CVDR623792_1Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden houdende regels omtrent de AttentieregelingnlregelingVijfheerenlanden2019-05-04Vijfheerenlandengmb-2019-103960AttentieregelingOnbekendcollege van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2019-01-01De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2019-05-042020-01-01nieuwe regelingOnbekend.Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden houdende regels omtrent de AttentieregelingAttentieregeling Vijfheerenlanden 2019HRM beheert het budget dat voor de uitvoering van de attentieregeling beschikbaar is gesteld. Een aantal zaken van uit de attentieregeling heeft fiscale gevolgen die in de toepassing door de salarisadministratie worden gecontroleerd. De uitvoering van de regeling ligt bij de onderscheiden teams binnen onze organisatie (facturen via Fin naar HRM).RegelingDe formele inhoud van de attentieregeling is te vinden in RAP. In de regeling zijn de bedragen van attenties opgenomen die van toepassing zijn bij verschillende gelegenheden (jubileum, huwelijk, afscheid, etc.). Het is handig om de zorgdrager binnen je team de attentie te laten regelen, maar dat kan uiteraard ook met of door collega’s binnen het team worden opgepakt.GratificatieGratificatiebedragen die in de regeling staan, worden verrekend via het salaris. De salarisadministratie stelt een brief op en zorgt dat deze door de netwerkmanager wordt uitgereikt. Het signaal dat er iets geregeld moet worden, komt in de meeste gevallen via een collega van de salarisadministratie. Alleen bij nieuwe medewerkers (bloemetje), bij geboorte en bij afscheid dient de zorgdrager dan wel het team, zelf het initiatief te nemen.GeschenkWanneer er gesproken wordt van een ‘geschenk’ dan mag dit een cadeau, VVV-bon of geldbedrag (altijd via de salarisadministratie) zijn.Voorbeeld cadeau en VVV-bon:
De zorgdrager (of een andere medewerker) van een team koopt een cadeau en laat de factuur (met daarop vermeld voor wie de bon bestemd is) naar de gemeente sturen ter attentie van het team Financiën. Dit kan per mail via facturen@vijfheerenlanden.nl. De afdeling Financiën betaalt de factuur aan het bedrijf waar het cadeau is gekocht.
Wanneer dit niet mogelijk is, kan de zorgdrager het bedrag voorschieten en de betaalde factuur declareren bij het team Financiën samen met het ingevulde Mutatieformulier Attentielijst. Let op dat je er altijd bij zet voor wie het cadeau bedoeld is.
Een derde mogelijkheid is om een voorschot te vragen om een cadeau te kunnen kopen. Stuur in dat geval een mailtje naar de salarisadministratie. Zij geven dan opdracht aan Financiën om het voorschot uit te betalen op de rekening van de zorgdrager. Achteraf dient dan wel een factuur overlegd te worden.
Voorbeeld geldbedrag:
Per mail kun je een verzoek indienen bij de salarisadministratie om een bepaald bedrag op de rekening van de betreffende medewerker te storten. De salarisadministratie maakt een betaalopdracht voor Financiën en deze zorgt ervoor dat het bedrag op de gewenste datum wordt overgemaakt naar de medewerker. Tijdens de festiviteit kan er dan bijvoorbeeld een zelfgemaakte bon cadeau worden gedaan (HRM plaatst een voorbeeld van een te gebruiken cheque in de betreffende toolkit op intranet).
Er mag dus geen envelop met geld gegeven worden!
ReceptieWanneer er een interne receptie geregeld moet worden, bijvoorbeeld bij een afscheid van een collega, kun je een beroep doen op een medewerker van het team Managementondersteuning en het team Facilitaire Zaken. Dit kun je doen door een zaak aan te maken in zaaksysteem (zaaktype: Melding Facilitair).Deze regeling is in principe niet van toepassing op bestuurders (raadsleden, wethouders, burgemeester).De waarde van de cadeaus, bloemen etc. wordt geacht inclusief het BTW-bedrag te zijn (factuurwaarde).De vermelde waarde van het boeket bloemen is exclusief bezorgkosten (de in de regeling genoemde waarde wordt dus verhoogd met de bijkomende kosten).
