Organisatie | Haarlem |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019 |
Citeertitel | Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Melden vermoeden misstand |
Geen
artikel 2 van de Wet Huis voor klokkenluiders
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-05-2019 | 01-05-2019 | Nieuwe regeling | 12-02-2019 | 2019/12165 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem;
gelezen het voorstel d.d. 12 februari 2019
gelet op artikel 2 van de Wet Huis voor klokkenluiders en het bepaalde in artikel 15:2 van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector Gemeenten;
gelet op de door de Ondernemingsraad verleende instemming d.d. 24 december 2018;
In deze regeling wordt verstaan onder:
medewerker: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht of heeft verricht bij de gemeente Haarlem dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht bij de gemeente Haarlem, waaronder niet wordt begrepen de burgemeester, wethouders, raadsleden en griffiemedewerkers;
vermoeden van een misstand: het vermoeden van een medewerker, dat binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente Haarlem sprake is van een misstand, begaan door (een) medewerker(s), betreffende:
(strafbare) misdragingen buiten werktijd die in verband staan tot het functioneren van de medewerker waarop de melding betrekking heeft en die van buitengewoon ernstige aard zijn of schadelijk zijn voor de geloofwaardigheid van een betreffende groep medewerkers of bestuurders en/of de gemeentelijke diensten dan wel de gemeentelijke organisatie in haar geheel;
coördinator integriteit: de medewerker die door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen om de coördinerende contacten te onderhouden met het Meldpunt Integriteit, het bevoegd gezag, de gemeentelijk klachtencoördinator, de vertrouwenspersonen en overige betrokkenen ten aanzien van kwesties waarin vermoedens van misstanden zijn gemeld;
Artikel 2. Bescherming van de melder
De medewerker die met inachtneming van de bepalingen zoals vermeld in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt als gevolg van de melding op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld, voor zover hij te goeder trouw handelt en geen persoonlijk gewin heeft bij de misstand of de melding daarvan.
De werkgever zorgt ervoor dat de melder ook niet op andere wijze bij zijn werk nadelige gevolgen ondervindt van de melding. Als de werkgever na het doen van een melding een benadelende maatregel neemt, motiveert de werkgever waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand. De werkgever spreekt medewerkers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.
De melder kan een beroep doen op de rechtsbijstandsverzekeraar voor gemeentelijk personeel voor juridische bijstand wanneer hij als gevolg van het te goeder trouw doen van een melding nadelige gevolgen ondervindt in zijn rechtspositie tijdens en/of na het volgen van deze regeling en hiervoor in gerechtelijke beroepsprocedures rechtsbijstandskosten moet maken. Hierbij geldt een vrije advocaatkeuze (of jurist). De vergoeding is conform de polisvoorwaarden van de gemeentelijke rechtsbijstandsverzekeraar.
Artikel 3. Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling
Genoemde betrokkenen kunnen, wanneer zij als gevolg van het te goeder trouw doen van een melding nadelige gevolgen ondervinden in hun rechtspositie tijdens en/of na het volgen van deze regeling, eveneens een beroep doen op de rechtsbijstandsverzekeraar als beschreven in het vijfde lid van artikel 2.
Artikel 6. Meldpunt Integriteit
Een lid van het Meldpunt Integriteit verschoont zich van de afhandeling van een melding over zaken waarbij hij in enig opzicht betrokken is of is geweest. Eveneens verschoont hij zich indien er sprake is van feiten of omstandigheden waardoor zijn onpartijdigheid of onafhankelijk oordeel bij de afhandeling van de melding aan twijfel onderhevig zou zijn. Voor zover er meer leden zijn benoemd, handelen de overige leden van het Meldpunt Integriteit de melding af. Indien alle leden van het Meldpunt Integriteit zich verschonen, wijst de gemeentesecretaris voor de afhandeling van de betreffende melding (een) vervangende lid/leden aan.
Een melder kan bij het doen van een melding – onder opgave van redenen – aangeven dat er sprake is van feiten of omstandigheden waardoor de onpartijdigheid of onafhankelijkheid van een lid van het Meldpunt Integriteit bij de afhandeling van de melding aan twijfel onderhevig zou zijn. Het bevoegd gezag beslist in dat geval of deze redenen gegrond zijn. In dit geval handelen de overige leden van het Meldpunt Integriteit, voor zover er meer leden zijn benoemd, de melding af. Indien het voorgaande alle leden van het Meldpunt Integriteit betreft, wijst het bevoegd gezag voor de afhandeling van de betreffende melding (een) vervangende lid/leden aan.
