Organisatie | Gelderland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Besluit van Provinciale Staten van de provincie Gelderland houdende regels omtrent de PS (Reglement van Orde Provinciale Staten van Gelderland 2019) |
Citeertitel | Reglement van Orde Provinciale Staten van Gelderland 2019 |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Reglement van Orde Provinciale Staten van Gelderland 2017.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-07-2019 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 05-06-2019 | 2019-006844 |
Bekendmaking van het besluit van 5 juni 2019- PS2019-457, zaaknummer 2019-006844 tot vaststelling van een regeling
[Dit besluit zal vanwege de vaststelling/wijziging van verschillende regelingen in 3 verschillende publicaties verwerkt worden. In dit Provinciaal Blad zullen de beslispunten I. en III. verwerkt worden.]
Provinciale Staten van Gelderland
Gelet op het voorstel PS2019-457 van dhr. Bos;
Gelet op artikelen 16 en 80 van de Provinciewet;
De Gedragscode integriteit Statenleden en fractievolgers Gelderland 2016 als volgt te wijzigen:
In artikel 1.1 luidt de tweede volzin: Onder Statenleden worden tevens fractievolgers als bedoeld in art. 6 van het Reglement van Orde Provinciale Staten van Gelderland 2019 verstaan.
[deze wijziging wordt verwerkt middels een ander Provinciaal Blad op 4 juli 2019]
De vergoeding aan fractievolgers voor het bijwonen van bijeenkomsten en vergaderingen tijdens een en dezelfde Statendag als bedoeld in hoofdstuk 8 van het Reglement van Orde Provinciale Staten van Gelderland 2019 vast te stellen op één maal het genoemde bedrag in artikel 2.4.1, eerste lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.
De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 als volgt te wijzigen:
Artikel 8, eerste lid luidt als volgt: De in artikel 5 van het Reglement van Orde Provinciale Staten van Gelderland 2019 bedoelde fracties, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
[deze wijziging wordt verwerkt middels een ander Provinciaal Blad op 4 juli 2019]
Arnhem, 5 juni 2019 - zaaknummer 2019-006844
Provinciale Staten van Gelderland
namens Gedeputeerde Staten van Gelderland,
Hoofdstuk 2 Toelating van nieuwe leden en de vorming van fracties
Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in Provinciale Staten deze aanduiding als naam. Als geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van Provinciale Staten aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in Provinciale Staten wil voeren. Deze naam geldt voor de gehele Statenperiode.
Een fractievolger legt, alvorens zijn functie te kunnen uitoefenen, in handen van de voorzitter van Provinciale Staten, de volgende eed (verklaring en belofte) af:
“Ik zweer (verklaar) dat ik, om mijn fractie te mogen vertegenwoordigen, rechtstreeks noch middellijk, onder welke voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.
Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.
Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als fractievolger naar eer en geweten zal vervullen.
Zo waarlijk helpe mij God Almachtig". (Dat verklaar en beloof ik”.)
Van het afleggen van de eed (verklaring en belofte) maakt de griffier een proces-verbaal.
Paragraaf 1 Voorbereiding van vergaderingen
De voorzitter zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de leden van Provinciale Staten een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. De voorzitter kan van de oproeptermijn afwijken als er sprake is van een spoedeisende situatie. De oproep wordt per e-mail verzonden.
Bij aanvang van de vergadering beslissen Provinciale Staten over de aanvullingen op de agenda als bedoeld in het tweede lid en stellen de agenda vast. Provinciale Staten kunnen bij de vaststelling van de agenda op voorstel van een lid van Provinciale Staten of de voorzitter de volgorde van onderwerpen wijzigen of onderwerpen van de agenda afvoeren.
Artikel 13. Publicatie van stukken
Als op stukken op grond van artikel 25 van de Provinciewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van Provinciale Staten inzage. De griffier verstrekt op uitdrukkelijk verzoek van een lid een genummerd afschrift. Hij houdt een registratie bij van de verstrekte afschriften.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van Provinciale Staten onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt de presentielijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.
In het Presidium dan wel voorafgaand aan de vergadering melden de fractievoorzitters aan de voorzitter de agendapunten waarover de fractie het woord wenst te voeren en andere voor de orde relevante zaken.
Artikel 24. Handhaving van de orde
Als een spreker zich op een beledigende of onbetamelijke wijze uitdrukt, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, roept de voorzitter hem tot de orde. Als de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, over het betreffende onderwerp het woord ontzeggen.
