Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Smallingerland

Mandaat-, volmacht- en machtiging gemeente Smallingerland 2019

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Smallingerland
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Mandaat-, volmacht- en machtiging gemeente Smallingerland 2019
Citeertitel	Mandaatregeling Gemeente Smallingerland 2019
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
02-08-2022			bijlage 1, 3, 4	12-07-2022 gmb-2022-350912	2022-031786
07-04-2022	01-01-2022	02-08-2022	artikel 5, 7, bijlage 1, 3	01-02-2022 gmb-2022-155041	2021- 050748
01-04-2022		07-04-2022	bijlage 1, 4	22-03-2022 gmb-2022-144405
25-01-2022	16-02-2021	01-04-2022	bijlage 5	21-12-2021 gmb-2022-26914
01-01-2020		25-01-2022	artikel 1, 5, 8, bijlage 1, 3, 4	12-12-2019 gmb-2019-320644
01-07-2019		01-01-2020	nieuwe regeling	11-06-2019 gmb-2019-160200	43475

Tekst van de regeling

Intitulé

Mandaat-, volmacht- en machtiging gemeente Smallingerland 2019

Het college van burgemeester en wethouders van Smallingerland en de burgemeester van Smallingerland, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

gelet op de artikelen 59a, 168 en 171 van de Gemeentewet;

gelet op de artikelen 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

Overwegende dat:

-
Een organisatievisie is vastgesteld op basis van de organisatieontwikkeling #INBEWEGING en nader uitgewerkt in verschillende documenten;

-
Het college op 26 februari 2019 het besluit heeft genomen om de organisatiestructuur te wijzigen;

-
Het organisatiebesluit gemeente Smallingerland 2019 is vastgesteld en dat in het daarbij behorende Uitvoeringsbesluit in bijlage 2 de instelling, de taken en opgaven van de Teams is vastgesteld;

-
Dat in deze mandaatregeling de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan personen werkzaam in de ambtelijke organisatie worden toegekend om hen in staat te stellen deze taken rechtmatig uit te voeren;

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouder van de gemeente Smallingerland van d.d. 7 juni 2019 zaaknummer 43475;

BESLUIT:

vast te stellen het volgende besluit mandaat-, volmacht- en machtiging gemeente Smallingerland 2019

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

Besluit:	hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1:3 Awb;
Mandaat:	de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen;
Mandaatgever:	het bestuursorgaan dat de oorspronkelijke wettelijke bevoegdheid heeft en deze aan een ander mandateert;
Mandaathouder:	de medewerker werkzaam in de ambtelijke organisatie die namens het bestuursorgaan een bevoegdheid uitoefent;
Volmacht:	de bevoegdheid om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;
Machtiging:	de bevoegdheid tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;
Cao Gemeenten:	de Cao Gemeenten en het Personeelshandboek gemeente Smallingerland;
Uitvoeringsbesluit:	het uitvoeringsbesluit behorende bij het Organisatiebesluit 2019 waarbij de instelling, de taken en opgaven van de Teams is beschreven en vastgesteld.

Artikel 2 Schakelbepaling volmacht en machtiging

Waar in dit besluit gesproken wordt over mandaat, dient tenzij anders is bepaald, daaronder tevens te worden begrepen volmacht en machtiging.

Artikel 3 Inhoud mandaat

De bevoegdheid om krachtens mandaat besluiten te nemen omvat tevens de bevoegdheid tot het stellen van voorschriften en beperkingen en het verrichten van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.

Artikel 4 Algemene bepalingen

1.
Het college en de burgemeester van Smallingerland verlenen de medewerker die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders het mandaat om alle besluiten te nemen en alle overige (rechts)handelingen te verrichten, waaronder de vertegenwoordiging in rechte, die in het kader van een goede uitoefening van zijn taken en bevoegdheden nodig zijn.
2.
Het gestelde in het eerste lid geldt uitsluitend wanneer is voldaan aan de voorwaarden zoals genoemd in artikel 5.
3.
De mandaathouder heeft tevens de bevoegdheid het in het eerste lid bedoelde mandaatbesluit te ondertekenen.