Artikel 7. Vertrouwenspersoon integriteit en ongewenste omgangsvormen
De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die deze in hoedanigheid van vertrouwenspersoon verneemt. De plicht tot geheimhouding vervalt niet na beëindiging van de werkzaamheden als vertrouwenspersoon. Tenzij de wet anders bepaalt, is de vertrouwenspersoon niet gehouden ten opzichte van derden informatie te geven waarover geheimhouding bestaat.
Artikel 8. Wijze van melding doen bij het Meldpunt Integriteit
De medewerker kan naast een directe melding bij het Meldpunt Integriteit ook bij zijn (direct of hogere) leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon melden. In het laatste geval stelt de leidinggevende of de vertrouwenspersoon een ingekomen vermoeden van een misstand onverwijld aan het Meldpunt Integriteit ter beschikking. De leidinggevende resp. de vertrouwenspersoon wordt aangemerkt als melder.
De gemeentelijk klachtencoördinator legt een klacht ingevolge hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, die betrekking heeft op een vermoeden van een misstand, voor aan het Meldpunt Integriteit, na overleg en afstemming hierover met het bevoegd gezag en de coördinator integriteit. De gemeentelijke meldingsprocedure van deze regeling is in dat geval van overeenkomstige toepassing. De gemeentelijk klachtencoördinator wordt aangemerkt als melder.
Artikel 9. Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder
Op een ieder die een melding ontvangt of daarvan wetenschap heeft, rust de verplichting om op zorgvuldige manier met die melding om te gaan. De werkgever zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor het bevoegd gezag en de leden van het Meldpunt Integriteit.
De melding wordt vertrouwelijk behandeld en is alleen bekend bij de leden van het Meldpunt Integriteit en het bevoegd gezag. De identiteit van de melder wordt niet bekend gemaakt zonder zijn uitdrukkelijke schriftelijke toestemming. De melder kan zijn toestemming om zijn identiteit bekend te maken te allen tijde herroepen.
Artikel 11. Standpunt bevoegd gezag
Als duidelijk is dat het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, informeert het bevoegd gezag de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Als de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken is, wordt dit gemotiveerd.
Het bevoegd gezag is niet verplicht een onderzoek voort te zetten, indien de melder naar het oordeel van het bevoegd gezag onvoldoende meewerkt aan een zorgvuldig verloop van het onderzoek of het bewaren van de vertrouwelijkheid van uitkomsten van het onderzoek, of een nieuw feit of een nieuwe omstandigheid bekend wordt, op grond waarvan het bevoegd gezag tot het oordeel komt dat de melding kennelijk ongegrond is.
Artikel 12. Informatie en openbaarmaking
Het bevoegd gezag informeert het college van burgemeester en wethouders. Bij belangrijke en/of gevoelige zaken wordt de raad betrokken conform de “Werkinstructie Toepassing Actieve Informatieplicht en vermoeden van misstanden“ nadat het bevoegd gezag het in het eerste lid bedoelde standpunt heeft ingenomen.
Artikel 13. Externe melding bij de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders
De medewerker kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:
Onderzoeksprotocol vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019
Voor de gemeentelijke (interne) meldingsprocedure en definities van de begrippen medewerker, het Meldpunt Integriteit, melder, vertrouwenspersoon, vermoeden van misstand en bevoegd gezag wordt verwezen naar de Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019. In dit Onderzoeksprotocol wordt verstaan onder :
Beslisdocument: het aangevulde rapport van de onderzoeker, opgemaakt door het Meldpunt Integriteit, op grond waarvan het bevoegd gezag wordt geïnformeerd over het uitgevoerde onderzoek en wordt geadviseerd over het al dan niet nemen van arbeidsrechtelijke of andere maatregelen. Op basis van dit document wordt het bevoegd gezag in staat gesteld een beslissing te kunnen nemen over de melding.
2. Onderzoeksprotocol Vermoeden misstand
In dit protocol wordt beschreven hoe een onderzoek naar een vermoeden van een misstand verloopt. Er gelden diverse regelingen, die van toepassing (kunnen) zijn bij onderzoeken naar misstanden. Te denken valt aan het Ambtenarenreglement 1995, de Ambtenarenwet, de Algemene wet bestuursrecht, de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG), normen in de Haarlemse gedragscode integriteit en de Regeling melding vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019.
