Organisatie | Zoetermeer |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van gemeenteraad van de gemeente Zoetermeer houdende regels omtrent geheimhouding (Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2019) |
Citeertitel | Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2019 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het protocol geheimhouding en besloten vergaderingen 2012.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
24-05-2019 | nieuwe regeling | 13-05-2019 | 0637430064 |
Op 13 mei is een nieuw Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2019 vastgesteld. Het nieuwe protocol is vereenvoudigd, de rol van de diverse bestuursorganen is duidelijker beschreven en er zijn tips en modelbesluiten opgenomen voor een praktische toepassing.
De raad van de gemeente Zoetermeer;
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 april 2019
Het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2019 vast te stellen;
Het Protocol geheimhouding en besloten vergaderingen 2012 in te trekken.
Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken omdat het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft. Dit besluit treedt in werking de dag na de bekendmaking daarvan.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de 13 mei 2019,
Het college heeft op 9 april besloten:
De burgemeester heeft op 9 april besloten:
Tekst Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2019
De raad, de commissies, het college en de burgemeester van de gemeente Zoetermeer;
ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 april 2019,
gelet op de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet;
Artikel 1:2 Wettelijke kaders voor geheimhouding
De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in lid 4 en 5 genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.
De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden, bepaalt in artikel 55 de regels voor het opleggen en opheffen van geheimhouding over het in collegevergaderingen besprokene of over aan het college overgelegde stukken, en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen.
Artikel 1:3 Gemeentelijke kaders voor geheimhouding
Bij aanvang van de college- en raadsperiode volgen de leden een training in het kader van integriteit over geheimhouding, het omgaan met geheime stukken en het vergaderen in beslotenheid. Het initiatief hiertoe wordt genomen door de burgemeester, secretaris en griffier. Desgewenst wordt de training na 2 jaar herhaald.
Hoofdstuk 2 Geheimhouding van stukken en besluiten
Artikel 2:3 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad
Als het college of de burgemeester geheimhouding oplegt en zich niet tot de raad wendt dan vermeldt het college of de burgemeester de motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, per voorstel of memo waarom geheimhouding is opgelegd en de termijn (horizonbepaling).
Formulering collegebesluit, geen doorgeleiding naar raad
1.Op grond van artikel 55 van de Gemeentewet juncto artikel 10, (lid en onderdeel invullen), van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding op te leggen over het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:
2.De geheimhouding op te leggen tot ………..
Indien doorgeleiding naar raad
1.Op grond van artikel 25 lid 2 van de Gemeentewet juncto artikel 10, (lid en onderdeel invullen), van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding op te leggen over het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:
2.De geheimhouding vanaf (datum collegevergadering) op te leggen tot ………..
3.De raad te verzoeken de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen.
1.De op grond van artikel 25 lid 3 van de Gemeentewet juncto artikel 10, (lid en onderdeel invullen), van de Wet openbaarheid van bestuur, opgelegde geheimhouding over het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:
Artikel 2:5 Publicatie geheime commissie- en raadsstukken
Geheime commissie- en raadsstukken worden wel op het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar zijn alleen toegankelijk via het besloten deel van het raadsinformatiesysteem voor commissie- en raadsleden, de (plaatsvervangend- en commissie)griffiers en bestuurlijk medewerkers van de griffie, het college, de gemeentesecretaris, het directieteam, de bestuursadviseurs en het team bestuursondersteuning.
Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid
Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening
Raads- en commissievergaderingen zijn in principe openbaar. Ze worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Deze vergadering is van begin tot einde besloten.
Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren
Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de raad of raadscommissie ter vergadering zelf opgelegd bij strikte meerderheid van stemmen op grond van artikel 25, lid 1 of artikel 86, lid 1 Gemeentewet. De voorzitter doet daartoe aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Ik stel u voor geheimhouding op te leggen op wat in deze vergadering is behandeld en op de inhoud van de stukken die daarbij aan de commissie / de raad zijn overlegd”.
Raads- en commissieleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering en de gemaakte afspraken in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier.
Van een besloten vergadering wordt een apart verslag/besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar is tenzij de raad of commissie anders beslist. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende orgaan, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan vastgesteld. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.
Hoofdstuk 4 Opheffen geheimhouding over stukken en vergaderingen
Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding
Het orgaan dat geheimhouding oplegt, dan wel bekrachtigt, is bevoegd de geheimhouding op te heffen.
Artikel 4:2 Lijst geheime stukken en vergaderingen
Genoemde lijsten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stuk, de datum van de raadsvergadering waarin de geheimhouding is bekrachtigd of de collegevergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de horizonbepaling of de datum waarop de geheime status wordt beëindigd.
Artikel 4:4 Opheffing op initiatief van college of burgemeester
In aanvulling op artikel 4:3, lid 3 kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde en bekrachtigde geheimhouding over overgelegde of toegezonden stukken doen. Het is aan de raad om hier over te besluiten.
Artikel 4:5 Publicatie openbaar geworden stukken
Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen ontvangt de griffier z.s.m. de openbare stukken van de auteur. De griffier plaatst vervolgens de desbetreffende stukken op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van genoemd besluit.
Hoofdstuk 5 Openbaar en besloten in andere gevallen
Artikel 5.1 Overige commissies en werkgroepen
De openbaarheid of beslotenheid van overige commissies en werkgroepen (zoals bijvoorbeeld de enquêtecommissie, vertrouwenscommissie, etc.) wordt geregeld via zelfstandige verordeningen en raadsbesluiten. Datzelfde geldt voor de verslagen en besluitenlijsten van bijeenkomsten van genoemde gremia.