Artikel 5 Voorwaarden en uitzonderingen mandaatverlening

1.
Het in het artikel 4, eerste lid, bedoelde mandaat komt de mandaathouder slechts toe, voor zover de uitoefening van de bevoegdheid overeenstemt met de taken en verantwoordelijkheden van de organisatie-eenheid c.q. taakveld waarbinnen de medewerker werkzaam is.
2.
De in bijlage 1 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester.
3.
De in bijlage 2 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan de wethouder, die de betreffende wetgeving in portefeuille heeft.
4.
De in bijlage 3 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur of de concerndirecteur.
5.
De in bijlage 4 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan de teammanager.
6.
Ondermandaat is niet toegestaan, tenzij het college of de burgemeester ten aanzien van een bepaalde bevoegdheid hebben aangegeven dat ondermandaat wel is toegestaan.
7.
De Budgethoudersregeling 2020 en de Financiële verordening Smallingerland dienen in acht te worden genomen.
8.
In geval van strijdigheid tussen de Budgethoudersregeling 2020 en de Mandaatregeling vervalt laatstgenoemd besluit.
9.
Naast de mandaten die op basis van deze algemene mandatenregeling worden verleend, kunnen er ook individuele mandaten worden verleend.

Artikel 6 Specifieke mandaten aan derden

1.
Verlening van mandaat aan een mandaathouder die niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, behoeft de instemming van de mandaathouder en in voorkomend geval van degene onder wiens verantwoordelijkheid de gemandateerde werkt.
2.
Mandaat tot het uitoefenen van bevoegdheden en taken die aan een Gemeenschappelijke Regeling zijn opgedragen valt niet onder deze regeling.
3.
Mandaat tot het uitoefenen van taken en bevoegdheden die door middel van een overeenkomst aan een derde zijn overgedragen, valt niet onder deze regeling.
4.
Voor zover aan overige derden een specifiek mandaat wordt verleend, zijn deze opgenomen in bijlage 5.
5.
Het specifieke mandaat laat onverlet de werking van het algemeen mandaat.
6.
De algemene uitzonderingen zoals genoemd in bijlage 1 zijn onverkort van toepassing op specifieke mandaten.

Artikel 7 Plaatsvervanging

1.
Indien het mandaat, de volmacht of machtiging aan een bepaalde medewerker wordt verleend, wordt daarmee het mandaat, de volmacht of machtiging eveneens geacht te zijn verleend aan de hiërarchisch hoger geplaatsten, zoals de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de concerndirecteur en de teammanager van het betreffende team.
2.
Bij afwezigheid of verhindering van een teammanager als bedoeld in het eerste lid, kan deze worden vervangen door een andere teammanager.

Artikel 8 Ondertekeningswijze bij mandaat, volmacht en machtiging

1.
Een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen, als volgt:
“Namens het college van burgemeester en wethouders van Smallingerland” of “Namens de burgemeester van Smallingerland”,
Handtekening
Naam mandaathouder
Functie mandaathouder
Team mandaathouder
2.
Een krachtens volmacht of machtiging opgedragen en uitgevoerde rechtshandeling vermeldt namens welk bestuursorgaan de rechtshandeling is verricht, als volgt:
"Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Smallingerland" of "Namens de burgemeester van de gemeente Smallingerland",
Handtekening
Naam volmachthouder of gemachtigde
Functie volmachthouder of gemachtigde
Team volmachthouder of Team gemachtigde
3.
Een krachtens mandaat genomen besluit en een bij vervanging genomen besluit, of een bij volmacht of machtiging opgedragen en bij vervanging uitgevoerde rechtshandeling, vermeldt de naam, de functie en het team van degene die wordt vervangen met daarachter “bij afwezigheid” (b.a.) en de handtekening van de vervanger.

Artikel 9 Citeertitel en Inwerkingtreding

1.
Dit besluit kan worden aangehaald als "Mandaatregeling Gemeente Smallingerland 2019"
2.
De Mandaatregeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2019.
3.
De Mandatenregeling 2010 Smallingerland, zoals laatstelijk vastgesteld door het college en de burgemeester van Smallingerland op 9 maart 2017 wordt per 1 juli 2019 ingetrokken. Daarnaast worden alle afzonderlijk intern verstrekte mandaten ingetrokken met het vaststellen van de Mandaatregeling Gemeente Smallingerland 2019.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 11 juni 2019.

