Hoofdstuk 2 Organisatiemissie, -visie en doelen
Artikel 2 Organisatiemissie
De organisatiemissie luidt als volgt:
“Wij dienen als gemeentelijke organisatie het algemeen belang van onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. Wij staan voor een goed woon-, werk- en leefklimaat.”.
Artikel 3 Organisatievisie
De organisatievisie luidt als volgt:
“Wij streven naar een herkenbare dienstverlening. Wij werken daarom vanuit zes kernwaarden die wij actief uitdragen in het werk dat wij doen. Met de inkleuring van deze zes kernwaarden hierna, maken wij concreet wat wij hieronder verstaan. Tijdens het werkoverleg, (plenaire) themabijeenkomsten en in de individuele (ontwikkel) gesprekken) met onze medewerkers houden wij deze zes kernwoorden in de toekomst levendig.”
Deze kernwoorden zijn:
Artikel 4 Organisatiedoelen
Om de resultaten voor onze gemeente te bereiken, streven wij met onze organisatie drie doelen na: dienstverlenend, professioneel en duurzaam. Al onze handelingen worden telkens getoetst aan deze doelen.
- a.
Dienstverlenende organisatie
Wij helpen en ondersteunen onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen zo goed mogelijk en hebben oprecht belangstelling in hen. We zijn open, enthousiast en proberen zoveel mogelijk met de klant mee te denken. Onze mentaliteit is er eentje van aanpakken (“nait soezen, moar doun”).
Wij verplaatsen ons in de klant, stemmen ons taalgebruik op hen af, vragen door en proberen in één keer een zo volledig mogelijk antwoord te geven. Als iets echt niet kan zeggen we dat ook. Voor ons is afspraak/ afspraak. We willen dat onze klanten tevreden zijn over onze dienstverlening.
- b.
Professionele organisatie
Wij zijn vakkundig, professioneel en kennen het bestuurlijke- en besluitvormingsproces. In gesprekken voelen we goed aan wanneer een onderwerp bestuurlijk belangrijk is. Onze rol is vooral het helpen, ondersteunen en mogelijk maken van initiatieven. We werken op allerlei manieren samen met onze inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen, (buur)gemeenten, provincie etc. waarbij onze rol steeds een andere kan zijn. De ene keer zijn we “trekker” van een project de andere keer maken we als één van de andere partners deel uit van een samenwerking. Intern zijn onze werkprocessen en procedures op orde. Projectmatig werken, regievoeren en resultaatgericht worden verder geprofessionaliseerd.
- c.
Duurzame organisatie
Wij zijn trots op onze organisatie die zich kenmerkt door vertrouwen, betrokkenheid en openheid. We koesteren onze medewerkers en bieden hen aantrekkelijk werk in een aantrekkelijke omgeving. Wij faciliteren onze medewerkers in hun ambitie en persoonlijke ontwikkeling. We hebben hierbij oog voor de verschillende ‘levensfases’ van onze medewerkers. We hebben als organisatie veel te bieden, maar verwachten ook dat medewerkers zichzelf verantwoordelijk voelen voor hun eigen loopbaan en hier actief mee aan de slag zijn. Wij stimuleren een lerende houding en houden elkaar vitaal en arbeidsfit.
Hoofdstuk 3 De taaktoewijzing
Artikel 5 Inrichting van de ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende afdelingen:
- a.
- b.
Maatschappelijke zaken (MZ);
- c.
Ruimtelijke Ontwikkeling en Beheer (ROB);
- d.
Theater Geert Teis (TGT).
Artikel 6 Inrichting van de afdelingen
- 1.
Binnen een afdeling kunnen door de secretaris/algemeen directeur, op advies van de managers, teams als genoemd in artikel 1 onder i worden aangewezen.
- 2.
Het college benoemt en ontslaat de secretaris/algemeen directeur.
- 3.
Het college wijst de Financieel controller, de Chief Information Security Officer en de Functionaris voor de gegevensbescherming aan.
- 4.
De secretaris/algemeen directeur is gemandateerd om functionarissen te benoemen en op verzoek of bij het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd ontslag te verlenen.
- 5.
De manager stelt aan de secretaris/algemeen directeur voor welke werkzaamheden binnen een team aan een teamleider worden opgedragen.
Artikel 7 Taakverdeling tussen de afdelingen
- 1.
Het college stelt op voorstel van de secretaris/algemeen directeur een (nadere) taakafbakening tussen de afdelingen vast.
- 2.
Op voorstel van de secretaris/algemeen directeur kan het college onderdelen van het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling toewijzen.
Hoofdstuk 4 De secretaris/algemeen directeur
Artikel 8 Verhouding tot het college
- 1.
