Organisatie | Het Hogeland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Het Hogeland 2019 |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Het Hogeland 2019 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Memorie van toelichting Archiefverordening |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-04-2019 | 01-01-2019 | Nieuwe regeling | 30-01-2019 |
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Het college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Het college stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast, waarbij op basis van gestelde normen de kwaliteit van dat beheer wordt geaudit of gecontroleerd.
Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Het college draagt zorg voor de aanstelling of aanwijzing van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Het college draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder, alsook bepaalt het college welke specifieke verantwoordelijkheden en rollen in de organisatie nodig zijn om het beheer van de archiefbescheiden te reguleren en regisseren.
Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de gemeentesecretaris.
Hoofdstuk III Verslaglegging door de gemeentesecretaris aan het college
Artikel 10 Verslag van de gemeentesecretaris aan het college over het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden
De gemeentesecretaris brengt jaarlijks aan het college verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 11 Verantwoording van de gemeentesecretaris aan het college over het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden
De gemeentesecretaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.
De Archiefverordening van de gemeente Bedum 1996 (datum inwerkingtreding 20-10-1996), de Archiefverordening 2013 gemeente De Marne (datum inwerkingtreding 06-12-2013), de Archiefverordening van de gemeente Winsum 2011 (datum inwerkingtreding 26-10-2011) en de Archiefverordening van de gemeente Eemsmond (datum inwerkingtreding 29-06-2007) worden ingetrokken.