Het college van burgemeester en wethouders

de secretaris,

Jelmer Mulder

de burgemeester,

Jan Rijpstra

Respectievelijk de burgemeester

Jan Rijpstra

Bijlage 1 Niet gemandateerde bevoegdheden van het college en de burgemeester

Algemeen

1.
Indien het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, vastgestelde regelingen, richtlijnen en/of voorschriften.
2.
In geval van een bevoegdheid die in een wettelijke regeling expliciet wordt uitgezonderd van mandaat en derhalve geacht wordt voorbehouden te zijn aan het desbetreffende orgaan aan wie het is toebedeeld.
3.
Het voorgenomen besluit een overschrijding van een budget of krediet tot gevolg heeft dan wel een financieel risico met zich brengt.
4.
Als een lid van het college of de leidinggevende van de mandaathouder heeft aangegeven dat hij het voorstel aan de mandaatgever wenst voor te leggen.
5.
Als de mandaatgever heeft aangegeven zelf te willen besluiten.
6.
Aan het voorgenomen besluit mogelijkerwijs politieke consequenties zijn verbonden dan wel dat dit precedentwerking tot gevolg kan hebben; hiervan is sprake als:
- -
  de aangelegenheid tot negatieve berichtgeving in de media heeft geleid of redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren;
- -
  de aangelegenheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor een groot aantal inwoners, bedrijven, verenigingen, stichtingen of belangengroepen.
7.
Indien de mandaathouder een persoonlijk belang heeft bij de uitoefening van de bevoegdheden, dan vindt besluitvorming plaats door de hiërarchisch hoger geplaatste medewerker in het team of directie.

Publiekrecht

1.
Het doen van voorstellen aan de raad
2.
Het doen van voorstellen aan de Kroon, Minister, Commissaris van de Koning, Gedeputeerde Staten en besturen van andere gemeenten.
3.
Het afleggen van verantwoording, het informeren en raadplegen van de raad.
4.
Het vaststellen van een formulier voor het indienen van een aanvraag.
5.
Het beslissen om een besluit met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure voor te bereiden.
6.
Het nemen van een besluit dat is voorbereid met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure en waarbij zienswijzen zijn ingediend.
7.
Het weigeren, wijzigen en intrekken van subsidies.
8.
Voordracht voor of benoeming van personen op grond van een wettelijk voorschrift betreft anders dan het aangaan van een dienstverband.
9.
Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften of beleidsregels.
10.
Het beslissen op bezwaar met uitzondering van beslissen op bezwaar op grond van de Participatiewet, de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en de Jeugdwet.
11.
Het beslissen op een verzoek in te stemmen met rechtstreeks beroep bij de bestuursrechter, als bedoeld in artikel 7:1a Awb.
12.
Het beslissen ten aanzien van een ingediende klacht op grond van hoofdstuk 9 Awb.
13.
Het instellen van commissies als bedoeld in artikel 83 en 84 Gemeentewet.
14.
Het benoemen van personen in adviesorganen van het college.
15.
Het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente in organen van publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtspersonen.
16.
Het geven van een zienswijze op een voorgenomen besluit van een bestuursorgaan van een ander openbaar lichaam.
17.
Het nemen van een aanwijzingsbesluit op grond van de APV.
18.
Alle bevoegdheden op grond van de APV ten aanzien van seksinrichtingen.

Privaatrecht

1.
Het besluit tot oprichting van of deelneming in rechtspersonen.
2.
Het afgeven van borgstellingen.
3.
Het aanvragen van surseance van betaling of faillissement.
4.
Het besluit tot aanvaarding of afwijzing van een schenking, erfstelling of legaat.
5.
Het besluit tot het doen van een schenking.
6.
Besluiten tot het aangaan van civiele procedures voor vorderingen boven de € 25.000,-.
7.
Besluiten tot het treffen van een schikking.
8.
Het beslissen inzake verzekeringsaangelegenheden, waaronder aansprakelijkheid van de gemeente, tot maximaal het eigen risico.
9.
Het oninbaar verklaren van vorderingen boven de € 5.000,-.
10.
Besluiten tot het aangaan van convenanten, samenwerkingsovereenkomsten, intentieverklaringen en bestuursovereenkomsten.
11.
Besluiten om een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten in gevallen waarvoor de raad heeft verzocht om van tevoren te worden ingelicht.
12.
Het aangaan van verplichtingen voor:
- a.
  werken met een opdrachtwaarde van meer dan € 2.500.000,- en
- b.
  leveringen en diensten die de drempelwaarde voor verplichte Europese aanbesteding overschrijden.
13.
Het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen.
14.
Besluiten tot de aan- en verkoop van onroerende zaken van meer dan € 50.000,-- en het besluit niet past binnen de vastgestelde grondexploitatieopzet en het geldende besluit actualisatie grondprijzen.
15.
Het verstrekken van leningen/garanties aan derden uit hoofde van de publieke taak.

