Verordening van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant houdende regels omtrent financiën Financiële verordening Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant 2019

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

   

Artikel 2 Programma-indeling

Middels het vaststellen van de begroting stelt:

• a.

  Het algemeen bestuur een programma-indeling vast.

• b.

  Het algemeen bestuur de taakvelden per programma vast.

• c.

  Het algemeen bestuur de beleidsindicatoren vast.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  In de begroting en de jaarstukken wordt voor elk van de programma’s de baten, lasten en het saldo weergegeven;

• 2.

  Door middel van kengetallen wordt aandacht besteed aan de financiële positie;

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven;

• 4.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele stand van de totale uitgaven en inkomsten per investering weergegeven.

Artikel 4 Kaders begroting

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting en de meerjarenraming voor het jaar volgend op het volgende begrotingsjaar. Het algemeen bestuur stelt deze nota vast;

• 2.

  De kadernota wordt uiterlijk 31 december ter informatie toegezonden aan de gemeenteraden en Provinciale Staten van de deelnemers.

• 3.

  De bijdragen van de deelnemers voor budgetten t.b.v. collectieve taken worden jaarlijks geïndexeerd. De percentages die hiervoor worden gehanteerd betreffen een gewogen index (gemiddelde van de loonindex en de prijsindex) welke volgens de volgende methodiek bepaald wordt:

  • -

    voor de begroting van het jaar t worden de percentages gehanteerd die in de Macro Economische Verkenning t-1 (uitgebracht in jaar t-2) zijn opgenomen voor het jaar t-1. Het gaat om de “Loonvoet sector overheid” voor de index van de lonen en de “Prijs netto materiële overheidsconsumptie (imoc)” voor de index van de prijzen;

  • -

    de wegingspercentages worden bepaald door de samenstelling van de begroting (looncomponent versus overige kosten);

• 4.

  De overige baten/andere verrekeningen en de lastenzijde van de begroting worden op basis van de meest actuele inzichten geraamd. Eventuele saldi die het gevolg zijn van deze verschillende benaderingswijzen voor baten en lasten zullen via de algemene reserve geëgaliseerd worden.

Artikel 5 Aanbieding begroting

• 1.

  De ontwerpbegroting wordt uiterlijk 15 maart in het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar door het dagelijks bestuur vastgesteld en voor zienswijze aangeboden aan de gemeenteraden en Provinciale Staten;

• 2.

  De gemeenteraden en Provinciale Staten wordt gevraagd om uiterlijk 20 mei van het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar hun zienswijze in te dienen;

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt uiterlijk 31 juli de begroting definitief vast.

Artikel 6 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma. Tevens autoriseert het algemeen bestuur met het vaststellen van de begroting de investeringsbegroting/het investeringskrediet, tenzij het algemeen bestuur anders aangeeft;

• 2.

  Indien het dagelijks bestuur verwacht dat de baten en lasten van een geautoriseerde programmabegroting zodanig muteren dat het saldo van baten en lasten van een individueel programma met meer dan € 50.000 of 10% van de begrote lasten verslechtert wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerstvolgende vergadering van of rapportage aan het algemeen bestuur gemeld. Ook wanneer een overschrijding verwacht wordt van een geautoriseerd investeringskrediet met méér dan 10% wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerstvolgende vergadering/rapportage aan het algemeen bestuur gemeld. Het dagelijks bestuur voegt hierbij een voorstel tot begrotingswijziging of voor het bijstellen van het beleid;

• 3.

  Het dagelijks bestuur is gemachtigd om in uitzonderingsgevallen, zonder voorafgaande rapportage aan het algemeen bestuur of een besluit van het algemeen bestuur de in lid 2 genoemde bedragen te overschrijden om de belangen van de organisatie naar de inzichten op dat moment, zo goed mogelijk te behartigen. Deze omstandigheden zijn aan de orde indien het organisatiebelang in een bepaalde situatie (mogelijk) nadelig gevolgen zou ondervinden indien geen beslissing kan worden genomen en ingrijpen geen uitstel duldt. Deze uitzonderingsgevallen worden betiteld als “brandzaak” en terstond na het besluit van het dagelijks bestuur met een begrotingswijziging gemeld aan het algemeen bestuur.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert minimaal 1 maal per jaar het algemeen bestuur tussentijds door middel van een tussenrapportage in de AB-vergadering van eind september/ begin oktober.

