Organisatie | Landerd |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Notitie Weerstandsvermogen en Risicobeheersing 2019 |
Citeertitel | Notitie Weerstandsvermogen en Risicobeheersing 2019 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | Notitie Weerstandsvermogen en Risicobeheersing 2019 |
Geen
Financiële verordening gemeente Landerd 2018
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-05-2019 | 05-04-2019 | Nieuwe regeling | 04-04-2019 | 6233-2018 |
In 2015 is de eerste notitie Weerstandsvermogen en risicobeheersing door de gemeenteraad vastgesteld. Daarin wordt het belang van risicomanagement uitgelegd.
Het doel van de notitie Weerstandsvermogen en risicobeheersing is om de risico’s beter in beeld te brengen en te blijven volgen. We rapporteren jaarlijks over het weerstandsvermogen en de risico’s aan de gemeenteraad. Dit doen we via de begroting en de jaarrekening.
In deze notitie kijken we naar hoe het proces nu loopt en hoe we dit kunnen verbeteren.
Waarom risicomanagement belangrijk is?
We willen weten of we onverwachte kosten kunnen opvangen zonder dat de uitvoering van onze taken daarbij in gevaar komt.
Als we weten welke risico’s de gemeente loopt, kunnen we ook inschatten of we deze risico’s financieel kunnen opvangen.
De gemeente Landerd wil op een gestructureerde manier risico’s beheersen. Soms nemen we risico’s bewust.
In onze begroting en jaarrekening laten we alle risico’s zien. Ook geven we aan hoe we de risico’s financieel kunnen opvangen.
Door deze notitie willen we de rol van de gemeenteraad versterken. De raad bepaalt het kader voor het risicomanagement en de uitgangspunten we gebruiken voor de bepaling van de weerstandscapaciteit.
Er is steeds meer aandacht bij de provincie en de accountant voor de risico’s die gemeenten lopen. De versterking van de rol van de raad past daarbij.
De doelstellingen van deze notitie zijn:
Het stellen van kaders en het formuleren van beleidsregels door de raad.
De raad is verantwoordelijk voor het vaststellen van een sluitende begroting. Een sluitende begroting betekent dat er precies genoeg geld is om alle taken uit te voeren. Als de begroting precies sluit is er geen geld over om tegenvallers op te vangen. Daarom heeft de gemeente weerstandsvermogen nodig.
De raad bepaalt de kaders en het beleid voor het weerstandsvermogen, de weerstandscapaciteit en de risico’s. Deze kaders en beleidsregels zorgen er voor dat risicomanagement een vaste plek houdt binnen de P&C-cyclus. De risico’s blijven op deze manier beheersbaar zodat de gemeente Landerd voldoende weerstandsvermogen heeft.
Het bestuur en de managers van de gemeente moeten goed op de hoogte zijn van de risico’s. De managers zorgen voor goede informatie over risico’s richting het bestuur. Het bestuur neemt belangrijke besluiten waarbij risico’s op kunnen treden.
De managers zijn ook verantwoordelijk voor het beheersen van de risico’s. Risicomanagement heeft een belangrijke plek binnen de P&C-cyclus.
De gemeente moet zich houden aan wetten en regelgeving. Deze zijn:
Op grond van dit artikel (en het BBV) is in onze “Financiële verordening Landerd 2018” het volgende opgenomen:
In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken geeft het college de risico’s van materieel belang aan en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Ook wordt het gewenste weerstandsvermogen bepaald en wordt aangegeven in hoeverre dit toereikend is voor het opvangen van de risico’s.
In het kader van weerstandsvermogen en risicomanagement zijn een aantal begrippen van belang. Deze worden hierna kort toegelicht:
Weerstandscapaciteit, incidenteel
Kan de gemeente Landerd onverwachte eenmalige tegenvallers opvangen, zonder dat de uitvoering van de taken in gevaar komt? De gemeente heeft een buffer om tegenvallers op te vangen. Deze buffer bestaat uit:
Weerstandscapaciteit, structureel
Onder de structurele weerstandscapaciteit verstaan we de mogelijkheid om onverwachte tegenvallers langdurig op te vangen. Ook hierbij geldt dat de uitvoering van de taken gewoon door moet gaan. De buffer voor de langere termijn bestaat uit:
Om risico’s op te kunnen vangen heeft de gemeente geld nodig. Het weerstandsvermogen is een getal dat aangeeft of de gemeente hiervoor genoeg geld beschikbaar heeft. Voor de berekening van het weerstandsvermogen zijn twee kengetallen nodig.