Personeelsaangelegenheden

1.
Het vaststellen, wijzigen en intrekken omtrent de ambtelijke organisatie.
2.
Het vaststellen van de definitieve functiebeschrijvingen, functiewaarderingen en de conversietabel (totstandkoming functieboek).
3.
Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst door ontslag op staande voet.
4.
[vervallen]
5.
Het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de gemeentesecretaris/algemeen directeur /concern directeur en alle andere bevoegdheden op basis van de Cao gemeenten.

Bevoegdheden burgemeester

1.
Het opleggen van een huisverbod.
2.
Het sluiten van een woning (artikel 13b Opiumwet).
3.
Het verlenen van een evenementenvergunning, risicocategorie C.
4.
Het instellen van cameratoezicht op openbare plaatsen.
5.
Noodverordening/noodbevel.
6.
Het intrekken of verlengen van een tijdelijk huisverbod krachtens de Wet tijdelijk huisverbod.
7.
De lastgeving tot inbewaringstelling krachtens de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen.
8.
Alle overige in de Gemeentewet, Hoofdstuk XI, aan de burgemeester toegekende bevoegdheden op het gebied van openbare orde en veiligheid, tenzij uitdrukkelijk gemandateerd.
9.
Alle bevoegdheden op grond van de Wet veiligheidsregio’s.
10.
Alle bevoegdheden op grond van de Wet aanpak woonoverlast en de daarop gebaseerde bepalingen in de APV.
11.
Alle bevoegdheden op grond van de APV ten aanzien van het toezicht op horecabedrijven. (opmerking is wat anders dan vergunningverlening)
12.
Het opleggen van een verblijfsontheffing op grond van de APV.

Bijlage 2 mandaat voorbehouden aan de wethouder die de betreffende wetgeving in portefeuille heeft

Bevoegdheden die gelden ten aanzien van de wethouder die de betreffende wetgeving in portefeuille heeft of diens plaatsvervanger.

1.
Het beslissen op bezwaar die betrekking hebben op de Participatiewet, de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en de Jeugdwet.
- -
  de beslissingen worden ter kennisname gebracht aan de mandaatgever

Bijlage 3 mandaat voorbehouden aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur

Bevoegdheden die gelden ten aanzien van alle (hiërarchisch ondergeschikte) werknemers tenzij anders is vermeld.

1.
Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst door ontslag wegens reorganisatie of verminderde behoefte aan werknemers.
2.
Het vaststellen van de voorlopige en de definitieve functie-indeling (indelen van functies).
3.
[vervallen]

Overige bevoegdheden

1.
Het voeren van het georganiseerd overleg met de vakbonden.
2.
[vervallen]

Mandaat voorbehouden aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur/concerndirecteur die de taak c.q. team in portefeuille heeft

Bevoegdheden die gelden ten aanzien van alle hiërarchisch ondergeschikte werknemers tenzij anders is vermeld.

1.
Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst door ontslag op grond van artikel 7:669 lid 3 onder c t/m h van het Burgerlijk Wetboek.
2.
Het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met werknemers behorende tot de functiefamilie leidinggevende C t/m E en alle andere daarbij behorende bevoegdheden op basis van de Cao gemeenten.
3.
Het opleggen van een schorsing.
4.
Het toepassen van de hardheidsclausule op basis van de Cao gemeenten.
5.
Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst door ontslag met wederzijds goedvinden middels een vaststellingsovereenkomst, waarbij de eventuele financiële compensatie meer dan 50.000 euro bedraagt.

