Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Amersfoort houdende regels omtrent organisatie en ondersteuning (Verordening organisatie ondersteuning van de raad 2011)

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    ambtelijke organisatie: de organisatie van ambtenaren die valt onder verantwoordelijkheid van het college;

  • b.

    budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en via (onder-)mandaat/delegatie bestedingen kan verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

  • c.

    griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

  • d.

    griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

  • e.

    presidium: een commissie conform de bepalingen hierover in het Reglement van orde van de raad;

• 2.

  Daar waar in deze verordening wordt gesproken van presidium kan via een beslissing van het presidium ook worden verstaan één of meer leden van het presidium of een uit het midden van het presidium samengestelde commissie.

   

Artikel 2 Informatie en advies

Een raadslid dat of een raadsfractie die informatie of advies wenst, kan zich daarvoor rechtstreeks wenden tot de ambtenaren die binnen de ambtelijke organisatie belast zijn met de advisering over of de uitvoering van het betreffende onderwerp. Het betreft hier snel te beantwoorden feitelijke vragen naar openbare gegevens zonder politieke lading.

Artikel 3 Ambtelijke bijstand

• 1.

  Een raadslid dat of raadsfractie die ambtelijke bijstand wenst, kan daartoe een verzoek doen bij de griffier.

• 2.

  Onder bijstand wordt verstaan het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties.

Artikel 4 Verlenen van bijstand

De griffier kan de secretaris verzoeken om verlening van ambtelijke bijstand aan het raadslid of de raadsgroepering. De secretaris verleent de gevraagde bijstand, indien

• a.

  de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

• b.

  de bijstand redelijkerwijs kan worden verleend.

Artikel 5 Verschafte informatie, advies of bijstand

• 1.

  Wanneer een raadslid of raadsfractie niet tevreden is over verschafte informatie, advies of bijstand, kan hij of zij de zaak voorleggen aan de griffier.

• 2.

  Indien het advies of bijstand betreft die door ambtenaren is gegeven die onder verantwoordelijkheid van het college werken, bespreekt de griffier de zaak met de secretaris en deelt hij de uitkomst van het overleg aan het raadslid of de raadsfractie mee.

• 3.

  Indien het betreft informatie of advies verleend door een persoon of organisatie van buiten de gemeentelijke organisatie, bespreekt de griffier de zaak met die persoon of organisatie en deelt hij de uitkomst hiervan aan het raadslid of de raadsfractie mee.

• 4.

  Indien het raadslid of de raadsfractie van mening is dat het overleg met de griffier geen bevredigend resultaat heeft, dan kan hij of zij de zaak voorleggen aan het presidium.

Artikel 6 Toelichting in commissie- of raadsvergadering

Indien ambtenaren uit de ambtelijke organisatie die bij de verlening van bijstand betrokken zijn, op advies van het presidium worden uitgenodigd om hun advies of deskundige mening hetzij mondeling in een commissie- of raadsvergadering, hetzij schriftelijk toe te lichten, zijn zij verplicht hieraan gehoor te geven.

Artikel 7 Ondersteuning en informatie raad

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad, zijn leden en de raadscommissies.

• 2.

  Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad en de raadscommissies de informatie wordt verstrekt die zij in hun respectievelijke hoedanigheid behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel mogelijk met de wens van de leden rekening wordt gehouden.

• 3.

  De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad en de raadscommissies desgevraagd de benodigde bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in het Reglement van orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.

• 4.

  Voor het kunnen vertegenwoordigen van de gemeente bij alle buitengerechtelijke rechtshandelingen op grond van artikel 171 van de Gemeentewet, voor zover die betrekking hebben op het werkgebied van de raad en griffie, verleent de burgemeester een volmacht aan de griffier.

Artikel 8 Voorbereiding vergaderingen raad en commissies

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies.

• 2.

  Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de raad en de raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten behoeve van de door de raad te nemen besluiten.

• 3.

  Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.

Artikel 9 Voorbereiding vergaderingen presidium

• 1.

  De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het presidium.

• 2.