Wanneer een vermeende misstand heeft plaatsgevonden, zullen niet in alle gevallen de feiten en omstandigheden van de vermeende misstand van meet af aan duidelijk zijn. Ook de rol van betrokken personen (zoals melder(s), getuigen, betrokkene(n)) is vaak nog onduidelijk. Een onderzoek zal hierover duidelijkheid moeten verschaffen.
Melding van een vermoeden van misstand vindt plaats conform de Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019. De melding wordt door het Meldpunt Integriteit geregistreerd. Zo nodig wordt een intakegesprek gehouden waarin aan de melder om een toelichting van de melder wordt gevraagd. Wat in een intakegesprek wordt besproken wordt door het Meldpunt Integriteit op schrift gesteld en ter lezing aangeboden aan de melder. De melder wordt in de gelegenheid gesteld correcties aan te brengen zodat het gesprek juist is weergegeven. Zoals aangegeven in de Regeling, kunnen ook andere personen door het Meldpunt Integriteit worden gehoord in verband met de beoordeling van de onderzoekswaardigheid van de gedane melding (als bedoeld in punt 4. van dit onderzoeksprotocol).
De melder wordt vooraf in kennis gesteld wie de melding zal opnemen. In het geval de melder te kennen geeft dit bij een ander persoon te willen doen, wordt dit gerespecteerd. Het bevoegd gezag wordt geïnformeerd over alle meldingen die een medewerker van de gemeente betreffen of iemand die namens de gemeente optreedt.
De gemeente Haarlem wil de openheid en transparantie bij misstanden bevorderen en stelt geen onderzoek in op basis van anonieme (schriftelijke) meldingen. Men kan persoonlijk melding doen bij het Meldpunt Integriteit, zodat de betrouwbaarheid en onderzoekswaardigheid kan worden beoordeeld. De mogelijkheid bestaat om vertrouwelijk te melden waardoor bij de verdere behandeling van de melding de persoonsgegevens van de melder niet worden gebruikt; dit betekent (verdere) anonimiteit voor de melder.
4. Beoordeling onderzoekswaardigheid door het Meldpunt Integriteit
Na registratie van een melding beoordeelt het Meldpunt Integriteit of de melding ontvankelijk is, voldoet aan de voorwaarden die in de Regeling zijn opgenomen en of de melding onderzoekswaardig is. Een melding wordt als onderzoekswaardig aangemerkt als:
Bij een vermoeden van een misstand kan het bevoegd gezag de opdracht geven om een onderzoek in te stellen. Het Meldpunt Integriteit coördineert dit onderzoek. Naar oordeel van het bevoegd gezag zal bepaald worden of het onderzoek wordt verricht door een interne of externe onderzoeker. Indien nodig en mogelijk kan het Meldpunt Integriteit zelf een (voor)onderzoek uitvoeren.
5. Niet-onderzoekswaardige meldingen
Als de melding als niet-ontvankelijk, kennelijk ongegrond of anderszins niet-onderzoekswaardig wordt aangemerkt, wordt deze als zodanig voorgelegd aan het bevoegd gezag. Na besluitvorming hierover wordt de melder in ieder geval schriftelijk geïnformeerd. In de brief wordt uitleg gegeven over de reden waarom er geen verder onderzoek wordt gedaan en wordt, indien van toepassing, verwezen naar de persoon of instantie waar de melder wel terecht kan. De melding wordt afgesloten en als niet-ontvankelijk, kennelijk ongegrond of anderszins niet-onderzoekswaardig vastgelegd.
Voor de gevallen waarbij op basis van het gesprek met de melder het vermoeden bestaat dat met opzet een onterechte melding heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld uit rancune) kan het bevoegd gezag besluiten tot een disciplinair onderzoek jegens de melder indien deze werkzaam is als ambtenaar. De uitkomst daarvan kan leiden tot een disciplinaire straf/maatregel.
6. Onderzoekswaardige meldingen
Als het Meldpunt Integriteit de melding als onderzoekswaardig heeft beoordeeld, wordt dit voorgelegd aan het bevoegd gezag met een voorstel voor het vervolg. Over het algemeen zal dit in principe een onderzoek behelzen.