Overige bevoegdheden

1.
Het nemen van besluiten over verzoeken om planschade en nadeelcompensatie, waarbij de toekenning meer dan € 10.000,- bedraagt.
2.
Het indienen van een zienswijze, het maken van bezwaar, het indienen van beroep of hoger beroep of het verzoeken om een voorlopige voorziening in een bestuursrechtelijke procedure.
3.
Het nemen van besluiten indien bij betrokkenheid van meerdere teams er geen overeenstemming is over het te nemen besluit.

Bijlage 4 mandaat voorbehouden aan de Teammanager(s)

1.
Alle bevoegdheden op grond van de Cao gemeenten, voor zover niet opgenomen in bijlage 1 en bijlage 3.
2.
Het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot het inhuren van tijdelijk personeel.
3.
Het nemen van besluiten tot het verlenen en vaststellen van subsidies die in overeenstemming zijn met het vastgestelde beleid en die passen binnen de begroting en/of het subsidieplafond tot een maximum van € 50.000,-- .
4.
Het toepassing geven aan de hardheidsclausule.
5.
Het aangaan van verplichtingen voor:
- a.
  werken met een opdrachtwaarde tussen € 250.000,- en € 2.500.000,- en;
- b.
  leveringen en diensten met een opdrachtwaarde tussen € 100.000,- en de drempel waarde voor verplichte Europese aanbesteding.
6.
[vervallen]
7.
Besluiten tot het aangaan van civiele procedures voor vorderingen tot € 25.000,-.
8.
Het aanvragen van vergunningen/ontheffingen en het doen van meldingen ten behoeve van de eigen afdeling.
9.
Het benoemen van de ambtenaren van de burgerlijke stand.
10.
Het nemen van besluiten tot het aanvragen van subsidie t.b.v. de gemeente.
11.
Het verlenen van een machtiging tot het vertegenwoordigen van de gemeente in een bestuursrechtelijke-, strafrechtelijke- of privaatrechtelijke procedure.
12.
De bevoegdheid tot het verlenen, wijzigen of intrekken van vergunningen, ontheffingen en vrij-stellingen ten behoeve van de gemeente zelf.
13.
[vervallen]
14.
Het aanwijzen van toezichthouders.
15.
Het aangaan van geldleningen voor een periode langer dan 1 jaar.

16.
Het openen, opheffen of wijzigen van bankrekeningen met bijbehorende condities en tarieven
17.
Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst door ontslag met wederzijds goedvinden middels een vaststellingsovereenkomst, waarbij de eventuele financiële compensatie maximaal 50.000 euro bedraagt.

Bijlage 5 mandaat aan derden

1.
Ondertekeningsmandaat ten aanzien van het nemen van het besluit tot het opleggen van een huisverbod (Wet tijdelijk huisverbod). De Hulpofficier overlegt met de burgemeester voordat een huisverbod wordt opgelegd.
2.
Bevoegdheden o.g.v. de Wet maatschappelijke ondersteuning t.b.v. het beschermd wonen aan de centrumgemeente Leeuwarden, de directeur van de dienst Sociaal domein van de gemeente Leeuwarden en de tot die dienst behorende medewerkers die zijn belast met de taak van beschermd wonen. (m.u.v. het beslissen op bezwaar en het voeren van rechtsgedingen)
3.
[vervallen]
4.
Ontheffing voor het verlenen van bijzondere transporten aan de Rijksdienst voor het Wegverkeer.

Toelichting op het Besluit mandaat-, volmacht- en machtiging Smallingerland 2019

In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De mandaathouder kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de ambtenaar die het besluit feitelijk heeft genomen. Voor de gemeente Smallingerland is behoefte aan een nieuwe mandaatregeling, die aansluit op de nieuwe organisatiestructuur.

De Leiderschapsvisie vraagt van medewerkers het tonen van eigenaarschap en verantwoordelijkheid en hier ook persoonlijk leiderschap in naar voren te brengen. Leidinggevenden begeleiden dit via coachend leiderschap binnen heldere kaders. Essentieel is het geven van ruimte, vertrouwen en meer verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De mandaatregeling gaat uit van deze kernpunten.

