Organisatie | Stroomopwaarts MVS |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts houdende regels omtrent Protocol Voertuigvolgsysteem Track & Trace |
Citeertitel | Protocol Voertuigvolgsysteem Track & Trace |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | ruimtelijke ordening, verkeer en vervoer |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-07-2019 | nieuwe regeling | 06-06-2019 |
Participatiebedrijf Stroomopwaarts MVS streeft ernaar een zo doelmatig mogelijke organisatie te zijn. Dat betekent dat werkzaamheden zo efficiënt mogelijk moeten worden uitgevoerd. Daarom is de behoefte ontstaan om voertuigvolgsystemen in dienstvoertuigen te plaatsen.
De informatie uit het voertuigvolgsysteem heeft een zakelijk doel, namelijk een efficiënte routeplanning
te realiseren en het optimaliseren van het brandstofgebruik van de dienstvoertuigen. Het voertuigvolgsysteem biedt tevens de mogelijkheid om de route en verreden kilometerstanden van de dienstvoertuigen te registreren. Het systeem heeft niet als doel medewerkers te volgen, om die reden wordt er in dit systeem geen persoonsinformatie geregistreerd.
Diensten kunnen besluiten in de dienstvoertuigen een voertuigvolgsysteem (ook wel “Track & Trace”)
in te bouwen. Daarbij geven zij duidelijk aan welke gegevens geregistreerd moeten worden om het doel ervan te realiseren. Dit gebeurt in overleg met de OR.
Het voorliggende protocol geeft aan hoe binnen participatiebedrijf Stroomopwaarts MVS de data worden verwerkt. Het protocol bepaalt verder het doel van de dataverwerking, de bewaartermijn van deze datagegevens en wie toegang tot de datagegevens heeft.
Artikel 1 Doel en communicatie protocol
Dit protocol heeft tot doel een eenduidig beleid te voeren met betrekking tot het gebruik van Voertuigvolgsystemen in de dienstvoertuigen van participatiebedrijf Stroomopwaarts MVS (de Werkgever). Leidend daarbij zijn een verantwoord gebruik van het voertuigvolgsysteem en de bescherming van de privacy van de medewerkers die voor de uitoefening van hun werkzaamheden gebruikmaken van die dienstvoertuigen.
De werkgever informeert de medewerker die gebruikmaakt, hetzij als bestuurder hetzij als passagier, dat het aan hem ter beschikking gesteld dienstvoertuig is uitgerust met een Voertuigvolgsysteem. Middels een bordje in de auto wordt men hier op gewezen. Ook wordt de bestuurder over de mogelijkheden van het systeem en de mogelijke controles geïnformeerd en wordt het protocol in het personeels- en salarissysteem gepubliceerd. De medewerker tekent voor ontvangst van deze informatie.
Artikel 2 Werkingssfeer protocol
Dit protocol is van toepassing op iedereen die werkzaam is bij of voor participatiebedrijf Stroomopwaarts MVS en die van een dienstvoertuig, voorzien van een voertuigvolgsysteem, gebruikmaakt.
In dit protocol worden de volgende definities gehanteerd:
Persoonsgegevens: Een persoonsgegeven in de zin van de AVG (Autoriteit persoonsgegevens) is elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. In dit protocol zijn de persoonsgegevens in ieder geval de kentekennummers van de dienstvoertuigen, de afgelegde route en de verreden kilometers en kilometerstanden. Hiermee kan de identiteit van het dienstvoertuig waarop de informatie betrekking heeft - en daarmee indirect de medewerker aan wie het dienstvoertuig ter beschikking is gesteld - worden vastgesteld.
Verwerking Persoonsgegevens: Onder verwerking van persoonsgegevens wordt in de zin van de AVG verstaan elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Verslaglegging: vastgelegde informatie door de werkgever op basis van de data uit het voertuigvolgsysteem.
Met behulp van het voertuigvolgsysteem worden gegevens verzameld die uiteindelijk herleidbaar zijn naar natuurlijke personen. Die gegevens mogen uitsluitend door de bevoegde medewerkers van participatiebedrijf Stroomopwaarts MVS, die op grond van artikel 5 van dit protocol door de werkgever zijn aangewezen, worden gebruikt.
Artikel 4 Doel voertuigvolgsysteem
Het voertuigvolgsysteem heeft tot doel:
De waarheidsbevinding naar aanleiding van een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik waarvoor disciplinaire maatregelen kunnen worden genomen of van strafbare feiten. De gegevens in het voertuigvolgsysteem kunnen worden verwerkt ten behoeve van de beleidsontwikkeling rond de inzet van dienstvoertuigen en milieubesparende maatregelen.
Artikel 6 Het verstrekken van gegevens uit het voertuigvolgsysteem
Gegevens kunnen worden verstrekt aan:
Artikel 7 Inzage- en correctierecht
De medewerker mag de werkgever verzoeken de op hem betrekking hebbende verslaglegging te corrigeren. Daarbij moet hij of zij de gewenste wijzigingen aangeven. Correctie houdt in:
op een andere manier er voor zorgen dat de werkgever de onjuiste gegevens niet langer gebruikt. Dit laatste kan het geval zijn als het technisch niet mogelijk is de gegevens te verbeteren. In dat geval moet de werkgever andere maatregelen nemen: bijvoorbeeld een bestand met aanvullingen en verbeteringen opnemen.