Organisatie | Smallingerland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Smallingerland houdende regels omtrent organisatie (Organisatiebesluit Smallingerland 2019) |
Citeertitel | Organisatiebesluit Smallingerland 2019 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Organisatiebesluit Smallingerland 2011.
Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester van Smallingerland.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-07-2019 | nieuwe regeling | 11-06-2019 | 43475 |
Het college van burgemeester en wethouders van Smallingerland;
Gelet op artikel 160 lid 1 onder c van Gemeentewet waarbij het college bevoegd is regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de organisatie van de griffie;
Gelet op artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht;
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van de gemeente Smallingerland van d.d. 7 juni 2019 zaaknummer 43475.
Vast te stellen het volgende organisatiebesluit Smallingerland 2019
Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen
In dit besluit wordt verstaan onder:
Het College mandateert aan het Directieteam de bevoegdheid om de instelling van de Teams en het toedelen van taken en opgaven aan de Teams en eventuele tussentijdse wijzigingen vast te stellen in een uitvoeringsbesluit die als bijlage 2 onderdeel uitmaakt van het Organisatiebesluit Smallingerland 2019.
Een opgave wordt gerealiseerd door een Programma, een Project, door een Team of door te improviseren.
Hoofdstuk 2. De ambtelijke organisatie in relatie tot het College
Artikel 11 Bestuurlijk overleg
Er is minimaal viermaal per jaar overleg tussen het College en het Directieteam. Doel van dit overleg is het bespreken van:
Het Directieteam kan besluiten (tijdelijke) met het oog op de goede uitoefening van zijn functie overlegvormen c.q. structuren in te stellen. Deze overleggen hebben tot doel het bespreken, coördineren en afstemmen van taken en opgaven, voorstellen en het adviseren van het Directieteam over Programma's, Projecten en andere Team overstijgende kwesties.
Hoofdstuk 3 Taken en werkwijze
Artikel 13 Sturingsfilosofie van de ambtelijke organisatie
Bij de uitoefening van taken en opgaven wordt gewerkt vanuit de door het College vastgestelde Organisatievisie en door de gemeenteraad vastgestelde Dienstverleningsvisie en de door de Directie vastgestelde Leiderschapsvisie gericht op samenwerken en ontwikkelen. Uitgangspunt is dat bij opgaven omgevingsgericht wordt gewerkt. Aandachtspunten worden verder uitgewerkt in het concernplan.
Hoofdstuk 4 Sturingsinstrumenten
Het sturingsinstrument voor de organisatie, jaarlijks vastgesteld door het Directieteam, op basis van de opgaven en op basis van de documenten uit de begrotingscyclus, waarin de (beleids)opgaven, beheersopgaven en visie, doelen en strategie van de ambtelijke organisatie zijn uitgewerkt.
Het sturingsinstrument voor de Teams, jaarlijks opgesteld door de Teammanagers aan de hand van het concernplan en de programmabegroting waarin de middelen op teamniveau en de relatie met de andere teams wordt weergegeven. Het Teamplan wordt vastgesteld door het Directieteam.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 11 juni 2019.
Het college van burgemeester en wethouders
de secretaris,
Jelmer Mulder
de burgemeester,
Jan Rijpstra
Respectievelijk de burgemeester
Jan Rijpstra
Toelichting op het Organisatiebesluit Smallingerland 2019
De titel is overgenomen van het huidige organisatiebesluit 2011.
Hoofdstuk 1 is onderverdeeld in Inleidende bepalingen, Begripsomschrijving, Structuur en Opdrachtgeverschap.
De hoofdstructuur is een driekoppig directieteam, bestaande uit een gemeentesecretaris/algemeen directeur en twee concerndirecteuren met daaronder één leidinggevende laag met teammanagers Dat is de basis. De organisatie werkt vanuit opgaven en omgevingsgericht.
Een opgave wordt uitgewerkt in programma's en projecten. Voor de programma's en projecten betekent dit dat de teams mensen leveren naast de eigen team taken. Het college of het directieteam is bevoegd tot het instellen van programma's en projecten.
De omschrijving van een opgave en programma komt uit de teksten van #INBEWEGING en is nieuw voor de organisatie. De omschrijving van een project is een samenvatting uit de huidige werkwijze van de gemeente bij projectmatig werken. Een project is in de regel team overstijgend.
Bestuursorganen en organisatie eenheden
Op basis van de AWB is een orgaan een onderdeel van een rechtspersoon ingesteld op basis van het publiekrecht. Burgemeester en wethouders, burgemeester en gemeenteraad zijn organen op basis van artikel 6 Gemeentewet. In het Burgerlijk wetboek (privaatrecht) zijn de rechtspersonen aangewezen waaronder de gemeente. Het directieteam en de teams maken onderdeel uit van de gemeente Smallingerland, maar worden niet genoemd als onderdeel van het bestuur en zijn daarom geen bestuurlijk orgaan.
In het organisatiebesluit wordt het Directieteam en de Teams benoemd als een organisatorische eenheid. (je zou het ook een ambtelijk orgaan kunnen noemen).
Mandatering van bevoegdheid instellen en toedelen taken en opgaven aan de teams.
Met het vaststellen van dit organisatiebesluit is de structuur van de ambtelijke organisatie vastgesteld. Om een wendbare organisatie te kunnen zijn wordt in artikel 7 lid 3 door het college de bevoegdheid tot het instellen en het toewijzen van taken en opgaven aan de teams gemandateerd aan het directieteam. De mandatering is opgenomen in het organisatiebesluit en niet in de mandaatregeling omdat de teams en de daarbij behorende taken en opgaven een onlosmakelijk onderdeel vormt van het organisatiebesluit. Het uitvoeringsbesluit sluit aan op het door het college vastgestelde teamindeling en toedeling van taken.
Het moment wanneer de OR moet worden ingeschakeld bij een wijziging van de teamindeling en/of het toedelen van taken en opgaven wordt per wijziging beoordeeld.
De borging dat het college betrokken blijft bij de teamindeling en toedeling van taken en opgaven is opgenomen in hoofdstuk 2 artikel 10. Hierin staat dat het college minimaal twee keer per jaar overleg heeft met het directieteam over o.a. de ontwikkelingen binnen de ambtelijke organisatie en over de bedrijfsvoering.
Hoofdstuk 4. Sturingsinstrumenten
Artikel 16. De Lange termijn agenda en artikel 17. Planning- en Controlcyclus zijn de basis voor de in de artikel 18 en 19 genoemde concernplan en teamplan. Het concern- en teamplan zijn nieuw voor de organisatie. Deze instrumenten zijn voor de organisatie een voorwaarde om het werken vanuit taken en opgaven vorm te geven in programma's, projecten, regulier werk of iets anders mogelijk te maken.
Hoofdstuk 5 Control en toezicht informatieveiligheid
In artikel 20, concerncontroller en artikel 21 CISO, zijn deels onderwerpen uit de functiebeschrijving opgenomen en in het organisatiebesluit opgenomen. Een functiebeschrijving geeft geen legitimatie aan medewerkers. Door hun "rechten" op te nemen in het organisatiebesluit kunnen deze medewerkers hun taken rechtmatig uitoefenen.
Voor de taken en bevoegdheden van de Functionaris Gegevensbescherming wordt in het organisatiebesluit verwezen naar (het nog vast te stellen) stellen reglement door het college, burgemeester en raad. De bepalingen, verplichtingen en bevoegdheden van de FG zijn gebaseerd op de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming gestelde eisen en op grond van de in artikel 37 AVG opgenomen verplichting voor overheidsinstanties om per 25 mei 2018 een FG aan te stellen.