Methodiek

De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de methodiek die tot nu toe in de gemeente werd gehanteerd. Tot nu toe is het in de gemeente gebruikelijk om in de mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd, het zogenaamde "positief mandaatstelsel". Deze methode heeft vanzelfsprekend voor- en nadelen. Voordeel van deze methode is dat kan worden nagegaan aan welke medewerker welke bevoegdheid is gemandateerd. Het leidende principe was dat veel bevoegdheden aan het afdelingshoofd was gemandateerd met de mogelijkheid tot ondermandaat. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling dan is uitsluitend het college of de burgemeester bevoegd om de besluiten te nemen. Nadeel van deze methode is dat dergelijke mandaatbesluiten snel “verouderen” en daardoor onderhouds gevoelig zijn. Daar komt bij dat de huidige mandaatregeling is beschreven op de vorige functiebeschrijvingen en daardoor niet meer aansluit op de huidige vijf functiefamilies. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is.

De gemeente Smallingerland kent een besturingsfilosofie, waarbij op basis van integraliteit wordt gewerkt. Volgens dit organisatiebeginsel worden de bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken. De Teammanagers, maar ook de onder hen ressorterende medewerkers, moeten over die bevoegdheden beschikken om de hen toegekende taken adequaat en efficiënt uit te voeren.

Dat impliceert tevens dat het bestuur haar medewerkers het vertrouwen schenkt dat zij op gepaste en verstandige wijze gebruik maken van en omgaan met hun bevoegdheden. Daarom wordt een zeker inschattingsvermogen en politieke sensitiviteit verlangd van de betrokken medewerker. Waar dat in een incidenteel geval verkeerd wordt ingeschat, heeft dat naar derden geen gevolgen. Immers, de betreffende medewerker was formeel bevoegd. Intern kan de medewerker echter aangesproken worden op een onjuist of onterecht gebruik van zijn bevoegdheden.

Belangrijk is ook dat van een mandaat gebruik kan worden gemaakt; het is geen verplichting. Dit dient van geval tot geval bekeken te worden door de medewerker. In bijlage 1 wordt in de lijst van niet gemandateerde bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders onder het kopje Algemeen een kader gegeven waardoor de medewerker een afweging te maken.

De nieuwe, omgekeerde methodiek is minder onderhoudsgevoelig, geeft een duidelijk en helder kader en komt beter tegemoet aan de uitgangspunten van integraliteit. Alle collegebevoegdheden worden gemandateerd tot op medewerkers-niveau, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan een ander (leidinggevend) niveau. Dit is het zogenaamde "negatief mandaatstelsel". Bovendien wordt in de mandaatregeling zo min mogelijk verwezen naar wetsartikelen e.d. Het directe gevolg van deze methode is natuurlijk dat alle bevoegdheden die niet zijn uitgezonderd van het mandaat, zijn gemandateerd tot op medewerkers-niveau en dus zo laag mogelijk in de organisatie komen te liggen.

Ondertekening- en beslissingsmandaat

In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissings-mandaten zijn. Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Spreekt voor zich.

Artikel 2

Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb, de zgn. schakelbepaling. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet alleen betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.

Volmacht

Volmacht is geregeld in titel 3.3 van het Burgerlijk wetboek en betekent: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten.

Volmacht heeft altijd betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen, bijvoorbeeld het sluiten van een onderhoudsovereenkomst, het aanschaffen van boeken of het kopen van grond. In artikel 160 lid 1 sub e gemeentewet is bepaald dat het college bevoegd is te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente. Als het college een privaatrechtelijk besluit heeft genomen vertegenwoordigd de burgemeester de gemeente.

De burgemeester is degene die de gemeente als rechtspersoon, en dus niet als bestuursorgaan, vertegenwoordigt in en buiten rechte (artikel171 gemeentewet). Dit betreft formele proces vertegenwoordiging maar ook vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen zoals het sluiten van overeenkomsten. Partij bij de overeenkomst is de gemeente. Omdat de burgemeester de gemeente vertegenwoordigt, is hij degene die overeenkomsten namens de gemeente ondertekent. De burgemeester kan voor het verrichten van rechtshandelingen een volmacht verlenen aan een ander.

De regels van mandaat gelden ook voor volmachten voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen.

Machtiging

Een machtiging is een handeling die geen besluit en ook geen privaatrechtelijke rechtshandeling is. Het gaat dan om feitelijk handelen. Hierbij kan gedacht worden aan een handeling die geen rechtsgevolg heeft zoals het geven informatie, het versturen van een ontvangstbevestiging, de gemeente vertegenwoordigen bij de rechtbank, het bijhouden van de administratie.

