Besluit van de archivaris van de gemeente Veenendaal houdende regels omtrent het bezoekersreglement studiezaal gemeentearchief

1 Bezoek het gemeentearchief

We werken uitsluitend op afspraak, zodat u zeker weet dat er een archiefmedewerker beschikbaar is. U kunt telefonisch of per e-mail een afspraak maken.

Een afspraak maken is mogelijk op de volgende werkdagen en tijden:

Maandag 9.00 uur – 15.00 uur

Dinsdag  9.00 uur – 15.00 uur

Woensdag 9.00 uur – 12.00 uur

Donderdag 9.00 uur – 15.00 uur

Op landelijke feestdagen, Goede Vrijdag en 5 mei zijn wij gesloten. Incidentele wijzigingen van openingstijden vermelden wij op onze website: Gemeentearchief.veenendaal.nl

2 Registratie

Als u onderzoek komt doen, zal een archiefmedewerker uw naam, (e-mail)adres c.q. telefoonnummer, datum van bezoek, onderwerp van onderzoek en geraadpleegde stukken registreren. De verzamelde gegevens worden in de eerste plaats gebruikt voor geanonimiseerde statistische doeleinden. De registratie is ook ter bescherming van onze archieven en collecties; bij vermissing of beschadiging van archiefstukken kunnen we contact met u opnemen. Wij bewaren de bezoekersregistratie vijf jaar.

3 Algemene informatie

• •

  Archiefonderzoek vereist concentratie. Houd rekening met de andere bezoekers.

• •

  Roken, eten en drinken is niet toegestaan in de studiezaal.

• •

  Uw jas moet u ophangen aan de kapstok.

• •

  Bij het raadplegen van archiefstukken mag u alleen een uitwisbaar grijs potlood gebruiken.

• •

  Bezoekers hebben geen toegang tot de archiefbewaarplaats.

4 Hulp bij uw onderzoek

• •

  Onderzoek doet u zelfstandig. Als u vragen heeft over de manier waarop u een onderzoek moet starten of wanneer uw onderzoek dreigt vast te lopen, dan helpen de archiefmedewerkers u uiteraard graag verder.

• •

  Op uw verzoek en mits daar voldoende tijd voor is, kan een archiefmedewerker een deel van uw onderzoek voor u doen. Raadpleeg voor de tarieven de actuele legesverordening van de gemeente Veenendaal.

5 Inzage en openbaarheidsbeperking

De archiefstukken en collecties zijn gratis en uitsluitend in de studiezaal in te zien. Bij de archiefmedewerkers kunt u archiefstukken aanvragen.

Het kan voorkomen dat u bepaalde bescheiden (tijdelijk) niet kunt raadplegen, bijvoorbeeld omdat:

• •

  ze in te slechte staat verkeren;

• •

  ze nog niet openbaar zijn;

• •

  het archief nog niet geïnventariseerd is;

• •

  inzage in strijd is met de AVG (eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer).

6 Wat (niet) te doen bij raadplegen

Veel van ons materiaal is uniek en kwetsbaar. Daarom verzoeken wij u zeer zorgvuldig met deze stukken om te gaan. U bent verplicht de archiefbescheiden terug te geven in dezelfde staat als waarin u ze kreeg.

Bij het raadplegen van het materiaal is het niet toegestaan:

• •

  aantekeningen op de stukken te maken;

• •

  vouwen te maken of op andere wijze beschadigingen te veroorzaken;

• •

  de volgorde van los aangetroffen stukken te wijzigen;

• •

  schrijfpapier of een arm op de stukken te leggen of op de stukken te leunen;

• •

  de vinger te bevochtigen bij het omslaan;

• •

  labels en ander bindmateriaal te verwijderen.

7 Verfilmde en gedigitaliseerde bestanden

Stukken die gedigitaliseerd of op microfiche aanwezig zijn, worden niet in origineel ter inzage gegeven.

8 Fotograferen en kopiëren

• •

  U mag, zonder flits en zonder geluid, foto’s maken van alle openbare archiefstukken. Raadpleeg bij twijfel over de openbaarheid altijd een archiefmedewerker.

• •

  Archiefstukken mogen enkel door een archiefmedewerker gekopieerd worden. Als het archiefstuk te kwetsbaar is, wordt het niet gekopieerd.

• •

  Uit boeken, tijdschriften, indexen en gekopieerde bronnen mag u zelf kopiëren, mits de materiële staat dit toelaat. Raadpleeg bij twijfel de archiefmedewerker.

• •

  De gemaakte kopieën rekent u af bij de archiefmedewerker. Raadpleeg voor de tarieven de actuele legesverordening van de gemeente Veenendaal.

9 Privacy en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

• 1.

  Inzage in archiefbescheiden met persoonsgegevens is mogelijk als het gaat om persoonsgegevens van overleden personen of archiefbescheiden ouder dan 75 jaar.

• 2.

  Inzage in archiefbescheiden met bijzondere persoonsgegevens[1] is alleen mogelijk als de gegevens geanonimiseerd worden of de inzage gevraagd wordt vanwege wetenschappelijke of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

• 3.

  Als er op archiefbescheiden een beperking is opgelegd vanwege de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, is inzage niet mogelijk.

• 4.

  Stukken uit de Burgerlijke Stand zijn pas openbaar na: geboorte 100 jaar, huwelijk 75 jaar, overlijden 50 jaar.

[1] Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over iemands:

• –

  Ras of etnische afkomst;

• –

  Politieke opvattingen;

• –

  Godsdienst of levensovertuiging;

• –

  Lidmaatschap van een vakbond;

• –

  Genetische of biometrische gegevens met oog op unieke identificatie;

• –

  Gezondheid;

• –

  Seksuele leven;

• –

  Strafrechtelijk verleden.

10 Publicatie en auteursrechten

• •

  Op grond van de AVG mag u geen informatie publiceren of op andere wijze openbaar maken over nog levende personen op een zodanige wijze dat de belangen van deze personen kunnen worden geschaad.

• •

  Foto’s maken van stukken waar auteursrechten op rusten is uitsluitend toegestaan voor eigen gebruik. Wilt u deze toch publiceren, in welke vorm dan ook, dan bent u verplicht om toestemming te vragen aan de auteursrechthebbende. U bent hier zelf voor verantwoordelijk. Raadpleeg voor nadere informatie een archiefmedewerker.

• •

  Bij publicatie van archiefstukken dient u altijd aan bronvermelding te doen, als volgt: Gemeentearchief Veenendaal – naam van het archief – inventarisnummer.

• •

  Van elke publicatie ontvangen wij graag een exemplaar.

11 Uitleningen

Uitleningen aan particulieren zijn niet mogelijk.

10 Overige bepalingen

• •

  We gaan er vanuit dat u zich aan bovenstaande huisregels en aan de aanwijzingen van de archiefmedewerkers houdt. Bezoekers die in strijd hiermee (dreigen te) handelen kan de toegang tot het gemeentearchief ontzegd worden.

• •

  Gemeente Veenendaal is niet aansprakelijk voor diefstal en/of het zoekraken van uw persoonlijke eigendommen.