CVDR622888_1Verordening van de gemeenteraad van Heerlen betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening Heerlen 2019)nlregelingHeerlen2019-04-02Heerlengmb-2019-76358artikel 32 van de Archiefwet 1995artikel 30 van de Archiefwet 1995gemeenteraadbestuur en recht2019-03-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2019-04-022021-02-04Nieuwe verordening, vervangt archiefverordening 2018 OBM-19001194 ArchiefVerordening van de gemeenteraad van Heerlen betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening Heerlen 2019)De raad van gemeente Heerlen;gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerlen;gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezichtdaarop;besluit vast te stellen de volgende verordening:Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop Heerlen 2019Hoofdstuk I Algemene bepalingenArtikel1DefinitiesIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c van de wet;

archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

archiefruimte: archiefruimte als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder e van de wet;

archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel;

college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerlen;

wet: Archiefwet 1995.

Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheidenArtikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteitHet college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.Artikel3KwaliteitssysteemHet college stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.Artikel4MiddelenHet college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.Artikel5PersoneelHet college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.Artikel6BeheervoorschriftenHet college draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de overgebracht en niet overgebrachte archiefbescheiden.Artikel7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheidenHet college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheidenHet college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.Artikel9ArchiefbewaarplaatsHet college wijst een archiefbewaarplaats aan.Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel10ToezichthouderDe archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel11Uitvoering toezichtDe archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.Artikel12InformatieverstrekkingDe beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.Artikel13Toegang tot archiefbescheidenDe archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerdworden.Artikel14In kennisstelling door de archivarisDe archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.Artikel15Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris brengt een maal per twee jaren aan het college verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.Artikel16Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris legt een maal per twee jaren in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college aan de raadArtikel17Verslag van het college aan de raad over het beheerHet college brengt een maal per 2 jaren verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform de artikelen 15 en 16.Hoofdstuk V SlotbepalingenArtikel18IntrekkingDe Archiefverordening Heerlen 2008 wordt ingetrokken.Artikel19InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.Artikel20CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening Heerlen 2019’.Aldus besloten tijdens de openbare vergadering van de gemeenteraad van de gemeente Heerlen van 27 maart 2019.voorzitter,E.G.M. Roemergriffier, drs. T.W. Zwemmer