, Bij de hiernaast staande bloemisten kunnen bloemen worden besteld., Afspraak is, dat er alleen geleverd wordt met een duidelijke mail waarin staat:wie er besteld,waar de rekening naar toe moet,wat de reden is,en de gegevens van de bestelling (wat, voor wie, en voor hoeveel euro)., Vianen:Krijnen, Wealth of FlowersVoorstraat 80-82, 4132 AT Vianen Tel.nr. 0347 372 248 Mailadres: admin@krijnenwealthflowers.nl, Ameide:Bloemsierkunt Ron KersbergenBloemsierkunst Ron Kersbergen J.W. van Puttestraat 2, 4233 EL Ameide Tel.nr. 0183 601 356 Mailadres: info@ronkersbergen.nl, Meerkerk:Bloemisterij 't OnderhuisGorinchemsestraat 74, 4231 BJ Meerkerk Tel.nr. 0183 351 397 Mailadres: info@onderhuis.com, Meerkerk:Bloembinderij De WatermolenKerkstraat 4, 4231 BX Meerkerk Tel.nr. 0183 353 124 Mailadres: post@indewatermolen.nl, Leerdam:Bloemenboetiek FluitekruidWestwal 8, 4141 AP Leerdam Tel.nr. 0345 631 174 Mailadres: bloemenleerdam@live.nl , Verhoeks bloemenMeentplein 4, 4141 AE Leerdam Tel.nr. 0345 613 112 Mailadres: info@verhoeksbloemen.nl, Bloem & Zo bij Ilse Europaplein 17-18 4142CC Leerdam Tel: 0345-632010 Mail: info@bloemenzoilse.nl, In dienst van de gemeente:Een welkomstboeket (t.w.v. € 15,00) op de eerste werkdag., Het welkomstboeket wordt voor iedere nieuw in dienst tredende medewerker die tenminste voor de periode van één maand in dienst treedt, verzorgd. Dus ook voor de stagiair, inhuurkracht, payroller etc.)., In dienst van de gemeente:12 ½ jaar: € 100,00 (netto) , bloemen voor € 15,00., Koffie en gebak verzorgt de medewerker zelf of dit wordt door het team verzorgd (niet voor rekening van de werkgever)., Geldsom wordt symbolisch in de vorm van een (standaard) cheque op de dag van het jubileum overhandigd. De (netto) waarde van het cadeau wordt vervolgens in de maand waarin het jubileum valt, verloond via de salarisadministratie., Voor de voormalige GLZ-medewerkers geldt tot 1 januari 2021 een overgangsregeling voor de 12,5-jarige jubileumgratificatie. Betrokkenen zijn hierover schriftelijk geïnformeerd., In dienst van de gemeente:25 jaar: € 200,00 (netto), bloemen voor € 15,00., Koffie en gebak verzorgt de medewerker zelf of dit wordt door het team verzorgd (niet voor rekening van de werkgever). Het cadeaubedrag is aangepast met oog op evenwichtiger verdeling., Geldsom wordt symbolisch in de vorm van een (standaard) cheque op de dag van het jubileum overhandigd. De (netto) waarde van het cadeau wordt vervolgens in de maand waarin het jubileum valt, verloond via de salarisadministratie., In dienst van de gemeente:40 jaar of 50 jaar: € 300,00 (netto), bloemen voor € 15,00., Koffie en gebak verzorgt de medewerker zelf of dit wordt door het team verzorgd (niet voor rekening van de werkgever)., Geldsom wordt symbolisch in de vorm van een (standaard) cheque op de dag van het jubileum overhandigd. De (netto) waarde van het cadeau wordt vervolgens in de maand waarin het jubileum valt, verloond via de salarisadministratie., Overheidsdienst:25 jaar: € 200,00 (netto) en gratificatie CAR (50% bruto-maandsalaris netto), bloemen € 15,00; uit eten met collega’s van het team tot maximaal € 35,00 per persoon., Indien gemeente- en overheidsjubilea samenvallen, geldt de meest gunstige regeling (geen dubbeling!) Wil de jubilaris ook collega’s van andere teams uitnodigen dan geschiedt dit op eigen kosten (niet voor rekening van de werkgever)., Geldsom wordt symbolisch (met begeleidende brief) in de vorm van een (standaard) cheque op de dag van het jubileum overhandigd. De (netto) waarde van het cadeau wordt vervolgens in de maand waarin het jubileum valt, verloond via de