Als er voorafgaand aan het onderzoek, hangende het onderzoek of na afronding van het onderzoek blijkt dat er mogelijk sprake is van een geconstateerd strafbaar feit doet het bevoegd gezag of namens deze de gemeentelijk coördinator integriteit aangifte bij de politie en/of de Officier van Justitie. Ingeval van bedreiging of toepassing van geweld tegen medewerkers in functie of in diens eigendom toebehorende goederen wordt de medewerker gestimuleerd om aangifte te doen bij de plaatselijke politie. In deze situatie kan door of namens de gemeente een steunaangifte worden gedaan.
Mocht er strafrechtelijk onderzoek door politie/officier van justitie ingesteld worden, kan eventueel gelijktijdig een eigen onderzoek uitgevoerd worden (als dit elkaar niet belemmert). Plichtsverzuim kan meer omvatten dan de delictsomschrijving van een specifiek strafbaar feit. Het strafrechtelijk traject en het disciplinair traject zijn afzonderlijke trajecten, waarbij het bevoegd gezag op adequate wijze de verantwoordelijkheid voor het disciplinair traject invult. Wanneer in het kader van het strafrechtelijk onderzoek een proces-verbaal is vervaardigd, is de mogelijkheid aanwezig dat na afhandeling van het strafproces inzage in het proces-verbaal wordt gevraagd bij de Officier van Justitie.
8. Afwegingen ten aanzien van de betrokkene
Indien mogelijk wordt degene tegen wie de melding zich richt zo snel mogelijk door het Meldpunt Integriteit in kennis gesteld van het feit dat er een onderzoek naar zijn handelingen wordt ingesteld. Niet in alle gevallen zal het echter wenselijk zijn dat deze medewerker onmiddellijk wordt geïnformeerd indien dit in het belang van het onderzoek is.
De direct leidinggevende of het verder betrokken management wordt geïnformeerd of betrokken bij het onderzoek zodra dit kan en als het onderzoeksbelang hiermee niet wordt geschaad. Besluitvorming over de wijze, mate en het moment van informeren ligt bij het bevoegd gezag.
Soms brengt de aard van de misstand met zich mee, dat het niet wenselijk is dat betrokkene zich op de werkplek bevindt of zijn functie uitoefent. Tijdens het onderzoek naar een misstand of gedurende de periode dat een strafrechtelijk onderzoek loopt, kan het hierom noodzakelijk zijn een ordemaatregel uit te vaardigen. Ordemaatregelen zijn al die maatregelen die beogen de rust en de orde in de werksituatie te bevorderen, te realiseren of te handhaven. Verder kan met een ordemaatregel worden voorkomen dat bewijsmateriaal, relevant voor het onderzoek, kan worden vernietigd. Ordemaatregelen kunnen slechts worden opgelegd door het daartoe bevoegd gezag.
Indien een onderzoek wordt opgestart naar een OR-lid, of als een OR-lid wordt opgeroepen als getuige in een onderzoek, wordt de voorzitter van de OR vooraf geïnformeerd. Indien de melding de voorzitter van de OR betreft, wordt de vice-voorzitter van de OR geïnformeerd.
Indien sprake is van een onderzoekswaardige melding voert een onderzoeker een onderzoek uit in opdracht van het bevoegd gezag en onder verantwoordelijkheid van het Meldpunt Integriteit. Het onderzoek mag niet worden verricht door een persoon die mogelijk betrokken is bij de vermoede misstand ter voorkoming van mogelijke vooringenomenheid en ongewenste beïnvloeding. Het doel van het onderzoek is te komen tot waarheidsvinding op basis waarvan het Meldpunt Integriteit het bevoegd gezag adviseert of er sprake is van een misstand.
Het bevoegd gezag zal afhankelijk van de omstandigheden een keuze maken voor een interne dan wel een externe onderzoeker. Het onderzoek wordt aangestuurd en gecoördineerd door het Meldpunt Integriteit.
Onderzoek kan zowel door een intern onderzoeker als extern onderzoeker worden verricht. Intern onderzoek betreft zaken van eenvoudige aard ter afdoening van omissies en kennelijk ongegronde zaken. In andere gevallen zal van extern onderzoek gebruik worden gemaakt. Onderzoek door een extern onderzoeker zal dan vaak nodig zijn gezien de complexiteit of gevoeligheid van de aard van de zaak dan wel de benodigde specifieke expertise of gezien de gevergde omvang van onderzoekscapaciteit.
