Het algemeen bestuur van de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Regio Centraal Gelderland gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, zoals luidend vanaf de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur; besluit vast te stellen: de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Regio Centraal Gelderland.
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsbepaling
In deze verordening wordt verstaan onder:
Modulaire Gemeenschappelijke Regeling: het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 2 van de MGR Regio Centraal Gelderland (hierna genoemd: ‘MGR’);
Regeling: de gemeenschappelijke regeling van de MGR;
Programma: een samenhangend geheel van activiteiten als bedoeld in artikel 8 van het Besluit begroting en verantwoording.
samenwerkingsmodule: een samenhangend geheel van activiteiten die het samenwerkingsverband voor de deelnemers kan uitvoeren;
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de MGR en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van de MGR, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- a.
de financieel-economische positie;
- b.
- c.
de uitvoering van de begroting;
- d.
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- e.
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de MGR;
rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving;
doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt;
doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald;
Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording Artikel 2. Inrichting begroting
- 1.
In de begroting worden onder elk van de samenwerkingsmodules de lasten en baten per module weergegeven en in de jaarstukken worden onder elk van de samenwerkingsmodules de gerealiseerde lasten en baten per module weergegeven.
- 2.
In de begroting wordt meerjarig aangegeven welke bijdrage elke afzonderlijke gemeente verschuldigd is voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft.
- 3.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.
- 4.
Aanvragen voor investeringskredieten welke niet met het vaststellen van de begroting zijn geautoriseerd, worden door het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen aan het algemeen bestuur ter vaststelling voorgelegd.
- 5.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.
Artikel 3. Kaders begroting
- 1.
Indien het algemeen bestuur voor de samenwerkingsmodule een bestuurscommissie heeft ingesteld, dan zenden de bestuurscommissies van de modules voor 1 maart een ontwerpbegroting van de modules voor het komende kalenderjaar, vergezeld van een toelichting, toe aan het dagelijks bestuur van de MGR.
- 2.
Het dagelijks bestuur zendt vóór 1 april een ontwerpbegroting van het samenwerkingsverband voor het komende kalenderjaar, vergezeld van een toelichting, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten. De ontwerpbegroting van het samenwerkingsverband bestaat uit de geconsolideerde ontwerpbegrotingen van de modules aangevuld met de overhead kosten van de MGR.
- 3.
De ontwerpbegroting wordt door de besturen van de deelnemende gemeenten voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van de kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 190, tweede lid en derde lid, van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.
- 4.
De raden van de deelnemende gemeenten kunnen binnen acht weken bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.
- 5.
Het algemeen bestuur stelt de begroting vast vóór 15 juli in het jaar, voorafgaande aan dat, waarvoor de begroting moet dienen.
- 6.
Meteen na de vaststelling zendt het algemeen bestuur, zo nodig, de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten, die daarover bij Gedeputeerde Staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.
- 7.
Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, maar in ieder geval vóór 1 augustus aan Gedeputeerde Staten.
- 8.
Het bepaalde in dit artikel is, met uitzondering van de genoemde data, van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting, behoudens die wijzigingen die niet tot een verhoging van de gemeentelijke bijdragen leiden.
Artikel 4. Bijdragen van de gemeenten
- 1.
In de begroting wordt aangegeven welke bijdrage elke afzonderlijke gemeente verschuldigd is voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt op basis van de werkelijke kosten definitieve bijdrage berekend.
- 2.
Het algemeen bestuur bepaalt met tweederde meerderheid van stemmen de algemene kostenverdeelsleutel voor de kosten van de basistaken, niet zijnde de kosten voor de samenwerkingsmodules. Bij aanvang van deze regeling geldt als algemene kostenverdeelsleutel een kostenverdeling naar rato van het inwonertal van de deelnemende gemeenten op basis van de meest recente CBS-cijfers zoals bekend op 1 januari.
- 3.
De kostenverdeelsleutel voor de samenwerkingsmodules worden bepaald in de bijlagen bij de regeling.
- 4.
De kosten die resteren na afrekening per samenwerkingsmodule worden na aftrek van de baten verdeeld over de deelnemende gemeenten volgens de kostenverdeelsleutel als bedoeld in het tweede lid van dit artikel.
- 5.
De deelnemers betalen bij wijze van voorschot jaarlijks op 1 januari, op 1 april, op 1 juli en op 1 oktober telkens een kwart van de in lid 1 bedoelde bijdrage.
- 6.
De deelnemers dragen er zorg voor dat het samenwerkingsverband te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
- 1.
Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma op basis van de samenwerkingsmodules. De inrichting van de programma's komt overeen met de samenwerkingsmodules.
- 2.
De investeringen zijn opgenomen in de begroting en worden met het vaststellen van de begroting vastgesteld door het algemeen bestuur.
Artikel 6. Uitvoering begroting
- 1.
Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de financiële raming er zorg voor dat:
- a.
de lasten en baten, eenduidig zijn toegewezen;
- b.
de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;
- c.
de lasten niet dusdanig worden overschreden dat realisatie van andere taken binnen de begroting onder druk komt.
