Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
de commissie: de auditcommissie;
- 2.
de raad: de gemeenteraad;
- 3.
het college: het college van burgemeester en wethouders;
- 4.
de accountant: de accountant die belast is met de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- 5.
het controleprotocol: de jaarlijkse schriftelijke opdracht van de raad aan de accountant inzake de controle van de jaarrekening. Het controleprotocol bevat concrete kaders voor de reikwijdte van de accountantscontrole, de normstellingen en de door de accountant te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.
Artikel 2 Doel
- 1.
De commissie heeft als doel ten behoeve van de raad de afstemming te bevorderen van alle activiteiten in de gemeente op het gebied van auditing, financieel beheer en het overleg daarover tussen de raad, de accountant, het college, de lokale rekenkamer en de ambtelijke organisatie.
- 2.
De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.
Artikel 3 Taken
- 1.
De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.
- 2.
Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:
- a.
de voorbereiding van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en het uitbrengen van een advies aan de raad over de benoeming;
- b.
de jaarlijkse voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;
- c.
het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
- d.
een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant voor aanvang van de interimcontrole, met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten, producten of organisatieonderdelen;
- e.
een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de interim- en jaarrekeningcontrole;
- f.
een afstemmingsplatform te zijn over de voorgenomen audits door accountant en college.
Artikel 4 Samenstelling en benoeming
- 1.
De commissie bestaat uit 7 leden en 7 plaatsvervangende leden die door de raad worden benoemd.
- 2.
Er dient sprake te zijn van een evenredige verdeling tussen college- en niet college partijen.
- 3.
De commissie kiest een raadslid uit haar midden tot voorzitter en plaatsvervangend voorzitter.
- 4.
Ten hoogste twee vertegenwoordigers van de accountant, de portefeuillehouder financiën, het hoofd van de afdeling financiën, de (concern)controller en de gemeentesecretaris zijn adviserend lid van de commissie.
- 5.
De leden van de commissie worden benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad.
- 6.
Het lidmaatschap van de Auditcommissie eindigt:
- a.
op eigen verzoek: het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad, het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;
- b.
indien het lid aftreedt als lid van de raad;
- c.
indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer in staat is de functie van lid van de Auditcommissie te vervullen.
- 7.
De griffier c.q. raadsadviseur adviseert de commissie. Hij heeft toegang tot de vergaderingen van de commissie.
Artikel 5 Voorzitter
De voorzitter draagt zorg voor:
- a.
het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;
- b.
het leiden van de vergaderingen;
- c.
het bewaken van de uitgangspunten;
- d.
het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.
De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.
Artikel 6 Werkwijze
- 1.
De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviserende leden van de commissie.
- 2.
De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadsvergadering of een commissie. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.
- 3.
Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 4.
De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.
- 5.
De commissie vergadert in beslotenheid. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan de commissie rapporten die via de commissie aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.
- 6.
De besluiten en adviezen zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 7.
Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt in zijn eerstvolgende vergadering vastgesteld door de commissie.
- 8.
Het vastgestelde verslag van niet-openbare vergaderingen wordt als vertrouwelijk stuk ter kennis gebracht aan de raad, het college en de interne adviseurs.
- 9.
De commissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.
Artikel 7 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2019. De Verordening op de Auditcommissie gemeente Beekdaelen zoals die op 2 januari 2019 door de raad is vastgesteld wordt ingetrokken.
Artikel 8 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening op de Auditcommissie gemeente Beekdaelen 2019”.