Organisatie | Vijfheerenlanden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden houdende regels omtrent de Attentieregeling |
Citeertitel | Attentieregeling |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-05-2019 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 01-01-2019 |
Attentieregeling Vijfheerenlanden 2019
HRM beheert het budget dat voor de uitvoering van de attentieregeling beschikbaar is gesteld. Een aantal zaken van uit de attentieregeling heeft fiscale gevolgen die in de toepassing door de salarisadministratie worden gecontroleerd. De uitvoering van de regeling ligt bij de onderscheiden teams binnen onze organisatie (facturen via Fin naar HRM).
De formele inhoud van de attentieregeling is te vinden in RAP. In de regeling zijn de bedragen van attenties opgenomen die van toepassing zijn bij verschillende gelegenheden (jubileum, huwelijk, afscheid, etc.). Het is handig om de zorgdrager binnen je team de attentie te laten regelen, maar dat kan uiteraard ook met of door collega’s binnen het team worden opgepakt.
Gratificatiebedragen die in de regeling staan, worden verrekend via het salaris. De salarisadministratie stelt een brief op en zorgt dat deze door de netwerkmanager wordt uitgereikt. Het signaal dat er iets geregeld moet worden, komt in de meeste gevallen via een collega van de salarisadministratie. Alleen bij nieuwe medewerkers (bloemetje), bij geboorte en bij afscheid dient de zorgdrager dan wel het team, zelf het initiatief te nemen.
Wanneer er gesproken wordt van een ‘geschenk’ dan mag dit een cadeau, VVV-bon of geldbedrag (altijd via de salarisadministratie) zijn.
De zorgdrager (of een andere medewerker) van een team koopt een cadeau en laat de factuur (met daarop vermeld voor wie de bon bestemd is) naar de gemeente sturen ter attentie van het team Financiën. Dit kan per mail via facturen@vijfheerenlanden.nl. De afdeling Financiën betaalt de factuur aan het bedrijf waar het cadeau is gekocht.
Een derde mogelijkheid is om een voorschot te vragen om een cadeau te kunnen kopen. Stuur in dat geval een mailtje naar de salarisadministratie. Zij geven dan opdracht aan Financiën om het voorschot uit te betalen op de rekening van de zorgdrager. Achteraf dient dan wel een factuur overlegd te worden.
Per mail kun je een verzoek indienen bij de salarisadministratie om een bepaald bedrag op de rekening van de betreffende medewerker te storten. De salarisadministratie maakt een betaalopdracht voor Financiën en deze zorgt ervoor dat het bedrag op de gewenste datum wordt overgemaakt naar de medewerker. Tijdens de festiviteit kan er dan bijvoorbeeld een zelfgemaakte bon cadeau worden gedaan (HRM plaatst een voorbeeld van een te gebruiken cheque in de betreffende toolkit op intranet).
Wanneer er een interne receptie geregeld moet worden, bijvoorbeeld bij een afscheid van een collega, kun je een beroep doen op een medewerker van het team Managementondersteuning en het team Facilitaire Zaken. Dit kun je doen door een zaak aan te maken in zaaksysteem (zaaktype: Melding Facilitair).
Deze regeling is in principe niet van toepassing op bestuurders (raadsleden, wethouders, burgemeester).
De waarde van de cadeaus, bloemen etc. wordt geacht inclusief het BTW-bedrag te zijn (factuurwaarde).
De vermelde waarde van het boeket bloemen is exclusief bezorgkosten (de in de regeling genoemde waarde wordt dus verhoogd met de bijkomende kosten).