Veelschrijversrichtlijn gemeente Molenlanden 2019

De gemeente kent inwoners die onevenredig veel corresponderen met de gemeente, ook wel ‘veelschrijvers’ genoemd. De berichten, die te relateren zijn aan hetzelfde onderwerp, kunnen informatieve mededelingen zijn, kritische vragen, verzoeken om informatie met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), op- en aanmerkingen over gemeentelijke voorstellen, handhavingsverzoeken, verzoeken tot wijziging van eerdere besluiten, en klachten als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Het gaat hier om berichten waarvan de ervaring heeft aangetoond dat behandeling ervan geen redelijk doel meer dient. Behandeling ervan kan en zal in die gevallen niet bijdragen aan herstel van vertrouwen of een oplossing voor de situatie. Hiervan is sprake als de inwoner zich veelvuldig tot een instantie richt en daarvan een inspanning verlangt die buitensporig afwijkt van hetgeen van een dienstverlenende overheidsinstantie mag worden verwacht. In de praktijk betreft het slechts een enkel dossier.

Om de ambtelijke en bestuurlijke belasting te verminderen, kent de gemeente hiertoe een ‘veelschrijversrichtlijn’. Hieronder worden het criterium en de werking hiervan benoemd.

Criterium veelschrijversrichtlijn

• 1.

  De ‘veelschrijversrichtlijn’ is van toepassing op zogeheten ‘veelschrijversdossiers’;

• 2.

  het criterium voor een veelschrijversdossier is wanneer binnen een dossier sprake is van meer dan 25 berichten binnen een tijdsperiode van een jaar, die uiteen kunnen lopen van informatieve mededelingen, kritische vragen, verzoeken om informatie met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), op- en aanmerkingen over gemeentelijke voorstellen, handhavingsverzoeken, verzoeken tot wijziging van eerdere besluiten, en klachten als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht (Awb), voor zover deze te relateren zijn aan hetzelfde onderwerp;

• 3.

  wanneer er sprake is van een nieuw veelschrijversdossier dient dit op voordracht van de Centrale Klachtbehandelaar door het college te worden vastgesteld;

• 4.

  de aanmerking ‘veelschrijversdossier’ blijft gelden zolang correspondentie over het gerelateerde onderwerp aanhoudt;

• 5.

  zodra betreffende persoon een verzoek indient dat niet te relateren is aan eerdere correspondentie die onder het dossier valt, gaat de veelschrijversrichtlijn niet op;

• Werking veelschrijversrichtlijn

• 6.

  na vaststelling van een veelschrijversdossier, treedt de veelschrijversrichtlijn in werking; de betrokkene wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld;

• 7.

  uitgangspunt van de veelschrijversrichtlijn is dat een ambtenaar gemandateerd is om als casusregisseur te acteren in de (besluitvormende) correspondentie met de veelschrijver in kwestie;

• 8.

  correspondentie met betrekking tot veelschrijversdossiers wordt – ongeacht de adressering - in beginsel niet aan de portefeuillehouder voorgelegd, maar direct aan de verantwoordelijke ambtelijke casusregisseur;

• 9.

  van elk bericht wordt kennisgenomen door de casusregisseur om het gewicht ervan te kunnen beoordelen; indien nodig vindt afstemming plaats met de portefeuillehouder;

• 10.

  op informele berichten wordt in beginsel niet gereageerd;

• 11.

  formele berichten zoals klachten, bezwaarschriften, verzoeken om informatie met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), zolang deze te relateren zijn aan hetzelfde onderwerp, worden door de casusregisseur namens het college beantwoord met een algemeen bericht met de onderstaande strekking. Hiermee neemt de casusregisseur in kwestie in mandaat een besluit namens het college;

• “Er is sprake van een diepgaand, onveranderbaar verschil van mening tussen u en ons college. Uw verzoek en/of klacht hangt nauw samen met of is gerelateerd aan dat verschil van mening. Een behandeling ervan zal niet bijdragen aan herstel van vertrouwen of een oplossing voor de situatie. (U dient desalniettemin dermate vaak verzoeken en/of klachten in dat er sprake is van misbruik van recht (art. 3:13BW)). Wij hebben daarom besloten dergelijke verzoeken en/of klachten niet inhoudelijk te behandelen. Hierover bent u per brief van….. nader geïnformeerd.”

• 12.

  de Centrale Klachtbehandelaar is inzake veelschrijversdossiers gemandateerd voor de inhoudelijke behandeling en afdoening van kennelijk niet ontvankelijke klachten en kennelijk ongegronde klachten;

• 13.

  een ‘veelschrijver’ zal altijd in de gelegenheid zijn de stap naar de rechter te maken, evenals het maken van een bezwaar tegen een besluit. Daarna staat voor deze persoon altijd gang naar de Ombudsman open;

• 14.

  in individuele gevallen kan van deze richtlijn worden afgeweken en wel gereageerd worden met een bericht.

De Veelschrijversrichtlijn gemeente Molenlanden 2019 treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.