Organisatie | 's-Gravenhage |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling tot vaststelling van de Organisatieregeling gemeente Den Haag 2019 |
Citeertitel | Organisatieregeling gemeente Den Haag 2019 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Regeling tot vaststelling van de Organisatieregeling gemeente Den Haag 2019 |
Geen
artikel 160 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2019 | nieuwe regeling | 11-12-2018 | RIS301358 BSD/2018.578 |
gelet op artikel 160 van de Gemeentewet
besluit vast te stellen de Organisatieregeling gemeente Den Haag 2019:
Organisatieregeling gemeente Den Haag 2019
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
Hoofdstuk 2 Bestuurlijke organisatie
Het college stelt in het Uitvoeringsbesluit Verantwoordelijkheidsverdeling vast wie de burgemeester vervangt bij diens verhindering of ontstentenis. De grootte van de collegepartij en de anciënniteit van de wethouders bepaalt daarbij zodanig de volgorde dat de langstzittende wethouder van de grootste fractie eerste loco-burgemeester wordt, de langstzittende wethouder uit de tweede fractie tweede locoburgemeester, enzovoort.
Het college stelt vast welke nevenfuncties de collegeleden uitoefenen uit hoofde van hun functie en neemt kennis van overige nevenfuncties. Deze nevenfuncties worden openbaar gemaakt. Deze nevenfuncties worden opgenomen in het door de gemeentesecretaris bij te houden openbaar register, zoals bedoeld in artikel 3.14, eerste lid, onder a.
Artikel 2.2Portefeuilleverdeling
De coördinerend portefeuillehouder is ten aanzien van de in het Uitvoeringsbesluit Verantwoordelijkheidsverdeling aangewezen beleidsterreinen bestuurlijk verantwoordelijk voor:
a. de beleidsvoorbereiding, besluitvorming en beleidsuitvoering en het daarmee verbonden beheer van middelen binnen de daarvoor gestelde kaders;
De coördinerend portefeuillehouder met een beleidsondersteunend werkveld is ten aanzien van het in het Uitvoeringsbesluit Verantwoordelijkheidsverdeling aangewezen ondersteunende werkveld op het terrein van communicatie, financiën en control, inkoop, organisatie en personeel, data, informatievoorziening en automatisering, juridische zaken, huisvesting en facilitaire dienstverlening, bestuurlijk verantwoordelijk voor:
a. het zorg dragen voor de ontwikkeling en eenheid van het concern;
b. de voorbereiding, besluitvorming en bewaking van concernkaders;
c. de planning en control op concernniveau;
d. de zorg voor het gemeentelijk informatiesysteem en de informatievoorziening;
De stadsdeelwethouder is ten aanzien van het in het Uitvoeringsbesluit Verantwoordelijkheidsverdeling aangewezen stadsdeel verantwoordelijk voor:
a. de totstandkoming, voortgangs- en kwaliteitsbewaking van het stadsdeelplan en -programma;
b. de besteding van het flexibel budget in het stadsdeelplan en -programma;
c. de afstemming van de uitvoering van gemeentelijke activiteiten binnen zijn stadsdeel;
d. het signaleren van knelpunten in de uitvoering van centraal aangestuurde gemeentelijke activiteiten in zijn stadsdeel waarbij twee of meer portefeuilles betrokken zijn en het zorgdragen voor het vinden van oplossingen;
e. het bevorderen van de totstandkoming van nieuwe (en vernieuwende) vormen van burgerbetrokkenheid in zijn stadsdeel;
f. het optreden als aanspreekpunt voor de commissie voor de stadsdelen met betrekking tot bovensectorale stadsdeelaangelegenheden.
Artikel 2.3Beleidsvoorstellen coördinerend portefeuillehouder
Beleidsvoorstellen waarvoor meerdere coördinerend portefeuillehouders naar hun oordeel in vergelijkbare mate bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen, worden onder gemeenschappelijke verantwoordelijkheid aangeboden aan het college, dan wel ter voorvisie aangeboden aan coördinerend portefeuillehouders. Dit alles conform het reglement van orde, bedoeld in artikel 3.14, eerste lid, onder a.
Hoofdstuk 3Ambtelijke organisatie
Artikel 3.1Kaders van het college
Het college stelt de kaders voor de inrichting van de ambtelijke organisatie vast in deze Organisatieregeling.
