REGELING BUDGETHOUDERS PURMEREND 2019

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Kostenplaats

  Een administratieve eenheid waarop baten en lasten worden geadministreerd, en die niet deel uitmaakt van een product of een programma, maar daaraan wel wordt doorbelast;

• b.

  Product

  Een administratieve eenheid van subproducten waarop baten en lasten worden geadministreerd, en die deel uitmaakt van  een programma;

• c.

  Programma

  Een programma zoals dat in de (meerjaren)begroting of de jaarrekening een programma wordt genoemd;

• d.

  Budget

  Het totaal aan baten en het totaal aan lasten van een (sub)product, een kostenplaats of een project;

• e.

  Budgethouder

  Degene die uit hoofde van zijn functie of door expliciet besluit verantwoordelijk is voor een (sub)product, een kostenplaats of een project;

• f.

  Hoofdbudgethouder

  Degene die uit hoofde van zijn functie of door expliciet besluit verantwoordelijk is voor een programma;

• g.

  Project / tijdelijk programma

  Een tijdelijke organisatievorm die nodig is om een uniek en vooraf gedefinieerd product te maken of resultaat te behalen op een vooraf besproken tijdstip, gebruikmakend van vooraf vastgestelde middelen;

• h.

  Projectmanager / programmamanager

  Degene die volgens een (project)opdracht de dagelijkse verantwoordelijkheid heeft voor een project of tijdelijk programma;

• i.

  Algemeen directeur

  De gemeentesecretaris van de gemeente Purmerend, voorzitter van de directie.

• j.

  Domeindirecteur

  De directeur van het Maatschappelijk domein, Ruimtelijk domein of domein Bedrijfsvoering en Diensten en lid van de directie;

• k.

  Directie

  De algemeen directeur met de domeindirecteuren.

Artikel 2 Budgethouderschap programma's, producten en kostenplaatsen

• 1.

  De algemeen directeur en de domeindirecteur zijn uit hoofde van hun functie hoofdbudgethouder van de programma's die hen zijn toegewezen; daarmee zijn zij tevens hoofdbudgethouder van de reserves en voorzieningen, en van de investeringen die op deze programma's betrekking hebben.

• 2.

  Een teammanager is uit hoofde van zijn functie budgethouder van de kostenplaatsen en de producten die hem zijn toegewezen; daarmee is hij tevens budgethouder van de reserves en voorzieningen, en van de investeringen die op deze producten betrekking hebben.

• 3.

  De teammanager Financiën ziet erop toe dat alle budgetten zijn toegewezen aan een budgethouder.

• 4.

  De teammanager Financiën is bevoegd tot het verrichten van boekingen op alle budgetten voor wat betreft de doorbelasting van kostenplaatsen en kapitaallasten die rechtstreeks voortvloeien uit daartoe aangelegde subadministraties.

Artikel 3 Budgethouderschap projecten en tijdelijke programma’s

• 1.

  Een projectmanager of programmamanager is uit hoofde van zijn benoeming of aanwijzing tot projectmanager of programmamanager budgethouder van het desbetreffende project; een grondexploitatie wordt eveneens gezien als een project.

• 2.

  Een projectbudget kan bestaan uit verbijzonderde delen van productbudgetten.

• 3.

  Als opdrachtgever bij projecten en tijdelijke programma’s fungeert de domeindirecteur of algemeen directeur.

• 4.

  De algemeen directeur is bevoegd gemotiveerd af te wijken van het gestelde in dit artikel.

Artikel 4 Bevoegdheden

• 1.

  De budgethouder is integraal verantwoordelijk voor de prijs-kwaliteitverhouding van zijn product, kostenplaats of project.

• 2.

  De budgethouder is gerechtigd de gemeente te binden door het aangaan van financiële verplichtingen en gehouden om vorderingen ten aanzien van derden (zoals bijdragen of subsidies) vast te leggen. Beide worden in de financiële administratie verwerkt op aangeven van de budgethouder.

• 3.

  Als plaatsvervanger van een budgethouder fungeert in eerste instantie diens direct leidinggevende, tenzij er een waarnemer is benoemd, dan is deze waarnemer bevoegd.

• 4.

  Een tijdelijke of externe functionaris heeft (voor de werking van deze regeling) de bevoegdheden en verantwoordelijkheden die horen bij de functie waarvoor hij is aangetrokken.

• 5.

  Indien het Mandaat- en machtigingsbesluit Purmerend 2018 anders bepaalt, heeft dit voorrang boven deze regeling budgethouders.

Artikel 5 Verantwoordelijkheden

• 1.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de juistheid, de volledigheid, de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de besteding van het budget in de begroting en voor de verantwoording van de realisatie in de jaarrekening.

• 2.

  De budgethouder gaat geen financiële verplichtingen aan of doet geen uitgaven waarvoor het desbetreffende budget niet toereikend is of niet voor bedoeld is.

• 3.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het toepassen van het aanbestedingsbeleid.

Artikel 6 Werkzaamheden

• 1.

  De budgethouder laat verplichtingen vanaf € 5.000 en vorderingen (waaronder bijdragen en subsidies) tot elk bedrag vastleggen in de financiële administratie door team Financiën.

• 2.

  Ontvangen facturen worden als volgt geparafeerd:

  • a.

    voor "levering akkoord" door de medewerker die kan constateren dat er conform afspraak is geleverd met dien verstande dat dit in principe niet de budgethouder is;

  • b.

    voor "conform opdracht" door de budgethouder;

  • c.

    voor "akkoord betaling" door de bevoegde functionaris binnen team Financiën;

  • d.

    voor “matchen factuur” met verplichting door de bevoegde functionaris binnen team Financiën.

• 3.

  De budgethouder rapporteert periodiek conform de afspraken die binnen de P&C cyclus zijn gemaakt.

Artikel 7 Onduidelijkheden

Wanneer onduidelijkheid of een verschil van inzicht ontstaat over de toepassing van dit besluit, beslist de algemeen directeur, gehoord de concerncontroller.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na die waarop het is bekendgemaakt onder gelijktijdige intrekking van de Regeling budgethouders 2007/1.

Artikel 9 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als Regeling budgethouders Purmerend 2019.