Paragraaf 3 Beraadslaging en besluitvorming
Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt verzoeken om in de besluitenlijst op te nemen dat hij zich heeft vergist. In de uitslag van de stemming brengt dit laatste geen verandering.
Artikel 28. Stemming over personen
Artikel 29. Herstemming over personen
Wanneer ook bij deze tweede stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, stemmen Provinciale Staten een derde maal. Deze derde stemming vindt plaats tussen de twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen hebben verkregen. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan maken Provinciale Staten met een tussenstemming uit tussen welke twee personen de derde stemming plaatsvindt.
Artikel 35. Initiatiefvoorstel
Het Presidium bepaalt welke voorbereiding het initiatiefvoorstel behoeft op grond van de wet of bepalingen in dit reglement en plaatst het voorstel op de agenda van Provinciale Staten. Als het voorstel een spoedeisend karakter heeft wordt het geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering van Provinciale Staten.
Een lid van Provinciale Staten dient een verzoek tot het houden van een interpellatie uiterlijk op maandag 12.00 uur voorafgaand aan de vergadering schriftelijk bij de voorzitter in. Van deze termijn wijken Provinciale Staten af wanneer de voorzitter het verzoek spoedeisend acht. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd alsmede de te stellen vragen.
De voorzitter geeft de interpellant als eerste het woord. Daarna krijgen Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning de gelegenheid de verlangde inlichtingen te geven. Daarna start overeenkomstig artikel 25 van dit reglement de beraadslaging over de verkregen inlichtingen, waarbij de interpellant in de eerste termijn als eerste het woord krijgt.
Een lid van Provinciale Staten dient een gemotiveerd debatverzoek over een niet op de agenda opgenomen onderwerp uiterlijk op maandag 12.00 uur voorafgaand aan de vergadering schriftelijk bij de voorzitter in. Van deze termijn wijken Provinciale Staten af wanneer de voorzitter het verzoek spoedeisend acht.
Het lid van Provinciale Staten dat mondelinge vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van de vragen uiterlijk op maandag 12.00 uur voorafgaand aan de vergadering aan de voorzitter. De griffier informeert de leden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning over de aangemelde vragen.
Artikel 39. Schriftelijke vragen
Als beantwoording niet binnen de termijn kan plaatsvinden, stellen Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis. Hierbij geven zij de termijn aan waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. De griffier brengt een afschrift van dit bericht ter kennis van de leden van Provinciale Staten.
Zodra Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten inlichtingen hebben verstrekt als bedoeld in artikel 167, vierde lid, Provinciewet of op grond van de regeling Betrokkenheid van Provinciale Staten bij privaatrechtelijke rechtshandelingen, rechtsgedingen en civiele verdediging, deelt de griffier dit mee aan de leden van Provinciale Staten met het verzoek binnen vijf dagen mee te delen of overleg met Gedeputeerde Staten gewenst is.
Artikel 41. Verantwoording en verslag
Een lid van Provinciale Staten, een gedeputeerde, de commissaris van de Koning of de secretaris, die door Provinciale Staten is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, kan vragen in de vergadering verslag te mogen doen over zaken die in de gemeenschappelijke regeling aan de orde zijn.
Hoofdstuk 7 Besloten vergadering
Artikel 42. Toepassing van dit reglement
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet in strijd zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 43. Opheffing van de geheimhouding
Indien Provinciale Staten op grond van artikel 25, vierde lid, van de Provinciewet het voornemen hebben de geheimhouding op te heffen, overleggen zij voorafgaand in een besloten vergadering met het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, als dit orgaan daarom verzoekt.
Paragraaf 1 Algemene bepalingen
Artikel 47. Handhaving van de orde
Artikelen 16 en 24 zijn van overeenkomstige toepassing op beeldvormende bijeenkomsten en oordeelsvormende vergaderingen.
Artikel 50. Agendacommissie en agendering van onderwerpen
Elk lid van een fractie kan tot maandag 12.00 uur voorafgaand aan een vergadering van de Agendacommissie een, gemotiveerd, voorstel voor een beeldvormende bijeenkomst, debatverzoek voor een oordeelsvormende vergadering of een voorstel voor een werkbezoek indienen bij de griffier. De griffier stuurt deze voorstellen en debatverzoeken met een behandeladvies zo spoedig mogelijk aan de Agendacommissie.