Artikel 3.2Hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie
Het college stelt de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast. Dit betreft de aanwijzing van diensten en uitvoeringsorganisaties bedrijfsvoering en de toewijzing van de beleidsvelden aan deze diensten. Een beleidsveld bestrijkt het overheidshandelen voor een thema of terrein van de samenleving. Het college kan besluiten tot instellen, wijzigen of opheffen van diensten, van uitvoeringsorganisaties bedrijfsvoering en van andere onderdelen van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie.
Een dienst of uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering wordt functioneel aangestuurd door de portefeuillehouder waaraan in het Uitvoeringsbesluit verantwoordelijkheidsverdeling de verantwoordelijkheid voor het betrokken beleidsterrein is toegewezen, of door de portefeuillehouders waaraan onderdelen van het betrokken beleidsterrein zijn toegewezen.
Aanpassing van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vindt plaats onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van de coördinerend wethouder aan wie de portefeuille gemeentelijke organisatie is toegewezen en de portefeuillehouder(s) van de betrokken dienst(en). Bij organisatorische wijziging zoals privatisering, externe verzelfstandiging of fusie tussen diensten of uitvoeringsorganisaties bedrijfsvoering, draagt de algemeen directeur dienst of directeur uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering van het desbetreffende organisatieonderdeel waarbinnen organisatieonderdelen van een andere dienst of uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering worden ondergebracht, de eindverantwoordelijkheid voor de realisatie en procesgang, en rapporteert via de algemeen directeur Den Haag en de coördinerend portefeuillehouder aan wie de portefeuille gemeentelijke organisatie is toegewezen hierover aan het college. De formele wijziging van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie is voorbehouden aan het college.
Aanpassing van de hoofdstructuur van een dienst en majeure organisatieontwikkelingen binnen een dienst met dienstoverstijgende effecten, worden in de voorbereiding door de algemeen directeur dienst voor advies aan de directeur P&O voorgelegd en afgestemd met de coördinerend portefeuillehouder(s). Vervolgens wordt het voorstel door de algemeen directeur dienst voorgelegd aan de algemeen directeur Den Haag, vanuit diens verantwoordelijkheid voor de gemeentebrede samenhang in taken en structuur. De algemeen directeur Den Haag draagt vervolgens zorg voor afstemming met de coördinerend portefeuillehouder gemeentelijke organisatie en voor de accordering van het organisatievoorstel.
De Bestuursdienst is op concernniveau verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:
. bestuurs- en concernondersteuning en –advisering aan de algemeen directeur Den Haag en het GMT;
. openbare orde en veiligheid;
. communicatie en citybranding;
. financiën, Treasury, inkoop, verbonden partijen, doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken;
. data, informatievoorziening en automatisering;
Het college regelt in afzonderlijke uitvoeringsbesluiten, waaronder het Uitvoeringsbesluit Financieel beheer en beleid, het Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer, het Uitvoeringsbesluit Audit Committee, het Uitvoeringsbesluit Doelmatig- en doeltreffendheidonderzoek en het Uitvoeringsbesluit Verbonden partijen, de verantwoordelijkheid en de werkwijze van de directeur Financiën en het uitvoeringsbesluit Buitenlands beleid en het uitvoeringsbesluit Burgercontacten voor overige betrokkenen.
Artikel 3.5Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn
De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn is verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:
Artikel 3.6Dienst Publiekszaken
De dienst Publiekszaken is verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:
Artikel 3.7Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten
De dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten is verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:
De dienst Stadsbeheer is verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:
Artikel 3.9Dienst Stedelijke Ontwikkeling
De dienst Stedelijke Ontwikkeling is verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:
Artikel 3.10Gemeentelijk Accountantsdienst
De Gemeentelijke Accountantsdienst is, met in achtneming van haar onafhankelijke positie, verantwoordelijk voor de volgende doelen en taken:
. onderzoeken inzake de getrouwheid en/of de rechtmatigheid van gemeentelijke verantwoordingen zoals de gemeentelijke jaarrekening, ENSIA, informatieveiligheid, privacy en (andere) bijzondere onderzoeken;
. onderzoeken op verzoek van de Rekeningencommissie naar door het college opgestelde verantwoordingsrapportages over processen en projecten;
. ondersteuning van de griffie en raad bij het secretariaat van de Rekeningcommissie;
. toezicht naleving Algemene subsidieverordening, rechtmatigheid Jeugdwet en WMO en convenant Horizontaal Toezicht.
