| Organisatie | Ede |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Ede houdende regels omtrent de rechtspositie van raads- en commissieleden (Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Ede) |
| Citeertitel | Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Ede |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden gemeente Ede 2014.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 30-01-2024 | art. 7, art. 13 | 11-01-2024 | 425211 | ||
| 23-06-2023 | 30-01-2024 | art. 7 | 15-06-2023 | 383202 | |
| 25-07-2019 | 23-06-2023 | nieuwe regeling | 06-06-2019 | 109116 |
gelezen het voorstel van het Presidium van d.d. 2 mei 2019, zaaknummer 109116;
gelet op de artikelen 95, eerste en tweede lid, 96, eerste en tweede lid, en 97, 98, 99 van de Gemeentewet en artikelen 3.1.3, eerste lid, 3.1.4, eerste lid, 3.1.9, eerste lid, 3.3.2, 3.3.3, tweede lid, 3.4.1, eerste lid, en 3.4.2 en 3.3.8 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers;
Artikel 2. Toelage raadslid onderzoekscommissie en bijzondere commissie
Een raadslid dat lid is van een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a, derde lid, van de Gemeentewet wordt voor de duur van de activiteiten van die commissie ten laste van de gemeente een toelage toegekend van € 240,- per maand. De toelage is per jaar maximaal driemaal de maandelijkse vergoeding voor de werkzaamheden, bedoeld in artikel 3.1.1, eerste lid, Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.
Er is een onderzoekscommissie die opereert op basis van de methode Duisenberg. Deze onderzoekscommissie wordt aangewezen als bijzondere commissie als bedoeld in artikel 3.1.4, eerste lid, van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Een raadslid dat lid is van deze commissie ontvangt voor de duur van de activiteiten van de commissie een toelage van maximaal € 120,- per maand.
De raad kan andere onderzoekscommissies instellen op grond van artikel 84 van de Gemeentewet. Het doel van deze commissies is het verrichten van onderzoek op basis van een door de raad geformuleerde onderzoeksopdracht. Deze onderzoekscommissies worden aangewezen als bijzondere commissie als bedoeld in artikel 3.1.4, eerste lid, van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Een raadslid dat lid is van deze commissies ontvangt voor de duur van de activiteiten van de commissie een toelage van maximaal € 120,- per maand.
Artikel 3. Verzekering raadsleden voor arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden
Een raadslid wordt eenmaal per jaar in april een bedrag toegekend ter hoogte van het bedrag van de vergoeding voor de werkzaamheden voor één maand, bedoeld in artikel 3.1.1, eerste lid, Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, waarmee het raadslid voorzieningen kan treffen ter zake van arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden.
Artikel 5. Reis- en verblijfkosten buitenland raads- en commissieleden
De gemeenteraad kan een delegatie uit de gemeenteraad of de Raadscommissie Ede toestemming verlenen voor een excursie of reis naar het buitenland. Wanneer toestemming is verleend voor de excursie of reis komen de in redelijkheid gemaakte reis- en verblijfkosten voor rekening van de gemeente. Artikel 4 is in deze situatie van toepassing.
Artikel 6. Nadere regels niet-partijpolitiek georiënteerde scholing raads- en commissieleden
Artikel 7. Vergoeding voor het bijwonen van commissievergaderingen
Artikel 9. Aanwijzing als eindheffingsbestanddeel
Als eindheffingsbestanddeel als bedoeld in artikel 31, eerste lid, onderdeel f, van de Wet op de loonbelasting 1964 worden verder aangewezen de vergoedingen, tegemoetkomingen en verstrekkingen, genoemd in deze verordening, voor zover deze worden gerekend tot een vergoeding, tegemoetkoming of verstrekking als bedoeld in artikel 31a, tweede lid, onderdelen a tot en met h, van de Wet op de Loonbelasting 1964.
Artikel 12. Maatregelen bij schending geheimhouding
De raad kan op voorstel van het presidium of haar voorzitter besluiten om een lid van de raad of de Raadscommissie Ede dat de geheimhouding omtrent stukken of het verhandelde heeft geschonden uit te sluiten van verstrekking van geheim te houden stukken die een directe relatie hebben met het onderwerp waarover de geheimhouding is geschonden. Dit besluit ziet - voor zover het raadsleden betreft - zowel op de verstrekking in zowel de hoedanigheid van raadslid als van raadscommissielid.