• 2.

  In de tussenrapportages worden afwijkingen op de ramingen van de baten en lasten van programma’s toegelicht.

   

Artikel 8 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt in een afzonderlijke nota nadere regels voor het beleid over waardering, activering en afschrijving vast;

• 2.

  Deze nota wordt minimaal 1x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd.

Artikel 9 Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt in een afzonderlijke nota nadere regels voor het beleid betreffende reserves en voorzieningen vast;

• 2.

  Deze nota wordt minimaal 1x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd;

• 3.

  In de begroting en de jaarrekening wordt een toelichting gegeven op het doel en de stand van de reserves en voorzieningen.

Artikel 10 Risicomanagement en weerstandsvermogen

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt in de nota risicomanagement en weerstandsvermogen het beleid over de risico’s vast;

• 2.

  Deze nota wordt minimaal 1 x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd;

• 3.

  In de begroting en de jaarrekening wordt een toelichting gegeven op het weerstandsvermogen: welke risico’s worden gelopen en welke weerstandscapaciteit staat hiertegenover.

Artikel 11 Financieringsfunctie

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt in een afzonderlijk treasurystatuut nadere regels ten aanzien van het beleid betreffende de treasuryfunctie;

• 2.

  Dit statuut wordt minimaal 1x in de 4 jaar beoordeeld en eventueel geactualiseerd;

• 3.

  Het dagelijks bestuur geeft uitvoering aan de financieringsfunctie binnen de kaders van het treasurystatuut.

Artikel 12 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd, wordt een stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente betrokken;

• 2.

  De methode voor toerekening van directe kosten overhead en rente wordt vastgelegd en toegelicht in de begroting danwel in een aparte nota door het AB vastgesteld;

• 3.

  Zodra de algemene reserve het gewenste niveau heeft bereikt, zal in geval van een verwacht positief resultaat, alvorens het rekeningresultaat bepaald wordt, een hercalculatie plaatsvinden van de bij deelnemers in rekening gebrachte bedragen opdat zij niet meer dan de werkelijke nacalculatorische kostprijs in rekening gebracht krijgen en er geen positief resultaat ontstaat

Artikel 13 Andere financiële beleidsnota’s.

Het algemeen bestuur kan het dagelijks bestuur verzoeken om een afzonderlijke nota uit te brengen over een specifiek onderwerp.

Artikel 14 Paragrafen

• 1.

  Bij de begroting verstrekt het dagelijks bestuur de informatie als bedoeld in de artikelen 10 tot en met 16 van het BBV in afzonderlijke paragrafen voor zover van toepassing;

• 2.

  In het jaarverslag legt het dagelijks bestuur verantwoording af over wat in de overeenkomstige paragrafen in de begroting is opgenomen.

   

Artikel 15 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in de organisatieonderdelen afzonderlijk;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, enz.;

• c.

  het verschaffen van informatie aan budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van en afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16 Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

• a.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• b.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen;

• c.

  de te maken afspraken met de organisatie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• d.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• e.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de organisatie, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 17 Interne controle

Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 18 Inwerkingtreding, geldingsduur en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op het moment van vaststelling door het Algemeen Bestuur;

• 2.

  Deze verordening geldt voor onbepaalde tijd of totdat het Algemeen Bestuur een vervangende verordening heeft vastgesteld;

• 3.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant 2018. 

