Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
- 1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
- 2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de gedeputeerden.
- 3.
Het college regelt de vervanging van de Commissaris van de Koning in geval van diens verhindering of ontstentenis.
- 4.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
Artikel 2 Dag van de vergaderingen
- 1.
Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag van 9:30 uur tot 13:00 uur en voorts zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of twee leden van gedeputeerde staten dit met opgave van redenen verzoeken.
- 2.
In de vergadering van gedeputeerde staten kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
Artikel 3 Verhindering
- 1.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
- 2.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
Artikel 4 Agenda
- 1.
Voor elke vergadering wordt, als regel op de donderdag daarvoor, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met stukken toegezonden.
- 2.
Alle stukken die aan de beslissing van gedeputeerde staten onderworpen moeten worden, worden via de secretaris bij het college aangebracht.
- 3.
De secretaris draagt er daarbij in ieder geval zorg voor, dat de voorgelegde stukken voldoende gecoördineerd zijn tot stand gekomen, en dat over de inhoud daarvan vooraf overleg is gepleegd met de portefeuillehouder.
- 4.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie vóór de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 6 Parafenbesluit
- 1.
In gevallen waarin naar het oordeel van de secretaris na overleg met de voorzitter sprake is van een spoedeisende situatie kan besluitvorming buiten vergadering plaatsvinden (parafenbesluit).
- 2.
De secretaris legt het voorgenomen besluit fysiek of per email ter instemming voor aan alle leden van het college, met een gewenst uiterlijk tijdstip voor het geven van een reactie. De gehanteerde termijn voor het geven van een reactie bedraagt tenminste vijf uur. De collegeleden worden door de secretaris op een passende wijze op de hoogte gebracht over het voorleggen van een conceptbesluit.
- 3.
Elk collegelid kan door fysieke parafering (met vermelding van datum en tijdstip) van een conceptbesluit of via een reactie per email aan de secretaris laten blijken al dan niet in te stemmen met het voorgelegde besluit. Elk collegelid heeft hierbij de mogelijkheid om een behandeling ter vergadering te vragen.
- 4.
Als tenminste één lid van het college om een behandeling ter vergadering vraagt kan het besluit enkel in vergadering genomen worden.
- 5.
Het parafenbesluit komt tot stand op het moment dat alle leden met het voorstel hebben ingestemd, of als op of na het gewenste uiterlijke tijdstip voor het geven van een reactie tenminste de helft van het aantal zitting hebbende collegeleden heeft ingestemd met het voorgelegde besluit en geen van de leden om behandeling ter vergadering heeft gevraagd
- 6.
Het parafenbesluit wordt in de eerstvolgende reguliere collegevergadering op de besluitenlijst genoteerd, met vermelding van de datum waarop het besluit is genomen en de aantekening dat het besluit buiten vergadering is genomen.
Artikel 7 Vergaderen in elektronische vorm
- 1.
In gevallen waarin naar het oordeel van de secretaris na overleg met de voorzitter sprake is van een spoedeisende situatie en niet op korte termijn een vergadering belegd kan worden waarbij aan het quorumvereiste uit artikel 56 Provinciewet wordt voldaan, kan een vergadering in elektronische vorm plaatsvinden.
- 2.
Een vergadering in elektronische vorm kan telefonisch plaatsvinden (conference call), via beeldverbinding of op een soortgelijke wijze, een en ander door de secretaris te bepalen.
- 3.
De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor de vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo spoedig mogelijk aan de leden van het college fysiek, per email of op een andere passende wijze wordt toegezonden.
- 4.
Indien bij een vergadering in elektronische vorm niet voldaan wordt aan het quorumvereiste uit artikel 56 eerste lid Provinciewet wordt een nieuwe vergadering belegd, conform artikel 56 tweede lid Provinciewet.
- 5.
Een besluit dat tijdens een vergadering in elektronische vorm tot stand komt, wordt in de eerstvolgende reguliere collegevergadering op de besluitenlijst genoteerd.
- 6.
Bij een vergadering in elektronische vorm zijn de voor reguliere collegevergaderingen geldende regels van (voor zover nodig overeenkomstige) toepassing.
Artikel 8 Stemming
- 1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
- 2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid wordt toegepast.
- 3.
Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.
- 4.
- a.
Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
- b.
Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.
- c.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.
Artikel 9 Besluitenlijst
- 1.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en de besluitenlijst van de vergadering.
- 2.
De besluitenlijst bevat ten minste:
- a.
de namen van de aan- en afwezige leden;
- b.
de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
- c.
een formulering van de door het college genomen besluiten.
- 3.
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
- 4.
De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
- 5.
Aan de hand van het openbare gedeelte van de besluitenlijst wordt een openbare besluitenlijst opgesteld die openbaar wordt gemaakt. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt deze openbare besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan Provinciale Staten.
Artikel 10 Openbare vergadering
- 1.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
- 2.
De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 11 Aanhaling
Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement van orde van het college van Gedeputeerde Staten”.
Artikel 12 Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking ervan in het Provinciaal Blad. Met ingang van die datum wordt het top op heden geldende vastgestelde Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college ingetrokken.