De in deze verordening opgenomen bedragen kunnen bij nadere regel van het college worden gewijzigd voor zover de consumentenprijsindex of andere prijsontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
Vastgesteld in de openbare vergadering van 6 juni 2019, zaaknummer 109116.
De raad voornoemd,
dr. G.H. Hagelstein
de griffier,
mr. L.J. Verhulst
de voorzitter.
Toelichting Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Ede
In de wet en nadere regelgeving zijn alle van belang zijnde onderwerpen geregeld betreffende de rechtspositie van gemeentelijke politieke ambtsdragers. In de Gemeentewet is aangegeven dat de nadere invulling van de rechtspositie van raads- en commissieleden alsmede de financiële voorzieningen moet worden geregeld bij of krachtens de wet (AMvB en ministeriële regeling). Deze nader regeling is vastgelegd in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. In de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers zijn de (onkosten)vergoedingen nader uitgewerkt.
Hoofdlijnen gemeentelijke verordening
In deze verordening zijn alleen bepalingen opgenomen inzake de rechtspositie van raadsleden en leden van gemeentelijke commissies zover die niet dwingend geregeld zijn in hogere wet- en regelgeving. De grondslag hiervoor is te vinden in de Gemeentewet en het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers. Bij de laatste moderniserings- en harmoniseringsoperatie (Staatsblad 15 oktober 2018), betreffende de rechtspositiebesluiten voor decentrale politieke ambtsdragers zijn er wederom een aantal bepalingen imperatief in hogere wet- en regelgeving vastgelegd. De overweging hierbij is dat het bestuurlijk wenselijk is om de voorzieningen zoals vergoedingen, tegemoetkomingen en andere rechtspositionele aanspraken voor decentrale politieke ambtsdragers dwingendrechtelijk in hogere wet- en regelgeving vast te leggen om politieke discussies te voorkomen. Dit betekent dat er voor gemeenten minder ruimte is om lokaal bij verordening van wettelijke regelingen af te wijken.
Indien een gemeente besluit om bij verordening voorzieningen voor politieke ambtsdragers te regelen, zijn een aantal regels van belang.
In artikel 99 Gemeentewet is bepaald dat ’buiten hetgeen hun bij of krachtens de wet is toegekend’, ontvangen de leden van de raad en/of door de raad ingestelde commissie (in de zin van artikel 82, 83 of 84 Gemeentewet) als zodanig geen andere vergoedingen en tegemoetkomingen ten laste van de gemeente. Deze verordening vormt een (nadere) uitwerking van de bij of krachtens de wet toegekende vergoedingen en tegemoetkomingen.
De arbeidsverhoudingen en fiscale positie
Raadsleden en commissieleden hebben geen dienstbetrekking bij de gemeente. De gemeente is dus niet de werkgever. Dat betekent bijvoorbeeld dat zij voor zover het betreft het raadslidmaatschap niet vallen onder de werknemersverzekeringen zoals de Werkloosheidswet (WW), Ziektewet (ZW) en de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA). Omdat er geen sprake is van een dienstbetrekking vallen raads- en commissieleden niet onder de Wet op de loonbelasting 1964 maar worden hun inkomsten belast in de Wet inkomstenbelasting 2001. Wel kunnen raads- en commissieleden opteren voor de loonbelasting als voorheffing door samen met de gemeente te kiezen voor het fictief werknemerschap, het zogenaamde opting-in. Het fictief werknemerschap kan worden aangevraagd met behulp van een opting-in verklaring bij de Belastingdienst.
Als de raads- en commissieleden en gemeente niet kiezen voor het fictief werknemerschap, dan geldt dat de onkostenvergoedingen en raadsvergoeding als inkomsten moeten worden verantwoord en mogen de (beroeps)kosten die worden gemaakt worden afgetrokken. Het resultaat zal het raads- of commissielid moeten verantwoorden in de aangifte inkomstenbelasting, onder de post inkomsten uit overige werkzaamheden. De gemeente dient jaarlijks alle betalingen en verstrekkingen voor de raads- en commissieleden die niet als fictief werknemerschap te kwalificeren zijn op grond van deze verordening aan de Belastingdienst doorgeven middels een formulier IB-47. Omdat raads- en commissieleden op persoonlijke titel worden gekozen, zijn zij niet aan te merken als (fiscaal) ondernemer. Er hoeft dan ook geen VAR-verklaring / Modelovereenkomst ZZP overgelegd te worden aan de gemeente.
De Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa) is niet van toepassing op raads- en commissieleden.
Artikel 2. Toelage raadslid onderzoekscommissie en bijzondere commissie
Deze artikelen betreffen de toelagen voor de raadsleden die lid zijn van zogenaamde ‘zware commissies’. De vertrouwenscommissie belast met het advies met de benoeming van de burgemeester, de rekenkamerfunctie en de gemeentelijke enquêtecommissie zijn in de Gemeentewet aangewezen als bijzondere commissies. Voor de gemeentelijke enquêtecommissie bepaalt de gemeenteraad bij verordening de hoogte van de aanvullende toelage. Voor de andere twee genoemde commissies is de hoogte in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers opgenomen (zie artikel 3.1.2).
De gemeenteraad kan daarnaast bij verordening andere bijzondere commissies instellen. Daarbij moet gemotiveerd worden dat het lidmaatschap van deze commissies duidelijk meerwerk is naast het reguliere lidmaatschap van de gemeenteraad. Voor de hoogte van de toelage voor het werk in de eerdergenoemde drie zware commissies wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds de vertrouwenscommissie en de rekenkamerfunctie, en anderzijds de enquêtecommissie.
De gemeenteraad in Ede heeft ervoor gekozen om ook twee andere onderzoekscommissies aan te wijzen, als bijzondere commissie. De eerste is de onderzoekscommissie die werkt op basis van de ‘methode Duisenberg’. Als bijvoorbeeld de begroting wordt opgesteld, worden uit de raadscommissie twee rapporteurs benoemd. Hierbij gaat het om een raadslid uit de coalitie en de oppositie. Zij analyseren de begroting samen met de ambtelijke organisatie. Vervolgens brengen de rapporteurs verslag uit in de raadscommissie over de bevindingen. Deze informatie kan worden gebruikt om het debat over de begroting voor te bereiden. Het fungeren als raadsrapporteur is intensief en duidelijk meer werk ten opzichte van het ‘normale’ raadswerk.
De tweede aangewezen commissie is een incidenteel in te stellen onderzoekscommissie. Het gaat hier om een overige commissie in de zin van artikel 84 van de Gemeentewet. Deze beschikt niet over de bevoegdheden van een gemeentelijke enquêtecommissie (zie de artikelen 155b-155e van de Gemeentewet). De overeenkomst met de gemeentelijke enquêtecommissie is dat ook deze commissie tot taak heeft om onderzoek te verrichten, aan de hand van een door de raad opgestelde onderzoeksopdracht. In het verleden zijn er door de raad onderzoekscommissies ingesteld naar Cultura en de Scheleberg. Het lidmaatschap van een dergelijke raadscommissie is duidelijk meer werk ten opzichte van het ‘normale’ raadswerk.
Wat betreft de hoogte van de toelagen voor het lidmaatschap de genoemde commissies geldt een vast (belast) bedrag van € 120 per maand. Met uitzondering van de gemeentelijke enquêtecommissie: hier geldt een bedrag van € 240 per maand. Het bedrag wordt naar rato van de duur van de activiteiten toegepast. Zolang een commissie slapend is, althans niet actief, ontvangen de leden geen toelage: niet de duur van het lidmaatschap is van belang, maar de duur van de activiteiten.
Artikel 3. Verzekering raadsleden voor arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden
Raadsleden zijn vaak een significant deel van de werkweek voor de gemeenteraad bezig en kunnen daardoor vaak in hun hoofdfunctie minder pensioen opbouwen. Raadsleden hebben bovendien niet allemaal een hoofdfunctie in loondienst. In artikel 3.1.9 is daarom de grondslag gecreëerd om bij verordening te bepalen dat de raadsleden een bedrag per jaar ontvangen ter hoogte van één maandbedrag van hun vergoeding voor de werkzaamheden, waarmee zij voorzieningen kunnen treffen ter zake van arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden.
