbruik, bewuste roekeloosheid of het niet naleven van deze overeenkomst, dan zijn de herstelkosten voor rekening van gebruiker zelf. Gemeente Beekdaelen zal in een dergelijk geval de gebruiker aansprakelijk stellen.
Indien na beëindiging van deze overeenkomst mocht blijken dat de gebruiker zich niet aan deze overeenkomst heeft gehouden, kan gemeente Beekdaelen de gebruiker alsnog aansprakelijk stellen indien er sprake is van schade of verlies aan de apparatuur en/of bijbehorende programmatuur zoals vermeld in artikel 6.2.
Artikel 7: Duur van de overeenkomst
Indien de gebruiker direct na afloop van zijn/haar huidige functie aansluitend een andere functie bij gemeente Beekdaelen aanvaardt, wordt opnieuw onderzocht of de bruikleenovereenkomst al dan niet wordt verlengd en/of de in bruikleen verstrekte apparatuur met toebehoren al dan niet wordt aangepast c.q. vervangen.
Gemeente Beekdaelen biedt de gebruiker de mogelijkheid om de smartphone aan het eind van de uitleenperiode desgewenst te kopen tegen de dan geldende residuwaarde van de verstrekte voucher. Deze residuwaarde is het eerste jaar 100% van de gemeentelijke bijdrage, in het 2e jaar is dat 2/3 van de gemeentelijke bijdrage, in het 3e jaar is dat 1/3 van de gemeentelijke bijdrage, na het 3e jaar is dat nul euro.
Gemeente Beekdaelen is bevoegd om tussentijds de bruikleenovereenkomst zonder enige opzegtermijn te beëindigen en van de gebruiker de onmiddellijke teruggave van de apparatuur en programmatuur te verlangen, indien de gebruiker de apparatuur en/of programmatuur misbruikt, of op enigerlei andere wijze in strijd handelt met de bepalingen van deze overeenkomst, de geldige reglementen van gemeente Beekdaelen en/of geldende wet- en regelgeving.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te …………….…………
Bijlage 2 Acceptatieverklaring ICT-faciliteiten Gemeente Beekdaelen
Uitlevering ……………………………….………….
Bewaar deze informatie zorgvuldig.
Bijlage 1 : Acceptatieverklaring bij bruikleenovereenkomst ICT-faciliteiten Gemeente Beekdaelen
De volgende apparatuur van Gebruiker is door Gemeente Beekdaelen uitgerust met de functionaliteit conform de gebruikersovereenkomst ICT-faciliteiten Gemeente Beekdaelen:
PC / laptop / iPad / tablet / GSM (doorhalen wat niet van toepassing is)
Merk: ……………………………………………………………..
type / model: ………………………………………………………..
Type abonnement: …………………………………………….
Expiratiedatum abonnement: ……………………………………
Randapparatuur/Toebehoren (indien van toepassing):
Merk: type / model: Merk: type / model:
Omschrijving van door Gemeente Beekdaelen verstrekte software:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Aanpassingen aan apparatuur/programmatuur en evt. additionele voorzieningen:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………..
Hierbij verklaart de Gebruiker ……………………………… dat hij/zij de apparatuur met toebehoren:
Naam: ……………………………………………………………………
Handtekening Gebruiker: :…………………………………………………………………………………………………….……………………