Uitvoeringsorganisaties bedrijfsvoering
Artikel 3.11Uitvoeringsorganisaties bedrijfsvoering
De uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering functioneert op basis van een opdrachtgevers-opdrachtnemersrelatie met vastgelegde afspraken die gelden voor alle diensten, vastgesteld door het GMT en op basis van aanvullende overeenkomsten die zijn vastgesteld tussen de uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering en de afzonderlijke diensten.
Artikel 3.3, tweede en derde lid, is van overeenkomstige toepassing op de uitvoeringsorganisaties bedrijfsvoering. Als een voorgenomen organisatorische aanpassing van een uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering doorwerking heeft op de dienstverlening aan de diensten, wordt het voorstel voor instemming voorgelegd aan het GMT.
Artikel 3.12Bedrijfsvoerings Expertisecentrum
Het Bedrijfsvoerings Expertisecentrum is verantwoordelijk voor de interne dienstverlening ten aanzien van gebundelde advies- en expertisetaken op het gebied van:
Artikel 3.13Intern Dienstencentrum
Het Intern Dienstencentrum is verantwoordelijk voor de interne dienstverlening ten aanzien van uitvoerende taken op het gebied van:
Artikel 3.14Gemeentesecretaris / algemeen directeur Den Haag
De gemeentesecretaris / algemeen directeur van de gemeente Den Haag, tevens algemeen directeur van de Bestuursdienst:
a. is secretaris van het college, draagt zorg voor de vastlegging en verdeling van taken en bevoegdheden binnen het college in het Uitvoeringsbesluit Verantwoordelijkheidsverdeling, onderhoudt een openbaar register van de nevenfuncties van de burgemeester en wethouders al dan niet uit hoofde van hun functie en draagt zorg voor een reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college;
b.geeft directe leiding aan de algemeen directeuren dienst en de directeuren uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering en geeft leiding aan het proces om te komen tot een gemeentebrede strategische agenda alsmede de organisatieontwikkelingsagenda en bewaakt de voortgang daarvan;
c. is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de concernkaderstelling en planning en control, onverlet artikel 3.17, en stuurt de directeuren van de Bestuursdienst hiërarchisch, functioneel en operationeel aan;
d. is ambtelijk verantwoordelijk voor de werving en selectie van de algemeen directeuren dienst, de directeuren uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering en de directeur GAD;
e. stelt een instructie op over de informatievoorziening en bijstand van het ambtelijk apparaat aan de griffie, de raad en individuele raadsleden en stelt een instructie op over de informatievoorziening van het ambtelijk apparaat aan de ombudsman.
Voor de uitoefening van hun bevoegdheden verlenen het college en de burgemeester mandaat en volmacht aan de algemeen directeur Den Haag, met inachtneming van artikel 3.15. De algemeen directeur Den Haag kan een aantal van zijn bevoegdheden overdragen aan leden van de ambtelijke organisatie voor zover beschreven in deze regeling of bij een apart besluit.
Artikel 3.15Algemeen directeur dienst
a. is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de algemene leiding (beleid, uitvoering en bedrijfsvoering) van de dienst, met inbegrip van de financiële verantwoordelijkheid voor resultaten en producten, onverlet artikel 3.17;
b. heeft de daartoe benodigde financiële en algemene mandaten zoals door het college vastgelegd in de voor zijn dienst toepasselijke hoofdstukken van de gemeentelijke mandaatregelingen. De algemeen directeur dienst krijgt de daartoe benodigde personele mandaten in ondermandaat van de algemeen directeur Den Haag. De (onder)mandaten en (onder)volmachten binnen een dienst worden schriftelijk vastgelegd in de mandaatregeling van die dienst;
c. draagt zorg voor een integrale benadering van de werkzaamheden van de dienst en voor de samenwerking met andere daarbij betrokken diensten en uitvoeringsorganisaties bedrijfsvoering;
d. stuurt de directeuren binnen de dienst hiërarchisch, functioneel en operationeel aan;
e. is gehouden aan de concernbrede beleidskaders met betrekking tot bedrijfsvoering en functionele kaderstelling als bedoeld in artikel 3.18, waarbinnen de algemeen directeur dienst verantwoordelijk is voor de structuur en sturingsmodel van de organisatie, de inrichting van de bedrijfsprocessen, het managementinformatiesysteem, de dienstverlening en de inzet van daartoe benodigde mensen en middelen.