  Hij draagt zorg voor het vastleggen van de door het presidium genomen besluiten en registratie van de daarbij aanwezige personen.

Artikel 10 Verantwoordelijkheid voor griffie

De griffier heeft de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;

• b.

  het tijdig en voldoende voorzien van de raad en de raadscommissies van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan.

Artikel 11 Budgethouderschap

• 1.

  De griffier is budgethouder van de budgetten die vallen onder de raad, de griffie en de rekenkamercommissie.

• 2.

  De budgetten van de raad, griffie en de rekenkamercommissie zijn een onderdeel van de programmabegroting van de gemeente en worden als zodanig door de raad vastgesteld. Terzake neemt het college in de (concept)programmabegroting – en bijstellingen daarvan – de budgetten op zoals opgegeven door het presidium.

• 3.

  Voor het uitoefenen van het budgethouderschap delegeert het college de bevoegdheden vervat in artikel 160 van de Gemeentewet wat betreft het werkterrein van de raad, griffie en de rekenkamercommissie, aan de griffier.

• 4.

  Zonodig overlegt de griffier inzake de uitoefening van de gedelegeerde bevoegdheden in het kader van artikel 160 Gemeentewet met het presidium.

Artikel 12 Coördinatie ambtelijke bijstand en ondersteuning

De secretaris, de griffier en de burgemeester voeren regelmatig overleg over de wijze waarop ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt verleend aan raadsleden en raadsfracties. Daarbij kunnen zij tevens aangeven aan welke verzoeken om bijstand prioriteit wordt verleend.

Artikel 13 Afwezigheid

• 1.

  Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan het presidium.

• 2.

  De raad benoemt één of meer plaatsvervangend griffier(s), die de griffier bij diens afwezigheid vervangt.

   

Artikel 14 Aansturing griffie

De griffier treedt op als directeur van de griffie en sluit hierbij aan bij de taken en bevoegdheden zoals die gelden voor een (sector)directeur van de ambtelijke organisatie. Hiertoe mandateert de raad met het vaststellen van deze verordening de bevoegdheid om de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan zoals weergeven in artikel 107d van de Gemeentewet aan de griffier. Zonodig overlegt de griffier ter zake met het presidium.

Artikel 15 Taak griffie

De griffie ondersteunt de griffier, de raad en de voorzitter van de raad in de uitvoering van hun werkzaamheden.

Artikel 16 Rechtspositie griffie

De griffie volgt de Arbeidsvoorwaarden Regeling van de Gemeente Amersfoort (ARGA). Het presidium kan de raad voorstellen op onderdelen hiervan af te wijken, wanneer de eigenheid van de werkzaamheden op de griffie daartoe aanleiding geven.

Artikel 17 Medezeggenschap

De griffie kan worden beschouwd als zelfstandige onderneming in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. In dit kader regelt de griffier als bestuurder in overleg met het presidium en de medewerkers van de griffie de medezeggenschap voor de griffie.

Artikel 18 Facilitaire ondersteuning

De ondersteuning van de griffie (wat betreft faciliteiten op het gebied van administratie, financiën, archivering, interne diensten, huisvesting, automatisering, personeelszorg en dergelijke) wordt verzorgd door de ambtelijke organisatie en voor de kosten hiervan worden de binnen de gemeente Amersfoort gebruikelijke overheadtoerekeningen gehanteerd.

Artikel 19 Planning en verantwoording

De griffier legt in een jaarplan een (financiële) planning voor aan het presidium en legt in een jaarverslag (financiële) verantwoording af aan het presidium over het functioneren van de griffie.

Artikel 20 Invulling werkgeverstaken

Het presidium bereidt ten behoeve van de raad besluiten voor ten aanzien van griffier. Hieronder valt bijvoorbeeld het vertegenwoordigen van de raad bij de werving en selectie, de functionerings-, beoordelingsgesprekken en het overleg gericht op ontheffing uit de functie en ontslag van de griffier.

Artikel 21 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van het presidium.

Artikel 22 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening organisatie ondersteuning van de raad 2011'.

Artikel 23 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.