- d.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de taakstellingen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.
Artikel 7. Tussentijdse rapportage
- 1.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie ten opzichte van de begroting van de MGR over de eerste zes maanden.
- 2.
Deze rapportage wordt aan het algemeen bestuur aangeboden uiterlijk 3 maanden na afloop van de maand juni.
- 3.
De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.
- 4.
De tussentijdse rapportage gaat in op relevante afwijkingen in de lasten en baten en geplande prestaties.
Artikel 8. Jaarrekening
- 1.
Het dagelijks bestuur legt in de jaarrekening verantwoording af over de uitvoering van de begroting en het financiële meerjarenplan. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan:
wat is bereikt;
wat de kosten zijn;
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
- 1.
Het dagelijks bestuur biedt de jaarrekening over het afgelopen jaar en het jaarverslag, daarbij gevoegd de accountantsverklaring, bedoeld in artikel 213, derde lid, van de Gemeentewet en het verslag van bevindingen, bedoeld in artikel 213, vierde lid, van de Gemeentewet, jaarlijks vóór 1 april ter vaststelling aan het algemeen bestuur aan onder gelijktijdige toezending aan de raden van de gemeenten.
- 2.
Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast vóór 1 juli, volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.
- 3.
De jaarrekening wordt binnen twee weken na vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 juli, met alle bijbehorende stukken en het jaarverslag aan Gedeputeerde Staten aangeboden.
- 4.
Vaststelling van de jaarrekening strekt het dagelijks bestuur tot décharge, behoudens later in rechte gebleken valsheid in geschrifte of andere onregelmatigheden.
- 5.
In de jaarrekening wordt het door elk van de deelnemende gemeenten over het desbetreffende jaar werkelijk verschuldigde bedrag opgenomen.
- 6.
De kosten die resteren na afrekening per samenwerkingsmodule worden na aftrek van de baten verdeeld over de deelnemende gemeenten volgens de kostenverdeelsleutel per module als bedoeld in artikel 4, vierde lid, van deze verordening.
- 7.
(Uit)betaling van het verschil tussen het op grond van artikel 4 van deze verordening bepaalde en het werkelijk verschuldigde, vindt plaats binnen 2 maanden na de mededeling van de vaststelling van de jaarrekening.
Hoofdstuk 3. Financieel beleid Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Activa worden gewaardeerd op basis van verkrijgings- of vervaardigingsprijs of zo nodig aangepast door duurzame waardeverminderingen.
- 2.
De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.
- 3.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
- 4.
De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in maximaal:
- a.
25 jaar: voorzieningen aan terreinen;
- b.
- c.
Maximaal 15 jaar: machines, apparaten en installaties;
- d.
- e.
- f.
5 jaar: ICT-investeringen
- g.
- h.
5. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan €25.000 worden niet geactiveerd maar rechtstreeks ten laste van het jaarresultaat gebracht, uitgezonderd gronden en terreinen, deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.
6. In het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het door MGR in gebruik kan worden genomen, wordt begonnen met afschrijven.
7. Bij het afschrijven wordt geen rekening gehouden met een eventuele restwaarde.
Artikel 10. Reserves
Het algemeen bestuur kan besluiten een bestemmingsreserve in te stellen of vrij te laten vallen bij de vaststelling van de begroting of de jaarrekening.
Artikel 11. Financieringsfunctie
In het door het algemeen bestuur vastgestelde Treasurystatuut zijn regels en richtlijnen opgenomen met betrekking tot de financieringsfunctie. Het dagelijks bestuur neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht, zoals opgenomen in het Treasurystatuut.
Hoofdstuk 4. Paragrafen
Artikel 12. Financiering
In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- 1.
de schulden met een looptijd korter dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;
- 2.
de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;
- 3.
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar;
- 4.
de rentevisie voor de komende vier jaar.
Artikel 13. Weerstandsvermogen & risicobeheersing
- 1.
In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- a.
een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
- b.
een inventarisatie van de risico’s;
- c.
het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.
Artikel 15. Bedrijfsvoering
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- 1.
de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
- 2.
de kosten van inhuur derden.
Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer Artikel 16. Administratie
- 1.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de MGR als geheel en in de samenwerkingsmodules;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoort;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het verschaffen van informatie over de geformuleerde doelstellingen;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 17. Financiële administratie
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:
- 1.
De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
- 2.
De vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, evenals aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
Artikel 18. Financiële organisatie
Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor en legt vast:
- 1.
een eenduidige indeling van de MGR en een eenduidige toewijzing van de taken aan de samenwerkingsmodules;
- 2.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- 3.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- 4.
de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- 5.
de te maken afspraken met de samenwerkingsmodules over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- 6.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
- 7.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel 19. Interne controle
Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
Hoofdstuk 6. Slotbepalingen Artikel 20.Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 april 2017.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening MGR Sociaal Domein Centraal Gelderland.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 8 december 2017,