Organisatie | Dantumadiel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening informatie- en archiefbeheer Dantumadiel 2019 |
Citeertitel | Verordening informatie- en archiefbeheer Dantumadiel 2019 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | toelichting |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
26-07-2019 | 01-01-2019 | nieuwe regeling | 25-06-2019 |
De raad van de gemeente Dantumadiel;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 5 maart 2019
in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt verwerkt;
deze informatie valt binnen het domein van de Archiefwet 1995;
deze informatie maatschappelijke, bestuurlijke, juridische, economische, administratieve, privacy en historische belangen betreft;
deze informatie op toetsbare wijze aan wettelijke kwaliteiten moet voldoen;
de betrouwbaarheid, bruikbaarheid, vindbaarheid en het voortbestaan van de informatie zolang zij bestaat op aantoonbare wijze te garanderen is;
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995, de Archiefregeling en artikel 149 van de Gemeentewet
besluit vast te stellen de Verordening informatie- en archiefbeheer Dantumadiel 2019
Informatiebeheer (beheer van de informatie): het geheel van maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;
Verwerken van informatie: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot informatie, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van informatie.
Zorg voor het beheer van de informatie
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen.
Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daarvoor de nodige maatregelen.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het verwerken van informatie zodanig dat het voortbestaan van de informatie met behoud van ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en de authenticiteit van de informatie kan worden aangetoond.
De artikelen 14-26b van de Archiefregeling zijn overeenkomstig van toepassing op grond van de geldende selectielijst te vernietigen archiefbescheiden.
Burgemeester en wethouders stellen, gehoord de gemeentearchivaris, een kwaliteitssysteem vast overeenkomstig artikel 16 van de Archiefregeling.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het informatiebeheer.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie.
Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in andere rechtspersonen dan regelingen op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, die taken namens het college uitvoeren, het beheer van de informatie bij deze rechtspersonen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet.
De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht.
De gemeentearchivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht opdragen aan voldoende, deskundige medewerkers.
De verantwoordelijke verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
De gemeentearchivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie, tot de ruimten en tot de apparatuur en programmatuur waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie wordt verwerkt, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van informatie.
De gemeentearchivaris brengt de verantwoordelijke in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de gemeentearchivaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De gemeentearchivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de informatie die niet is overgebracht alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
De gemeentearchivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de informatie die is overgebracht dan wel op andere (rechts)titel in beheer is genomen.