De gemeente Ede heeft ervoor gekozen om hier gebruik van te maken. Het bedrag wordt éénmaal per jaar uitbetaald. In de verordening is bepaald dat uitbetaling plaatsvindt in april: zo kan worden aangesloten bij de zittingsduur van de raad.
Om onduidelijkheden te voorkomen is bepaald dat het zijn toegelaten tot de gemeenteraad op 15 april van het jaar waarin de betaling plaatsvindt bepalend is voor het recht. Hiermee kan worden geborgd dat de installatie van de nieuwe gemeenteraad na de verkiezingen is afgerond. Het recht bestaat pas na toelating tot de gemeenteraad (na goedkeuring van de geloofsbrieven). Voor dit stelsel is gekozen omwille van de eenvoud.
Indien een raadslid later in het jaar toetreedt, bijvoorbeeld op 1 juni, dan ontstaat het recht dus pas in het daarop volgende jaar.
Artikel 4. Reis- en verblijfkosten raads- en commissieleden voor reizen buiten de gemeente
Ingevolge artikel 96, in samenhang met artikel 97, van de Gemeentewet kunnen kosten voor (dienst)reizen buiten het grondgebied van de gemeente alleen op basis van een verordening van de gemeenteraad worden vergoed. In deze bepaling is bij verordening geregeld dat raads- en commissieleden een vergoeding van de reis- en verblijfkosten voor reizen buiten het grondgebied van de gemeente kunnen krijgen ter uitvoering van een beslissing van het gemeentebestuur. Onder reizen buiten de gemeente wordt in dit artikel alleen gedoeld op reizen binnen Nederland. Voor buitenlandse dienstreizen geldt artikel 5. Wel is de vergoedingsregeling op dergelijke dienstreizen ook van toepassing. De tarieven in het voor het rijkspersoneel geldende Reisbesluit buitenland zijn daarbij richtsnoer.
Artikel 5. Reis- en verblijfkosten buitenland raads- en commissieleden
Gemeenteraden of delegaties daaruit maken wel eens in het gemeentelijk belang excursies of reizen naar het buitenland. De reis of excursie wordt in alle gevallen door of vanwege de gemeente georganiseerd. De gemeenteraad moet expliciet toestemming verlenen voor buitenlandse reizen. Op het moment van vaststellen van deze verordening is deze bevoegdheid gedelegeerd aan de commissie Financiële Controle, op basis van het Delegatiebesluit Ede. Daarmee wordt het besluit over toestemming thans genomen door de commissie. Ook het stellen van voorwaarden is een bevoegdheid van de commissie.
Voor raadsleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.
Artikel 6. Nadere regels niet-partijpolitiek georiënteerde scholing raads- en commissieleden
Voor raads- en commissieleden is expliciet bepaald dat de kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde functionele scholing, zoals deelname aan congressen en opleidingen, ten laste kunnen worden gebracht van de gemeente. Partijpolitieke scholing komt niet voor vergoeding door de gemeente in aanmerking. De inhoud van de scholing is bepalend of deze al dan niet partijpolitiek georiënteerd is. Wanneer scholing verzorgd wordt door een politieke partij betekent dat niet automatisch dat die scholing partijpolitiek georiënteerd is.
Om in aanmerking te komen voor vergoeding van de scholingskosten, moet gemotiveerd worden dat het gaat om functiegerichte scholing. Scholing is functiegericht als zij beoogt de voor de functie benodigde vakkennis en vaardigheden te verwerven dan wel actueel te houden. Scholing is partijpolitiek georiënteerd als zij geheel of gedeeltelijk tot doel heeft betrokkene op te leiden in het gedachtegoed van de desbetreffende partij.
Overigens kan de gemeente ook zelf dit soort scholing (laten) verzorgen. Ook die lasten komen ten laste van de gemeente.
Over toewijzing van de aanvraag besluit de gemeenteraad. Op het moment van vaststellen van deze verordening is deze bevoegdheid gedelegeerd aan de commissie Financiële Controle, op basis van het Delegatiebesluit Ede. Daarmee wordt het besluit over toestemming thans genomen door de commissie. Overigens is het mogelijk dat het beoordelen en/of fiatteren van scholingsaanvragen wordt gemandateerd aan de griffier.
In het Rechtspositiebesluit is de mogelijkheid opgenomen voor de raad om nadere regels te stellen over de scholing. Hieraan is uitwerking gegeven in het derde en vierde lid van dit artikel.
