Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Landsmeer

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer 2019

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Landsmeer
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer 2019
Citeertitel	Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer 2019
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Het regelement van orde van het college van 2004 wordt ingetrokken.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 52 van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
29-05-2019			Nieuwe regeling	16-04-2019 gmb-2019-131449

Tekst van de regeling

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer 2019

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer,

Gelet op artikel 52 van de gemeentewet;

BESLUIT:

vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer 2019 (Reglement van orde college 2019).

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.
3.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.
4.
Een collegelid dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
5.
Als de secretaris verhinderd is, wordt hij vervangen door een door het college te benoemen loco-secretaris.
6.
De secretaris draagt zorg voor kennisgeving aan de raad van de regelingen als bedoeld in de voorgaande leden zowel als van besluiten tot wijziging daarvan.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

1.
Het college vergadert in de regel op dinsdag van 10:00 tot 12:00 uur, met een uitloopreservering tot 13:00 uur, en voorts zo vaak als de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
2.
Indien de voorzitter of een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep van deze vergadering, onder vermelding van de te bespreken onderwerpen. De uitnodiging wordt – zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren – op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college toegezonden.
3.
De vergaderingen worden in het gemeentehuis met gesloten deuren gehouden, tenzij het college anders beslist.

Artikel 3. Verhindering

1.
Wanneer een wethouder verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter.
2.
Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan degene, die hem op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet vervangt.
3.
Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter of diens vervanger, alsmede aan een loco-gemeentesecretaris, die hem vervangt in de vergadering.

Artikel 4. Agenda

1.
Voor elke vergadering wordt, op de donderdag voorafgaand aan de vergadering, door de secretaris een agenda digitaal aan de leden ter beschikking gesteld, met vermelding van de te behandelen onderwerpen. Stukken met een vertrouwelijk karakter worden op een vertrouwelijke agenda geplaatst.
2.
Op de daaropvolgende maandag wordt er (voor zover noodzakelijk) met notificatie een bijgestelde agenda ter beschikking gesteld (voor eventuele aanvullende rondvraagpunten en memo's). Ook de bijbehorende documenten worden digitaal ter beschikking gesteld.
3.
Een voorstel wordt op de agenda geplaatst indien:
- a.
  de portefeuillehouder het voorstel in de staf heeft besproken en akkoord heeft bevonden;
- b.
  de gemeentesecretaris het voorstel akkoord heeft bevonden.
4.
In bijzondere gevallen kan het college besluiten een voorstel of onderwerp ook zonder de in het derde lid bedoelde toetsing en paraaf(parafen) op de agenda te plaatsen.
5.
De burgemeester kan zelf onderwerpen aan de agenda toevoegen en ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het college voorleggen.
6.
In spoedeisende gevallen kunnen, met instemming van de voorzitter, onderwerpen ter behandeling aan de agenda worden toegevoegd.

Artikel 5. Verslaglegging en besluitenlijst

1.
De secretaris draagt zorg voor het verslag van de vergadering.
2.
Het verslag bevat ten minste:
- a.
  De namen van de aan- en afwezige leden;
- b.
  De namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
- c.
  Een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst) en afspraken (afsprakenlijst). Besluiten met een vertrouwelijk karakter worden op een aparte besluitenlijst vermeld;
- d.
  Een zakelijk verslag van eventuele tijdens de vergadering gevoerde besprekingen met derden.
3.
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
4.
De besluiten- en afsprakenlijst worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
5.
Het college maakt de vastgestelde besluitenlijst, behoudens het bepaalde in het volgende lid, openbaar aan de leden van de gemeenteraad en de daarvoor in aanmerking komende personen, alsmede door plaatsing op de internetpagina van de gemeente.
6.
Het college laat de openbaarmaking van de besluitenlijst achterwege voor zover het aangelegenheden betreft waarvan op grond van artikel 55 Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of voor zover de aard en inhoud van de besluitvorming zich daartegen verzet.