Het weerstandsvermogen wordt berekend voor risico’s die langdurige gevolgen hebben en voor de eenmalige risico’s.
Een risico is een kans op een gebeurtenis die geld kost.
Het in kaart brengen en in geld uitdrukken van risico’s. We kijken dus naar de kans van optreden van de risico’s en hoe we deze kunnen beperken.
Beheersmaatregelen zijn maatregelen die we nemen om risico’s te voorkomen of te verkleinen.
Bijvoorbeeld: het afsluiten van verzekeringen om risico’s te verminderen. Of het stoppen van beleid zodat het risico verdwijnt. Een beheersmaatregel is ook dat we het risico accepteren. Er moet dan wel voldoende weerstandsvermogen zijn voor als het risico zich voordoet.
Goed risicomanagement vraagt aan de ene kant om een betrouwbare beoordeling van risico’s waarmee we als gemeente Landerd te maken hebben. Aan de andere kant vraagt goed risicomanagement om het nemen van beheersmaatregelen om de risico’s te verkleinen of af te dekken.
Risicomanagement vindt op een aantal niveaus plaats:
Het risicomanagementproces is een jaarlijks terugkerende cyclus die op hoofdlijnen bestaat uit:
Onderdeel hiervan is deze notitie Weerstandsvermogen en Risicobeheersing. Hierin worden de kaders geschept voor het risicomanagement binnen de gemeente Landerd. Deze nota wordt om de vier jaar vastgesteld door de raad. Het afleggen van verantwoording over risicomanagement vindt jaarlijks twee keer plaats in de paragraaf A. “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” in de programmabegroting en -rekening. In bijlage 1 is een voorbeeld opgenomen over de manier van rapporteren in deze paragraaf.
Risico’s worden onderverdeeld in de volgende groepen:
De risico analyse wordt uitgevoerd door de afdelingen. Team financiën regelt het proces.
In deze fase van de analyse bekijken we alle mogelijke risico’s binnen de genoemde soorten. Ondersteuning vindt plaats door het team Financiën, dat de coördinatie heeft. Dit onderzoek gebeurt twee keer per jaar. Een keer bij de begroting en een keer bij de jaarrekening. Dit proces is opgenomen in de planning van de P&C-cyclus.
Voor dit onderzoek gebruiken we een vast sjabloon, de risicokaart (zie stap 8).
Daarnaast wordt bij aparte college- en raadsvoorstellen ook een risico-inschatting gemaakt.
In alle gevallen geldt dat we risico’s kunnen verdelen in; structurele en incidentele risico’s. Deze risico’s worden dan vergeleken met de structurele en incidentele weerstandscapaciteit.
Stap 2. Analyse en beoordeling risico’s
Uit het onderzoek ontstaat een beeld van de risico’s die voor kunnen komen.
Daarbij worden de volgende zaken beschreven:
Buiten deze klassen zijn er risico’s waarvan de inschatting is dat deze in 10 jaar niet voorkomen. In die gevallen hanteren we daarvoor 0%. Het opnemen van deze risico’s is dan alleen bedoeld om deze in beeld te houden.
Voor de Grondexploitatie maken we een inschatting van de risicoklasse per complex.
Stap 4. In geld uitdrukken van de risico’s
Aan de hand van gegevens uit het verleden beoordelen wij over welk bedrag we risico lopen. Hieronder geven wij een aantal voorbeelden van gegevens die we gebruiken om de grootte van een risico te beoordelen:
De gevolgen die we hier noemen zijn de maximale gevolgen waarover wij risico lopen. Deze gevolgen worden afgezet tegen de kans (stap 3) die we lopen. Het berekende risico is de uitkomst van kans x gevolg.
Jaarlijks bekijken wij of de basis waarover het risico wordt berekend aangepast moet worden. Soms is een andere wijze van in geld uitdrukken beter. Het berekenen van risico’s is veranderlijk. Er verdwijnen risico’s en er komen risico’s bij.
Als in geld uitdrukken (nog) niet mogelijk is omdat gegevens ontbreken, maken wij een inschatting of wordt het risico voorlopig op nul gewaardeerd.
Controle houden over de risico’s vraagt om duidelijk afspraken over verantwoordelijkheid en keuzes voor te nemen beheersmaatregelen.
Het is belangrijk de risico’s niet alleen te noemen maar om maatregelen te nemen om deze risico’s te verminderen of weg te nemen. De uitkomst kans x gevolg wordt dan kleiner.