Het bevoegd gezag komt schriftelijk een onderzoeksopdracht overeen met de gekozen onderzoekers. De opdrachtverstrekking bevat de volgende punten:
Bij het onderzoek kan gebruik worden gemaakt van de bevoegdheden die de gemeente Haarlem als werkgever heeft. Deze bevoegdheden zijn gebaseerd op wet- en regelgeving, zoals de Wet Bescherming Persoonsgegevens, de Ambtenarenwet, het Ambtenarenreglement 1995, het Burgerlijk Wetboek. Relevante regelingen voor Haarlem zijn; Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019, Gedragscode Integriteit Haarlem, richtlijnen en protocollen die onderdeel uitmaken van het integriteitsbeleid.
In het geval dat er sprake is van een externe onderzoeker die voor of namens de gemeente Haarlem optreedt, dan gelden dezelfde bevoegdheden, voor zover deze niet in strijd zijn met de wet- en regelgeving.
Onderzoeksbevoegdheden kunnen per onderzoek verschillen en worden – zoveel mogelijk - van tevoren neergelegd in de opdrachtverstrekking aan de onderzoeker.
11. Eisen aan het onderzoekmethoden
Zorgvuldigheid: het onderzoek dient zorgvuldig plaats te vinden. Dit houdt in dat alle rechten en belangen (de belangen van betrokkene, het belang van het onderzoek, het belang van de organisatie, de belangen van getuigen, melder en eventueel benadeelde) worden gewogen. Zorgvuldig onderzoek heeft ook betrekking op de vraag hoe belangen afgewogen dienen te worden.
Subsidiariteit: bij iedere keuze voor een onderzoeksmethode dient afgewogen te worden in hoeverre gekozen wordt voor de minst ingrijpende variant. Concreet houdt dit in dat als de ene onderzoeksmethode door betrokkene als een grotere belasting kan worden ervaren dan een andere onderzoeksmethode, voor de lichtere variant gekozen moet worden.
Proportionaliteit: in het kader van het proportionaliteitsbeginsel dient de verhouding tussen onderzoeksmethode en het onderzoeksbelang te worden gewogen. De lasten voor betrokkene van de onderzoeksmethode kunnen disproportioneel zwaar zijn in vergelijking met te dienen belangen (het onderzoeks- of organisatiebelang).
Rechtmatig: het Meldpunt Integriteit en onder diens aanwijzing werkzame onderzoekers zullen bewijs niet onrechtmatig vergaren en de rechten en plichten van betrokken personen worden in acht genomen.
Te allen tijde onthouden onderzoekers zich van het doen van misleidende mededelingen/gedragingen en het toepassen van ongeoorloofde psychische en/of fysieke druk/dwang.
Hoor en wederhoor: niet alleen de melder van een vermoeden van misstand wordt gehoord maar ook de betrokkene wordt gehoord op hetgeen ten aanzien van hem in de melding is gesteld en wordt in de gelegenheid gesteld om zijn eigen verhaal te vertellen.
12. Interviewen van melder, betrokkene en getuigen als onderzoeksmethode
In het kader van het onderzoek kunnen melder, betrokkene en eventuele getuigen worden verzocht tot het verstrekken van informatie (mondelinge of schriftelijke interviews).
Voor aanvang van het gesprek worden de te interviewen personen op de hoogte gesteld van de aard, het doel van het gesprek (onderzoeksopdracht), de vermoedelijke duur en de persoon die de interviews afneemt. Interviews worden in de regel uitgevoerd door een intern of extern onderzoeker.
Het verzoek tot informatieverstrekking valt te onderscheiden in
De te interviewen persoon mag zich bij het interview laten bijstaan door een raadsman of een vertrouwenspersoon (voor medewerkers) als toehoorder bij het gesprek indien en voor zover deze raadsman c.q. vertrouwenspersoon niet zelf of anderszins betrokken is bij het onderzoek. Inhoudelijk neemt de raadsman (of vertrouwenspersoon) niet deel aan het gesprek als zodanig.
Het betreft hier een gesprek in het feitenonderzoek in een bestuursrechtelijke (ambtenarenrechtelijke) context. De raadsman vervult hier niet dezelfde rol als bij onderzoek in het strafrecht. Bij een onderzoek wordt gesproken met de te interviewen persoon zelf en niet via de raadsman als gemachtigde. De raadsman mag deze persoon bijstaan door aanwezig te zijn bij het onderzoek om toe te zien op een correct verloop van het gesprek en ter ondersteuning.