Artikel 6. Stemmingen en parafenbesluiten

1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd tenzij het derde lid wordt toegepast.
3.
Indien een lid van het college dat verlangt, vindt de stemming bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbevelingen van personen geheim plaats overeenkomstig het bepaalde in artikel 31 van de Gemeentewet. Bij een geheime stemming wordt gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
4.
Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt al dan niet in een volgende vergadering opnieuw gestemd, tenzij spoedeisende besluitvorming is gewenst. De voorzitter bepaalt of er sprake is van een spoedeisend besluit. Indien de stemmen voor de tweede maal over hetzelfde voorstel staken, dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
5.
Parafenbesluiten, welke door alle leden buiten de vergadering voor akkoord zijn geparafeerd, worden niet ter bespreking of voor stemming ingebracht. Het besluit is in dat geval genomen conform het voorstel, tenzij één van de leden staande de vergadering het besluit alsnog ter bespreking opvoert. Parafenbesluiten worden vermeld in de besluitenlijst en geacht te zijn genomen op de datum van dagtekening door de secretaris.

Artikel 7. Werkwijze bij onvoldoende quorum

1.
Indien er onvoldoende quorum is ex artikel 56 Gemeentewet én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, is een collegelid, dan wel zijn de aanwezige collegeleden, bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit dient zoveel mogelijk passend te zijn in het bestaande beleid.
2.
In de eerstvolgende vergadering waarin een meerderheid van het college aanwezig is, wordt van de uitoefening van het onder lid 1 beschrevene mededeling gedaan.

Artikel 8. Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 9. Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 10. Uitleg van het reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college.

Artikel 11. Intrekking en inwerkingtreding

1.
Het reglement van orde van het college 2004 wordt ingetrokken.
2.
Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 12. Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer 2019.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer, gehouden op d.d. 16 april 2019

het college van Burgemeester en wethouders van Landsmeer,

Anne Lize E.C. van derStoel

burgemeester,

S. vanGeffen

secretaris,

TOELICHTING

ALGEMEEN

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Uit de memorie van toelichting (Kamerstukken II 19 403, nr. 3, 94/5) volgt dat 'andere werkzaamheden' dan vergaderingen onder andere betrekking hebben op de bekendmakingen van collegebesluiten en de schriftelijke afdoening van zaken langs de weg van parafering en circulatie. Na vaststelling van het reglement wordt een exemplaar aan de raad toegezonden.

ARTIKELGEWIJS

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling.

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden.

Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet.

Met het vijfde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 106 lid 1 Gemeentewet.

Met het zesde lid wordt voldaan aan artikel 60 Gemeentewet.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53 eerste lid Gemeentewet.

Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 54 Gemeentewet.

Artikel 3. Verhindering

In dit artikel worden afspraken gemaakt over communicatie en vervanging bij verhindering een vergadering bij te wonen.

Met het tweede lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 eerste lid Gemeentewet. Hierin is bepaald dat bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester zijn ambt wordt waargenomen door een door het college aan te wijzen wethouder.

Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 106 eerste lid Gemeentewet. Hierin is bepaald dat het college de vervanging van de secretaris regelt. Voor de formele plaatsvervanger van de secretaris gelden dezelfde regels als voor de secretaris, artikel 106 tweede lid Gemeentewet. Het is niet toegestaan dat de griffier de secretaris vervangt, artikel 100 lid 2 Gemeentewet.

Artikel 4. Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 en 104 Gemeentewet aangegeven. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Tevens wordt aangegeven wanneer een voorstel op de agenda kan worden geplaatst.

Met het vijfde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53a Gemeentewet.

Artikel 5. Verslaglegging

Dit artikel regelt de verslag leggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

De secretaris zorgt voor een aparte besluitenlijst voor besluiten met een vertrouwelijk karakter. Er is een openbare besluitenlijst en een niet-openbare besluitenlijst. De openbare besluitenlijst wordt intern en extern verspreid en bevat alle genomen besluiten. De niet-openbare besluitenlijst wordt intern verspreid en bevat alle relevante inhoudelijke mededelingen, actiepunten en de vertrouwelijke besluiten. Op de vertrouwelijke besluiten zit ook soms geheimhouding. De geheimhouding vervalt pas als het besluit openbaar wordt gemaakt door het college. Dit is wettelijk geregeld.