De secretaris/algemeen directeur draagt zorg, met inachtneming van de richtlijnen van het college en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.
- 2.
De secretaris/algemeen directeur adviseert het college als eerste adviseur bij het nemen van besluiten.
- 3.
Hij draagt zorg voor de vastlegging en uitvoering van besluiten van het college met inachtneming van eventueel door het college vast te stellen richtlijnen.
- 4.
De secretaris/algemeen directeur draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college.
Hij draagt er, op verzoek of uit eigen beweging, zorg voor dat de leden van het college over alle informatie beschikken noodzakelijk voor een juiste en goede uitoefening van hun functie.
Artikel 9 Verhouding tot burgemeester
- 1.
De secretaris/algemeen directeur staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.
- 2.
Hij bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijke apparaat anderzijds.
- 3.
Voorts ondersteunt hij de burgemeester bij de bevordering van een goede samenwerking in, en functioneren van, het college.
Artikel 10 Verhouding tot de ambtelijke organisatie
- 1.
Onder verantwoordelijkheid van het college is de secretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie. Tevens is hij als algemeen directeur eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie en de advisering aan het college en de raad.
- 2.
De secretaris/algemeen directeur heeft het recht bij alle aan het college ondergeschikte medewerkers, zowel individueel als per organisatorische eenheid, inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.
- 3.
De secretaris/algemeen directeur bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college en de portefeuillehouders enerzijds en de leidinggevenden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige contacten.
- 4.
De secretaris/algemeen directeur heeft, onverminderd de bevoegdheden van de leidinggevenden, de eindverantwoordelijkheid voor:
- a.
de kwaliteit en het tijdigheid van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;
- b.
een planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;
- c.
het gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de afzonderlijke afdelingen en de afdelingen onderling;
- d.
de kwaliteit van het management en een efficiënte organisatie van het ambtelijke organisatie;
- e.
het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie.
Artikel 11 Vervanging secretaris
- 1.
De vervanging van de secretaris/algemeen directeur geschiedt door de loco-secretaris.
- 2.
Het college benoemt op voordracht van de secretaris/algemeen directeur de loco-secretarissen en stelt de volgordelijkheid vast.
Hoofdstuk 7 Hiërarchisch onafhankelijke advisering
Binnen de organisatie zijn functionarissen belast met hiërarchische onafhankelijke adviserende (wettelijke) taken. De taken kenmerken zich door de mogelijkheid onafhankelijk onderzoek te doen naar veiligheid, juiste toepassing van relevante wet- en regelgeving , correcte bedrijfsvoering en data veiligheid.
Artikel 16 De Financieel controller
- 1.
De functionaris, belast met de rol van Financieel controller adviseert de secretaris/algemeen directeur en het bestuur over kaders, procedures en richtlijnen om een inzichtelijk beheer en een optimale bedrijfsvoering te borgen. De kaders en richtlijnen zijn gericht op een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering.
- 2.
De Financieel controller bewaakt de adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.
- 3.
De Financieel controller is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en invoering en het beheer van een instrumentarium voor de planning en control en ondersteunt aldus de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie op het gebied van doelrealisatie en doelmatigheid, waarbij de kwaliteit wordt gewaarborgd en de kosten worden beheerst.
- 4.
De Financieel controller kan zich in zaken die zijn verantwoordelijkheid betreffen rechtstreeks en gelijktijdig wenden tot het college en de secretaris/algemeen directeur.
Artikel 17 De Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)
- 1.
De FG heeft tot taak het houden van onafhankelijk toezicht en controle op de naleving van de wijze waarop door de organisatie met persoonsgegevens wordt omgegaan. De FG zal in dat kader:
- a.
gevraagd en ongevraagd adviseren aan de algemeen directeur/secretaris;
- b.
- c.
processen coördineren, controleren en registreren.
- 2.
De FG verricht zijn taak met in achtneming van hetgeen is gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens en het Reglement Functionaris voor de gegevensbescherming Stadskanaal 2018.
- 3.
De FG kan zich in zaken die zijn verantwoordelijkheid betreffen rechtstreeks en gelijktijdig wenden tot het college en de secretaris/algemeen directeur.
Artikel 18 De Chief Information Security Officer (CISO)
- 1.
De (hoofd)taken van de CISO zijn:
- a.
gevraagd en ongevraagd adviseren aan de algemeen directeur/secretaris betreffende informatie veiligheid;
- b.
beleidsvoorstellen doen gericht op informatieveiligheid;
- c.
coördinatie, controle en registratie van processen gericht op de waarborging en verbetering van informatie beveiliging.
