Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Smallingerland houdende regels omtrent het reglement van orde Reglement van Orde college van burgemeester en wethouders gemeente Smallingerland 2019

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden, verhindering en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden in portefeuilles tijdens de eerste vergadering na de benoeming van de wethouders als bedoeld in artikel 37 van de Gemeentewet en voorts zo dikwijls hij dit vanwege het vertrek van één of meer leden, dan wel om andere redenen noodzakelijk acht.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van zijn leden.

• 3.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter of de gemeentesecretaris.

• 4.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de gemeentesecretaris.

• 5.

  Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de gemeentesecretaris vervangt.

Artikel 2 Dag en tijd van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel iedere dinsdagochtend om 9.00 uur en voorts zo vaak de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Indien een lid van het college een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De gemeentesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor de vergadering onder vermelding van de te bespreken onderwerpen. De oproep wordt zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een gebruikelijke wijze aan de leden van het college toegezonden.

Artikel 3 Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering is er een agenda. De agenda vermeldt de te behandelen onderwerpen.

• 2.

  Het college kan regels geven voor de totstandkoming van de agenda. Deze regels betreffen ten minste:

  • a.

    de wijze van aanbieding van voorstellen;

  • b.

    het tijdstip van aanbieding van voorstellen;

  • c.

    de beoordeling van voorstellen op integraliteit en beleidsconsistentie;

  • d.

    de opbouw van de agenda;

• 3.

  Na de opening van de vergadering wordt de agenda door het college vastgesteld.

• 4.

  Elk voorstel bevat een advies over de openbaarheid van het onderwerp, hetgeen wordt aangeduid met de toevoeging “openbaar” dan wel “niet-openbaar”.

• 5.

  Na bespreking van de geagendeerde voorstellen beslist het college omtrent de openbaarheid van de onderwerpen.

Artikel 4 Vergader- en besluitquorum

• 1.

  In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagt of besloten indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 2.

  Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

• 3.

  Het college machtigt elk van zijn leden om in een vakantieperiode de bevoegdheden van het college uit te oefenen voor zover het zaken betreft die tot het dagelijks bestuur van de gemeente behoren, die niet kunnen wachten tot na de vakantie, en de wettelijke grondslag zich niet tegen uitoefening van het mandaat verzet. De aanwezige collegeleden dienen in te stemmen en voor akkoord te paraferen.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De gemeentesecretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derde voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.

  Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door geen persoon de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

• 4.

  Indien bij een stemming – anders dan over personen voor benoeming, voordracht of aanbeveling – de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen nogmaals, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 8 Parafenbesluiten

• 1.

  Het college kan buiten vergadering besluiten nemen in de vorm van parafenbesluiten.

• 2.

  Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop binnen een circulatietermijn van vier werkdagen niet door een van de collegeleden in e-besluit of anderszins schriftelijk is aangegeven dat bespreking in een vergadering gewenst is en waarop binnen de circulatietermijn door de meerderheid van het aantal collegeleden voor akkoord is geparafeerd. Is niet door de meerderheid geparafeerd of heeft een ander collegelid om bespreking gevraagd, dan is het besluit niet genomen en wordt het voorstel op de eerstvolgende collegevergadering als agendapunt opgenomen.

• 3.

  Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de gemeentesecretaris of een daartoe bevoegde medewerker het parafenbesluit.

• 4.

  Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de gemeentesecretaris of een daartoe bevoegde medewerker.

• 5.

  Op de openbaarmaking en kennisgeving van parafenbesluiten is artikel 9 van dit reglement van overeenkomstige toepassing.

Artikel 9 Besluitenlijst

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid daarom vraagt.

• 3.

  De besluitenlijst wordt vastgesteld in de eerstvolgende vergadering en zo spoedig mogelijk daarna openbaar gemaakt.

Artikel 10 Geheimhouding

• 1.

  Met inachtneming van artikel 55 van de Gemeentewet kan het college op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur over het in een besloten vergadering behandelde en over de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen.

• 2.

  Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie ten aanzien van stukken die zij aan het college overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

• 3.

  Op een collegevoorstel dan wel collegebesluit wordt aangegeven dat het college tijdens een besloten vergadering geheimhouding heeft opgelegd.

Artikel 11 Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12 Inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2.

  Het reglement vastgesteld bij besluit van 2 mei 1994 wordt ingetrokken.

• 3.

  Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van Orde college van burgemeester en wethouders gemeente Smallingerland 2019’.