CVDR626539_1Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede houdende regels omtrent ontheffing controleverklaring accountant verantwoording subsidiesnlregelingEde2019-07-25Edegmb-2019-184687Beleidsregel ontheffing controleverklaring accountant verantwoording subsidiesOnbekendcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en rechtfinanciën en economie2019-07-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2019-07-25nieuwe regeling111095Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede houdende regels omtrent ontheffing controleverklaring accountant verantwoording subsidiesHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede; gelezen het voorstel van 16 juli 2019, zaaknummer 111095.De Algemene Subsidieverordening (ASV) van de gemeente Ede regelt de verstrekking van subsidies. In artikel 15 van de ASV is geregeld dat bij de eindverantwoording, voor subsidies van meer dan € 125.000,-, een activiteitenverslag en een financiële verantwoording moet worden ingediend. De financiële verantwoording dient te worden voorzien van een controleverklaring van getrouwheid en rechtmatigheid opgesteld door een onafhankelijke accountant. Het college kan voor subsidies tussen € 125.000,- en € 250.000,- een ontheffing verlenen voor het indienen van deze accountantsverklaring. De toegevoegde waarde van een accountantscontrole zit hem in een onafhankelijke controle op de financiële verantwoording van de subsidie. Zijn de verantwoorde kosten juist en zijn de kosten gemaakt om de gesubsidieerde activiteit te realiseren. Op basis van de inhoudelijke en financieel verantwoording wordt de subsidievaststelling gemaakt. Deze informatie is ook van toegevoegde waarde voor de subsidieverlening van het volgende jaar. De mogelijkheid voor een ontheffing is opgenomen om de toegevoegde van een controleverklaring voor subsidies van deze omvang af te kunnen wegen ten opzichte van de kosten voor de verklaring. De meerwaarde van de accountantsverklaring kan beperkt zijn omdat op een andere manier al een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen over de gemaakte kosten en de geleverde prestatie met betrekking tot de verleende subsidie. Hieronder worden de kaders geschetst voor het kunnen verkrijgen van een ontheffing.Basisregel:Als ondergrens hanteren we dat elke instelling, die een subsidie heeft ontvangen tussen de €125.000 en de €250.000, minimaal eens in de vier jaar de financiële verantwoording voorziet van een accountantsverklaring.OntheffingDe volgende aspecten worden meegewogen bij de beoordeling of een jaarlijkse controleverklaring al dan niet benodigd is:

De instelling voert jaarlijks vergelijkbare activiteiten uit;

De kosten van de prestatie is goed vergelijkbaar;

De zekerheid over gemaakte kosten is grotendeels door de gemeente vast te stellen;

De subsidie is verleend op basis van een vast bedrag (lumpsum);

Het is eenvoudig vast te stellen of de prestatie of activiteit is uitgevoerd.

Aanvullend op bovenstaande aspecten wordt een inschatting van de governance gemaakt en deze wordt betrokken bij de mate van ontheffing (in lijn met de matrix netwerkrelaties).Aspecten die geen ruimte geven voor ontheffing:

Er is sprake van subsidiëring van daadwerkelijk gemaakte kosten;

Er is sprake van subsidiëring per eenheid (pxq). In dit geval geeft de controleverklaring belangrijke zekerheid over de geleverde prestatie/eenheden.

Vastlegging:Jaarlijks wordt beoordeeld of een ontheffing kan worden verleend aan de hand van bovengenoemde aspecten. Ontheffing worden vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en vastgelegd in de subsidiebeschikking (bij de subsidieverlening) zodat vooraf de verantwoordingsvoorwaarden voor de ontvanger van de subsidie helder zijn.Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders d.d. 16 juli 2019 , zaaknummer 111095.Het college voornoemd,drs. P.C.M. van Elteren, secretaris mr. L.J. Verhulst,burgemeesterToelichting:Voorbeelden van mogelijke ontheffingen zijn:Subsidie aan buitenzwembaden:De activiteit is jaarlijks vergelijkbaar. De exploitatie van het zwembad is de enige activiteit, er is sprake van een vaste bijdrage en de gemeente kan zelf vaststellen of de prestatie is geleverd. De kosten zijn goed vergelijkbaar met voorgaande jaren en vergelijkbare zwembaden. Er is een jaarrekening met een samenstellingsverklaring aanwezig. Omdat de subsidie-activiteit (nagenoeg) volledig samenvalt met de jaarrekening, geeft dit aanvullende zekerheid. Ook vanuit de governance is er geen reden de mate van ontheffing aan te passen. In dit voorbeeld is voldoende dat de financiële verantwoording eens in de 4 jaar wordt voorzien van een controleverklaring.Subsidie aan dorpshuis:De activiteit is jaarlijks vergelijkbaar. Een belangrijk deel van de kosten bestaat uit huurkosten die door gemeente Ede aan dorpshuis wordt gefactureerd. Hiermee is de zekerheid over de gemaakte kosten grotendeels door de gemeente vast te stellen. De subsidie is een lumpsum afspraak.In dit voorbeeld is voldoende dat de financiële verantwoording eens in de 4 jaar wordt voorzien van een controleverklaring.Subsidie voor kinderopvang: Subsidie is een vast bedrag per kind per periode. Het is voor de gemeente lastig om de geleverde prestatie (aantal kind-periodes geleverd ) vast te stellen. Een jaarlijks accountantsverklaring bij financiële verantwoording heeft hierdoor meerwaarde. In dit voorbeeld wordt de financiële verantwoording jaarlijks voorzien van een controleverklaring.Inschatting van de governanceIn geval van een nieuwe instelling of een wijziging in het bestuur van een instelling kan het college toch besluiten geen ontheffing te geven ook al wordt aan alle aspecten voldaan.Ter illustratieOverzicht 2018 subsidiebeschikkingen €125.000 tot en met €250.000Instellingen Ontheffing voor: Christelijke Kinderopvang BijdeHandjes € 167.546 Stichting Akoesticum € 150.000 Stichting Bosbad Lunteren € 145.000 Stichting Buurt- en Clubhuiswerk Ede-West € 165.440 Stichting Centrum voor Popcultuur Ede € 200.000 Stichting Christelijke Peuterspeelzaal Benjamin € 169.305 Stichting Combiproject Peppelensteeg € 125.000 Stichting Cultuurfonds Ede € 139.500 Stichting Ede voor Islamitische Onderwijs en Opvoeding € 128.816 Stichting Food Valley € 150.000 Stichting Het Kernhuis € 151.860 Stichting Omroep Ede € 172.844 Stichting PC Kindercentra Ede e.o. € 151.566 Stichting Sociaal Cultureel Vormingswerk Lunteren € 194.303 Stichting Tijd Voor Actie € 139.000 Stichting Youké Sterke Jeugd € 127.742 Stichting Zwembad Bennekom € 207.000