Een ander persoon kan ook bij het gesprek worden toegelaten, tenzij dit in het belang van het onderzoek of in het belang van derden ongewenst is. De bijstand van een specifieke raadsman (of vertrouwenspersoon) kan geweigerd worden, wanneer er ernstige bezwaren tegen deze persoon rijzen. Met deze mogelijkheid wordt uitermate terughoudend omgesprongen.
Te maken juridische kosten (raadsman) zijn voor eigen rekening en worden niet vergoed, Bij een eventuele vervolgprocedure (bijvoorbeeld bezwaar) is het Besluit Proceskosten bestuursrecht van toepassing.
Medewerkers zijn verplicht mee te werken aan het onderzoek. Dit komt direct voort uit de dienstbetrekking en vloeit voort uit het in het Ambtenarenreglement gemeente Haarlem 1995/CARUWO neergelegde beginsel “handelen zoals een goed ambtenaar betaamt”.
Anders dan in het strafrecht is hier voor ambtenaren niet het beginsel van toepassing dat zij niet hoeven mee te werken aan hun eigen bestraffing. Evenmin hebben zij een zwijgrecht. Wanneer een medewerker niet wil meewerken, levert dit plichtsverzuim op. De medewerking houdt in het verschaffen van informatie ten behoeve van het onderzoek. De informatie die de medewerker verstrekt, dient op waarheid te berusten.
Van het gesprek wordt een gespreksverslag opgemaakt en vervolgens ter verificatie aan de geïnterviewde voorgelegd. Indien de geïnterviewde en de onderzoeker het eens zijn over de inhoud van het verslag, wordt het verslag – eventueel na het aanbrengen van wijziging - geheel definitief vastgesteld.
In bijzondere gevallen kan, na afstemming tussen de onderzoeker en te interviewen persoon, besloten worden om een gesprek op band (audio) op te nemen. De geïnterviewde persoon wordt geïnformeerd dat de bandopname zo spoedig mogelijk en in ieder geval na de afronding van de zaak zal worden vernietigd. De opnamen zullen echter bewaard blijven zolang nodig is voor een eventuele civielrechtelijke, bestuursrechtelijke of strafrechtelijke afhandeling van de zaak. Daarna zullen zij worden vernietigd.
13. Overige soorten onderzoeksmethoden
Onderzoeksmethoden en onderzoeksbevoegdheden kunnen per onderzoek verschillen en worden neergelegd in een werkinstructie als onderdeel van de opdrachtverstrekking aan de onderzoeker. De volgende onderzoeksmethoden zijn - onder andere – mogelijk (niet limitatief):
Raadplegen van dossiers: onder andere personeelsdossiers en dossiers op het gebied van interne administratie en bedrijfsvoering (bijvoorbeeld facturen, contracten, aanbestedingen, offertes (daaronder begrepen het raadplegen van geautomatiseerde systemen met betrekking tot deze dossiers);
Raadplegen van geautomatiseerde bestanden: zoals met betrekking tot personeelsgegevens (o.a. PIMS, YOUPP) en geautomatiseerde betalingssystemen en registratiesystemen (zoals tijd- en toegangsregistratie) om informatie veilig te stellen en te verstrekken;
Geautomatiseerde bestanden bestemd voor de uitvoering van gemeentelijke taken (zoals burgerzaken GBA en sociale dienst) zijn alleen in te zien indien dit noodzakelijk is om een misstand met betrekking tot die taken vast te stellen op basis van de daartoe geldende regelgeving/protocollen met betrekking tot ICT-gebruik, informatiebeveiliging dan wel privacybescherming. Zo nodig vindt overleg plaats met de Chief Information Security Officer Informatiebeveiliging van de gemeente Haarlem;
Raadplegen van e-mail, internetgebruik en communicatiemiddelen: zoals aard, volume en inhoud mailverkeer en frequentie, tijdsduur en soort websites bij internetgebruik op basis van de daartoe geldende regelgeving/protocollen met betrekking tot ICT-gebruik, informatiebeveiliging dan wel privacybescherming. Zo nodig vindt overleg plaats met de Chief Information Security Officer Informatiebeveiliging van de gemeente Haarlem;.
Raadplegen openbare bronnen: zoals Kamer van Koophandel,, Kadaster, Internet.