- 2.
De CISO verricht zijn taak mede met inachtneming van hetgeen is gesteld in het Reglement Functionaris voor de gegevensbescherming Stadskanaal 2018.
- 3.
De CISO kan zich in zaken die zijn verantwoordelijkheid betreffen rechtstreeks en gelijktijdig wenden tot het college en de secretaris/algemeen directeur.
Hoofdstuk 8 Overlegvormen
Artikel 19 Algemeen
Ter bevordering van de samenhang van de ambtelijke organisatie is het managementteam verantwoordelijk voor het adequaat organiseren van verschillende overlegvormen.
Artikel 20 Managementteamoverleg
- 1.
Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voeren de secretaris/algemeen directeur en managers regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming ‘managementteamoverleg’ .
- 2.
De secretaris/algemeen directeur is voorzitter van het managementteamoverleg.
- 3.
De vergaderingen van het managementoverleg vinden in de regel wekelijks plaats.
De secretaris/algemeen directeur stelt de agenda samen. Op verzoek van een manager kunnen agendapunten worden ingebracht.
- 4.
Het managementteamoverleg informeert en stemt af over:
- a.
besluitvorming van het college;
- b.
de eenduidigheid van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken;
- c.
het (mede) bewaken van een goede werksfeer in - en cultuur van - de organisatie waarbij ruimte voor ontwikkeling en innovatie gestimuleerd wordt;
- d.
personeels-, informatie-, inkoop-, organisatie-, financieel-, automatisering-, communicatie- en huisvestingsbeleid;
- e.
de juiste mate van coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en eenduidige communicatie in relatie met de advisering van de bestuursorganen;
- f.
de planning, de prioriteitenstelling en de voortgang van werkzaamheden, die voor een goede beleidvorming en uitvoering van belang zijn;
- g.
de zorg voor integraal, klantgericht en projectmatig werken;
- h.
overige zaken, die voor meer afdelingen van belang zijn.
Artikel 21 Portefeuillehouderoverleg
Het portefeuilleoverleg is het periodieke overleg tussen het lid van het college (portefeuillehouder), de leidinggevenden en de medewerkers van de betreffende afdeling dat tot doel heeft de zorg voor een goede bestuurlijke en ambtelijke afstemming betreffende de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering te bevorderen.
Artikel 22 Teamleidersoverleg
- 1.
De manager is verantwoordelijk voor het voeren van periodiek overleg met de teamleiders.
- 2.
Het teamleidersoverleg heeft in ieder geval tot doel:
- a.
de onderlinge coördinatie te bevorderen en de eenheid in advisering te bewaken;
- b.
de terugkoppeling van hetgeen is besproken in het managementteamoverleg en de genomen besluiten van het college te verzorgen;
- c.
de planning en coördinatie van de werkzaamheden van de afdeling te bespreken;
- d.
het bespreken en bepaling van juiste aanpak van nieuwe zaken;
- e.
het bespreken van het personeelsbeleid;
- f.
Artikel 23 Teamoverleg
- 1.
De teamleider is verantwoordelijk voor het voeren van periodiek overleg met de medewerkers.
- 2.
Het teamoverleg heeft in ieder geval tot doel:
- a.
de onderlinge coördinatie te bevorderen en de eenheid in advisering te bewaken;
- b.
terugkoppeling van hetgeen is besproken in het managementoverleg en de genomen besluiten van het college;
- c.
de planning en coördinatie van de werkzaamheden van het team primair en de afdeling secundair;
- d.
het bespreken en bepaling van juiste aanpak van nieuwe zaken;
- e.
Hoofdstuk 9 Algemeen en dagelijks beheer
Artikel 24 Algemeen beheer
Het algemeen beheer van de organisatie berust bij het college.
Artikel 25 Administratieve Organisatie
- 1.
De werkwijze, procedures en procesuitvoering worden vastgelegd in de Administratieve Organisatie.
- 2.
De Administratieve Organisatie is ingericht op procesniveau.
- 3.
De Administratieve Organisatie is beperkt tot het digitaal vastleggen van processen waarbij sprake is van een afbreukrisico. Het gaat daarbij onder meer om juridische risico’s met betrekking tot de rechtmatigheid, financiële risico’s, risico’s met betrekking tot de dienstverlening of risico’s door de complexiteit van processen.
Hoofdstuk 10 Slotbepalingen
Artikel 26 Citeertitel
Dit reglement wordt aangehaald als “Organisatiereglement gemeente Stadskanaal 2019”
Artikel 27 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking de dag volgende op die van de bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van het Organisatiereglement gemeente Stadskanaal 2014.