Er zijn verschillende soorten beheersmaatregelen. Er zijn maatregelen die de kans op risico verlagen, bijvoorbeeld preventief onderhoud. Er zijn ook maatregelen die het gevolg van een risico verlagen, bijvoorbeeld het afsluiten van een verzekering.
Soms nemen we bewust geen maatregelen. Het risico dat we lopen wordt dan geaccepteerd. Dat is een kostenoverweging.
Stap 6. Benoemen risico-eigenaar
Het is van groot belang aan te geven wie verantwoordelijk is voor het melden en beheersen van een risico. Er wordt daarom een risico-eigenaar benoemd. De risico-eigenaar kent de afspraken rondom risicobeheersing. Dat is een medewerker van de vakafdeling waar het risico betrekking op heeft.
Stap 7. Adviseren over beheersmaatregelen
De risico-eigenaar speelt een belangrijke rol bij het bepalen van en adviseren over de beheersmaatregelen die genomen worden. Daarbij zijn een aantal basisstrategieën van belang:
Om deze gegevens juist en volledig in te vullen is de vakkennis van de medewerkers en het Management Team (MT) nodig.
Stap 9. Opnemen in paragraaf A
De risico’s worden opgenomen in paragraaf A. van de programmabegroting en -rekening. Dit is de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing”.
In bijlage 1 is een voorbeeld van deze paragraaf uitgewerkt. Deze is veranderlijk en kan worden aangepast.
Stap 10. Volgen van de risico’s
Nadat de stappen 1 tot en met 9 zijn gevolgd stoppen we niet. We moeten de risico’s in beeld houden. Ook moeten we blijven zoeken naar maatregelen om de risico’s te beheersen.
Het volgen van de risico’s gebeurt door de organisatie en wordt op verschillende momenten gedeeld met het college en de gemeenteraad
Vooral in de jaarrekening en de begroting wordt de vernieuwde stand van de risico’s weergegeven. De risico’s worden berekend en we leggen uit welke beheersmaatregelen we namen.
Stap 11. Het proces continue verbeteren
Tijdens het hele proces van risicomanagement hebben wij aandacht voor verbetermogelijkheden. Als dat nodig is, wordt het beleid en de werkwijze aangepast.
De rolverdeling geven we in een schema weer:
Het moet in alle gevallen duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor het risicomanagement. In eerste instantie zijn dat de afdelingshoofden. Zij brengen de risico’s in kaart en rapporteren daarover aan MT en college. De secretaris is eindverantwoordelijk.
De afdeling BMO-financiën heeft een ondersteunende en coördinerende rol. Zij verzamelt de risico’s en rapporteert daarover in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing. Dit gebeurt in overleg met de afdelingen.
Het kwaliteitsbureau rapporteert onafhankelijk en direct aan de gemeentesecretaris.
Paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing
Deze paragraaf is een samenvatting van de gegevens van de risicokaarten. In de begroting worden de risico’s voor het begrotingsjaar benoemd, beschreven en gekwantificeerd. Daarna wordt het totale risico afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit.
De jaarrekening is een moment van beoordeling. Er wordt gekeken naar de ontwikkeling van risico’s in het afgelopen jaar. Daarnaast wordt in de jaarrekening een geactualiseerde vooruitblik gegeven naar het begrotingsjaar.
Het weerstandsvermogen is “de mate waarin de gemeente in staat is om financiële tegenvallers op te vangen”. Vanuit de financiële positie van de gemeente bekijken we welke acties, middelen en maatregelen nodig zijn om niet in de financiële problemen te komen.
Als er toch tegenvallers zijn dan kan een beroep worden gedaan op het weerstandsvermogen.
Een gezond weerstandsvermogen zorgt er voor dat we snel kunnen handelen. Het weerstandsvermogen wordt bepaald door de totale omvang van de risico’s (in geld uitgedrukt) af te zetten tegen de aanwezige weerstandscapaciteit.
Onderdelen van de weerstandscapaciteit
Onze weerstandscapaciteit bestaat uit de volgende onderdelen:
Hieronder worden deze onderdelen kort toegelicht.
Met onbenutte belastingcapaciteit bedoelen we: de mogelijkheid die we hebben om de belastingen nog te verhogen.
Voor wat betreft de OZB wordt uitgegaan van het verschil tussen onze tarieven en het “redelijk peil” om in aanmerking te komen voor een uitkering op basis van artikel 12 Financiële Verhoudingswet. Voor de overige tarieven die kostendekkend mogen zijn (leges, afvalstoffenheffing, rioolheffing, graf- en begrafenisrechten en marktgelden) wordt uitgegaan van het verschil tussen 100% kostendekking en de werkelijke dekkingspercentages.
