CVDR6256_3Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zinlregelingCapelle aan den IJssel2018-05-01Capelle aan den IJsselIJsselpost, 02-07-1997Archiefverordening gemeente Capelle aan den IJssel 1996Archiefwet, art. 30-32gemeenteraadbestuur en recht1997-06-09De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht1997-07-032012-10-04nieuwe regelingregistratienummer 3549, B&W 29-04-19971.GeenDeze verordening vervangt de Archiefverordening, vastgesteld bij raadsbesluit van 28 juni 1976.In artikel 19 is bepaald dat de verordening in werking treedt met ingang van de dag, volgend op die van haar bekendmaking.Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet ziIAlgemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet : de Archiefwet 1995;
burgemeester en : het college van burgemeester en wethouders
van
wethouders Capelle aan den IJssel;
gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b van de wet, voorzover behorende tot de gemeente
Capelle aan den IJssel;
de archiefbewaarplaats : de door de raad overeenkomstig artikel
31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
de gemeentearchivaris : de gemeentearchivaris van Rotterdam als
eerste adviseur van het college van burgemeester en wethouders
voornoemd ten aanzien van de zorg voor de archiefbescheiden van
de gemeentelijke organen, als bedoeld in artikel 30, eerste lid
van de wet;
beheerder : degene, die ingevolge artikel 4 van deze verordening
is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats
zijn overgebracht;
beheerseenheid : een door het college van burgemeester en
wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen en geraadpleegd.
IIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats2De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de als
zodanig aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeente Rotterdam.IIIDe zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden3Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het
inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige ruimten,
bestemd voor de bewaring van de archiefbescheiden van de gemeentelijke
organen, voorzover deze bescheiden niet naar de archiefbewaarplaats zijn
overgebracht, een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de
wet gestelde eisen.4Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het
aanwijzen van de beheerders.5Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de
aanstelling van voldoende deskundig personeel voor het verrichten van de
werkzaamheden verbonden aan het beheer van de niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden en
documentaire verzamelingen.61.Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat
de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt
op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden is
gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden, bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen, dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen.7Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat
jaarlijks op de ontwerpbegroting van de gemeente voldoende middelen
worden geraamd ter bestrijding van de kosten, die aan de zorg voor de
archiefbescheiden zijn verbonden.8Het college van burgemeester en wethouders stelt voorschriften vast voor
het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen,
voorzover deze nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
9Het college van burgemeester en wethouders doet ten minste eenmaal per
twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter
uitvoering van artikel 30 van de wet. Hij legt daarbij de verslagen
over, die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband
met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 11 en 18 van
deze verordening.IVHet beheer van de archiefbewaarplaats101.Het college van burgemeester en wethouders draagt het beheer van de
in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en
documentaire verzamelingen van de gemeentelijke organen op aan de
gemeentearchivaris.2.Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende
archiefbescheiden en documentaire verzamelingen vindt plaats
overeenkomstig de daarvoor door het gemeentebestuur van Rotterdam
vastgestelde voorschriften.11De gemeentearchivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het
college van burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer
van de archiefbewaarplaats.12De gemeentesecretaris heeft, met inachtneming van de voorschriften ten
aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de
archiefbewaarplaats, voorzover het de daarin overgebrachte
archiefbescheiden van de gemeente Capelle aan den IJssel betreft.VToezicht op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats131.Onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en
wethouders oefent de gemeentearchivaris toezicht uit op het beheer
van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voorzover
deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats. Hij ziet er op toe, dat dit beheer geschiedt
overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan
gegeven voorschriften.2.Onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en
wethouders oefent de gemeentesecretaris toezicht uit op de naleving
van de voorschriften als bedoeld in artikel 8, voorzover dit
toezicht niet krachtens het eerste lid van dit artikel aan de
gemeentearchivaris is opgedragen.14De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij
artikel 32, tweede lid van de wet opgedragen toezicht, zich onder
handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem
ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma
archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.151.De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene die
namens hem met het toezicht is belast en de gemeentesecretaris, alle
bescheiden en inlichtingen, die voor een goede vervulling van hun
taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht
te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de
archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en
systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De gemeentearchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het
toezicht vervangen of bijstaan en de gemeentesecretaris, hebben met
inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van
geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich
bevinden.16De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van
het in artikel 13, eerste lid van deze verordening bedoelde toezicht
mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding
vindt, aan het college van burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij
aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed
beheer moeten worden getroffen.17De beheerder doet aan de gemeentearchivaris tenminste tijdig mededeling
van het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
18De gemeentearchivaris doet eenmaal per twee jaar aan het college van