   

7.1 Vooraf

Er is gekozen voor de minimale variant van deze financiële verordening. Dat houdt in dat invulling is geven aan dat wat artikel 216 van de Provinciewet vraagt. Dit houdt tevens in dat niet alles wat in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV) en diverse besluiten is vastgelegd onverkort in deze verordening is opgenomen. De concrete invulling van het financiële beleid krijgt hoofdzakelijk via de reguliere P&C-cyclus vorm. Door hier via deze verordening niet tot in detail afspraken over te maken wordt voorkomen dat bij elke wijziging in de P&C-cyclus of bij elke wijziging van een financiële beleidsregel ook de financiële verordening aangepast moet worden. Ook wordt voorkomen dat er werkzaamheden op basis van deze verordening moeten worden verricht waar het algemeen bestuur, om wat voor reden dan ook, op dat moment geen behoefte aan heeft.

Artikel 2 Programma-indeling

Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken.

Overigens bepaalt dit artikel niet dat elke nieuwe raadsperiode de gehele begroting en jaarstukken moeten worden herzien. In de meeste gevallen is dat niet raadzaam. Als de indeling en gebruikte beleidsindicatoren de vorige raadsperiode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. In andere gevallen zijn (kleine) bijstellingen of wijzigingen meestal voldoende.

Artikel 4 Kaders begroting

In dit artikel wordt toegelicht hoe de kaders voor de begroting worden vastgesteld. Daarbij wordt verwezen naar de planning. Daarnaast wordt in sub 3 van dit artikel de afspraak aangehaald die door de 4 regionale gemeenschappelijke regelingen is gemaakt in de zogenaamde beleidsnotitie kaders P&C documenten. Het betreft hier de afspraak t.a.v. de indexering van de collectieve budgetten van de gemeenschappelijke regeling

Voor de collectieve budgetten van de gemeenschappelijke regeling is een afspraak gemaakt over de jaarlijkse indexering van deze budgetten.

Door deze index vast te leggen in de financiële verordening kan de discussie met de deelnemers meer gaan over de inhoud in plaats van over de te hanteren index.

De wegingsfactor van de indices wordt bepaald door de verdeling van de totale lasten in de begroting over prijzen en lonen. Door de wegingsfactor te vermenigvuldigen met de index voor lonen en voor prijzen wordt een gewogen index verkregen. De gewogen index wordt berekend over de totale bijdrage van de collectieve taken voor de deelnemers in de GR. Op basis van de verdeelsleutel die per GR is afgesproken wordt de bijdrage per deelnemer bepaald.

In de beleidsnotitie kaders P&C-documenten is ook vastgesteld dat de kadernota uiterlijk eind december ter informatie wordt toegezonden aan de gemeenteraden. De gemeenteraden kunnen de kadernota als instrument gebruiken om hun college of hun lid van het AB (afhankelijk van de soort regeling) te instrueren over hoe geacht wordt te stemmen in het AB bij de begroting en om contacten met andere gemeenteraden te leggen zodat meerdere gemeenten op één lijn zitten.

Artikel 5 Aanbieding begroting

In de beleidsnotitie kaders P&C-documenten is vastgelegd op welke momenten de begroting wordt aangeboden aan de gemeenteraden en Provinciale staten van de deelnemers en wanneer uiterlijk om zienswijze wordt gevraagd. Doordat de vier grote gemeenschappelijke regelingen dezelfde deadlines hanteren is het makkelijker voor gemeenten om hun raadsvergadering hierop af te stemmen. Dit heeft als gevolg dat de gemeenschappelijke regeling de zienswijzen van de gemeenten binnen de gewenste termijn en meer tegelijk zullen ontvangen.

Artikel 7 Tussentijdse rapportages

Bij het verstrekken van tussentijdse informatie kan onderscheid gemaakt worden in rapporteren en informeren. Het onderdeel informeren is niet opgenomen in deze financiële verordening. Bij informeren draait het immers om het op de hoogte brengen van de deelnemers van belangrijke zaken die spelen of in het nieuws kunnen komen. Dit is zeer specifiek van geval tot geval waar geen vaste regels bij passen.

Rapporteren vindt plaats via de normale lijn. Dit houdt in dat een rapportage wordt aangeboden aan de colleges en via de colleges aan de gemeenteraden/Staten. Rapporteren vindt plaats indien een tussentijdse rapportage is afgesproken met de deelnemers of als er sprake is van een aanpassing van de financiële bijdrage c.q. sprake is van een begrotingswijziging.