Doorzoeken van de werkplek: onderzoek kasten, bureau, voertuigen, geautomatiseerde data- en systeembestanden vindt zoveel mogelijk in aanwezigheid van betrokkene plaats en indien wenselijk de direct leidinggevende maar kan in het belang van het onderzoek ook buiten aanwezigheid van betrokkene en leidinggevende plaatsvinden.
Observatie: kan worden gebruikt indien gedragingen van iemand of de benodigde informatie niet rechtstreeks aan betrokkene of een derde kan worden gevraagd in het belang van het onderzoek. Observatie is slechts mogelijk in opdracht van en met toestemming van het bevoegd gezag. De observatie kan zowel binnen werktijd als buiten werktijd plaatsvinden, bijvoorbeeld bij een vermoeden van oneigenlijk ziekteverzuim of het vermoeden van onverenigbare nevenactiviteiten. Observatie, waarbij gebruik gemaakt wordt van een foto- en/of videocamera, is gelegitimeerd op basis van de privacywetgeving.
De duur van het onderzoek is afhankelijk van wederzijdse beschikbaarheid en beschikbaarheid van stukken. Uitgangspunt is om het onderzoek zo kort mogelijk te laten duren.
Gedurende het onderzoek wordt het bevoegd gezag geregeld mondeling door het Meldpunt Integriteit op de hoogte gehouden over de voortgang ervan.
Voorafgaand aan, gedurende en na afloop van het onderzoek stelt het Meldpunt Integriteit zonder toestemming van het bevoegd gezag geen informatie aan derden ter beschikking, tenzij het Meldpunt Integriteit daartoe door een wettelijk voorschrift of gerechtelijke uitspraak wordt verplicht. Het bevoegd gezag en niet het Meldpunt Integriteit, is te allen tijde eigenaar van de onderzoeksinformatie.
Het is de verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag op welke wijze de melder, betrokkene en getuigen worden geïnformeerd over het onderzoek en de resultaten ervan. Verstrekking aan de media, aan het publiek, de eigen organisatie en overige personen van informatie over het onderzoek geschiedt door het bevoegd gezag, na voorafgaande kennisgeving aan het Meldpunt Integriteit. Op verzoek kan het Meldpunt Integriteit hierover adviseren.
16. Afronding onderzoek door middel van feitenrapportage.
Na afronding van het onderzoek stelt de onderzoeker een objectieve feitenrapportage op. In de feitenrapportage worden de onderzoeksbevindingen vastgelegd en wordt verantwoording afgelegd over de wijze waarop informatie is vergaard. Het feitenrapport bevat alle relevante (onderdelen van) gespreksverslagen en overige informatie die gedurende het onderzoek is verkregen. In de rapportage melding wordt tevens verantwoording afgelegd over de wijze waarop de informatie is vergaard en wordt eventueel relevante wet- en regelgeving vermeld.
Na afronding van het onderzoek door de onderzoeker wordt aan de hand van de feitenrapportage een beslisdocument opgesteld door het Meldpunt Integriteit. In het beslisdocument wordt een samenvatting van onderzoeksgegevens opgenomen en voorzien van een advies aan het bevoegd gezag. Dit advies kan bijvoorbeeld arbeidsrechtelijk van aard zijn (disciplinaire maatregel), beleidsmatig (uitwerken beleid n.a.v. misstand), procedureel opstellen/aanscherpen procedures), of advies voor een mogelijk vervolgtraject worden gegeven (bijv. aandacht voor cultuur, gedragscode).
Het opmaken van het beslisdocument is binnen het Meldpunt Integriteit een separaat traject van het onderzoek waarbij de onafhankelijkheid en objectiviteit zijn gewaarborgd.
Een beslisdocument wordt ook opgemaakt in het geval dat een onderzoek moet worden gestaakt, b.v. omdat een strafrechtelijk onderzoek wordt opgestart.
Het beslisdocument wordt aangeboden aan het bevoegd gezag, meestal de gemeentesecretaris.
Het bevoegd gezag beslist of de rapportage melding al dan niet aanleiding geeft tot het kwalificeren van de gedragingen als plichtsverzuim. Het bevoegd gezag overweegt of het beslisdocument aanleiding geeft een voornemen tot disciplinaire bestraffing op basis van het Ambtenarenreglement 1995. Nadat het beslisdocument is aangeboden neemt het bevoegd gezag binnen twee weken een beslissing. Het bevoegd gezag informeert het college van burgemeester en wethouders in ieder geval over de melding en de wijze van afdoening.
