Artikel 1. Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit één raadslid per fractie uit de gemeenteraad.
- 2.
De commissie kiest de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter uit haar midden.
Artikel 2 Taak
De commissie heeft tot taak:
- a.
De aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.
- b.
De klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie en levert de ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
- 2.
De gemeentesecretaris is de plaatsvervangend secretaris van de commissie.
- 3.
De (plv) secretaris van de commissie is geen lid van de commissie.
Artikel 4 Adviseurs
- 1.
De commissie heeft twee adviseurs te weten één wethouder en de gemeentesecretaris.
- 2.
De adviseurs zijn geen lid van de commissie.
Artikel 5 Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste de helft plus één lid dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
- 2.
De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
- a.
De leden van de commissie;
- b.
- c.
De burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.
- 3.
De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 24 uur voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen, kan de voorzitter van deze termijn beargumenteerd afwijken.
Artikel 6 Stemming
- 1.
De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.
- 2.
Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit.
Artikel 7 Verslag
- 1.
Met betrekking tot het verslag over de benoeming van de burgemeester geldt:
- a.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.
- b.
Dit verslag bevat in ieder geval:
- •
Een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- •
Een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
- •
De volgorde van plaatsing van de twee kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd;
- •
De vermelding of de commissie unaniem was in haar bevindingen.
- 2.
Met betrekking tot het verslag over de herbenoeming van de burgemeester geldt:
- a.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.
- b.
Dit verslag bevat in ieder geval:
- •
Een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- •
Een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
- •
Het gespreksverslag met de burgemeester over de concept aanbeveling. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
- •
De vermelding of de commissie unaniem was in haar bevindingen.
- 3.
Met betrekking tot het verslag van de klankbordgesprekken met de burgemeester geldt:
- a.
Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.
- b.
Het verslag van het klankbordgesprek is niet openbaar.
- c.
Het verslag van het klankbordgesprek wordt ondertekend door alle deelnemers aan het gesprek.
- d.
Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en aan de commissaris van de Koning.
Artikel 8 Geheimhouding
- 1.
Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
- 2.
De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
- 3.
Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
- 4.
Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek, met uitzondering van de twee adviseurs en de secretaris van de commissie.
- 5.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 6.
De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel 9 Archivering
- 1.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na de afronding van de benoeming, herbenoeming en de klankbordgesprekken/functioneringsgesprekken alle archiefbestanden onverwijld als geheim gearchiveerd worden in de daartoe aangewezen archiefruimte.
- 2.
De secretaris van de commissie draagt zorg voor een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats conform artikel 12 van de Archiefwet 1995 en artikelen 9 en 15 van het Archiefbesluit 1995.
Artikel 10 Bijzondere bepaling inzake de benoeming van de burgemeester
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
Artikel 11 Bijzondere bepaling inzake de herbenoeming van de burgemeester
De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zijn zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
Artikel 12 Bijzondere bepalingen inzake de klankbordgesprekken
- 1.
De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.
- 2.
Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
- 3.
De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie ze informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
- 4.
De commissie kan kiezen voor een verkleinde samenstelling van drie leden uit de commissieleden om het klankbordgesprek met de burgemeester te voeren.
Artikel 13 Ontbinding commissie
De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop de raadsperiode eindigt.
Artikel 14 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening, dan wel de BZK circulaire ‘benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester’ van 1 oktober 2017, niet voorziet beslist de commissie.
Artikel 15 Citeertitel / Inwerkingtreding
- 1.
De verordening kan worden aangehaald als Verordening vertrouwenscommissie Molenlanden 2019.
- 2.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1 Samenstelling commissie:
De vertrouwenscommissie bestaat uitsluitend uit raadsleden. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. Tijdelijke vervanging is, vanwege het bijzondere, geheime, karakter van deze commissie niet mogelijk tenzij die persoon in tijdelijkheid ook aangewezen wordt als fractievoorzitter. Uitgangspunt bij de benoeming van de leden is dat de fractievoorzitters de leden van de vertrouwenscommissie zijn.
Artikelen 3 en 4 Ambtelijke ondersteuning en adviseurs:
De adviseurs en (plaatsvervangend) secretaris van de commissie zijn geen lid van de commissie en hebben dus geen stemrecht.
Artikel 5 Vergaderingen:
Het moment van vergaderen moet bij voorkeur vroegtijdig bekend zijn zodat de leden van de commissie en de andere genodigden in staat zijn gehoor te geven aan de oproeping ter vergadering. De voorzitter gaat terughoudend, en alleen beargumenteerd, om met een oproeping binnen 24 uur.
Artikel 6 Stemming:
Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar unanimiteit. Kan een minderheid zich niet vinden in de uitkomst, dan wordt die minderheid op passende wijze in het verslag tot uitdrukking gebracht.
Artikel 7 Verslag:
Het is van belang ervoor te zorgen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weergave krijgt. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie.
Artikel 8 Geheimhouding:
De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61C van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd. De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede de secretaris en de adviseurs. Er zijn strafrechtelijke consequenties verbonden aan de schending van deze geheimhoudingsplicht. De geheimhouding blijft gelden, ook als de leden geen lid meer zijn van de commissie.
Artikel 9 Archivering:
Er zijn twee fasen te onderscheiden: plaatsing van de archiefbescheiden in de archiefruimte van de gemeente en formele overbrenging (in de zin van artikel 12 van de Archiefwet 1995). De secretaris van de commissie zorgt voor tijdige afspraken over de juiste archivering met de beheerder van de archiefbewaarplaats met het oog op het scherp formuleren van de beperking van openbaarmaking. Met het oog op de persoonlijke levenssfeer van personen die in dossiers worden genoemd wordt aangeraden de termijn te stellen op 75 jaar na het afsluiten van het dossier.
Artikel 10 Bijzondere bepaling bij benoeming:
De commissie moet ervoor zorgen dat de privacy gewaarborgd is bij de correspondentie en de gesprekken met sollicitanten. Hierbij dient onder meer gedacht te worden aan de plaats en het tijdstip van de gesprekken.
Artikel 11 Bijzondere bepaling bij herbenoeming:
De bevindingen die de commissie doet, dienen met de burgemeester besproken te worden. Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid.
Artikel 12 Bijzondere bepaling bij klankbordgesprekken:
Een goede voorbereiding is essentieel voor het voeren van een goed klankbordgesprek. Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. Door ruimte voor inbreng van de kant van de burgemeester wint het gesprek aan kracht.
Artikelen 13, 14 en 15: Geen toelichting.