De regels van mandaat gelden ook voor deze machtigingen.

Artikel 3

Het ligt voor de hand dat bij mandatering van een bevoegdheid ook de daarbij behorende handelingen, bijvoorbeeld ondertekening van de stukken, door de mandaathouder worden verricht. In plaats van per gemandateerde bevoegdheid ook de bijbehorende handelingen te mandateren, is deze algemene bepaling in het mandaatbesluit opgenomen.

Artikel 4

In het eerste artikellid worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de medewerkers van de gemeente Smallingerland en aan ingehuurde medewerkers die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur.

In het tweede lid is opgenomen dat de voorwaarden en uitzonderingen die in artikel 5 zijn opgenomen in acht dienen te worden genomen bij de uitoefening van het mandaat.

In het derde lid is opgenomen dat er geen onderscheid bestaat tussen een beslis- en ondertekenings-mandaat.

Artikel 5

In het eerste lid is de voorwaarde opgenomen dat pas gebruik kan worden gemaakt van een mandaat als de uitoefening van een bevoegdheid overeenstemt met de taken en verantwoordelijkheden van de desbetreffende organisatie-eenheid dan wel taakveld. In het Uitvoeringsbesluit, vastgesteld door het Directieteam, als bijlage behorende bij het Organisatiebesluit, zijn de Teams en de daarbij behorende taken en opgaven beschreven.

Het uitgangspunt van de regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau. Dit past ook bij de uitgangspunten van de organisatie wijziging #INBEWEGING.

In het tweede lid wordt verwezen naar bijlage 1, waarin de bevoegdheden zijn opgesomd die zijn uitgezonderd van mandaat.

In het derde lid wordt verwezen naar bijlage 2, waarin de bevoegdheden zijn opgesomd die zijn gemandateerd aan de wethouder die de betreffende wetgeving in portefeuille heeft.

In het vierde lid wordt verwezen naar bijlage 3, waarin de bevoegdheden zijn opgesomd die zijn gemandateerd aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris en het Directieteam.

In het vijfde lid wordt verwezen naar bijlage 4, waarin de bevoegdheden zijn opgesomd die zijn gemandateerd aan de Teammanagers.

In het zesde lid is opgenomen dat ondermandaat niet is toegestaan, tenzij dit expliciet is aangegeven.

In het zevende lid is opgenomen dat hetgeen is bepaald in de toedeling van producten en projecten, die in de begroting zijn toegewezen aan medewerkers en in het financiële pakket en die zijn vastgelegd op de economische kostencategorie goederen en diensten of de toedeling via de taakveldenraming en de financiële verordening gemeente Smallingerland in acht wordt genomen bij de uitoefening van een mandaat. De toedeling van producten en projecten en de taakveldenraming wordt opgenomen in de nog vast te stellen Budgethoudersregeling. Zolang wordt er nog gewerkt met de toekenning van mandaat zoals deze was opgenomen in de Mandaatregeling 2010. De taakveldenraming is toegevoegd.

In het achtste lid is geregeld dat de toedeling van producten en projecten en de taakveldenraming voorgaat op het Mandaatbesluit in geval van strijdigheid.

In het negende lid is opgenomen dat het college en de burgemeester ook nog individuele mandatenkunnen verlenen. Een overzicht van deze mandaten wordt achter deze mandatenregeling gevoegd.

Artikel 6

In dit artikel zijn de mandaten aan derden geregeld. Het betreft derden die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever. In bijlage 5 is een lijst van mandaten opgesomd.

In het tweede lid is opgenomen dat de mandaten die aan een gemeenschappelijke regeling zijn verleend buiten de reikwijdte van het Mandaatbesluit vallen.

Artikel 7

Spreekt voor zich.

Artikel 8

Spreekt voor zich.

Artikel 9

De mandaten aan externe partijen worden niet ingetrokken en blijven dus ook na in werking treden van dit mandaatbesluit gelden. Dit sluit aan bij art. 10:4 Awb. Mandaat aan ondergeschikten is steeds een eenzijdige (publiekrechtelijke) rechtshandeling. Externe partijen zijn geen ondergeschikten. Mandaat aan niet- ondergeschikten is – met uitzondering van de situatie waarin bij wettelijk voorschrift in mandaat is voorzien – alleen mogelijk indien de ander het mandaat ook aanvaardt: wilsovereenstemming is vereist en dat impliceert een afspraak of in de terminologie van het BW een overeenkomst. De omgekeerde methodiek is niet geschikt voor het vastleggen van mandaten aan niet-ondergeschikten.