Structureel saldo begroting/saldo jaarrekening
Bij de berekening van het weerstandsvermogen houden we rekening met de structurele meerjarige begrotingssaldi. Bij de jaarrekening wordt het structurele jaarrekeningsaldo meegenomen.
Algemene reserves voor zover daarover nog geen besluiten zijn genomen over de beschikking daarvan (behoedzaamheidsreserve)
Dit betreft het gedeelte van deze reserves dat nog te gebruiken is voor het opvangen van risico’s.
De gemeente heeft verschillende bezittingen zoals gronden, gebouwen, bossen en aandelen. Alles wat deze bezittingen meer waard zijn dan de boekwaarde noemen we stille reserves. We nemen stille reserves van gebouwen, grond of bossen alleen mee in de berekening van het weerstandsvermogen als deze direct verkoopbaar zijn. Daarbij is uitgegaan van de volgende uitgangspunten:
Grond: Dit bestaat uit een aantal verschillende soorten gronden:
Kort verpachte landbouwgronden: Deze gronden kunnen binnen korte tijd verkocht worden. Wij bezitten 19,7 ha kort verpachte landbouwgrond. Bij een prijs van € 6 per m2 is dat een opbrengst van € 1.182.000. Soms wordt grond in bezit gehouden uit tactische overwegingen bijvoorbeeld om te ruilen. Wij stellen voor hiervan 25% mee te nemen bij de stille reserves. Dit is een bedrag van circa € 300.000. Dit wordt jaarlijks opnieuw berekend.
Andere percelen grond bijvoorbeeld overhoekjes.
Deze gronden zijn niet precies in beeld. Het is ook de vraag of deze stukjes grond te verkopen zijn. Wij waarderen deze gronden niet binnen onze stille reserves. Als er gevraagd wordt om een stukje grond te verkopen dan onderzoeken we of dat mogelijk is. Wij hebben geen actief verkoopbeleid.
Incidenteel saldo begroting/jaarrekening
Voor de begroting gaan we uit van de post onvoorzien met daarbij een eventueel incidenteel begrotingssaldo. Bij de jaarrekening wordt het incidentele jaarrekeningsaldo meegenomen.
Weerstandsvermogen gemeente Landerd
Het weerstandsvermogen geeft de verhouding aan tussen de benodigde weerstandscapaciteit op basis van uitgerekende risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit
De beschikbare weerstandscapaciteit is in het voorbeeld van de begroting 2019 structureel € 1.954.000 en incidenteel € 7.229.000.
Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt in euro’s en in een ratio. De eerste is de som van de beschikbare weerstandscapaciteit min de benodigde weerstandscapaciteit. Dit bedrag is de financiële buffer van de gemeente Landerd die “over” is nadat de berekende risico’s er van afgetrokken zijn.
Het uitdrukken in een ratio gebeurt ook in de gemeente Landerd. Deze ratio houdt in:
Beschikbare weerstandscapaciteit
Benodigde weerstandscapaciteit = ratio weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen wordt beoordeeld aan de hand van de door ons gewenste ratio. Deze zijn opgenomen in de onderstaande tabel:
Tot nu toe zijn wij uitgegaan van een minimale ratio van 1,4. Dit staat voor “ruim voldoende”.
Deze ratio geldt voor het totaal, dus incidenteel en structureel samen maar ook voor beide afzonderlijk.
Wij hebben onze ratio vergeleken met die van gemeenten in de buurt. Zij hebben de volgende ratio:
Deze vergelijking geeft aan dat wij met onze gewenste ratio van 1,4 ten opzicht van Uden aan de lage kant zitten maar ten opzichte van de drie andere gemeenten net wat hoger zitten.
In Landerd gaan we uit van een voorzichtig financieel beleid. We nemen geen grote risico’s zonder dat we daarvoor geld hebben. Door dit beleid zijn we ook nog steeds financieel gezond.
We gaan uit van de volgende punten:
De structureel gewenste ratio is 1,4. In de begroting 2019 is dat 1,02
De incidenteel gewenste ratio is 1,4. In de begroting 2019 is dat 2,25.
De totaal vereiste ratio is 1,4. In de begroting 2019 is dat 1,79.
Als de totale ratio onder 1,4 komt, stellen we maatregelen voor om deze ratio toch te halen.