De griffier stuurt op de tweede werkdag voorafgaand aan een vergadering van de Agendacommissie een ontwerp-agenda voor een Statendag met een advies over de wijze van behandeling van te agenderen onderwerpen. Ook stuurt hij de commissie de ontvangen uitnodigingen en voorstellen voor werkbezoeken en geeft daarover een advies.
Wanneer de Agendacommissie een voorstel van Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning onvoldoende voor de Statendag voorbereid acht, kan zij aan Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning nadere inlichtingen of advies vragen. De Agendacommissie bepaalt tijdens welke Statendag het onderwerp opnieuw geagendeerd wordt.
In een bijeenkomst met een Open agenda heeft eenieder het recht om met Provinciale Staten in gesprek te gaan over onderwerpen waarover niet op een andere wijze is voorzien in het spreekrecht.
Eenieder die tijdens een bijeenkomst met een Open agenda van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit op maandag 12.00 uur voorafgaand aan de bijeenkomst met Open agenda bij de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, contactgegevens en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.
Hoofdstuk 10 Onderzoekscommissie
Binnen drie dagen na verzending van de oproep kunnen de getuigen en deskundigen onder opgaaf van redenen verzoeken het tijdstip van het verhoor te wijzigen. De commissievoorzitter deelt de beslissing op dit verzoek uiterlijk één week voor het tijdstip van het verhoor aan de betrokken getuige of deskundige mee.
Wanneer een behoorlijk opgeroepen getuige of deskundige niet verschijnt, maakt de commissiegriffier daarvan een proces-verbaal dat de ter zitting aanwezige leden ondertekenen. Als de onderzoekscommissie dit nodig acht, stelt de commissievoorzitter dit proces-verbaal in handen van het openbaar ministerie van het arrondissement waarin de in gebreke gebleven getuige of deskundige woont.
Wanneer een getuige of deskundige ter hoorzitting weigert te antwoorden of de eed of de belofte af te leggen, maakt de commissiegriffier daarvan proces-verbaal op. Als de getuige of deskundige een reden van de weigering heeft gegeven, vermeldt de commissiegriffier deze in het proces-verbaal. De ter zitting aanwezige leden ondertekenen het proces-verbaal.
De commissievoorzitter en commissiegriffier ondertekenen het verslag. De commissiegriffier zendt het verslag aan Gedeputeerde Staten, de leden van Provinciale Staten en degene die is verhoord. Toezending vindt plaats nadat de degenen die zijn verhoord in de gelegenheid zijn gesteld hun zienswijze op het conceptverslag kenbaar te maken.
De onderzoekscommissie legt haar bevindingen neer in een rapport, legt haar rapport voor aan Provinciale Staten en zendt een afschrift daarvan aan Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning. Het rapport, met uitzondering van de in artikel 80, tweede en derde lid bedoelde bescheiden, is vanaf dat moment openbaar.
Voor zover de in het tweede lid bedoelde bescheiden deel uitmaken van het onderzoeksverslag, legt de commissiegriffier deze ter inzage voor de leden van Provinciale Staten. De leden van Provinciale Staten bewaren omtrent de inhoud van deze bescheiden geheimhouding totdat Provinciale Staten de geheimhouding opheffen.
Artikel 85. Toehoorders en pers
Toehoorders en pers wonen de openbare verhoren bij op de voor hen bestemde plaatsen.
Artikel 86. Geluid- en beeldregistraties
Degenen die tijdens het openbare verhoor geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, melden dit aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
Artikel 96. Indiening van het verzoek
Het verzoek wordt voorts ondertekend door een plaatsvervanger van de indiener en bevat zijn achternaam, voornamen, adres en geboortedatum. De plaatsvervanger dient te voldoen aan de vereisten van het eerste lid. De plaatsvervanger is gerechtigd om na machtiging van de indiener diens plaats in te nemen bij de uitoefening van de rechten, die de indiener op grond van dit reglement toekomen.
Artikel 98. Agendering en behandeling van het burgerinitiatiefvoorstel
Indien Provinciale Staten het verzoek als geldig aanmerken, agenderen zij het burgerinitiatiefvoorstel zo spoedig mogelijk, met in achtneming van de wettelijke vereiste voorbereidingsprocedure van de voorgestelde beslissing en de door de Agendacommissie noodzakelijk geachte voorbereiding van de besluitvorming.
In gevallen waarin hoofdstukken 9 en 10 niet voorzien of bij twijfel over de toepassing van deze hoofdstukken, beslist de betreffende commissie. In alle andere gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit reglement, beslissen Provinciale Staten.