Artikel 3.16Directeur uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering
De directeur uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering:
a. heeft de algemene leiding over de uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering en valt onder de hiërarchische en functionele aansturing van de algemeen directeur Den Haag;
b. heeft de daartoe benodigde financiële en algemene mandaten zoals door het college vastgelegd in de voor zijn uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering toepasselijke hoofdstukken van de gemeentelijke mandaatregelingen. De directeur uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering krijgt de daartoe benodigde personele mandaten in ondermandaat van de algemeen directeur Den Haag. De (onder)mandaten en (onder)volmachten binnen een uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering worden schriftelijk vastgelegd in de mandaatregeling van die uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering;
c. draagt zorg voor een integrale benadering van de werkzaamheden van de uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering en voor de samenwerking met andere daarbij betrokken diensten en uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering;
d. is gehouden aan de concernbrede kaders met betrekking tot bedrijfsvoering en functionele kaderstelling als bedoeld in artikel 3.18, waarbinnen de directeur uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering verantwoordelijk is voor de structuur en sturingsmodel van de organisatie, de inrichting van de bedrijfsprocessen, het managementinformatiesysteem, de dienstverlening en de inzet van daartoe benodigde mensen en middelen.
De algemeen directeur Den Haag heeft de ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor de uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering, vertegenwoordigt deze naar het college en legt verantwoording af over de werkzaamheden aan de in het Uitvoeringsbesluit Verantwoordelijkheidsverdeling aangewezen portefeuillehouder.
Artikel 3.17Bijzondere functies en posities
De directeur van de sector Belastingzaken is, in zijn bevoegdheid van heffings- en invorderingsambtenaar der gemeentelijke belastingen als bedoeld in artikel 231, tweede lid, onderdeel b en c van de Gemeentewet, belast met alle aangelegenheden betreffende de heffing en invordering van de gemeentelijke heffingen en de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken. Het Uitvoeringsbesluit Gemeentebelastingen regelt de verantwoordelijkheid en werkwijze op het terrein van de gemeentelijke belastingen.
De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het beheer van naar het gemeentearchief overgebrachte archieven en treedt kaderstellend en toezichthoudend op waar het gaat om het beheer van niet-overgebracht overheidsarchief, nader te regelen in het Uitvoeringsbesluit Archiefbeleid en de Archiefverordening Den Haag 2018. De gemeentearchivaris is door het college gemandateerd om beperkingen aan de openbaarheid van archivalia op te leggen en toestemming te geven voor het vernietigen van archiefbescheiden, is onafhankelijk in zijn adviserende en toetsende taak en kan zo nodig zelfstandig advies aan het college uitbrengen.
Met de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn gemeenten verplicht om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Dit is iemand die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming. De wettelijke grondslag van de FG is gelegen in artikel 37 tot en met 39 Algemene Verordening Gegevensbescherming. De FG is formeel onafhankelijk (artikel 38 lid 3 AVG).
Artikel 3.18Gemeentelijk managementteam (GMT)
Het GMT is verantwoordelijk voor de functionele kaderstelling, dat wil zeggen invulling en sturing op de strategische, dienstoverstijgende beleids- en bedrijfsvoeringsthema’s en maakt afspraken met betrekking tot een nader in te vullen portefeuilleverdeling en/of het bepalen van de specifieke dienstoverstijgende strategische programma’s (opgavegericht werken).
Het GMT streeft ten aanzien van de functionele kaderstelling naar unaniem gedragen besluiten. Bij geen unanimiteit neemt de algemeen directeur Den Haag het besluit, gehoord hebbende het GMT. Bij voorstellen die aan het college worden voorgelegd, brengt de algemeen directeur Den Haag het voorstel via de coördinerend portefeuillehouder van betreffende beleidsterrein als advies in bij het college, waarbij de besproken opties in het GMT worden geduid met de voor- en nadelen en de onderbouwing van het uiteindelijke advies aan het college.
De voorgaande Organisatieregeling gemeente Den Haag (2010), alle op die regeling berustende uitvoeringsbesluiten, met uitzondering van de uitvoeringsbesluiten op het gebied van kaderstelling bedrijfsvoering, planning en control, met betrekking tot de directeur Financiën, internationale zaken en burgercontacten, en de Instructie voor de gemeentesecretaris (2003) worden ingetrokken.
Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2019.