In deze notitie stellen wij dan ook voor om net als in voorgaande jaren uit te blijven gaan van een ratio van 1,4.
Als het weerstandsvermogen in de raad aan de orde komt, wordt er vaak alleen gesproken over de uitkomst van de totale ratio (1,4) en niet over de structurele of incidentele ratio.
Moeten deze ratio’s nog wel afzonderlijk berekend worden? We denken van wel, vooral omdat het afdekken van een eventueel tekort bij de structurele risico’s hele andere maatregelen vraagt dan bij de incidentele risico’s. Dat is exploitatie (structureel) versus reserves (incidenteel). Zie voor meer uitleg Bijlage 3 “Uitleg in hoeverre kunnen wij de risico’s snel afdekken”.
Conclusie over onze huidige ratio’s in de begroting 2019:
Deze notitie Risicomanagement en Weerstandsvermogen wordt om de vier jaar geactualiseerd.
Bijlage 1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
In deze bijlage wordt opgesomd welke gegevens in deze paragraaf van de begroting en jaarrekening worden opgenomen. Daarbij laten we van tabellen en grafieken voorbeelden zien. Als het nodig is, passen we deze paragraaf aan (= dynamisch van opzet). Grote of belangrijke aanpassingen van de begroting en dus ook van deze paragraaf bespreken we met de auditcommissie. Dit doen we voordat de begroting of jaarrekening wordt opgesteld.
De inhoud van paragraaf A. Weerstandsvermogen en Risicobeheersing is bijvoorbeeld als volgt:
Inventarisatie van de weerstandscapaciteit
Hierin wordt het verschil tussen de structurele en incidentele weerstandscapaciteit uitgelegd. Daarnaast een korte uitleg van de belangrijkste cijfers en normen die we daarvoor gebruiken.
Ook wordt hier de tabel van de berekening van de weerstandscapaciteit opgenomen. Deze ziet er bijvoorbeeld als volgt uit (bron begroting 2019) maar kan ook op hoofdlijnen worden opgenomen.
Het verloop van de weerstandscapaciteit, de geraamde risico’s en de werkelijk gerealiseerde risico’s van de afgelopen 10 jaren wordt in een grafiek weergegeven. De grafiek hieronder is uit de begroting 2019.
Totale ratio (structureel en incidenteel samen), vereist is 1,4 | |
* Benodigde weerstandscapaciteit GREX (= onderdeel van totaal benodigde weerstandscapaciteit) |
5. Tot slot wordt in deze paragraaf het verloop van de berekende risico’s opgenomen. Dit is volgens de werkwijze die we nu gebruiken. Dat is in de vorm van de volgende tabel die is overgenomen uit de begroting 2019:
Bijlage 3. Uitleg, in hoeverre kunnen wij risico’s snel afdekken
In hoeverre kunnen wij risico’s snel afdekken?
Er zijn structurele en incidentele risico’s en ook structurele en incidentele weerstandscapaciteit om die risico’s af te dekken.
Hieronder wordt het verschil verder toegelicht, o.a. met een rekenvoorbeeld.
Structurele risico’s tegenover de structurele weerstandscapaciteit:
Hieruit is af te leiden dat de structurele risico’s afgedekt kunnen worden uit onze structurele weerstandscapaciteit en lijkt er geen vuiltje aan de lucht.
Deze weerstandscapaciteit is echter opgebouwd uit twee onderdelen:
Dit betekent dat het daadwerkelijk aanwenden van deze capaciteit alleen kan als we onze belastingen (OZB) verhogen omdat het structurele begrotingssaldo wellicht niet hoog genoeg is om het risico op te vangen.
Omdat we in de jaren vanaf 2020 een structureel begrotingsoverschot hebben kan dat geheel of gedeeltelijk worden ingezet als er risico’s waarheid worden.
De gewenste ratio voor dit risico is 1,4. In de begroting 2019 is dat 1,02.
Incidentele risico’s tegenover de incidentele weerstandscapaciteit
Hieruit is af te leiden dat de incidentele risico’s in principe afgedekt kunnen worden uit onze incidentele weerstandscapaciteit. Alleen in het geval er meer (grotere) risico’s tegelijk waarheid worden, ontstaat er een probleem.
De incidentele weerstandscapaciteit bestaat bijna geheel uit de behoedzaamheidsreserve. Daarin zitten ook de begrote uitkomsten van de structurele saldi 2019-2022. Als die lager worden, daalt ook deze reserve.
De gewenste ratio voor dit risico is 1,4. In de begroting 2019 is dat 2,25.