TOELICHTING OP HET REGLEMENT VAN ORDE PROVINCIALE STATEN VAN GELDERLAND 2019
Artikelen 9, 13, 48 en hoofdstuk 7 (Beslotenheid en geheimhouding)
De grondslagen voor het beraadslagen buiten de openbaarheid en het verstrekken van geheime stukken zijn behalve in de artikelen in dit reglement neergelegd in diverse wetten:
Deze wetteksten bieden niet in alle voorkomende situaties volledige helderheid. In gevallen
waarin twijfel bestaat, moet voorafgaand in het Presidium worden overlegd. Waar in onderstaande tekst sprake is van ‘commissie’ kan ook een beeldvormende bijeenkomst of oordeelsvormende vergadering worden gelezen.
Wanneer kan geheimhouding worden opgelegd?
Openbaarheid is de norm. Geheimhouding kan alleen worden opgelegd wanneer er sprake is
van één van de gronden genoemd in artikel 10 Wob. Degene die geheimhouding oplegt, zal dus altijd moeten aangeven op welke grond hij een beroep doet en waarom. De opsomming in artikel 10 Wob is uitputtend. Andere redenen voor geheimhouding zijn er niet.
Artikel 24 Provinciewet meldt enkele situaties waarin er in geen geval sprake kan zijn van het opleggen van geheimhouding waaronder het vaststellen en wijzigen van begroting en jaarrekening.
Het openbaren van informatie waarvoor geheimhouding is opgelegd is strafbaar. Daarnaast is het ‘lekken’ ook een schending van de gedragscode bestuurlijke integriteit. Bij een vermoeden van ‘lekken’ kunnen GS resp. de commissaris van de Koning hiervan aangifte doen. Na onderzoek kan het Openbaar Ministerie bij voldoende bewijs strafvervolging instellen.
Wie kan geheimhouding opleggen en weer opheffen?
Er zijn diverse situaties bij het opleggen en opheffen van geheimhouding:
Provinciale Staten kunnen geheimhouding opleggen voor de inhoud van stukken en de inhoud van de beraadslaging in een besloten vergadering. De plicht tot geheimhouding geldt totdat PS deze hebben opgeheven.
Als PS met gesloten deuren vergaderen wordt daarvan een afzonderlijk, niet openbaar, verslag gemaakt. Dit verslag wordt niet verzonden, maar is in te zien bij de griffier. Het verslag wordt vastgesteld in de eerstvolgende vergadering. Leden kunnen bij de griffier schriftelijk voorstellen doen voor wijzigingen van het verslag. Mochten er geen voorstellen tot wijzigingen zijn, dan kan het verslag in de openbare vergadering worden vastgesteld. Mochten er wel voorstellen tot wijziging zijn, dan zal het verslag in een besloten vergadering moeten worden vastgesteld. In de praktijk zal het niet zo vaak voorkomen dat het initiatief tot geheimhouding vanuit PS zelf komt. Een voorbeeld is de procedure rond de benoeming van een commissaris van de Koning.
Een commissie kan geheimhouding opleggen voor de inhoud van stukken en de inhoud van de beraadslaging in een besloten vergadering. De wet maakt geen melding van een minimaal aantal leden dat om geheimhouding moet verzoeken. Voor het overige geldt de werkwijze onder a) naar analogie.
De plicht tot geheimhouding geldt totdat de commissie deze heeft opgeheven, behalve wanneer het betreffende onderwerp wordt besproken in PS. In dat laatste geval beslissen PS over de opheffing van de geheimhouding.
Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning kunnen aan PS als collectief geheimhouding opleggen met betrekking tot stukken die zij hebben verstrekt. Een voorbeeld is een Statenbrief waarvan de inhoud geheim moet blijven. Dit is echter een voorlopige geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht moet worden bekrachtigd in de eerstvolgende vergadering van Provinciale Staten. Gebeurt dit niet, dan het is stuk vanaf dat moment openbaar geworden. Bekrachtigen PS de geheimhouding wel, dan geldt deze tot het moment dat Provinciale Staten de geheimhouding hebben opgeheven.
