Organisatie | Noardeast-Fryslân |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit informatie- en archiefbeheer Noardeast-Fryslân 2019 |
Citeertitel | Besluit informatie- en achiefbeheer Noardeast-Fryslân 2019 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | toelichting |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
11-05-2019 | nieuwe regeling | 16-04-2019 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân;
- de Verordening informatie- en archiefbeheer Noardeast-Fryslân 2019
- de regels over de ambtelijke organisatie van de gemeente die het college op basis van artikel 160, lid 1 sub c van de Gemeentewet vast stelt (Organisatiebesluit)
- in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld;
- de basis vormt voor de bedrijfsvoering en risicobeheersing van de gemeente;
- van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;
- een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle;
- en van belang kan zijn voor de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis;
besluit vast te stellen het Besluit informatie- en archiefbeheer Noardeast-Fryslân 2019:
Afdelingsmanager: hier berust de dagelijkse leiding van de afdeling zoals is vastgelegd in de regels over de ambtelijke organisatie van de gemeente die het college op basis van artikel 160, lid 1 sub c van de Gemeentewet vaststelt (Organisatiebesluit);
Teamleider: hier berust de dagelijkse leiding van het team zoals is vastgelegd in de regels over de ambtelijke organisatie van de gemeente die het college op basis van artikel 160, lid 1 sub c van de Gemeentewet vaststelt (Organisatiebesluit);
Archiefbescheiden: alle informatie die valt binnen de termen van de Archiefwet;
Authenticatie, authenticeren: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat te allen tijde kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat;
Beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
Beheerder: de gemeentesecretaris
Beheerder archiefbewaarplaats: de gemeentearchivaris
Conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;
Migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;
Emulatie: een proces waarbij een apparaat of software functioneert alsof het een ander apparaat of programma was.
Digitale bewaarplaats: geheel van apparatuur en programmatuur op aantoonbare wijze bedoeld voor het voortbestaan, gebruik en hergebruik van voor bepaalde of onbepaalde tijd te bewaren digitale informatie overeenkomstig de van toepassing zijnde wettelijke regelingen;
Informatie: gegevens met betekenis opgemaakt of ontvangen in de goede vorm;
Informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen;
Informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn, zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;
Kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;
Proces: dit is het geheel van activiteiten dat zich afspeelt tussen de vraag naar een dienst of product en het leveren daarvan;
Proceseigenaar: de proceseigenaar is de afdelingsmanager. De proceseigenaar is verantwoordelijk voor het proces en de processturing en kan de procesbeheerder vragen een proces nader uit te werken;
Procesbeheerder: de procesbeheerder is de teamleider. De procesbeheerder is inhoudelijk verantwoordelijk voor het proces en beheert het proces.
Overdracht: tijdelijke of permanente overdracht van informatie niet zijnde vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet;
Overbrenging: overbrenging van informatie naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
Strategisch Informatie Overleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;
Vervanging: het vervangen van informatie door reprodukties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;
Vervreemding: overdracht van informatie als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege;
Vorm: inhoud, structuur en gedrag van een informatieobject met de bijbehorende techniek;
Burgemeester en wethouders dragen zorg (zorgdrager) voor de informatie die een gemeente ontvangt en creëert.
De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van informatie alsmede ten aanzien van de vervanging van informatie als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle informatie ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.
De reikwijdte van dit Besluit betreft informatie die ontstaat of wordt ontvangen binnen de gemeentelijke processen, projecten en andere activiteiten.
Verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris als beheerder van de niet overgedragen archieven
Artikel 12 Instemming vragen aan de gemeentearchivaris
In het geval de gemeentesecretaris de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is instemming van de gemeentearchivaris vereist:
Artikel 13 Advies vragen aan de gemeentearchivaris
De gemeentearchivaris wordt om advies gevraagd in het geval van:
Overdracht en terbeschikkingstelling van informatie
Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het
opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen
omtrent de informatie getroffen:
informatie betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, wordt tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
Verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris ten aanzien van de archiefbewaarplaats