Alleen kosten die redelijkerwijs noodzakelijk kunnen worden geacht voor vervulling van het ambt van raads- of commissielid komen voor vergoeding in aanmerking. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een cursus ‘Grip op de gemeentelijke financiën’ of een cursus ‘Omgevingswet voor raadsleden’. Maar bijvoorbeeld niet een parttime opleiding tot financieel adviseur of wetgevingsjurist. Als aan dergelijke expertise behoefte is voor het raadswerk, dan is het normaal dat deze wordt ingeschakeld via de ambtelijke organisatie of eventueel een door de raad ingehuurd expert.
Daarnaast is vereist dat de kosten zelf naar aard en omvang redelijk zijn. Zo zal het bijvoorbeeld niet redelijk zijn om een cursus te boeken met een extra hotelarrangement, indien de cursus plaatsvindt in Utrecht of Amsterdam. In zulke gevallen is het algemeen gebruikelijk dat cursusdeelnemers heen- en weer reizen. Daarnaast moeten de kosten zelf qua omvang redelijk zijn, in vergelijking tot de gebruikelijke besteding door raads- en commissieleden aan scholingskosten.
Scholing die wordt verzorgd door de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden (NVR) of de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG) komt voor vergoeding in aanmerking, mits is voldaan aan het eerste en tweede lid. Dit wil zeggen dat er wel wordt getoetst of de scholing functie gerelateerd is, waar de scholing betrekking op heeft en wat de kosten zijn. Deze toetsing is wel beperkter dan de toets op basis van het derde lid. Daarbij vindt ook nog een aparte aanvullende toets plaats of de scholing redelijkerwijs noodzakelijk is te achten voor de vervulling van het ambt en of de kosten naar aard en omvang redelijk zijn.
Artikel 7. Vergoeding voor het bijwonen van commissievergaderingen
De hoogte van de vergoeding voor leden van gemeentelijke commissies, die zijn ingesteld op basis van artikel 82, 83 en 84 van de Gemeentewet zijn imperatief bepaald op een vast bedrag per inwonersklasse voor elke bijgewoonde vergadering van de commissie.
Tijdens de Politieke Dag Ede op donderdag vergadert de Raadscommissie Ede in twee tijdsblokken. De eerste sessie begint in de middag en eindigt om 18:00 uur. De leden van de raadscommissie kunnen dan gezamenlijk een maaltijd gebruiken. Om 19:00 begint dan de vergadering van de gemeenteraad. In de regel duurt deze tot 20.00 uur. Daarna begint de tweede sessie van de Raadscommissie Ede. Om misverstanden te voorkomen is expliciet bepaald dat beide tijdsblokken elk gelden als één vergadering.
In bepaalde gevallen, zoals bij bijzondere deskundigheid en/of zwaarte van de taak in de commissie, is het mogelijk om een hoger bedrag aan vergoeding per vergadering toe te kennen dan bepaald in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Op grond van deze bepaling is een extra vergoeding toegekend aan de voorzitter en de leden van de commissie voor de bezwaarschriften. Voor het lidmaatschap van deze commissie wordt een bijzondere deskundigheid vereist (een juridische opleiding).
Artikel 8. Informatie- en communicatievoorzieningen raads- en commissieleden
Het college van burgemeester en wethouders stelt ten laste van de gemeente aan een raadslid, wethouder of de burgemeester voor de duur van de uitoefening van zijn functie de noodzakelijke informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking. Ook commissieleden kunnen aanspraak maken op ICT-middelen op grond van art. 3.4.4 Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Onder informatie- en communicatievoorzieningen wordt ook verstaan een smartphone een computer en de daarbij behorende (internet)abonnementen. Er mag slechts een één computer verstrekt worden. Geadviseerd wordt te verstrekken op basis van een bruikleenovereenkomst. Een computer is een desktop, laptop, tablet- of minicomputer. Een smartphone is niet te kwalificeren als computer.
In het tweede lid is bepaald dat een raads- of commissielid na beëindiging van zijn functie de ter beschikking gestelde informatie- en communicatievoorzieningen moet inleveren. Dit stelt de gemeente in staat om de toegang tot bepaalde applicaties, verbonden aan het ambt, te beëindigen. En om gevoelige data, bijvoorbeeld in de vorm van persoonsgegevens, te verwijderen van het informatie- en communicatiemiddel. Het is aan de gemeente om te bepalen wat met de apparatuur mag gebeuren, nadat deze is ‘geschoond’.
