Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Opmeer houdende regels omtrent de raadsgriffier (Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Opmeer 2019)

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Opmeer
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Opmeer houdende regels omtrent de raadsgriffier (Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Opmeer 2019)
Citeertitel	Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Opmeer 2019
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt eventuele eerder vastgestelde instructies voor de raadsgriffier.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
13-06-2019			nieuwe regeling	09-05-2019 gmb-2019-143620

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Opmeer houdende regels omtrent de raadsgriffier (Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Opmeer 2019)

De raad van de gemeente Opmeer,

gelet op artikel 107 a lid 2 van de Gemeentewet;

gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie van 23 april 2019;

besluit:

de navolgende 'Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Opmeer 2019’ vast te stellen;

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1:1

In deze instructie wordt verstaan onder:

griffier:	de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;
griffie:	de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en eventueel de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;
werkgeverscommissie:	een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;
presidium:	een door de gemeenteraad ingesteld overleg van de raadsvoorzitter en fractievoorzitters, waarin zaken worden afgestemd die de huishouding van de gemeenteraad betreffen;
agendacommissie:	een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de gemeenteraad en raadscommissies;
termijnagenda:	planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad.

Hoofdstuk 2 Instructie voor de griffier

Artikel 2:1 Algemene taken

1.
De griffier verleent advies en bijstand aan de gemeenteraad, zijn leden, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, de agendacommissie en het presidium.
2.
De griffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.
3.
De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de gemeenteraad.
4.
De griffier stuurt processen aan.

Artikel 2:2 Leidinggeven en management

1.
De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.
2.
De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.
3.
De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de gemeenteraad werkzaamheden uitvoeren.
4.
De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de gemeenteraad over de wijze van omgaan hiermee.

Artikel 2:3 Bestuurlijk en ambtelijk overleg

1.
De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de gemeenteraad en de huishouding van de griffie.
2.
De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.
3.
De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.
4.
De griffier vertegenwoordigt indien nodig de gemeenteraad in externe overlegsituaties.

Artikel 2:4 Agendering

1.
De griffier ondersteunt de agendacommissie bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.
2.
De griffier adviseert de agendacommissie bij het vaststellen van de termijnagenda.
3.
De griffier adviseert de agendacommissie of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de gemeenteraad of de raadscommissie(s) en controleert daartoe of de voorstellen aan de gemeenteraad alle noodzakelijke elementen bevatten.

Artikel 2:5 Bestuurlijke besluitvorming

1.
De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
2.
De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.
3.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.
4.
De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.
5.
De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

Artikel 2:6 Onderzoek

1.
De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel 81oa van de Gemeentewet.
2.
De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.
3.
De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

Artikel 2:7 Communicatie en voorlichting

1.
De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor de ter inzage legging van raadsbesluiten, agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.
3.
De griffier geeft desgevraagd voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.
4.
De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2:8 Verhindering en vervanging

1.
Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.
2.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 2:9 Overig

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier indien nodig overleg met de voorzitter van de gemeenteraad.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 3:1

Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Opmeer 2019’.

Artikel 3:2

Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling. Eventuele eerder vastgestelde instructies voor de raadsgriffier komen daarmee te vervallen.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 9 mei 2019.

voorzitter

G.J.A.M. Nijpels

griffier

M. Versteeg