De griffie reikt het geheime stuk uit aan de leden van PS en houdt een registratie bij van diegenen die het hebben ontvangen. Is uitreiken niet mogelijk, dan wordt het stuk verzonden in een dubbele envelop. Na het lezen van een toelichting kan de ontvanger besluiten of hij de gesloten enveloppe wenst te openen en kennis wenst te nemen van de geheime inhoud. Desgewenst kan hij de gesloten enveloppe inleveren bij de griffie. Alle stukken zijn genummerd en de ontvangers zullen deze na afloop van de besloten vergadering weer moeten inleveren bij de griffie;
Gedeputeerde Staten, de commissaris van de Koning of de voorzitter van de commissie kunnen aan een commissie als collectief geheimhouding opleggen met betrekking tot stukken die zij hebben verstrekt. De werkwijze onder c) geldt naar analogie. In dit geval blijft de geheimhouding in stand totdat diegene die de geheimhouding heeft opgelegd deze ook weer opheft, behalve wanneer het onderwerp wordt besproken in Provinciale Staten. In dat laatste geval beslissen PS over de opheffing van de geheimhouding.
Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning kunnen aan één of meerdere leden van PS geheimhouding opleggen met betrekking tot stukken die zij hebben verstrekt. Een voorbeeld is een geheim stuk dat dient als achtergrondinformatie, maar waarvan de inhoud geen onderwerp van bespreking is. Of een geheime voorhangprocedure. De plicht tot geheimhouding blijft in dit geval in stand totdat GS dan wel de commissaris de geheimhouding opheffen. Mocht het stuk alsnog worden voorgelegd ter bespreking bij PS, dan kunnen Provinciale Staten beslissen over de opheffing van de geheimhouding, overigens niet voordat hierover in beslotenheid met GS resp. commissaris van de Koning is overlegd.
Wanneer GS resp. commissaris van de Koning aan de griffie melden dat de geheimhouding is opgeheven, zal de griffie diegenen die kennis hebben genomen van het geheime stuk informeren. In geval GS buiten de griffie om geheime stukken verstrekken, zullen zij uiteraard zelf moeten zorgdragen voor een correcte werkwijze.
Informatie onder embargo, geen artikel 10 Wob
Soms is er een situatie waarin GS informatie willen delen met (leden van) PS en/of een commissie, waarvan zij vinden dat deze informatie (tijdelijk) binnenskamers moet blijven maar waarvoor zij artikel 10 Wob niet kunnen inroepen. In dat geval kunnen GS hooguit een beroep doen op de bereidheid om de informatie niet naar buiten te brengen. Maar de afweging om de informatie al dan niet in de openbaarheid te brengen ligt dan bij het Statenlid. Hij of zij is hierop door GS niet aanspreekbaar. Het is aan GS om een inschatting te maken van het risico dat de informatie toch niet binnenskamers blijft en van de gevolgen die dit kan hebben.
Ook hier geldt overigens dat het verstrekken van informatie onder embargo en het houden van vertrouwelijke bijeenkomsten tot een minimum moeten worden beperkt.
Informatie die altijd geheim blijft
Los van de procedures rond het opleggen en opheffen van geheimhouding kan er op grond van artikel 10, eerste lid Wob sprake zijn van informatie die toch niet in de openbaarheid mag komen. Voorbeelden hiervan zijn bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de provincie zijn verstrekt of persoonsgegevens. De plicht tot geheimhouding van deze informatie kan dus niet worden opgeheven.
Uiteraard geldt bovenstaande ook voor een beëdigd fractievolger.
Op voorstel van de voorzitter kunnen PS besluiten geen stemming te houden, maar in plaats daarvan één of meerdere personen bij acclamatie te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen.
Met de bepalingen in hoofdstuk 8 geven Provinciale Staten invulling aan artikel 80 Provinciewet. Artikel 91 Provinciewet is daarmee voor wat betreft besloten beeldvormende bijeenkomsten en besloten oordeelsvormende vergaderingen van overeenkomstige toepassing.
Provinciale Staten agenderen onderwerpen volgens het bob-model: beeldvorming – oordeelsvorming – besluitvorming.
De dag waarop bespreking en besluitvorming integraal worden ingepland noemen we ‘Statendag’. Deze Statendag vindt in de regel iedere veertien dagen plaats.
Het zwaartepunt ligt bij de beeldvormende en oordeelsvormende bijeenkomsten. Het doel van een beeldvormende bijeenkomst is om de kennis bij Statenleden over een bepaald onderwerp te vergroten, waardoor zij in oordeelsvormende vergaderingen goed in staat zijn om politieke standpunten uit te wisselen met andere Statenleden en de leden van Gedeputeerde Staten. Een oordeelsvormende vergadering is erop gericht om te bepalen of een onderwerp besluitrijp is voor de vergadering van Provinciale Staten.