Artikel 9. Aanwijzing als eindheffingsbestanddeel
In het kader van de werkkostenregeling op grond van artikel 31 Wet op de Loonbelasting 1964 zijn een aantal vergoedingen in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de verordening aangewezen als eindheffingsbestanddeel. De gemeente draagt in dat geval de loonbelasting, waardoor de vergoeding belastingvrij (netto) aan de politieke ambtsdrager kan worden overgemaakt. Anders worden deze door de Belastingdienst als loon gezien en moet hierover bij de politieke ambtsdragers loonbelasting worden ingehouden. In het kader van de werkkostenregeling kan in de financiële administratie worden aangegeven of een verstrekking of vergoeding onder de gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten of onder de nihil-waarderingen valt.
Gemeenten mogen daarnaast een verstrekking of vergoeding in de vrije ruimte - tot 1,2% fiscale loonsom - onderbrengen zonder fiscale consequenties. Indien de grens van 1,2% wordt overschreden, zal de gemeente 80% eindheffing moeten betalen.
Artikel 10. Betaling vaste vergoedingen & artikel 11. Betaling en declaratie van onkosten
Het Rechtspositiebesluit en de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers regelen wanneer de vergoedingen en onkosten betaald moeten worden aan raads- en commissieleden. Daar waar geen expliciete termijn is genoemd, kunnen deze artikelen uitkomst bieden. Commissieleden ontvangen in de regel een vergoeding per vergadering, bestaande uit presentiegeld en reiskostenvergoeding. Betaling vindt plaats op basis van een ingevuld declaratieformulier. Het is wenselijk dat het college hiervoor een model vaststelt.
Reiskosten raadsleden en fractievolgers
Voor raadsleden en fractievolgers is gekozen voor een andere systematiek, om de uitvoeringslasten te beperken. Zij ontvangen een vaste vergoeding voor de reiskosten, gebaseerd op aanwezigheid gedurende 2 dagen per week op het gemeentehuis. Hierbij is rekening gehouden met de frequentie van de Politieke Dag Ede, de fractievergaderingen en overige overleggen die worden bijgewoond. Het aantal te vergoeden reismomenten ligt iets lager, omdat daarbij ook rekening wordt gehouden met vakantie en kortdurende periodes van ziekte. Hierbij wordt gehandeld conform de regels die zijn opgesteld door de Belastingdienst (Handboek Loonheffingen). Door uit te gaan van een vaste aanwezigheid, is het niet noodzakelijk om alle momenten dat naar het gemeentehuis wordt gereisd bij te houden. Dit aantal reismomenten is niet gelijk aan het aantal bijgewoonde vergaderingen: raadsleden en fractievolgers reizen ook geregeld naar het gemeentehuis buiten de raads- en commissievergadering om.
Raadsleden ontvangen maandelijks een vergoeding van hun reiskosten, tegelijk met de maandelijkse vergoeding voor het raadslidmaatschap. Fractievolgers ontvangen het bedrag aan reiskosten één keer per jaar. Omdat het totale bedrag voor reiskosten relatief laag is, acht de gemeenteraad dit niet bezwarend. Dit weegt niet op tegen de extra administratieve lasten voor de gemeente voor het maandelijks laten plaatsvinden van een betaling.
De reiskosten voor reizen naar een andere plaats dan het gemeentehuis wordt op declaratiebasis vergoed. Het is niet mogelijk om hiervoor uit te gaan van een vaste vergoeding. Zowel de frequentie als de locatie waar naar wordt gereisd is immers sterk wisselend.
De betaling van onkosten kan worden voorgeschoten uit eigen middelen, later gedeclareerd worden of de factuur wordt rechtstreeks naar de gemeente verstuurd. Hierbij gaat de voorkeur uit naar rechtstreeks facturering bij de gemeente. Het verdient aanbeveling dat het college een formulier vaststelt waarmee raads- en commissieleden gemaakte onkosten kunnen verantwoorden. Raads- en commissieleden declareren in beginsel hun kosten bij de griffier.