Met het vijfde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 60 lid 3 Gemeentewet en wordt aangegeven dat de besluiten in de vorm van een besluitenlijst openbaar wordt gemaakt en aan de raad ter kennis wordt gebracht. Openbaarmaking blijft achterwege indien de geheimhouding is opgelegd ex artikel 55 Gemeentewet of indien sprake is van strijd met het openbaar belang ex artikel 60 lid 3 Gemeentewet.

De besluitenlijst is in de regel een lijst waarin niet tevens de onderliggende stukken zijn opgenomen. Een beknopte samenvatting van de beslissingen volstaat. Op grond van artikel 60 lid 1 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden.

Artikel 6. Stemmingen en parafenbesluiten

In het tweede lid is opgenomen dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Welke procedure moet worden gevolgd als de stemmen staken bij een voorstel tot benoeming, voordracht of aanbeveling van een persoon, is aan het college overgelaten, de Gemeentewet bevat hiervoor geen voorschriften.

In het derde lid van het reglement is opgenomen dat de stemming in dit geval overeenkomstig artikel 31 Gemeentewet plaatsvindt. Dat artikel bepaalt in het eerste lid dat de stemming over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen geheim is. In het tweede lid van artikel 31 Gemeentewet is bepaald dat indien de stemmen, over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Het derde lid van artikel 31 Gemeentewet bepaalt vervolgens dat het lot terstond beslist indien bij deze stemming de stemming opnieuw staken.

Met het vierde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 59 Gemeentewet. Het artikel regelt de te volgen procedure bij het staken van de stemming in de vergadering. Wanneer de stemmen staken, dient opnieuw te worden gestemd. Er kan onmiddellijk opnieuw worden gestemd. Het belang van spoedige besluitvorming derogeert in dat geval aan het belang van collegiale besluitvorming.

In artikel 56 eerste lid Gemeentewet is bepaald dat in de vergadering van het college slechts kan worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. Dit lid verzet zich er niet tegen dat het college zonder te vergaderen besluiten neemt.

Uit de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN AH9850, zaaknr. 200200757/1) volgt dat de Afdeling besluitvorming buiten de collegevergadering niet ongeoorloofd acht, mits op grond van het reglement van orde of een bekend gemaakte vaste praktijk besluitvorming niet plaatsvindt zonder dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen besluit en tevens duidelijk is wanneer het besluit wordt genomen. Alsdan kan vastgesteld worden dat en wanneer het desbetreffende besluit geacht kan worden te zijn genomen.

Artikel 6 lid 5 van het reglement ziet op de besluitvorming via parafenbesluiten, buiten de collegevergadering om. In dit lid is geregeld dat alleen kan worden besloten indien door geen van de collegeleden wordt aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en alle leden voor akkoord hebben geparafeerd. Het besluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van dagtekening van de secretaris en wordt vermeld op de besluitenlijst. Deze lijst wordt openbaar gemaakt conform artikel 5 lid 5 van dit reglement.

Artikel 7. Werkwijze bij onvoldoende quorum

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. Dit betekent dat voor een geldige vergadering minimaal aanwezig dienen te zijn de burgemeester en één wethouder of twee wethouders.

Lid 1 bepaalt dat slechts indien een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, de aanwezige collegeleden (lid) bevoegd zijn in mandaat ter zake een besluit te nemen, mits dit besluit zoveel mogelijk passend is in het bestaande beleid.

Artikel 8. Ambtelijke ondersteuning

Artikel 103 Gemeentewet is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde bijstaat bij de uitoefening van hun taak. Het college stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de secretaris.

Artikel 9. Deelneming derden aan de vergadering

Het reglement is van overeenkomstige toepassing op de ambtelijke medewerker of derden die de vergadering bijwonen.

Artikel 10. Uitleg van het reglement

Artikel 52 Gemeentewet bepaalt dat het college het reglement voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Het college beslist over gevallen waarin het reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent toepassing van het reglement.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.

Artikel 12. Citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.