Op de agenda van de vergadering van Provinciale Staten komen alleen onderwerpen die in de voorgaande fase besluitrijp zijn bevonden (als hamerstuk, stemstuk of debatstuk), of onderwerpen die direct in PS worden geagendeerd, bijvoorbeeld omdat ze technisch van aard zijn of gaan over benoemingen.
De beeldvorming en oordeelsvorming vindt ’s ochtends in maximaal drie gelijktijdige programmasporen plaats. Besluitvorming vindt ’s middags plaats in Provinciale Staten. Van de ochtendbijeenkomsten staat vooraf vast hoe lang ze duren. Blijkt de tijd onvoldoende, dan wordt een vervolgbijeenkomst ingepland.
De Agendacommissie stelt op basis van de adviezen van de griffier de agenda voor de programmasporen vast. De Agendacommissie beoordeelt welke behandeling nodig is voor statenbrieven en initiatieven van fracties (debatverzoeken, initiatiefvoorstellen). Voor de behandeltijd hanteert de Agendacommissie een indeling in categorieën: A = 30”, B = 60”, C = 90”, D = 120”, E = 120” met eventuele uitloop (dus aan het eind of met buffertijd.
Leden van de fracties, dus ook fractievolgers, hebben het recht om bij de Agendacommissie debatverzoeken in te dienen. Wanneer de leden van de Agendacommissie het niet eens zijn over de vraag of dan wel wanneer een bepaald onderwerp een plaats moet krijgen op de Statendag, beslist de commissie bij meerderheid van stemmen.
Wanneer de Agendacommissie of ten minste twee fracties of vijf leden van Provinciale Staten een spoedig overleg met andere fracties of leden van Gedeputeerde Staten nodig achten en dit overleg kan niet wachten tot een regulier overlegmoment, dan draagt de Agendacommissie zorg voor de organisatie van een extra oordeelsvormende vergadering.
De beeldvormende bijeenkomst kan elke mogelijke vorm krijgen, zolang die het doel van de bijeenkomst dient. Dat kan dus zijn van een technische, ambtelijke, briefing tot bijeenkomsten met Gedeputeerde Staten, experts over een bepaald onderwerp of inwoners. Dit biedt Provinciale Staten de mogelijkheid om flexibel in te spelen op de veranderende rol die partners en inwoners spelen bij de totstandkoming van provinciaal beleid.
In de oordeelsvormende vergadering wisselen fracties hun standpunten uit met elkaar en met GS. In deze vergadering is er spreekrecht, wanneer hier niet al op een andere wijze in is voorzien. Als er sprake is van een te nemen besluit, concludeert de voorzitter aan het eind van de vergadering of een voorstel besluitrijp is. Oftewel: kan het voorstel door naar de besluitvormende fase, de vergadering van Provinciale Staten. Wanneer dat niet het geval is, beslist de Agendacommissie over de verdere wijze van behandeling.
In het reglement wordt een onderscheid gemaakt tussen ‘afgevaardigden (van fracties)’ en ‘deelnemers’. Met ‘deelnemers’ bedoelen we iedereen die aan de bijeenkomst of vergadering heeft deelgenomen, dus ook leden van GS of andere genodigden. Met ‘afgevaardigden’ bedoelen we enkel diegenen die namens hun fractie in de bijeenkomst of vergadering het woord voeren.
De Agendacommissie programmeert op de Statendag een bijeenkomst met een ‘Open agenda’. Dit is een bijeenkomst van maximaal een uur, waarin elke burger, organisatie of bedrijf spreektijd kan vragen om iets te vertellen, een petitie aan te bieden of iets te presenteren aan de leden van Provinciale Staten. Het moet dan gaan om onderwerpen waarover niet al op een andere wijze is voorzien in het spreekrecht.
Provinciale Staten stellen de adviescommissie bedoeld in dit hoofdstuk in op grond van artikel 82 van de Provinciewet.
Provinciale Staten stellen de onderzoekscommissie bedoeld in dit hoofdstuk in op grond van artikel 151a, derde lid van de Provinciewet. In de volksmond wordt deze onderzoekscommissie ‘enquêtecommissie’ genoemd.
Provinciale Staten stellen de Rekeningcommissie in op grond van artikel 82 van de Provinciewet.