burgemeester en wethouders verslag over de uitoefening van het
toezicht.VISlotbepalingen19Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag, volgende op
die van haar bekendmaking.20Deze verordening wordt aangehaald als: "Archiefverordening Capelle aan
den IJssel 1996".II.In te trekken de Archiefverordening, vastgesteld bij raadsbesluit van
28 juni 1976, met ingang van de in artikel 19 genoemde dag.Vastgesteld in de openbare vergadering van 9 juni 1997,de secretaris, de voorzitter,ToelichtingDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en
het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden
vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg,
die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de
gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op
het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op
klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet
1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn
(artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.Hoofdstuk IV bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een
instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter
in een verordening passen. Ook zijn documentaire collecties, die in vrijwel alle
gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal
bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de
archivaris op dezelfde wijze. Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32/37, tweede
lid van de wet.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel 2De aanwijzing van de archiefbewaarplaats geschiedde bij raadsbesluit van 28 juni 1976 (Archiefverordening, artikel 9).Artikel 3Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het
Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13, vierde lid
zal op een nader bij Koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden
(artikel 24, tweede lid van het Archiefbesluit 1995).Artikel 4De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te
stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5Dit artikel brengt tot uitdrukking, dat het college van burgemeester en
wethouders behalve voor het aanwijzen van beheerders ook voor een voldoende
personeelsbezetting dienen te zorgen.Artikel 6Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het
Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond
het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 11, tweede lid zal op een nader bij Koninklijk besluit te bepalen
tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid van het Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 6 vervallen waarbij het tweede
lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit
artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne
stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van
conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken
daarvan zelf ook profijt.Artikel 7Zonder voldoende middelen is een goed archiefbeheer onmogelijk.Artikel 8De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 9Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus ten minste tweemaal
wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht
daarop heeft plaatsgevonden.Artikel 10Als gevolg van het feit, dat de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Rotterdam
is aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats van Capelle aan den IJssel
(artikel 2) draagt het college van burgemeester en wethouders het beheer van de
overgebrachte archiefbescheiden op aan de gemeentearchivaris van Rotterdam.De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar
schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel
draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde
documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.Voor de door het gemeentebestuur van Rotterdam vastgestelde voorschriften, welke
betrekking hebben op het beheer van de in de gemeentelijke archiefbewaarplaats
berustende archiefbescheiden wordt verwezen naar:
de op 29 november 1968 door het college van burgemeester en wethouders
vastgestelde "Instructie voor de gemeentearchivaris" en
het op 29 november 1968 door het college van burgemeester en wethouders
vastgestelde "Reglement voor de dienst en het gebruik van de archieven
en verzamelingen, opgenomen in de gemeentelijke
archiefbewaarplaats".
In Rotterdam is men bezig een nieuwe Archiefverordening en een nieuw Besluit
informatiebeheer te ontwerpen. In deze regelingen zal het beheer van de in de
archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen
zodanig worden geregeld, dat de "Instructie voor de gemeentearchivaris" en het
"Reglement voor de dienst en het gebruik van de archieven en verzamelingen,
opgenomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats" kunnen worden
ingetrokken.Artikel 11Zie de toelichting bij artikel 9.Artikel 13Met de formulering "onder de verantwoordelijkheid van" wordt in artikel 13, lid 1, tot uitdrukking gebracht, dat het daarmee aan de Rotterdamse archivaris
toegekende toezicht op het beheer van de Capelse archiefbescheiden zich voltrekt
binnen de wettelijke zorg (dat wil zeggen het beleid terzake) van het college
van burgemeester en wethouders voor die archiefbescheiden.De in artikel 8 van deze verordening bedoelde voorschriften voor het beheer
(Besluit informatiebeheer) bevatten een aantal bepalingen, waarop niet in de
eerste plaats een gemeentearchivaris heeft toe te zien. Te denken valt hier aan
bepalingen betreffende de keuze van inschrijvings- en ordeningssystemen, de verblijfplaatsadministratie en de controle op de afdoening van de stukken. Het tweede lid van artikel 13 draagt daarom het toezicht op de naleving van dit
soort bepalingen op aan de gemeentesecretaris.Artikel 15 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in
de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft, binnen de formele betekenis van het begrip
archief-bescheiden, bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde
informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie
opgevraagd kan worden.Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met
de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een
andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een
term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine
leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is
verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de
artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet
persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op
overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen
toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.Artikel 16Zie de toelichting bij artikel 9.Artikel 17 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld,
die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden,
of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de
archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.