De stukken worden opgenomen in het integriteitarchief en in voorkomende gevallen het personeelsdossier.
18. Communicatie tijdens het onderzoek
In het kader van hoor en wederhoor wordt de betrokkene tegen wie het onderzoek is gericht, zo snel mogelijk in kennis gesteld van het feit dat er een onderzoek is ingesteld naar zijn/haar handelingen, indien dit niet strijdig is met het onderzoeksbelang. Dit gebeurt uiterlijk op het moment waarop betrokkene uitgenodigd wordt voor een verantwoordingsgesprek in het kader van een disciplinair traject.
In verband met vertrouwelijkheid ten aanzien van de identiteit van de melder wordt diens naam niet bekend gemaakt bij derden of de betrokkene ten aanzien van wie de melding is gedaan.
Ook de melding zelf wordt niet aan een betrokkene verstrekt, tenzij op grond van een wettelijke verplichting of als de melder hiervoor toestemming geeft. Betrokkene wordt in het bezit gesteld van een afschrift van zijn eigen gespreksverslag.
Getuigen en derden worden desgewenst in het bezit gesteld van een afschrift van hun eigen gespreksverslag. In belang van het onderzoek kan dit afschrift op een later tijdstip ter beschikking worden gesteld.
19. Communicatie na afronding onderzoek
Het Meldpunt Integriteit laat de betrokkene wie de melding betreft na afloop van het onderzoek weten dat het onderzoek is afgerond.
Als geen misstand is vastgesteld, wordt dit aan betrokkene medegedeeld.
Als er wel sprake is van een misstand, volgt in de meeste gevallen een rechtspositioneel/disciplinair traject en is het de (direct) leidinggevende die de vervolgprocedure mededeelt aan de betrokkene.
De melder, eventuele benadeelden en getuigen krijgen na afloop van het onderzoek bericht dat het onderzoek is afgerond.
20. Wat gebeurt er met onderzoeksgegevens?
Het Meldpunt Integriteit verstrekt de rapportage alleen aan de opdrachtgever, dat is het bevoegd gezag. De dossiers van het Meldpunt worden bewaard conform dezelfde richtlijnen als personeelsdossiers, maar op een aparte locatie die alleen toegankelijk is voor functionarissen van het Meldpunt.
Na afloop van een onderzoek kan een betrokkene inzage krijgen in het personeelsdossier en het beslisdocument zoals door het Meldpunt Integriteit naar het bevoegd gezag is gestuurd. Er wordt geen inzage gegeven in de rapportage melding en er worden bij een vertrouwelijke melding geen namen kenbaar gemaakt.
In voorkomende gevallen kan het bevoegd gezag besluiten om betrokkene inzicht te geven in de rapportage van de melding. Indien de melder geen instemming heeft verleend tot het kenbaar maken van de Identiteit van de melder wordt de melding vertrouwelijk behandeld.
Het Meldpunt Integriteit geeft aan betrokkene geen inzage in stukken van een onderzoek als daarmee de privacy van anderen kan worden geschonden, tenzij het op grond van wet- of regelgeving verplicht is.
Na het onderzoek wordt aan interne en externe betrokkenen gevraagd of behoefte is aan nazorg. Als dit zo is, dan wordt dit door de werkgever geboden. Gesprekken met bovenstaande personen kunnen individueel of groepsgewijs plaats vinden, met de opdrachtgever of (hogere) leidinggevende. Het Meldpunt kan ondersteuning geven aan deze gesprekken.
Een afgerond onderzoek naar een vermoeden van misstand kan aanleiding zijn om in (een) bijeenkomst(en) met medewerkers van de betreffende afdeling lering te trekken uit wat is voorgevallen. Indien de misstand betrekking heeft op het terrein van informatiebeveiliging vindt altijd terugkoppeling naar de Chief Informatie Security Officer plaats.
Een uitkomst van het (voor)onderzoek kan ook zijn dat betrokkene geen misstand heeft gepleegd. Soms kan dat pas worden aangetoond na een zwaar onderzoek waarbij betrokkene in het belang van het onderzoek is geschorst. Indien aan de orde kan ten aanzien van betrokkene eerherstel of rectificatie worden verleend.