Organisatie | Molenlanden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen 2019 gemeente Molenlanden |
Citeertitel | Gedragscode publicatie persoonsgegevens 2019 Molenlanden |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Gedragscode publicatie persoonsgegevens |
Geen
artikel 149 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-05-2019 | Nieuwe regeling | 07-05-2019 | 1005484 |
De raad van de gemeente Molenlanden, het college van burgemeester en wethouders van Molenlanden en de burgemeester van Molenlanden, ieder binnen de eigen bevoegdheid;
overwegende dat het gewenst is om richtlijnen te formuleren voor het publiceren van persoonsgegevens op de websites van de gemeente Molenlanden;
gelezen de Algemene verordening gegevensbescherming;
gelet op artikel 149 van de Gemeentewet;
besluiten vast de stellen de hierna volgende
Gedragscode bescherming persoonsgegevens bestuursorganen 2019 gemeente Molenlanden.
Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’
Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van de websites van de gemeente Molenlanden. Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent toegankelijk.
Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die het aangaat kunnen te allen tijde aangeven dat hun persoonsgegevens van de gemeentelijke websites moeten worden verwijderd. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd tenzij wettelijke bepalingen zich daartegen verzetten.
Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van de gemeente gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen.
Ten aanzien van medewerkers werkzaam bij de gemeente Molenlanden – ongeacht of zij voor de gemeente Molenlanden of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website mogen worden openbaargemaakt, eventueel met vermelding van het vakteam waar zij werkzaam zijn. Voor bekendmaking van contactgegevens van medewerkers geldt dat dit alleen plaatsvindt wanneer een medewerker een min of meer publieke functie heeft en de betreffende medewerker hiertoe toestemming heeft gegeven.
Medewerkers worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de websites relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam en eventueel het vakteam waar zij werkzaam zijn.
Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.
Openbaarmaking – dit geldt voor genoemde vormen – zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door eenieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.
De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering wordt te allen tijde op de gebruikelijke manier genotuleerd. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld, tenzij de inspreker te kennen heeft gegeven dat zijn of haar naam niet in de notulen mag worden vermeld. Hiertoe wordt bij de bevestiging die de inspreker van de griffie ontvangt aangegeven dat ervoor gekozen kan worden om anoniem in te spreken. Indien een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal – voor publicatie op de website, dan wordt deze op de website geplaatst zoals die is ontvangen, dus inclusief eventuele persoonsgegevens.
Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in – al of niet digitaal – voor publicatie op de website van de raad. Hun mondelinge inbreng wordt in het audioverslag vastgelegd. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, worden deze gepubliceerd.
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Het college hanteert de gedragslijn dat persoonsgegeven worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. De griffie dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare collegestukken en stukken van de burgemeester en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt. Stukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de
Het college hanteert daarbij de gedragslijn dat persoonsgegeven worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. In bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. staan persoonsgegevens vermeld. Ook hiervoor geldt dat persoonsgegevens opgenomen in de bijlagen worden afgeplakt.
Een tweede categorie stukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen collegebesluiten en besluiten van de burgemeester. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.
In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mailadressen zijn vermeld.
Publicatie van stukken van derden geschiedt onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan. Daarbij zorgt het desbetreffende bestuursorgaan ervoor dat geenpersoonsgegevens worden vermeld. Indien nodig kan de naam van een contactpersoon en een telefoonnummer worden vermeld indien omtrent de gepubliceerde stukken informatie ingewonnen kan worden.
Vastgesteld tijdens de openbare raadsvergadering van de gemeente Molenlanden,
gehouden op 7 mei 2019.
de griffier,
drs. M.A.J. Teunissen
de voorzitter,
D.R. van der Borg
Vastgesteld tijdens de collegevergadering van de gemeente Molenlanden,
gehouden op 7 mei 2019.
de secretaris,
drs. F. Jonker
de burgemeester,
D.R. van der Borg
Vastgesteld door de burgemeester van Molenlanden op 7 mei 2019.
D. R. van der Borg