Bijlage 1

In deze bijlage staan de bevoegdheden die van mandaat zijn uitgezonderd.

Dit houdt in dat de bestuursorganen zelf deze bevoegdheden blijven uitoefenen. Een portefeuillehouder alleen komen geen bevoegdheden toe op grond van de wet. Deze lijn is doorgetrokken in dit Mandaat-besluit.

Er is een onderverdeling gemaakt in algemeen, publiekrechtelijke bevoegdheden, privaatrechtelijke bevoegdheden, personeelsaangelegenheden en specifieke bevoegdheden van de burgemeester.

Veel van de bevoegdheden spreken voor zich. Een enkele bevoegdheid wordt hieronder nog toegelicht.

Publiekrecht

Onder 2; de portefeuillehouder kan zelfstandig ook de raad informeren.

Privaatrecht

Onder 9; het mandaat kan worden uitgeoefend per vordering; er kunnen meerdere vorderingen bestaan op één wederpartij.

Onder 12; onderstaande drempelwaarden dienen in acht te worden genomen bij het aangaan van een verplichting. Zie ook bijlage 4 onder 5.

Werken		Diensten en Leveringen
Tot € 250.000	Medewerker	Tot € 100.000	Medewerker
Tussen € 250.000 en € 2.500.000	Teammanager	Tussen € 100.000 en drempelwaarde Europese aanbesteding	Teammanager
» € 2.500.000	Geen mandaat	>drempelwaarde Europese aanbesteding	Geen mandaat

-
bovenstaande bedragen betreffen de gecalculeerde opdrachtwaarde.
-
de aanbesteding dient te geschieden volgens het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Smallingerland;
-
het aangaan van verplichtingen is inclusief beslissing over meer- en minderwerk, mits dit binnen het beschikbare budget of krediet blijft;
-
er ligt altijd een bestuurlijk besluit en voldoende budget/krediet ten grondslag aan het aangaan van verplichtingen;
-
de afwegingen die in Bijlage 1 onder Algemeen zijn opgesomd dienen in acht te worden genomen.

Bevoegdheden burgemeester

Onder 1; het betreft een beslismandaat. Het ondertekeningsmandaat is gemandateerd aan de Hulpofficier van Justitie (zie bijlage 5, onder 1).

Onder 3; Het weigeren van een evenementenvergunning risicocategorie C is wel gemandateerd. Ook het verlenen/weigeren van een evenementenvergunning, A en B is gemandateerd. De risicocategorieën zijn opgenomen in de beleidsregels Evenementenveiligheid.

Let op:

Het besluit om het evenement aan te merken als een A, B of C evenement wordt genomen door de burgemeester.

Onder 4; het betreft een bevoegdheid op grond van de APV.

Onder 5; dit is geregeld in Hoofdstuk XI van de Gemeentewet.

Bijlage 2

In deze bijlage staan de bevoegdheden die zijn gemandateerd aan een wethouder die besluiten op een bezwaar.

Bijlage 3

In deze bijlage staan de bevoegdheden die zijn gemandateerd aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris en het Directieteam. De mandaten spreken voor zich.

Bijlage 4

In deze bijlage staan de bevoegdheden die zijn gemandateerd aan de teammanagers.

Onder 2: De drempelwaarde van € 50.000,- dient in acht genomen te worden.

Onder 5: zie toelichting bij punt 12 van bijlage 1.

Onder 12; de bevoegdheid ziet ook op het machtigen van derden (zoals advocaten en adviseurs).

Bijlage 5

In deze bijlage staan de bevoegdheden die aan externen zijn verleend. Het betreft een opsomming van de verleende mandaten. De mandaten zijn niet gedetailleerd beschreven. Hiervoor dienen de afzonderlijke mandaatbesluiten te worden geraadpleegd.

Niet tot de categorie externen behoren de gemeenschappelijke regelingen. Dit is bepaald in artikel 6, tweede lid.