salarisadministratie., Overheidsdienst:40 jaar of 50 jaar: € 300,00 (netto) en gratificatie CAR (volledig bruto maandsalaris netto), bloemen € 15,00; uit eten met collega’s van het team tot maximaal € 35,00 per persoon., Indien gemeente- en overheidsjubilea samenvallen, geldt de meest gunstige regeling (geen dubbeling!) , Wil de jubilaris ook collega’s van andere teams uitnodigen dan geschiedt dit op eigen kosten (niet voor rekening van de werkgever)., Geldsom wordt symbolisch (met begeleidende brief) in de vorm van een (standaard) cheque op de dag van het jubileum overhandigd. De (netto) waarde van het cadeau wordt vervolgens in de maand waarin het jubileum valt, verloond via de salarisadministratie., Geboorte/adoptie:Geschenk van € 50,00 en bloemen € 15,00., Van belang is – uiteraard – dat de uitvoerder van de regeling in kennis is/wordt gesteld van het heuglijke feit!, Schriftelijke gelukwensen worden niet door/namens de werkgever verstuurd (geschiedt via het team door de zorgdrager)., Huwelijk of Geregistreerd Partnerschap:Geschenk € 100,00 en bloemen € 15,00, Voorwaarde is dat de werkgever formeel in kennis is gesteld door de medewerker., Schriftelijke gelukwensen worden niet door/namens de werkgever verstuurd (geschiedt via het team door de zorgdrager)., Afscheid: Vertrek uitzendkracht/stagiair/payroller (die tenminste één maand bij de gemeente is geweest): VVV Cadeaukaart t.w.v. € 15,00 en bloemen € 15,00., We maken geen onderscheid meer naar de duur van het dienstverband., Afscheid: Binnen 5 jaar na indiensttreding (maar langer dan 6 maanden): Cadeau van € 25,00 en bloemen € 15,00., De ‘grens’ is opgeschoven van 3 naar 5 jaar. Of het afscheid met koffie-en-gebak wordt opgeluisterd is aan de medewerker/het team zelf (niet voor rekening van de werkgever)., Afscheid: Vanaf 5 jaar in dienst: Receptie op kosten van de werkgever. Indien geen receptie: Afscheidsdiner (eventueel met partner en evt. kinderen) met directe collega’s , budget max € 50,00 per persoon tot een maximum van € 1.000,00. Cadeau € 25,00 per volledig dienstjaar (max € 250,00) + bloemen € 15,00 , Bestaat het team uit meer dan 20 personen dan beslist de directie in voorkomende gevallen over het beschikbaar te stellen budget., Voor directieleden vindt bij afscheid maatwerk plaats. Traktatie c.a. is aan de medewerker zelf (niet voor rekening van de werkgever). Het onderscheid tot 10 jaar en vanaf 10 jaar dienstverband is uit de regeling geschrapt. Om te voorkomen dat ‘de hele organisatie’ mee uit eten gaat, is een maximum te gesteld (de medewerker betaalt een eventuele overschrijding zelf)., Zieken: De medewerker die langer dan een week in een ziekenhuis is opgenomen, ontvangt een boeket bloemen ter waarde van € 25,00. Is een medewerker langdurig ziek, dan ontvangt hij/zij na een maand een fruitmand of boeket bloemen ter waarde van € 25,00. Wanneer de duur van de ziekte hiertoe aanleiding geeft, kan dit gebaar herhaald worden., Er is een meer algemene toelichtende tekst opgenomen., Overlijden: Bij overlijden medewerker twee rouwstukken met linten (van gemeentebestuur en van medewerkers) ter waarde van € 75,00; plaatsen advertenties in plaatselijke krant. Condoleancebrief aan familie. Samenstellen gedenkboek, evt. inrichten herdenkingsruimte. Bij overlijden van naaste familieleden medewerk(st)er (kinderen, kleinkinderen en (schoon) ouders) wordt een condoleancebrief gestuurd., Receptie mogelijkheden:Leerdam: Kantine stadskantoor en/of gebouw buitendienst. Vianen: Burgerzaal in Stadhuis; Stadswerf Sportlaan en (voor de medewerkers van Helsdingen) Sportcentrum Helsdingen. Zederik: Kantine gemeentehuis.